Cập nhật lần cuối vào 26/09/2023 bởi Phạm Mạnh Cường
Trong lĩnh vực quản trị dự án hay thậm chí trong bất kỳ ngành nghề gì, khi chúng ta thực hiện các công việc, chúng ta đều có thể gặp rất nhiều những khó khăn và rủi ro bất ngờ mà không thể lường trước được.
Điều này dẫn đến một hoạt động được gọi là cải tiến. Trong đó, phương pháp cải tiến liên tục là một trong những phương pháp được đánh giá là cục kỳ hiệu quả và phù hợp với nhiều doanh nghiệp, nhiều dự án.
- Cải tiến liên tục (Continuous Improvement) là gì?
- Tại sao cải tiến liên tục lại quan trọng trong quản lý dự án?
- Các bước để áp dụng cải tiến liên tục trong quản lý dự án kỹ thuật
- Các công cụ và kỹ thuật hỗ trợ quá trình triển khai cải tiến liên tục
- Lợi ích của cải tiến liên tục trong quản lý dự án kỹ thuật
- Một số ví dụ về cải tiến liên tục trong quản lý dự án kỹ thuật
- Kết luận
Cải tiến liên tục (Continuous Improvement) là gì?
Cải tiến liên tục là một phương pháp quản lý và cải tiến quy trình sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, hoặc bất kỳ hoạt động nào khác. Nó bao gồm việc tìm kiếm và triển khai những cải tiến nhỏ liên tục, nhằm cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, tăng năng suất và giảm chi phí.
Phương pháp này thường được áp dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp, nhà máy sản xuất và các lĩnh vực khác để nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường sự cạnh tranh và tạo ra giá trị cho khách hàng.
Thay vì tập trung vào việc tìm kiếm những cải tiến lớn và đột phá, cải tiến liên tục nhấn mạnh việc tìm kiếm những cải tiến nhỏ và liên tục, đưa ra những thay đổi nhỏ nhưng liên tục để dần dần cải thiện hoạt động.
Tại sao cải tiến liên tục lại quan trọng trong quản lý dự án?
Cải tiến liên tục là một phương pháp quản lý và cải tiến hiệu quả trong các dự án. Việc áp dụng phương pháp này trong quản lý dự án kỹ thuật giúp cho dự án có thể đáp ứng được những yêu cầu khắt khe của khách hàng và thị trường, nâng cao chất lượng sản phẩm và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Cải tiến liên tục giúp cho các nhân viên trong dự án có thể cập nhật và nâng cao kỹ năng của mình, tăng tính chuyên nghiệp và sáng tạo. Đồng thời, phương pháp này còn giúp cho các thành viên trong dự án có thể tìm ra những vấn đề và nguyên nhân gây ra sự cố, giảm thiểu tối đa rủi ro trong quá trình thực hiện dự án.
Ngoài ra, cải tiến liên tục còn giúp cho dự án có thể đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất, tiết kiệm chi phí và thời gian sản xuất. Việc đưa ra các cải tiến liên tục sẽ giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhanh hơn, tăng năng suất lao động, giảm thiểu thời gian chờ đợi và giảm thiểu chi phí sản xuất.
Tóm lại, việc áp dụng phương pháp cải tiến liên tục trong quản lý dự án kỹ thuật giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu rủi ro và tăng tính hiệu quả kinh tế của dự án.
Các bước để áp dụng cải tiến liên tục trong quản lý dự án kỹ thuật
Việc thực hiện phương pháp cải tiến liên tục không khó, tuy nhiên bạn cần phải thực hiện nó theo các bước và theo quy trình cụ thể để đạt được hiệu quả cao nhất. Dưới đây là các bước để bạn tham khảo:
Xác định mục tiêu cải tiến
Bước đầu tiên là xác định mục tiêu cải tiến mà bạn muốn đạt được. Bạn cần phân tích các vấn đề hiện tại, tìm ra các điểm yếu trong quy trình, đưa ra mục tiêu cải tiến cụ thể và đo lường được kết quả mà bạn muốn đạt được.
Thu thập dữ liệu và phân tích
Sau khi xác định mục tiêu cải tiến, bạn cần thu thập và phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu quả của các giải pháp cải tiến. Bạn cần thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau để có được cái nhìn tổng quan về tình trạng hiện tại của quy trình. Sau đó, bạn cần phân tích dữ liệu để xác định nguyên nhân của các vấn đề và tìm kiếm các cơ hội cải tiến.
Thiết kế giải pháp cải tiến
Tiếp theo là thiết kế giải pháp cải tiến dựa trên các phân tích dữ liệu. Bạn cần đưa ra các giải pháp cải tiến cụ thể, chọn ra giải pháp phù hợp nhất và đưa ra kế hoạch thực hiện.
Thực hiện giải pháp và đánh giá kết quả
Cuối cùng là thực hiện giải pháp và đánh giá kết quả. Bạn cần thực hiện các giải pháp đã được thiết kế và đánh giá kết quả để đo lường hiệu quả của chúng. Nếu kết quả không đạt được mục tiêu cải tiến, bạn cần phải đưa ra các điều chỉnh và tiếp tục thực hiện giải pháp đó hoặc lựa chọn giải pháp khác. Việc thực hiện đánh giá kết quả sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về tình trạng hiện tại và đưa ra quyết định cải tiến phù hợp hơn.
Các công cụ và kỹ thuật hỗ trợ quá trình triển khai cải tiến liên tục
Có nhiều công cụ và kỹ thuật hỗ trợ quá trình triển khai cải tiến liên tục trong quản lý dự án kỹ thuật, sau đây là một số ví dụ:
Kaizen: là một phương pháp tiếp cận cải tiến liên tục, tập trung vào nâng cao chất lượng và hiệu suất, tạo ra sự cải tiến theo từng bước nhỏ trong toàn bộ quá trình sản xuất.
Six Sigma: là một hệ thống quản lý chất lượng được sử dụng để giảm độ biến động và tối ưu hóa quá trình sản xuất. Six Sigma sử dụng một loạt các công cụ và kỹ thuật thống kê để phân tích và giải quyết các vấn đề chất lượng.
PDCA: là viết tắt của Plan-Do-Check-Act, là một phương pháp tiếp cận quản lý chất lượng và cải tiến liên tục. PDCA tập trung vào việc đặt mục tiêu, thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh các quá trình để nâng cao chất lượng và hiệu suất.
Lean: là một hệ thống quản lý sản xuất tập trung vào tối ưu hóa quá trình sản xuất bằng cách loại bỏ lãng phí và tối đa hóa giá trị cho khách hàng.
Agile: là một phương pháp tiếp cận quản lý dự án linh hoạt, tập trung vào việc tạo ra các sản phẩm chất lượng cao trong thời gian ngắn nhất. Agile sử dụng phương thức như Scrum, Kanban để quản lý dự án.
Xem thêm: Scrum vs Kanban, phương pháp nào sẽ phù hợp với team của bạn?
Fishbone diagram: là một công cụ phân tích nguyên nhân và hậu quả, giúp định vị và giải quyết các vấn đề chất lượng trong quá trình sản xuất.
Xem thêm: Biểu đồ xương cá: Công cụ phân tích nguyên nhân hiệu quả
5 Why: là một phương pháp phân tích nguyên nhân và hậu quả sử dụng chuỗi các câu hỏi “Why” để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề.
Xem thêm: Phương pháp 5 why – Tìm kiếm giải pháp hiệu quả
Control chart: là một công cụ thống kê để giám sát quá trình sản xuất và đánh giá chất lượng, giúp xác định khi nào quá trình cần điều chỉnh để đạt được chất lượng tối ưu.
Lợi ích của cải tiến liên tục trong quản lý dự án kỹ thuật
Nội tại từ “cải tiến” đã cho chúng ta thấy lợi ích tích cực mà nó đem lại cho dự án. Do đó, phương pháp cải tiến liên tục đem lại rất nhiều mặt tốt, trong đó bao gồm:
Nâng cao hiệu quả sản xuất
Cải tiến liên tục giúp tăng cường hiệu quả sản xuất thông qua việc loại bỏ các lỗi và phát hiện những cải tiến tiềm năng. Nó giúp giảm thời gian sản xuất, tăng năng suất và cải thiện chất lượng sản phẩm.
Tiết kiệm chi phí
Cải tiến liên tục giúp tối ưu hóa chi phí sản xuất bằng cách tìm ra các cách tiết kiệm chi phí hiệu quả. Việc giảm chi phí sản xuất sẽ giúp tăng lợi nhuận cho công ty và cải thiện định giá sản phẩm.
Nâng cao sự cạnh tranh
Cải tiến liên tục giúp các doanh nghiệp giữ được sự cạnh tranh bằng cách nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng tốc độ sản xuất và giảm chi phí sản xuất.
Tăng cường sự hài lòng của khách hàng
Cải tiến liên tục giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng bằng cách cải thiện chất lượng sản phẩm và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Nó giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng, giúp doanh nghiệp giữ được khách hàng cũ và thu hút được khách hàng mới.
Tăng cường sự hài lòng của nhân viên
Cải tiến liên tục giúp tạo ra môi trường làm việc tốt hơn và cải thiện chất lượng cuộc sống của nhân viên bằng cách giảm căng thẳng và cải thiện các quy trình làm việc. Nó cũng giúp tăng cường sự hài lòng của nhân viên và giữ chân được nhân tài.
Nâng cao chất lượng quản lý
Cải tiến liên tục giúp nâng cao chất lượng quản lý bằng cách cải thiện quy trình quản lý, tăng cường sự hiểu biết và kiến thức của nhân viên, và cải thiện kỹ năng quản lý của lãnh đạo. Nó giúp tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn và giúp doanh nghiệp phát triển bền vững hơn trong tương lai.
Một số ví dụ về cải tiến liên tục trong quản lý dự án kỹ thuật
Dưới đây là một số ví dụ về cải tiến liên tục trong quản lý dự án kỹ thuật:
Toyota Motor Corporation:
Toyota đã sử dụng phương pháp cải tiến liên tục Kaizen trong quản lý sản xuất xe hơi. Họ đã áp dụng quy trình Kaizen vào việc sản xuất các linh kiện, lắp ráp, kiểm tra chất lượng, vận hành, bảo trì và quản lý sản phẩm cuối cùng. Kết quả là Toyota đã tăng năng suất, giảm chi phí và tăng độ tin cậy của sản phẩm.
Boeing Company:
Boeing đã sử dụng phương pháp Six Sigma để cải tiến liên tục trong quản lý dự án sản xuất máy bay. Họ đã xác định và giải quyết các vấn đề trong các quy trình sản xuất và quản lý dự án để tăng hiệu suất sản xuất và giảm thời gian sản xuất. Kết quả là Boeing đã giảm chi phí, tăng năng suất và tăng độ tin cậy của sản phẩm.
Google:
Google đã sử dụng phương pháp Agile để cải tiến liên tục trong quản lý dự án phần mềm. Họ đã áp dụng các sprints ngắn và các cuộc họp hàng tuần để giám sát tiến độ dự án và giải quyết các vấn đề nhanh chóng. Kết quả là Google đã cải thiện chất lượng phần mềm, tăng tốc độ phát triển và giảm thời gian phát triển.
General Electric:
General Electric đã sử dụng phương pháp Lean Six Sigma để cải tiến liên tục trong quản lý dự án sản xuất các sản phẩm công nghiệp. Họ đã tập trung vào tối ưu hóa quy trình sản xuất, tăng hiệu suất và giảm thời gian sản xuất. Kết quả là GE đã tăng năng suất, giảm chi phí và tăng độ tin cậy của sản phẩm.
Amazon:
Amazon đã sử dụng phương pháp Agile và DevOps để cải tiến liên tục trong quản lý dự án phần mềm. Họ đã tập trung vào tăng tốc độ phát triển và cải thiện chất lượng phần mềm. Kết quả là Amazon đã tăng tốc độ phát triển và giảm thời gian phát hành sản phẩm.
Kết luận
Trên đây là những gì mà một nhà quản lý hoặc một team member cần nắm rõ để áp dụng thành công phương pháp cải tiến liên tục trong dự án của mình.
Tuy nhiên, không phải những thông tin trên là hoàn toàn đầy đủ và phù hợp với dự án của bạn, bạn cần phải nghiên cứu sâu hơn về team của mình để đưa ra cách thực hiện phù hợp nhất với từng dự án.
