PMA – Professional Management Academy

Cơ cấu tổ chức trong quản lý dự án (Organizational Structure)

Click to rate this post!
[Total: 1 Average: 5]

Cập nhật lần cuối vào 28/09/2022 bởi Phạm Mạnh Cường

Cơ cấu tổ chức và những điều chính yếu

TỔNG QUAN

Cơ cấu tổ chức quản lý dự án là gì?

Thuật ngữ Cơ cấu tổ chức dự án (Organizational Structure) là công cụ mô tả các vị trí trong tổ chức dự án, cách phân cấp và thẩm quyền của từng vị trí và cách tương tác giữa các vị trí này. 

Cơ cấu tổ chức quản lý dự án có lợi ích gì?

  • Cơ cấu tổ chức dự án cho biết cách giao tiếp, phối hợp và quản lý mà đội dự án dùng trong suốt vòng đời dự án. 
  • Nó giúp xác định rõ chức năng của mỗi thành viên và luồng báo cáo trên biểu đồ cho toàn đội trong dự án. 
  • Điều này giúp giao tiếp rõ ràng về vai trò, chức năng và giảm rủi ro dự án
  • Giúp quản lý dự án đưa ra chiến lược thành công

Những đặc điểm cốt lõi của cơ cấu tổ chức dự án là gì?

Những đặc điểm cốt lõi của cơ cấu tổ chức dự án được đưa ra dưới đây:

  • Tính phân cấp: Phân cấp giúp đưa ra thẩm quyền rõ ràng và xác định trách nhiệm quyết định 
  • Sự phân chia vai trò: Điều này ám chỉ tới công việc ( công việc phân chia, quản lý công việc v.v.) liên quan tới  một vai trò nào đó 
  • Mức độ kiểm soát: ở đây xác định quản lý là ai. Báo cáo cấu trúc sẽ dựa trên điều này
  • Loại vị trí (Line vs Staff): Line position là một đội những người mà tham gia trực tiếp vào dự án. Staff position là những người hỗ trợ cho line positions nhưng không trực tiếp tham gia vào sản phẩm
  • Tính tập trung: Điều này xác định khi quyết định được đưa ra. Với những dự án có tính chất tập trung, nhiều người sẽ đưa ra quyết định, trong khi dự án phân bố tập trung, thẩm quyền quyết định đưa ra khắp tổ chức. 

PHÂN LOẠI CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 

Có những loại Cơ cấu tổ chức nào trong quản lý dự án?

Theo cách chia của PMI, có những loại cơ cấu tổ chức chính như sau: 

  • Functional.
  • Projectized.
  • Matrix
  • Composite 

Cơ cấu tổ chức Functional (Hướng chức năng) có đặc điểm thế nào? 

  • Tổ chức dựa trên phân quyền xung quanh các phòng chức năng truyền thống
  • Quản lý chức năng sẽ lãnh đạo mỗi phòng ban và báo cáo kết quả cho ban lãnh đạo
  • Quản lý chức năng – không phải nhân viên sẽ phối hợp trong dự án và họ sẽ lựa chọn thành viên đội từ các phòng ban để hỗ trợ dự án.
cấu trúc tổ chức theo hướng chức năng
Cấu trúc tổ chức theo hướng chức năng (phòng ban)

Cơ cấu tổ chức Projectized (Hướng dự án) có đặc điểm như thế nào?

  • Dựa theo sự phân chia dự án, sự hợp tác trong dự án hoạt động theo chiều dọc 
  • Loại cơ cấu tổ chức này tạo ra sự chuyên trách cho các dự án 
  • Quản lý dự án duy trì thẩm quyền cho dự án và phân công cho các nhân viên đang làm dự án
Cấu trúc tổ chức theo hướng dự án
Cấu trúc tổ chức theo hướng dự án

Cơ cấu tổ chức Matrix (Ma trận) có đặc điểm gì?

  • Cấu trúc tổ chức matrix là những cấu trúc tổ chức kết hợp chức năng và  hướng dự án. Trong tổ chức matrix, các nhà quản lý dự án chia sẻ quyền với các quản lý chương trình.
  • Cấu trúc Matrix gồm 3 loại: Mạnh (Strong), Yếu (Weak) và Cân bằng (Balanced)
    • Weak Matrix
    • Balanced Matrix
    • Strong Matrix

Weak Matrix

Weak Matrix tương tự với cấu trúc tổ chức hướng chức năng, đội hoạt động theo chiều ngang mà không có người quản lý dự án.

Sự khác biệt chính giữa cấu trúc Weak Matrix và cấu trúc hướng chức năng là nhân viên ở các phòng ban hoạt động trong dự án, nhưng quản lý chức năng có quyền đưa ra quyết định. 

Cấu trúc tổ chức theo Weak Matrix
Cơ cấu tổ chức theo hướng Weak Matrix

Balanced Matrix

  • Quản lý dự án không có đầy đủ quyền trong dự án.
  • Quản lý dự án có chức năng chính là phối hợp và là người liên lạc giữa nhân viên và các quản lý cấp cao hơn.
Cơ cấu tổ chức theo hướng Balanced Matrix
Cơ cấu tổ chức theo hướng Balanced Matrix

Strong Matrix

  • Cấu trúc strong matrix giống nhất với cấu trúc tổ chức hướng dự án
  • Trong cấu trúc strong matrix, người quản lý dự án ở trong phòng quản lý dự án là một nhân viên đa chức năng được hỗ trợ bởi tất cả các quản lý dự án.
  • Cấu trúc strong matrix cho nhà quản lý dự án nhiều quyền nhất trong số các cấu trúc matrix
  • Strong matrix còn một điểm nổi bật, đó là có thêm một phòng PMO để chuẩn hóa quy trình quản lý dự án.
Cơ cấu tổ chức theo hướng Strong Matrix
Cơ cấu tổ chức theo hướng Strong Matrix

Ưu nhược điểm của từng loại cơ cấu tổ chức này là gì? 

Functional

Ưu điểmNhược điểm
1. Lộ trình sự nghiệp trong mỗi lĩnh vực rõ ràng
2. Mỗi thành viên trong đội sẽ báo cáo với trưởng phòng chức năng 
3. Dễ tập trung chuyên môn, quản lý hơn
1. Có nhiều hơn một người lãnh đạo trong đội quản lý dự án
2. Khó phân bố nguồn lực
3. Có khả năng xảy ra xung đột giữa các quản lý dự án

Projectized

Ưu điểmNhược điểm
1. Tổ chức dự án hiệu quả
2. Nâng cao sự cam kết dự án
3. Giao tiếp đơn giản
1. Thiếu sự chuyên môn trong lĩnh vực
2. Dự án không thực sự thuộc về công ty nào
3. Không tối ưu về nguồn lực và trùng lặp vai trò công việc

Matrix 

Ưu điểmNhược điểm
1. Nâng cao sự kiểm soát nguồn lực 
2. Mục tiêu dự án được hỗ trợ trong tổ chức
3. Nhiều sự hỗ trợ từ tổ chức 
1. Nhiều người quản lý trong đội dự án
2. Phân bố nguồn lực khó
3. Dễ xảy ra xung đột giữa quản lý dự án và quản lý chức năng 

XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN 

Làm thế nào để xây dựng cơ cấu tổ chức dự án?

Bước 1: Gắn kết mục tiêu dự án phù hợp với chiến lược tổ chức

Gắn kết mục tiêu của dự án phải phù hợp chiến lược nào của tổ chức. Điều này sẽ giúp cho đội thực hiện dự án theo cách liền mạch nhất.

Bước 2: Phân tích các dự án trên mức độ tổ chức

Nếu một dự án không có PMO, quản lý dự án phải phân tích khối lượng và sự đa dạng của dự án khi chọn cấu trúc tổ chức.

PMI sử dụng một biểu đồ matrix thể hiện mối liên quan giữa khối lượng công việc của dự án và sự đa dạng của dự án từ thấp đến cao để hỗ trợ chiến lược tổ chức dự án

Bước 3: Xác định vai trò và trách nhiệm

Tập chung vào những vai trò quan trọng và trách nhiệm trước khi xem xét nhân sự

Nếu một quản lý dự án có quyền quyết định ai ở trong team, điều quan trọng là nghiên cứu tiềm năng, thế mạnh của từng thành viên để lựa chọn người phù hợp nhất cho dự án.

Bước 4: Xây dựng Cấu trúc biểu đồ

Cấu trúc biểu đồ có thể phức tạp, nhưng có thể làm việc này đơn giản hơn bằng cách tiếp cận từ kết cấu tổng quan đến những công việc cụ thể. Xem xét lại những điểm mạnh của đội, các công việc trong dự án cần hoàn thành và cấu trúc hiện tại của tổ chức. Quyết định người nào phù hợp với vai trò lãnh đạo, người nào phù hợp với vai trò thực hiện công việc

Cấu trúc tổ chức sẽ dần dần hiện ra là một trong ba loại cấu trúc tổ chức trên. Vẽ biểu đồ workflow, báo cáo, các vai trò thứ bậc và so sánh để xem xét cấu trúc tổ chức nào phù hợp nhất.

Đảm bảo phân bổ khối lượng công việc đều nhau giữa các thành viên trong team.

Bước 5: Hoàn thiện biểu đồ tổ chức

Phát triển và hoàn thiện biểu đồ trực quan của biểu đồ tổ chức. Thêm tên và thông tin liên hệ cho mỗi thành viên trong đội để dễ dàng liên hệ với nhau trong khi làm dự án.

Bước 6: Giao tiếp

Biểu đồ cấu trúc tổ chức chỉ tốt khi các thành viên trong đội biết đến nó. 

Thông thường, những thành viên trong nhóm không biết biểu đồ cấu trúc tổ chức thường bối rối về việc báo cáo và trách nhiệm của từng trong nhóm. 

Điều này dẫn đến việc lãng phí thời gian và gây nên hiểu nhầm không cần thiết khi thực hiện dự án.

Cần cân nhắc điều gì khi xây dựng cơ cấu tổ chức? 

Khi làm project organization chart, có hai yếu tố chính cần chú ý:

  • Ra quyết định
    • Cân nhắc độ phức tạp khi một quyết định được đưa ra.
    • Những câu hỏi cần trả lời: Mối quan hệ trong dự án? Trách nhiệm có được chia đều hay không? 
  • Cân bằng sự linh hoạt 
    • Giữ thiết kế đơn giản và linh hoạt nhất có thể để có thể thay đổi vai trò khi dự án phát triển
    • Để vai trò và trách nhiệm được phân bổ hợp lý, ta có thể giảm các vấn đề hành chính, vấn đề giao tiếp và vấn đề kỹ thuật.
    • Giới hạn báo cáo trực tiếp (5 là tối đa)

Khi chọn cấu trúc và làm biểu đồ cần lưu ý gì? 

Bạn nên hỏi bản thân “Tôi nên tổ chức đội thế nào để họ có thể phát huy hết khả năng, chất lượng, kết quả, tài nguyên và giao tiếp?”

Đừng cố sử dụng những gì không phù hợp. Khi thành lập đội nhóm, khía cạnh con người quan trọng hơn, đi kèm là sự giao tiếp.

Hãy ghi nhớ cách mọi người làm việc cùng nhau, đặc biệt khi thêm thành viên mới vào đội. Khi một người thay đổi, bạn có đội mới

Không có cơ cấu nào là hoàn hảo. Hãy đặt mục tiêu con người, sự giao tiếp – là những thứ tự yêu ưu tiên đầu tiên

Hãy dành nhiều thời gian xây dựng biểu đồ cẩn thận.

KẾT LUẬN

Việc biết trước các loại hình tổ chức bạn đang làm việc luôn hữu ích đối với người quản lý dự án để hiểu rõ hơn về cấp độ quyền hạn của bạn.

Cơ cấu tổ chức là một phần quan trọng trong quá trình của một dự án theo tiêu chuẩn của PMI. Ngoài ra còn có quá trình quản lý dự án chuẩn của PMI.

Trên đây là những kiến thức về cơ cấu tổ chức được trích xuất từ khóa luyện thi chứng chỉ PMP của PMA. Hi vọng những nội dung này sẽ giúp ích cho bạn trong quản lý dự án.