Cập nhật lần cuối vào 20/06/2024 bởi Nguyễn Quang Hoàng
Quản lý dự án là một công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng đa dạng và phức tạp. Để trở thành một Project Manager (PM) xuất sắc, bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng quản lý dự án cơ bản nhưng vô cùng quan trọng. Dưới đây là 7 kỹ năng quản lý dự án cần có của một Project Manager
Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo là một yếu tố quan trọng trong kỹ năng quản lý dự án. Một Project Manager (PM) với khả năng lãnh đạo tốt không chỉ định hướng và tạo động lực cho nhóm mà còn truyền cảm hứng, khích lệ và duy trì tinh thần làm việc tích cực. Điều này bao gồm khả năng ra quyết định, tạo sự gắn kết và tin tưởng giữa các thành viên.
Kỹ năng lãnh đạo trong quản lý dự án không chỉ đơn thuần là ra lệnh hay chỉ đạo mà còn là việc hỗ trợ, lắng nghe và giúp đỡ các thành viên vượt qua khó khăn. PM cần có khả năng xây dựng một môi trường làm việc hòa thuận và tôn trọng lẫn nhau, nơi mọi người cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao. Khả năng này giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn, giải quyết xung đột một cách khéo léo và duy trì một bầu không khí tích cực, hợp tác.
Kỹ năng quản trị rủi ro
Quản trị rủi ro trong quản lý dự án giúp giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực của rủi ro và đảm bảo dự án tiến triển thuận lợi. PM phải có khả năng lập kế hoạch dự phòng, chuẩn bị các phương án ứng phó và liên tục theo dõi, đánh giá tình hình để điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Điều này đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận và khả năng dự đoán.
Một PM giỏi quản trị rủi ro sẽ tạo ra các kịch bản mô phỏng các tình huống xấu nhất và tốt nhất, từ đó lập kế hoạch chi tiết để đối phó. Họ cần phải giao tiếp rõ ràng với nhóm và các bên liên quan về các rủi ro tiềm ẩn và cách thức giải quyết. Sự chủ động trong quản trị rủi ro giúp tạo ra sự tin tưởng và an tâm, cho phép nhóm tập trung vào các nhiệm vụ chính mà không bị phân tán bởi những lo lắng về rủi ro.
Xem thêm: 6 bước hiệu quả để quản lý rủi ro trong dự án
Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp được coi là yếu tố cực kỳ quan trọng trong thành công của các dự án xây dựng. Theo một nghiên cứu từ Viện Quản lý Dự án (PMI), giao tiếp kém hiệu quả được xác định là nguyên nhân chính gây ra 56% các dự án thất bại. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc thúc đẩy giao tiếp hiệu quả trong môi trường quản lý dự án.
Giao tiếp hiệu quả là nền tảng của mọi hoạt động quản lý. PM cần truyền đạt thông tin rõ ràng và chính xác, lắng nghe và phản hồi xây dựng để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ và tiến độ của dự án. Ngoài ra, kỹ năng này còn giúp xây dựng môi trường làm việc mở và chuyên nghiệp, tạo sự tin tưởng và cam kết từ các thành viên và các bên liên quan, đồng thời khuyến khích sự hợp tác trong nhóm.
Kỹ năng quản lý thời gian
Nghiên cứu của McKinsey chỉ ra rằng đến 77% các dự án xây dựng gặp phải chậm tiến độ so với kế hoạch ban đầu, dẫn đến việc quá thời hạn đề ra trong hợp đồng. Những việc làm chậm tiến độ có thể gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng như lãng phí nguồn lực, vượt quá ngân sách, và ảnh hưởng đến uy tín của dự án và tổ chức.
Để giải quyết vấn đề này, khả năng kiểm soát tiến độ dự án là một trong những nhiệm vụ chủ chốt của PM. Kỹ năng quản lý thời gian bao gồm lập lịch công việc chi tiết, phân bổ nguồn lực hiệu quả, và theo dõi tiến độ thi công một cách chặt chẽ. PM cần sắp xếp lịch trình làm việc hợp lý cho các thành viên trong nhóm, đồng thời xác định và ưu tiên các nhiệm vụ theo đúng thứ tự quan trọng và mức độ ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.
Kỹ năng quản lý tài chính
Việc quản lý tài chính hiệu quả giúp PM điều chỉnh và sắp xếp các nguồn lực tài chính một cách hợp lý. Điều này bao gồm việc phân bổ ngân sách cho từng giai đoạn của dự án, ước tính chi phí chi tiêu và dự trữ kinh phí phòng ngừa. PM cần phải có khả năng phân tích tài chính và đưa ra các quyết định dựa trên số liệu cụ thể để đảm bảo sự hiệu quả kinh tế cao nhất cho dự án.
Quản lý tài chính cũng liên quan mật thiết đến việc đánh giá và quản lý rủi ro tài chính trong dự án. PM cần có sự kiểm soát chặt chẽ để tránh các chi phí phát sinh không kiểm soát, điều này có thể dẫn đến vượt ngân sách và ảnh hưởng đến tính khả thi của dự án.
Kỹ năng thích ứng linh hoạt
Trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, không thể tránh khỏi những thay đổi bất ngờ trong dự án, PM cần có khả năng điều chỉnh kế hoạch và chiến lược một cách linh hoạt để đáp ứng những thách thức mới.
Khả năng thích ứng linh hoạt giúp PM xử lý tốt các tình huống khó khăn và duy trì sự linh hoạt trong quá trình quản lý dự án. Đôi khi, những thay đổi có thể đòi hỏi điều chỉnh ngay lập tức để đảm bảo rằng dự án vẫn tiến triển đúng hướng và không bị gián đoạn. Sự linh hoạt cũng khuyến khích sự sáng tạo trong công việc, cho phép PM và nhóm tìm ra các giải pháp mới một cách hiệu quả hơn.
Kỹ năng lập kế hoạch dự án
Kế hoạch chi tiết và rõ ràng giúp định hướng cho các hoạt động, xác định rõ ràng mục tiêu, phạm vi dự án, nguồn lực cần thiết và thời gian cụ thể để hoàn thành. Project Manager (PM) phải có khả năng phân tích sâu sắc, dự báo chính xác và lập kế hoạch toàn diện để đảm bảo dự án tiến hành một cách hiệu quả và đạt được kết quả mong đợi.
Lập kế hoạch dự án bao gồm các bước như xác định các công việc cần thực hiện, phân bổ nguồn lực, lập lịch trình chi tiết và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn. Việc này giúp PM và nhóm dự án có thể dự đoán và chuẩn bị trước cho các thay đổi có thể xảy ra, từ đó tối ưu hóa quản lý dự án và giảm thiểu rủi ro không mong muốn.
Kết luận
Trong ngành xây dựng và quản lý dự án, việc sở hữu 7 kỹ năng quản lý dự án là vô cùng quan trọng đối với một Project Manager (PM). Từ khả năng lãnh đạo, quản trị rủi ro, giao tiếp đến quản lý thời gian, tài chính, thích ứng linh hoạt và lập kế hoạch dự án, mỗi kỹ năng đóng vai trò quan trọng trong đảm bảo tiến độ, chất lượng và mối quan hệ hợp tác trong dự án. Kết hợp hài hòa, chúng giúp PM xây dựng nền tảng cho sự nghiệp quản lý dự án bền vững và thành công.