Cập nhật lần cuối vào 05/04/2024 bởi Nguyễn Quang Hoàng
Trong thực tế, quản lý dự án không chỉ là việc hoàn thành dự án một cách hiệu quả, mà còn là việc liên tục cải thiện và tối ưu hóa quy trình làm việc. Để đạt được điều này, việc thực hiện benchmark đã trở thành một công cụ quan trọng đối với nhà quản lý dự án.
Tuy nhiên, để hiểu rõ hơn về khái niệm này và cách áp dụng nó vào quản lý dự án một cách hiệu quả, chúng ta cần khám phá sâu hơn về benchmarking trong ngữ cảnh của quản lý dự án. Trên hành trình này, chúng ta sẽ khám phá cách benchmarking có thể giúp cải thiện hiệu suất của dự án, xác định các điểm mạnh và điểm yếu, và làm thế nào để triển khai việc đánh giá so sánh (benchmarking) một cách hiệu quả.
Benchmark là gì?
Benchmark trong quản lý dự án là quá trình nghiên cứu chiến lược và lập kế hoạch. Mục tiêu là xác định và đo lường dữ liệu và so sánh kết quả để cải thiện quản lý dự án.
Benchmarking một dự án giúp đánh giá xem dự án đã đạt được mục tiêu hiệu suất của mình hay chưa dựa trên kết quả nội bộ, hiệu suất của đối thủ hoặc các tiêu chuẩn trong ngành. Hoạt động này cũng giúp các chuyên gia quản lý dự án (PMP) xác định phần nào cần phải cải thiện, bằng cách sử dụng một bộ tiêu chí chuẩn, khách quan từ các nguồn bên ngoài và nội bộ.
Những lợi ích mà Benchmark đem lại cho danh nghiệp
Các công ty thực hiện benchmark để xem dự án của họ đang ở vị trí như thế nào so với các đối thủ. Quá trình này cũng có thể cho thấy liệu hiệu suất của một nhóm dự án hoặc tổng thể dự án có đang cải thiện hay giảm đi. Nó cũng có thể cho phép các tổ chức và nhóm dự án đo lường tác động của các sáng kiến như lập kế hoạch, đào tạo, hiệu suất của chính nhóm dự án.
Đối phó với sự biến động của thị trường
Benchmarking cho phép doanh nghiệp theo dõi và đánh giá sự thay đổi của thị trường và nhanh chóng thích ứng để duy trì hoặc cải thiện sự cạnh tranh.
Tăng cường khả năng tiên đoán
Bằng cách so sánh với các tiêu chuẩn hoặc với các đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp có thể nhận ra các xu hướng sớm và điều chỉnh chiến lược của mình để phản ứng một cách linh hoạt.
Thúc đẩy sáng tạo và cải tiến
Benchmarking không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các tiêu chuẩn hiện tại mà còn khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến liên tục để vượt qua các ngưỡng hiện tại.
Tạo lòng tin từ phía khách hàng
Việc thực hiện Benchmarking dẫn đến việc cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó tạo ra lòng tin từ phía khách hàng và tăng cường mối quan hệ khách hàng.
Tăng cường hiệu suất toàn diện
Khi so sánh và học hỏi từ các công ty có hiệu suất cao, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất toàn diện của mình.
Tăng cường năng lực cạnh tranh
Thông qua việc hiểu rõ các điểm mạnh và điểm yếu của mình so với các đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp có thể phát triển chiến lược để củng cố vị thế của mình trên thị trường.
Các cách tiếp cận Benchmark trong Quản lý dự án
Benchmarking Quản lý Dự án Nội bộ
Trong quá trình Benchmarking quản lý dự án nội bộ, việc thiết lập các tiêu chuẩn và chuẩn mực là một bước quan trọng để so sánh và đánh giá các loại dự án nội bộ dựa trên kích thước và phạm vi của chúng. Các tiêu chuẩn này cung cấp một khung pháp lý để đo lường hiệu suất và đánh giá sự thành công của các dự án trong tổ chức.
Khi thực hiện Benchmarking quản lý dự án nội bộ, việc lựa chọn các chỉ số phù hợp và phù hợp với mục tiêu của công ty trước khi thu thập dữ liệu là rất quan trọng. Các chỉ số này có thể bao gồm thời gian hoàn thành dự án, ngân sách, chất lượng sản phẩm, sự hài lòng của khách hàng, và các chỉ số khác phản ánh hiệu suất và thành công của dự án.
Quan trọng hơn nữa, các nhà quyết định cần sử dụng các công cụ và kỹ thuật phù hợp để cải thiện hiệu suất quản lý dự án. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng phần mềm quản lý dự án tiên tiến, áp dụng phương pháp quản lý dự án mới, cung cấp đào tạo và hỗ trợ cho nhóm dự án, và thực hiện các biện pháp cải tiến dự án dựa trên kết quả Benchmarking.
Kết quả của quá trình Benchmarking quản lý dự án nội bộ cung cấp thông tin quan trọng để tổ chức có thể hiểu rõ hơn về hiệu suất và quản lý dự án nội bộ của mình, từ đó làm nền tảng cho việc đưa ra các quyết định chiến lược và cải thiện liên tục trong quản lý dự án.
Benchmarking Quản lý Dự án Bên Ngoài
Trong Benchmarking quản lý dự án bên ngoài, phương pháp này tập trung vào việc thu thập và phân tích các chỉ số hiệu suất dựa trên nguồn dữ liệu bên ngoài tổ chức. Thông thường, việc thu thập thông tin từ các nguồn bên ngoài tổ chức đòi hỏi sự hợp tác với các tư vấn bên thứ ba hoặc các tổ chức đồng minh để tạo điều kiện thu thập và phân phối dữ liệu Benchmarking.
Các nguồn dữ liệu bên ngoài có thể bao gồm các tổ chức nghiên cứu thị trường, các tập đoàn tư vấn chuyên ngành, hoặc các tổ chức chuyên về phân tích và đánh giá hiệu suất ngành. Các dữ liệu này có thể bao gồm các báo cáo ngành, dữ liệu thị trường, chỉ số ngành và thông tin về hoạt động và hiệu suất của các đối thủ cạnh tranh.
Mục tiêu của việc sử dụng Benchmarking quản lý dự án bên ngoài là để có được một phép đo khách quan và minh bạch cho việc ra quyết định và cải thiện hiệu suất liên tục. Thông qua việc so sánh hiệu suất của tổ chức với các đối thủ hoặc tiêu chuẩn ngành, công ty có thể nhận ra các cơ hội cải tiến và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Ngoài ra, Benchmarking quản lý dự án bên ngoài cũng có thể giúp tổ chức hiểu rõ hơn về vị thế của mình trong ngành và xác định các chiến lược cạnh tranh hiệu quả. Việc sử dụng thông tin từ các nguồn bên ngoài cũng giúp tạo ra sự đa dạng và chiến lược hóa quyết định dựa trên dữ liệu toàn diện hơn.
Project Management Maturity Model (PMMM)
Mô hình Project Management Maturity (PMMM) là một bộ công cụ hoặc khuôn khổ đo lường mức độ trưởng thành của dự án và các thành phần dự án riêng lẻ.
PMMM cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc để đánh giá và theo dõi sự phát triển của dự án trong tổ chức. Phương pháp này đánh giá hiệu suất của tổ chức từ các dự án trước đó và xác định các bước tiến để cải thiện dự án.
Mô hình này thường chia thành các mức độ trưởng thành khác nhau, ví dụ như mức độ chưa phát triển, mức độ phát triển đầu tiên, mức độ phát triển trung bình và mức độ phát triển cao. Mỗi mức độ có các tiêu chí đánh giá riêng để đo lường sự trưởng thành của dự án và các thành phần của nó.
PMMM cũng đưa ra cơ hội để thiết lập các mục tiêu cụ thể và các biện pháp cải tiến để phát triển dự án của tổ chức một cách liên tục và bền vững.
Top 5 các Chỉ số Benchmark trong Quản lý dự án
Năng suất dự án (Measuring Productivity)
Đo lường năng suất trong dự án có thể được thực hiện thông qua một số phương pháp khác nhau, nhưng mục tiêu chính là đo lường mối quan hệ giữa các yếu tố đầu vào và đầu ra được chỉ định. Dưới đây là một số cách cụ thể để đo lường năng suất dự án:
- Tổng số dự án hoàn thành: Đây là một chỉ số đơn giản đo lường tổng số dự án đã hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Dự án nào hoàn thành nhanh chóng hơn sẽ giúp tăng năng suất của tổ chức.
- Thời gian hoàn thành dự án: Đo lường thời gian mà một dự án mất để hoàn thành từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Mục tiêu là giảm thiểu thời gian hoàn thành để tăng cường năng suất.
- Tổng số giờ làm việc của dự án: Đo lường tổng số giờ làm việc mà các thành viên dự án đã dành cho dự án. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng không phải lúc nào số giờ làm việc càng nhiều thì năng suất cũng cao. Mục tiêu là tối ưu hóa việc sử dụng thời gian làm việc.
Công thức chung để tính toán năng suất dự án là:
Project productivity = Designated units of input / Designated units of output
Thông qua việc theo dõi và phân tích các chỉ số năng suất này, tổ chức có thể nhận ra các cơ hội để tối ưu hóa quá trình quản lý dự án và tăng cường hiệu suất làm việc của nhóm dự án.
Thời gian chu kỳ của dự án (Project Cycle Time)
Thời gian chu kỳ dự án là một chỉ số quan trọng trong quản lý dự án Agile, một phương pháp quản lý dự án linh hoạt giúp chia dự án thành các phần nhỏ hơn có thể hoàn thành nhanh chóng. Đo lường thời gian chu kỳ dự án giúp đo lường thời gian mà một nhiệm vụ hoàn thành từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc.
Công thức để tính toán thời gian chu kỳ dự án là:
Project cycle time = Task completion date – Task start date
Đối với quản lý dự án Agile, việc sử dụng chỉ số này có thể giúp xác định công việc còn lại và nhận biết những điều chỉnh cần thực hiện hoặc vấn đề cần giải quyết để duy trì dự án theo đúng lịch trình. Mục tiêu của việc đo lường này là để có một chu kỳ thời gian nhất quán, tức là thời gian hoàn thành các nhiệm vụ được duy trì ổn định qua các vòng lặp dự án. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án diễn ra một cách hiệu quả và dự đoán được.
Số lượng thay đổi phạm vi dự án (Number of Project Scope Changes)
Số lượng thay đổi phạm vi dự án là một chỉ số quan trọng trong quản lý dự án, giúp theo dõi giá trị và kích thước của dự án (được đo bằng giờ hoặc ngày). Chỉ số này giúp xác định và ngăn chặn việc “scope creep” – sự mở rộng không kiểm soát của phạm vi dự án thông qua các yêu cầu thay đổi quá mức, ảnh hưởng đến ngân sách của dự án.
Công thức để tính toán số lượng thay đổi phạm vi dự án là:
Project scope changes = Current project size / Original project size
Đối với các dự án, việc giữ cho số lượng thay đổi phạm vi dự án càng thấp càng tốt, bởi vì mỗi thay đổi phạm vi thường cần sự điều chỉnh trong ngân sách và lịch trình, gây ra sự bất ổn và chi phí không cần thiết.
Thông qua việc theo dõi số lượng thay đổi phạm vi dự án, nhóm quản lý dự án có thể phát hiện sớm các dấu hiệu của scope creep và thực hiện biện pháp để kiểm soát và giảm thiểu ảnh hưởng của nó đối với dự án.
Chi phí dự án (Project Cost)
Chi phí dự án, hoặc chi phí thực tế, đơn giản là tổng chi phí thực tế của dự án dựa trên tất cả các chi phí dự án hiện có trong suốt quãng thời gian đã được xác định.
Công thức để tính toán chi phí dự án là:
Project cost = Total expenses per time period x Time period
Để hiểu rõ hơn, hãy xem xét ví dụ:
Nếu một dự án kéo dài 6 tháng và tổng chi phí của dự án là 100,000 USD, thì chi phí dự án sẽ được tính như sau:
Chi phí dự án = 100,000 USD x 6 tháng = 600,000 USD
Thông qua việc theo dõi và quản lý chi phí dự án, nhóm quản lý dự án có thể đảm bảo rằng dự án được thực hiện trong ngân sách và đồng thời đưa ra các quyết định chiến lược để tối ưu hóa sử dụng tài nguyên tài chính. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án hoàn thành một cách hiệu quả từ mặt chi phí và mang lại giá trị cho tổ chức.
Lợi tức đầu tư (Return on Investment – ROI)
Lợi tức đầu tư (ROI) là một chỉ số tài chính phổ biến được sử dụng để đo lường hiệu quả tài chính của một dự án hoặc một hoạt động đầu tư. ROI tính toán tỷ lệ giữa lợi ích ròng (net benefits) mà dự án mang lại so với chi phí của dự án đó.
Công thức để tính toán ROI là:
ROI = (Net benefits / Project cost) x 100
Để tính toán ROI, đầu tiên cần xác định lợi ích ròng (net benefits) của dự án. Lợi ích ròng là sự khác biệt giữa giá trị thu được từ dự án và tổng chi phí của dự án. Sau đó, chia lợi ích ròng cho chi phí của dự án, và kết quả được nhân với 100 để biểu diễn dưới dạng phần trăm.
Ví dụ: Nếu một dự án mang lại lợi ích ròng là 50,000 USD và chi phí của dự án là 100,000 USD, thì ROI sẽ được tính như sau:
ROI = (50,000 / 100,000) x 100 = 50%
Điều này có nghĩa là dự án đó mang lại một lợi tức đầu tư là 50% so với chi phí ban đầu.
ROI là một chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu suất và giá trị của các dự án đầu tư. Nếu ROI là dương, có nghĩa là dự án đó mang lại lợi nhuận. Tuy nhiên, nếu ROI là âm, có nghĩa là dự án không mang lại lợi ích ròng và có thể cần xem xét lại chiến lược hoặc dừng dự án.
Bên cạnh các chỉ số trên, bạn cũng có thể tìm hiểu các chỉ số đánh giá hiệu suất dự án khác như Project Cost Variance, Project Schedule Performance (SPI), Cost Performance Index (CPI), Customer Satisfaction Score,…
Làm thế nào để Benchmark hiệu quả trong Quản lý dự án
Dưới đây là các phương pháp tốt nhất để thực hiện đánh giá so sánh quản lý dự án:
Thực hiện theo từng bước
Bắt đầu với các bài kiểm tra nhỏ để tích hợp các phương pháp tốt nhất vào quy trình quản lý dự án. Bắt đầu với một dự án sử dụng các chỉ số đơn giản để đo lường thời gian, chất lượng và chi phí của dự án, và từ từ thêm các chỉ số phức tạp hơn vào việc đo lường hiệu quả dự án của bạn. Khi bạn xác định được các lĩnh vực cần cải tiến, việc benchmark dự án sẽ trở nên phức tạp hơn.
Hợp tác liên tục
Khi quá trình benchmark của bạn tiến triển từ một hoạt động cá nhân thành một quy trình tổ chức, đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hướng đến các mục tiêu giống nhau trong các vấn đề về thời gian và ngân sách bằng cách chia sẻ kết quả benchmark thường xuyên.
Giao tiếp minh bạch
Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đến dự án đều hiểu và đồng tình với các chỉ số hiệu suất bạn đang sử dụng. Các nỗ lực benchmark nên rõ ràng cho tất cả các bên liên quan để họ có thể theo dõi tiến trình trên các đơn vị kinh doanh khác nhau.
Giám sát dự án
Phân công các bên liên quan chính hoặc các nhóm dự án để xem xét các phương pháp tốt nhất đã được áp dụng. Ủy quyền cho những người giám sát này để thực hiện các cải tiến liên tục để tối đa hóa ROI của benchmark dự án đối với các mục tiêu kinh doanh.
Cách lựa chọn các công cụ phù hợp trong hoạt động Benchmark
Khi lựa chọn các công cụ benchmarking dự án, có một số câu hỏi quan trọng bạn nên xem xét để xác định công cụ phù hợp với nhu cầu của bạn:
- Cần phải kết hợp nhiều công cụ quản lý dự án hay bạn đang tìm kiếm một giải pháp tích hợp để quản lý tất cả các chi tiết của dự án, bao gồm benchmark?
- Bạn nên sử dụng các ứng dụng và cơ sở dữ liệu phát triển nội bộ, mua bản quyền từ một giải pháp của bên thứ ba, công cụ benchmark miễn phí và mã nguồn mở, hoặc một giải pháp kết hợp?
- Kỹ năng phân tích và cơ sở hạ tầng phức tạp nào bạn cần để thu thập, tổ chức và phân tích dữ liệu benchmark thành công?
- Công cụ cần được cập nhật thường xuyên như thế nào và yêu cầu đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật như thế nào?
- Công cụ có cung cấp tính năng hợp tác và báo cáo dựa trên đám mây như benchmark dashboards không?
- Nền tảng nào hoạt động tốt nhất cho doanh nghiệp và ngành công nghiệp của bạn dựa trên các cuộc khảo sát, đánh giá và sự tiếp nhận trong ngành?
Với những câu hỏi này, bạn có thể xác định được yêu cầu cụ thể của mình và tìm ra công cụ đánh giá so sánh quản lý dự án phù hợp nhất với nhu cầu và mục tiêu của bạn.
Kết luận
Trong quản lý dự án, việc thực hiện đánh giá so sánh (benchmarking) là một phương pháp quan trọng để đo lường, so sánh và cải thiện hiệu suất của dự án. Bằng cách so sánh hiệu suất của dự án của bạn với các tiêu chuẩn và các dự án tương tự trong ngành, bạn có thể xác định điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội để cải thiện.
Quan trọng hơn, việc thực hiện benchmark không chỉ là một quá trình định kỳ, mà còn là một quá trình liên tục và phổ biến trong toàn bộ tổ chức. Việc chia sẻ thông tin và kết quả của benchmark với các bên liên quan, cũng như việc thực hiện cải tiến liên tục dựa trên các phản hồi từ quá trình đánh giá so sánh, là chìa khóa để đảm bảo rằng dự án của bạn luôn duy trì và cải thiện hiệu suất và chất lượng.
Những thông tin trên là những kiến thức cơ bản nhất về hoạt động benchmark trong một dự án. Đề hiểu sâu hơn và có thể thực hành trong doanh nghiệp của bạn, bạn có thể tham khảo khóa học về quản lý dự án tại PMA. Trong đó, khóa học quản lý dự án PMP sẽ là một lựa chọn tuyệt vời để bạn thành thạo một vài kỹ thuật quan trọng trong quản lý dự án, từ đó giúp bạn có thể đạt được các bước tiến cao hơn trong các dự án và thành công hơn trong sự nghiệp
