Scrum là khung công việc Agile phổ biến nhất mà bạn có thể sử dụng để giải quyết các vấn đề phức tạp. Scrum là viết tắt của Systematic Customer Resolution Unraveling Meeting.
Để thực hành Scrum một cách hiệu quả, điều cần thiết là phải học các giá trị và nguyên tắc Scrum, được phản ánh trong ba trụ cột. Tất cả các vai trò, sự kiện và hiện vật phụ thuộc vào các trụ cột đó. Chúng là chìa khóa để phát triển.
Nhưng việc sử dụng các quy tắc Scrum đôi khi có thể là một thách thức. Nó có thể yêu cầu một số chuyển đổi và tổ chức lại lớn trong công ty của bạn và bạn sẽ cần một số thời gian và kinh nghiệm để triển khai thành công. Để triển khai thành công, bạn phải làm cho ba trụ cột trở thành nền tảng cho mọi hành động của bạn.
Chủ nghĩa kinh nghiệm trong Scrum là gì?
Theo Scrum Guide:
“Empiricism asserts that knowledge comes from experience and making decisions based on what is observed.”
“Chủ nghĩa kinh nghiệm khẳng định rằng kiến thức đến từ kinh nghiệm và đưa ra quyết định dựa trên những gì quan sát được”.
Cốt lõi của Scrum là một quy trình thực nghiệm. Nghĩa là mọi thứ đều được kiểm nghiệm qua thực tế và có bằng chứng.
Vì vậy, bạn chỉ rút ra kết luận từ kinh nghiệm, sự kiện và bằng chứng. Bạn không ngừng học hỏi từ những hành động hoặc sai lầm của mình. Sự tiến bộ của bạn hoàn toàn dựa trên những quan sát thực tế thay vì những kế hoạch trừu tượng hoặc ý kiến cá nhân. Chủ nghĩa kinh nghiệm cũng mời gọi bạn đổi mới và thử nghiệm các cách khác nhau để phát triển sản phẩm của mình.
Tuy nhiên, lý thuyết Scrum rất dễ hiểu nhưng rất khó để nắm vững. Để nhóm của bạn thực sự được hưởng lợi từ việc triển khai Scrum, bạn nên thay đổi hoàn toàn cách suy nghĩ của mình về phát triển sản phẩm và tự tổ chức. Làm thế nào bạn có thể đáp ứng thách thức này? Bằng cách tự làm quen với khái niệm ba trụ cột của Scrum trong thực tế.
Ba trụ cột của Scrum là gì? Vai trò của ba trụ cột Scrum trong thực tế là gì?
Ba trụ cột của Scrum là:
- Tính minh bạch (Transparency)
- Thanh tra (Inspection)
- Sự thích nghi (Adaptation)
Ba trụ cột là những gì làm cho Scrum thành công. Nếu không có chúng, bạn sẽ có nguy cơ lãng phí thời gian của mình và đi lòng vòng, không tiến bộ được gì.
Tính minh bạch
Theo Scrum Guide:
“The emergent process and work must be visible to those performing the work as well as those receiving the work.”
“Quy trình và công việc nổi bật phải được hiển thị cho những người thực hiện công việc cũng như những người tiếp nhận công việc”.
Điều đó có nghĩa là mọi phần của quy trình phải rõ ràng như ban ngày đối với tất cả mọi người trong đội ngũ Scrum.
Tính minh bạch cho phép mỗi thành viên trong nhóm theo dõi và hiểu những gì thực sự đang diễn ra trong mỗi sprint — kế hoạch là gì, tiến độ là gì, đầu vào và kết quả đã lên kế hoạch là gì.
Tính minh bạch trong thực tế diễn ra như thế nào?
Các cuộc họp hàng ngày, khi nhóm cần đồng bộ hóa công việc và nỗ lực của họ, là cơ hội hoàn hảo để thực hành tính minh bạch. Tốt hơn hết là bạn nên làm điều đó mọi lúc. Thảo luận ngay lập tức về bất kỳ mối quan tâm nào của bạn cho phép bạn nhanh chóng tìm ra giải pháp tốt hơn cùng với nhóm của mình.
Nếu không có sự minh bạch, bạn có thể không đưa ra được các giải pháp hoặc là khiến tiến độ bị trễ. Việc bạn nói lên mối quan tâm của mình, thảo luận về thách thức và sự khó khăn của bạn một cách cởi mở là điều rất quan trọng trong Scrum.
Hơn nữa, hãy kiểm tra xem mọi người có cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi, bày tỏ suy nghĩ và chia sẻ tình trạng công việc hiện tại của họ hay không. Đảm bảo khuyến khích mọi người trao đổi thông tin và ý tưởng một cách tự do mà không sợ bị đánh giá. Tạo một môi trường công nhận việc thử nghiệm, biến thất bại và học hỏi trở thành một phần tự nhiên của quá trình.
Ngoài ra, hãy thông báo cho tất cả các bên liên quan, ngay cả khách hàng, về tình trạng thực tế của sản phẩm và không giữ lại bất kỳ thông tin tiêu cực nào từ họ. Hãy nhớ chia sẻ sự thật chứ không phải ý kiến và nuôi dưỡng lòng tin giữa bạn và các bên liên quan.
Tuy nhiên, bạn nên lưu ý đến tính minh bạch “xấu”, tức là chỉ báo cáo và chia sẻ những gì mọi người đang làm. Bạn muốn tập trung nỗ lực của mình vào kết quả và giá trị cho người dùng và bạn sẽ không thể thực hiện bất kỳ hành động nào dựa trên một báo cáo đơn giản.
Bạn cũng nên kiểm tra các nhiệm vụ được chỉ định của mình; nếu chỉ có hai trong số ba mục tiêu được kết nối với mục tiêu của sprint, hãy giải quyết hai mục tiêu đó. Đảm bảo rằng bạn đang tập trung vào những gì quan trọng nhất và thảo luận về mọi thứ. Hãy nhớ rằng, bạn không muốn chỉ theo dõi các cập nhật trạng thái. Bạn sẽ muốn kiểm tra xem mình có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu và cung cấp giá trị cho người dùng hay không.
Làm gì để cải thiện tính minh bạch trong Scrum?
Đầu tiên, hãy giới thiệu các vai trò của Scrum nếu bạn chưa làm như vậy và biến Scrum Master trở thành người có trách nhiệm quan tâm đến tính minh bạch.
Thứ hai, sử dụng một ngôn ngữ phổ thông dễ hiểu cho tất cả mọi người trong nhóm. Đừng quá kỹ thuật, bất kể ngành nào.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng biểu đồ ghi lại hoặc ghi lại và bảng trắng để trình bày trực quan tiến trình của bạn đối với mục tiêu của sprint để giữ cho nhóm của bạn được liên kết, thông báo và có động lực.
Thanh tra
Theo Scrum Guide:
“The Scrum artifacts and the progress toward agreed goals must be inspected frequently and diligently to detect potentially undesirable variances or problems”
“Các thành phần Scrum và tiến trình hướng tới các mục tiêu đã thống nhất phải được kiểm tra thường xuyên và siêng năng để phát hiện các vấn đề hoặc sự khác biệt tiềm ẩn không mong muốn.”
Việc thanh tra được thực hiện bởi tất cả mọi người tham gia vào dự án, mặc dù nó phải được hỗ trợ bởi Scrum Master, cộng tác với nhóm trong tất cả các khía cạnh của quy trình. Họ cùng nhau chẩn đoán mọi sai lệch ngoài dự kiến so với kế hoạch sprint và tạo cơ hội để xem xét chúng. Mọi sự kiện trong Scrum nên được kiểm tra.
Bạn kiểm tra những gì trong thực tế?
Ngoài bản thân sản phẩm, bạn cũng có thể kiểm tra tất cả các khía cạnh khác của khung Scrum, từ quy trình đến con người. Sau đó, bạn có thể hỏi một số câu hỏi cụ thể hơn hoặc ít hơn, như:
- Nhóm Scrum có tất cả các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc của họ không?
- Nhóm có đang cung cấp Phần gia tăng đã hoàn thành trong mỗi sprint và cung cấp giá trị mới cho sản phẩm không?
- Họ có đang thực hiện bất kỳ cải tiến tiềm năng nào không?
Trong quá trình lập kế hoạch sprint, bạn nên kiểm tra những gì bạn đã lên kế hoạch và những gì bạn muốn chuyển sang sprint tiếp theo, sau đó xây dựng sprint của bạn xung quanh đó. Xem qua một phần của quy trình và kiểm tra xem những gì bạn đang làm có minh bạch, rõ ràng và dễ hiểu đối với toàn bộ nhóm hay không.
Tuy nhiên, bạn không nên chỉ đo lường tốc độ làm việc của nhóm và hiệu suất của nhóm. Nếu bạn chỉ tập trung vào chúng, bạn sẽ không minh bạch, và việc kiểm tra mà không minh bạch sẽ gây hiểu lầm và lãng phí. Hơn nữa, tính toán quá chặt chẽ sẽ không thúc đẩy nhóm của bạn chút nào.
Bạn có thể làm gì để kiểm tra tốt hơn?
Đầu tiên, hãy cố gắng không chỉ để khắc phục sự cố mà còn kiểm tra nguyên nhân của nó. Bạn có thể mời các bên liên quan và người dùng tham gia buổi đánh giá sprint và kiểm tra xem sản phẩm có thể sử dụng được hay không.
Tại các cuộc họp hàng ngày, bạn có thể kiểm tra và xem xét toàn bộ chiến lược. Kiểm tra xem bạn chưa làm quá điều gì và đề xuất một cách dễ dàng hơn để làm điều gì đó vào lần sau. Chọn các khía cạnh nhỏ hơn của quy trình để kiểm tra thường xuyên hơn, vì vậy bạn có thể kiểm tra một số ý tưởng và xem chúng hoạt động như thế nào ngay từ đầu.
Cuối cùng, bạn có thể thanh tra thông qua buổi retro của sprint — cho dù nó có hiệu quả với bạn hay không.
Đây là điều cần suy nghĩ: đôi khi, quá nhiều điều tốt lại là quá nhiều. Đừng nói với nhóm của bạn từng chi tiết nhỏ nhất về công việc của họ. Hãy tự hỏi mình, nhóm cần bao nhiêu thông tin để đạt hiệu quả cao nhất? Họ cần biết gì để sáng tạo? Bạn nên nói gì với họ? Kiểm tra một cách khôn ngoan.
Sự thích nghi
Theo Scrum Guide: “If any aspects of a process deviate outside acceptable limits or if the resulting product is unacceptable, the process being applied or the materials being produced must be adjusted”
“Nếu bất kỳ khía cạnh nào của một quá trình đi lệch ra ngoài các giới hạn có thể chấp nhận được hoặc nếu sản phẩm tạo ra là không thể chấp nhận được, thì quá trình đang được áp dụng hoặc các vật liệu đang được sản xuất phải được điều chỉnh”
Loại bỏ những gì cần loại bỏ sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng và thích ứng với tình hình, hoàn cảnh mới. Học hỏi từ những hành động và sai lầm của bạn.
Một số cách tốt để thích nghi là gì?
Đừng làm mọi thứ theo cùng một cách. Hãy thử một cái gì đó mới mọi lúc mọi nơi.
Dành một chút thời gian cho một lần kiểm tra khác trong phạm vi thích ứng của bạn để kiểm tra xem bạn có đang làm đúng hay không. Bạn có thể yêu cầu một số phản hồi khi đánh giá sprint.
Bạn có thể tự hỏi, khi nào là thời điểm thích hợp để thử nghiệm? Câu trả lời là: mọi lúc. Tuy nhiên, hãy đảm bảo chỉ thử một thứ mới tại một thời điểm nhất định để ngăn chặn sự hỗn loạn. Bằng cách đó, cũng có thể xác minh xem ý tưởng cụ thể này có hoạt động hay không.
Thích nghi “tồi” là gì và làm thế nào để tránh nó?
Sự thích nghi ảnh hưởng trực tiếp nhất đến công việc của bạn. Trụ cột thứ ba này cũng là một trong nhiều điều phân biệt Scrum với Waterfall, nơi mọi thứ đều được lên kế hoạch chặt chẽ từ trước và toàn bộ quy trình được tiến hành nghiêm ngặt theo các quy tắc.
Trong Scrum, nếu bạn không thay đổi những gì không hiệu quả với nhóm và sản phẩm của mình, hoặc những gì đơn giản có thể hoạt động tốt hơn và nhanh hơn, nghĩa là bạn đang không thích ứng — và nếu bạn không thử nghiệm, bạn sẽ không tiến bộ. Thích ứng “tồi” là không linh hoạt chút nào, hoặc ngược lại, quá linh hoạt.
Mọi sàng lọc nên dựa trên chủ nghĩa kinh nghiệm và tiến trình đạt được chỉ khi quan sát thực tế, phân tích sâu và rút ra kết luận từ kinh nghiệm cá nhân và nhóm của bạn. Bạn nên gạt mọi ý kiến cá nhân và ý tưởng trừu tượng sang một bên, ngay cả những ý kiến đó nghe có vẻ tuyệt vời, đồng thời căn chỉnh các bài kiểm tra với các sự kiện và hiện vật của bạn.
Hơn nữa, sự thích nghi của bạn cũng phụ thuộc vào sự sáng tạo. Đôi khi, những kết luận bất thường sẽ được rút ra từ quá trình kiểm tra của bạn — đó là lúc tư duy sáng tạo phát huy tác dụng và thường sẽ cần rất nhiều sáng chế để phát triển sản phẩm tốt nhất.
Và “quá linh hoạt” trong Scrum có nghĩa là gì? Đôi khi, để tránh trì trệ, nhóm sẽ thử nghiệm quá nhiều, quá ngẫu nhiên và không chính xác theo đúng cách. Họ thậm chí có thể chỉ lấy một số phần của phương pháp Scrum và cố gắng làm cho chúng hoạt động.
Đó là rủi ro và bạn không nên làm điều đó để tránh hỗn loạn và nhầm lẫn.
Có cần tuân theo cả ba trụ cột Scrum không?
Câu trả lời là có. Có khá nhiều thứ để tìm hiểu ở đây, nhưng trước tiên hãy tập trung vào tính minh bạch. Đây là một trong ba trụ cột Scrum quan trọng nhất. Nếu vấn đề bạn đang gặp phải không rõ ràng, bạn sẽ tiếp tục đi chệch mục tiêu của mình và có thể cũng kiểm tra và điều chỉnh sai cách.
Đôi khi, bạn thực sự có thể chỉ tập trung vào việc thích ứng — chỉ đơn giản là thử nghiệm một số ý tưởng và động não những cách mới để phát triển sản phẩm. Sau đó, một lần nữa, sẽ cần phải kiểm tra cẩn thận và hỏi tại sao bạn thậm chí đang thử một cái gì đó mới. Có thể đội của bạn đang cảm thấy nhàm chán với tình hình hiện tại và cần một luồng gió mới?
Như bạn có thể thấy, cả ba trụ cột đều không thể tách rời và được kết nối chặt chẽ với nhau. Bạn không thể có một cái mà không có những cái khác.
Ai chịu trách nhiệm quan tâm ba trụ cột của Scrum?
Nói một cách đơn giản, tất cả mọi người. Toàn bộ Nhóm Scrum của bạn nên tự tổ chức xung quanh ba trụ cột của Scrum, hiểu và ghi nhớ chúng mọi lúc.
Hơn nữa, bạn cũng nên phân tích tỉ mỉ cách nhóm chăm sóc tính minh bạch, kiểm tra và điều chỉnh, đồng thời rút ra một số kết luận cho những cải tiến trong tương lai. Scrum Master của bạn nên giáo dục và hướng dẫn bạn cách làm điều đó tốt nhất.
Tổng kết
Sử dụng cả ba trụ cột sẽ cho phép bạn tìm ra giải pháp phù hợp cho các vấn đề của mình, hiệu quả hơn, đưa ra ý tưởng mới, thử nghiệm sáng tạo hơn và cuối cùng xây dựng nhanh hơn. Nếu không có sự minh bạch, kiểm tra và thích ứng, bạn không thể triển khai thành công các nguyên tắc của Scrum vào doanh nghiệp của mình.
Vì vậy, hãy dành chỗ cho cuộc thảo luận cởi mở, sau đó kiểm tra xem mọi thứ có đáp ứng được mong đợi của bạn không, sau đó thích nghi bằng cách thử nghiệm một chút ở chỗ này và chỗ khác. Sau đó, vì quá trình này diễn ra theo chu kỳ, bạn có thể bắt đầu lại từ đầu.
