Business Case trong quản lý dự án [Có template]

Business Case Featured Image

Cập nhật lần cuối vào 13/07/2023 bởi Phạm Mạnh Cường

Business Case là một thuật ngữ phổ biến xuất hiện ở nhiều nơi, trong quản lý dự án, business case thậm chí có thể là lý do để bắt đầu một dự án

Trong quá trình xây dựng Project Charter, thì trước đó đã phải có Business Case và Benefits Management Plan. Do đó, bất kể business case có phải lý do để bắt đầu dự án hay không thì việc viết business case và hiểu nó là một điều bắt buộc.

Business Case là gì?

Business Case là một đề xuất giá trị cho một dự án được đề xuất có thể bao gồm các lợi ích tài chính và phi tài chính. (trích từ PMBOK 7th)

Tại sao lại cần có Business Case?

Business Case là một cơ hội để bạn kiểm tra cơ hội một cách nghiêm túc, các lựa chọn thay thế, các giai đoạn dự án và khoản đầu tư để đề xuất một hành động tốt nhất.

Khi bạn chuẩn bị một business case tốt cũng là lúc dự án dễ mang lại lợi ích và giảm rủi ro hơn. Thành quả của một business case tốt là nhận được nhiều sự hỗ trợ hơn từ các bên liên quan trong quá trình đầu tư.

Ngoài ra business case là thứ bạn nên viết khi:

  • Chứng minh giá trị mà một sản phẩm hoặc dịch vụ được đề xuất sẽ tạo ra cho tổ chức của bạn. 
  • Có được sự chấp thuận của hội đồng quản trị cho khoản đầu tư. 
  • Quyết định xem có thuê ngoài một chức năng cụ thể hay không. 
  • Di dời các hoạt động kinh doanh và cơ sở sản xuất. 
  • Ưu tiên các dự án trong tổ chức của bạn đang cạnh tranh về tài trợ và nguồn lực. 
  • Bảo đảm kinh phí tài chính và các nguồn lực để thực hiện dự án

Một điểm lợi nữa của việc viết business case tốt, đó là đem lại sự tự tin và mức độ chắc chắn khi đưa ra đề xuất. 

Lợi ích của Business Case

Phát triển business case mang lại những lợi thế thực sự:

  • Business case giúp xác định và đánh giá các lựa chọn thay thế và so sánh chi phí và lợi ích tương đối của chúng. Business case là một công cụ để lập kế hoạch chiến lược và ra quyết định.
  • Mục đích của business case là vạch ra kế hoạch của tổ chức cho dự án – rủi ro, lợi nhuận, khoản đầu tư cần thiết, thời gian và điểm hòa vốn tài chính và các yếu tố khác.
  • Điều chỉnh kỳ vọng của các bên liên quan với cách tiếp cận của dự án, kết quả và lợi ích của một sáng kiến.
  • Tăng khả năng thành công của một dự án.
  • Business case có thể được biến thành một kế hoạch dự án. Nó làm nổi bật các mốc quan trọng của dự án và cách áp dụng các nguồn lực của dự án.
  • Business case giúp bạn dễ dàng hơn để nhìn thấy sự thành công.
  • Phần chiến lược đặt business case vào bối cảnh, giải thích lý do tại sao tổ chức đang muốn đầu tư.
  • Phần giải thích đưa ra bảng phân tích chi tiết về chi phí, doanh thu và tác động ròng của khoản đầu tư, trình bày trường hợp của khoản đầu tư.
  • Nó giải thích những rủi ro và cơ hội liên quan đến khuyến nghị.
  • Các dự án thất bại nếu không có một business case vững chắc. Business case là cần thiết để bắt đầu một dự án và là cơ sở cho Project Charter và kế hoạch dự án.

Ai là người viết Business Case?

Bất kỳ ai có được sự tin tưởng từ phía những người ra quyết định. Nhà tài trợ dự án hoặc người quản lý dự án có thể dẫn dắt sự phát triển của business case.

Người viết business case tập trung vào việc đánh giá, phân tích, định lượng và mang lại giá trị kinh doanh. Kết quả dự án kém có thể do không chú ý đầy đủ đến các chi tiết của trường hợp kinh doanh và phân tích kèm theo.

Các yếu tố chính trong Business Case

Bản tóm tắt: Đây là mục để viết tổng quan về từng phần trong business case, được sử dụng để cung cấp cái nhìn tổng quan cho các bên liên quan.

Định nghĩa về dự án: Phần này nhằm cung cấp thông tin chung về các dự án của bạn, chẳng hạn như các mục tiêu kinh doanh sẽ đạt được và phác thảo kế hoạch dự án.

Mục tiêu: Bạn phải xác định được mình muốn làm gì và giải quyết vấn đề gì, điều này sẽ hình thành mục tiêu của dự án, giúp bạn định hình được phạm vi dự án và xác định các thành quả.

Phạm vi: Phạm vi dự án xác định tất cả các nhiệm vụ và sản phẩm bàn giao sẽ được thực hiện trong dự án của bạn để đạt được các mục tiêu của bạn.

Thông tin bối cảnh: Mục này là cung cấp bối cảnh của dự án, giải thích về vấn đề cần được giải quyết và cách để dự án phù hợp với chiến lược của tổ chức.

Nhân tố thành công và yêu cầu của các bên liên quan: Sự hài lòng của các bên liên quan đôi khi được coi là sự thành công của dự án. Thu thập các yêu cầu và tìm hiểu cách để thực hiện các yêu cầu, sau đó đưa vào báo cáo kết quả.

Ngân sách ước tính: Là tổng số chi phí ước tính để hoàn thành dự án trong thời gian dự kiến.

Thẩm định tài chính: Đây là một trong những phần quan trọng nhất của Business case, nơi mà bạn sẽ so sánh giữa chi phí dự án và lợi nhuận thu lại.

Nghiên cứu thị trường: Nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh gồm thế mạnh, thế yếu, lợi thế cạnh tranh và chiến lược để tìm ra các cơ hội cũng như rủi ro.

SWOT: Sử dụng mô hình SWOT để phân tích tình hình. Trong đó S-Strengths và W-Weaknesses là điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức, đây là các yếu tố bên trong. O-Opportunities v à T-Threats là cơ hội và đe đoạ là yếu tố bên ngoài.

Chiến lược tiếp thị: Mô tả sản phẩm, kênh phân phối, giá cả, khách hàng mục tiêu trong số các khía cạnh khác của kế hoạch hoặc chiến lược tiếp thị của bạn.

Đánh giá rủi ro: Có nhiều loại rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án của bạn. Đầu tiên phải xác định và đánh giá rủi ro liên quan đến các hoạt động dự án của bạn, điều này giúp giảm thiểu rủi ro.

Cách viết một Business Case

Để viết một Business case thì bạn phải hiểu các yếu tố được kể trên và chuẩn bị theo 4 bước sau.

Các bước viết Business Case

Xác định vấn đề

Đầu tiên, phải xác định được vấn đề cụ thể hoặc tạo ra một cơ hội kinh doanh, điều này sẽ tạo ra nhu cầu và sau đó là mục tiêu. 

Bạn tìm ra vấn đề hoặc cơ hội đó là gì, mô tả nó, tìm hiểu xem nó đến từ đâu và sau đó đưa ra khung thời gian cần thiết để giải quyết nó.

Xác định các giải pháp 

Sau khi đã xác định xong vấn đề thì bạn cần đưa ra các giải pháp giải quyết các vấn đề này. Chưa nói tới việc chọn ra một giải pháp phù hợp mà hãy liệt kê tất cả giải pháp với ưu nhược điểm rõ ràng.

Dưới đây là một số cách để thu hẹp số lượng giải pháp và đi vào trọng tâm hơn:

  • Đối với mỗi giải pháp, định lượng lợi ích của nó.
  • Dự báo các chi phí liên quan đến từng giải pháp.
  • Tính ra độ khả thi của từng giải pháp
  • Phân biệt các rủi ro và các vấn đề liên quan đến từng giải pháp.
  • Ghi lại tất cả điều này trong business case.

Đề xuất giải pháp thích hợp

Sau khi đã có một danh sách các giải pháp, bước tiếp theo bạn cần làm đó là xếp hạng cho các giải pháp đó.

Để làm được điều này, bạn cần thiết lập các tiêu chí, xây dựng một cơ chế chấm điểm để giúp bạn tìm ra giải pháp phù hợp nhất.

Một số phương pháp bạn có thể áp dụng bao gồm:

  • Tùy thuộc vào chi phí và lợi ích của giải pháp, hãy cho điểm từ 1-10.
  • Căn cứ điểm số của bạn trên những gì quan trọng với bạn.
  • Phức tạp hoá các vấn đề để bao trọn các cơ hội và rủi ro.

Bất kể cách tiếp cận của bạn là gì, một khi bạn đã cộng các con số của mình, giải pháp tốt nhất cho vấn đề của bạn sẽ trở nên rõ ràng. Cuối cùng, bạn hãy muốn quy trình này cũng được ghi lại trong business case.

Mô tả phương pháp thực hiện

Sau khi đã xác định được vấn đề hoặc cơ hội kinh doanh của mình và cách tiếp cận nó, bây giờ bạn phải thuyết phục các bên liên quan rằng bạn đúng và có cách tốt nhất để thực hiện một quy trình nhằm đạt được mục tiêu của mình. 

Đó là lý do tại sao tài liệu rất quan trọng; nó đưa ra một con đường thực tế để giải quyết vấn đề cốt lõi mà bạn đã xác định.

Khi bạn thực hiện một business case tốt, bạn có thể thu hút được các nhà tài trợ hoặc lãnh đạo tổ chức đồng hành cùng bạn và có một tầm nhìn rõ ràng về cách đảm bảo mang lại lợi ích kinh doanh mà họ mong đợi.

Ví dụ về Business Case

Để hiểu rõ hơn về business case, hãy thử điểm qua 1 business case dưới đây.

Tóm tắt: Website hiện tại của tổ chức đã cũ, được xây dựng bằng WordPress và xảy ra nhiều vấn đề như theme bị hỏng, không thể edit các nội dung và xây dựng thêm trang mới.

Mục tiêu: Xây dựng một website mới và có thể cho nhân viên vào update thông tin liên tục như thông tin khoá học lên website. Ngoài ra còn có khả năng tự bảo trì và vận hành.

Thông tin bối cảnh: Website tương tự một ngôi nhà trên mạng, do đó bất kỳ tổ chức nào cũng cần website, nếu không thì trông như 1 đơn vị fake. Do đó xây dựng một website là cần thiết và nội dung phải được cập nhật liên tục để đảm bảo tính chính xác. Hiện nay có rất nhiều khách hàng truy cập website trước khi liên hệ hoặc thậm chí đăng ký ngay trên website, do đó việc xây dựng website là một cách để tạo nên nguồn khách hàng tốt và tạo uy tín cho doanh nghiệp.

Định nghĩa về dự án: Website xây dựng trong vòng 9 tháng gồm 15 pages.

Các giải pháp:

  1. Thuê một đội ngũ bên ngoài viết code.
  2. Tự xây dựng bằng WordPress

Đánh giá giải pháp:

Thuê đội ngũ bên ngoài viết codeTự xây dựng bằng WordPress
Chi phíCaoChi phí nhân sự + WordPress + Plugin
Cấu trúc tổ chứcTuỳ thuộc vào bên outsourcing.Projectized, gồm 1 PM và 2 Designer kiêm nhiệm Business Analysis. Tất cả công việc, báo cáo đều báo lên PM.
Khả năng tự vận hànhThấp vì sự thay đổi nội dung không chỉ gói gọn trong text mà còn cả ảnh thậm chí cả thiết kế.Cao vì hoàn toàn phụ thuộc vào bản thân tổ chức.
Khả năng bảo trìCao nếu thuê được đội ngũ bảo trì tốtTrung bình vì khả năng bảo trì phụ thuộc vào các theme và Plugin của WordPress.
Rủi roNếu gặp vấn đề thì phải tìm đội ngũ bên ngoài để sửa.Nếu gặp đội ngũ bên ngoài không tốt thì có rất nhiều rủi ro tiềm ẩn (bảo mật, tối ưu, bảo trì, …)Nếu gặp vấn đề không thể sửa thì có khả năng nguy cơ phải xây dựng website từ đầu.Khả năng sửa chữa hoặc tối ưu chỉ gói gọn trong Plugin.
SEOPhải thuê thêm một đội ngũ chuyên code các technique SEO và cài đặt các mã giám sát.Có thể tự cài đặt mã giám sát và sử dụng plugin SEO.
Đánh giá chungPhụ thuộc vào bên Outsourcing khá nhiều, chi phí cao, ngoài ra cần 1 BA để chuyên phụ trách công việc giao tiếp với bên đó.Phụ thuộc vào công cụ/plugin, có thể sử dụng nhân sự hiện tại để làm luôn, nên chi phí thấp hơn.

Thẩm định tài chính: Tài chính hiện tại có thể sử dụng để xây dựng rơi vào khoảng 100 triệu. Nếu sử dụng để xây dựng một site nhiều page và chức năng thì tốn tối thiểu 70 triệu. Nếu tự xây bằng WordPress thì chi phí nhân sự khoảng 20 triệu. Chiến lược hiện tại của công ty ưu tiên cho Fanpage Facebook hơn là Website, có thể chấp nhận website ở mức độ trung bình.

Đề xuất giải pháp: Tự xây dựng bằng WordPress. Đây là giải pháp phù hợp nhất để giải quyết vấn đề website của công ty theo tình hình tài chính và các yêu cầu.

Phác thảo kế hoạch: Xây dựng trong 9 tháng (12 tuần)

Thời gianMục tiêu
Tuần 1Tìm hiểu WordPress và các Plugin cần thiết (ưu tiên số 1 là Elementor) 
Tuần 2 Mua template trên themeforest và tìm hiểu về cách sử dụng cũng như tạo môi trường kiểm thử.
Tuần 3 – 4Xây dựng các nội dung hiển thị trên website và cấu trúc trang web
Tuần 5 – 6Xây dựng SEO Checklist và chỉnh sửa nội dung theo SEO
Tuần 7 – 30Xây dựng website gồm 10 trang landing page, 1 homepage, 1 about page, 1 contact page, 1 single post
Tuần 31 – 35Xây dựng nội dung SEO Blog
Tuần 36Bàn giao website và thêm các nhân sự vào page quản lý website

Business Case Template

Bạn có thể sử dụng file Text Business Case Template của PMA bằng cách Make a copy để lưu về drive cá nhân và chỉnh sửa nội dung.

PMA luôn trân trọng sự tin tưởng và ủng hộ từ cựu học viên. Chính vì vậy, chúng tôi triển khai chính sách referral hấp dẫn dành cho tất cả các khóa học tại PMA
– Tặng ngay 300k cho cựu học viên giới thiệu thành công 1 khách hàng mới.
– Giảm ngay 300k cho học viên đăng ký học mà được cựu học viên giới thiệu.
Chia sẻ cơ hội học tập tuyệt vời này với bạn bè và đồng nghiệp của bạn ngay hôm nay!