Cập nhật lần cuối vào 25/04/2023 bởi Phạm Mạnh Cường
Cumaltive Flow Diagram là một thuật ngữ của Agile, đây là một công cụ cần thiết để việc điều hành công việc dễ dàng hơn. Cách vẽ của sơ đồ CFD này cũng rất dễ và bạn hoàn toàn có thể sử dụng Excel để vẽ sơ đồ này.
Định nghĩa
Cumulative Flow Diagram hay sơ đồ CFD là công cụ giúp các nhóm Kanban tìm ra nguyên nhân làm gián đoạn luồng công việc của nhóm.
Nó cung cấp một hình dung ngắn gọn về ba chỉ số quan trọng nhất trong quy trình của bạn:
- Cycle time: Là khoản thời gian khi một mục công việc bắt đầu và khi một mục công việc kết thúc.
- Throughput: Số lượng công việc được hoàn thành trên một đơn vị/ khoảng thời gian. (Ví dụ: Nhóm A hoàn thành 180 points công việc trong vòng 2 tuần.) Trong một số trường hợp được hiểu là Lead Time.
- Work in Progress: Là số lượng các công việc đã bắt đầu nhưng chưa kết thúc.
Nhóm lập biểu đồ số lượng các mục công việc để tìm kiếm các yếu tố có thể ảnh hưởng đến throughput của nhóm.
Xem thêm: Work in Progress Limit: Cách tính và cải thiện hiệu suất
“Bất kỳ điều gì không đem lại lợi ích cho khách hàng, đó là sự lãng phí. Đây quả thực là điều không thể chấp nhận được trong sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing). Để tránh lãng phí, đó là lúc ta phải biết đến Work in Progress Limit.”
Cách vẽ Cumulative Flow Diagram bằng Excel
Có rất nhiều các công cụ có thể hỗ trợ vẽ Cumulative Flow Diagram tuy nhiên thì đa số đều là các công cụ trả phí và được tích hợp trong các công cụ quản lý.
Tuy nhiên thì bạn cũng hoàn toàn có thể vẽ sơ đồ CFD bằng Excel.
Bước 1: Tạo bảng dữ liệu để vẽ Cumulative Flow Diagram
Hãy bắt chước một bảng bên dưới, trong đó:
- Date là ngày thực hiện công việc (Định dạng là mm/dd/yyyy)
- Ready, Dev, Test, Deployed là các trạng thái của công việc
Cách thu thập thông tin cho bảng:
- Cùng một thời điểm mỗi ngày, hãy ghi lại số lượng story, card, task hoặc bất kỳ cái gì mà bạn gọi cho mỗi phần công việc (work item)
- Đừng chú ý tới từng công việc chi tiết, Cumulative Flow Diagram tập trung vào tổng hợp số lượng trong mỗi trạng thái.
Bước 2: Vẽ Cumulative Flow Diagram
Chọn Chèn -> Biểu đồ được đề xuất -> Chọn biểu đồ Vùng xếp chồng -> Chọn OK.
Thành quả của bạn sẽ là:
Bước 3: Sắp xếp thứ tự cho chuẩn sơ đồ CFD
Theo quy ước, Cumulative Flow Diagram được thiết lập để thời gian chảy từ TRÁI sang PHẢI và để đạt được điều này bằng cách đảm bảo rằng thứ tự của các trạng thái sao cho trạng thái sớm nhất xuất hiện ở trên cùng và trạng thái cuối cùng xuất hiện ở dưới cùng.
Biểu đồ như trên thì chưa chuẩn với Cumulative Flow Diagram lắm, nên bạn cần đổi thứ tự dữ liệu. Nhấp chuột phải vào các dữ liệu trên biểu đồ.
Sau đó thì điều chỉnh cột dữ liệu:
Thành quả của bạn là:
Template: Cumulative Flow Diagram (Google Sheet)
Đọc Cumulative Flow Diagram như thế nào?
Cumulative Flow Diagram vẽ xong rồi, vậy đọc hiểu như thế nào? Để rõ ràng hơn về cách đọc hiểu sơ đồ CFD, tôi sẽ sử dụng ngay biểu đồ vừa được vẽ bên trên để ví dụ cho bạn.
Lấy từ ví dụ trên để thực nghiệm:
Bạn có thể phân tích luồng của mình bằng cách sử dụng Cumulative Flow Diagram bằng cách đo khoảng cách dọc và ngang trong biểu đồ.
Trong biểu đồ trên, nếu nhìn vào khoảng cách dọc của trạng thái hoạt động (Dev và Test) vào ngày 3 tháng 2, có thể thấy rằng chỉ có 3 hạng mục công việc đang trong quá trình (work-in-process, hoặc WIP).
Cũng có thể thấy rằng hoạt động Test đang vượt xa hoạt động Dev vào cuối tháng, với 0 mục WIP vào ngày 5, 7 và 8 của tháng, trong khi Dev WIP đã tăng lên tới 4 mục. Điều này đang xác định một nút thắt cổ chai trong quy trình, tại thời điểm này là quy trình Dev.
Nếu phân tích sơ đồ bằng cách đo khoảng cách theo chiều ngang, có thể xác định trung bình mất bao lâu để một hạng mục công việc hoàn thành trong quá trình.
Tùy thuộc vào những gì bạn đang cố gắng thực hiện, bạn có thể bắt đầu tính thời gian khi một mục vào Backlog hoặc hàng đợi Ready của bạn hoặc khi bạn thực sự bắt đầu làm việc với mục đó.
Để đơn giản hơn với tập dữ liệu nhỏ được hiển thị ở đây, giả sử bạn chỉ quan tâm đến thời gian cần một mục để tạo ra nó thông qua các hoạt động Dev và Test.
Một lần nữa nếu nhìn vào ngày 2 tháng 2 và đo từ trên cùng của khu vực Dev màu cam theo chiều ngang sang bên phải đến đầu khu vực Deployed màu vàng, điều này sẽ cho bạn biết khoảng thời gian các mục sẽ được triển khai đã bắt đầu vào ngày 2 tháng 2.
Trong trường hợp này, dễ dàng thấy thời gian chu kỳ chỉ là 1 ngày. Tuy nhiên, nếu bạn làm điều tương tự đối với các hạng mục đã bắt đầu vào ngày 3 tháng 2, bạn sẽ thấy rằng những hạng mục này chưa được hoàn thành cho đến ngày 7 tháng 2 hoặc 4 ngày.
Vì đây mới chỉ là bước khởi đầu của dự án và nó vẫn đang tiếp tục phát triển, đây rất có thể không phải là một lĩnh vực lớn để quan tâm, nhưng nếu bạn thấy thời gian chu kỳ của mình tăng 300% trong một quá trình trưởng thành, thì điều đó chắc chắn đáng để điều tra .
Các trường hợp Cumulative Flow Diagram thường gặp
Các luồng chạy song song nhau
Đây là kết quả lý tưởng nhất. Điều này có nghĩa là throughput của bạn ổn định và các tác vụ mới đang đi vào quy trình làm việc của bạn song song với những tác vụ đang rời khỏi quy trình đó.
Một luồng đang thu hẹp nhanh chóng
Nếu một dải trên CFD của bạn liên tục thu hẹp, điều đó có nghĩa là throughput của vùng mà nó thể hiện cao hơn tỷ lệ vào. Đây là một dấu hiệu cho thấy bạn đã có nhiều dung lượng hơn mức thực sự cần ở giai đoạn này và bạn nên định vị lại nó để tối ưu hóa quy trình.
Một luồng đang mở rộng nhanh chóng
Bất cứ khi nào điều này xảy ra trên một sơ đồ tích lũy, số lượng thẻ đi vào giai đoạn tương ứng trên bảng Kanban cao hơn số lượng bài tập rời khỏi nó. Đây là một vấn đề phổ biến do đa nhiệm và các hoạt động lãng phí khác gây ra mà không tạo ra giá trị.
Có nhiều hành động có thể thực hiện để giải quyết vấn đề này. Tuy nhiên, nếu điều này không được tạo ra bởi sự phụ thuộc vào các bên liên quan bên ngoài, bạn nên xem xét lại các giới hạn WIP hiện có trên bảng Kanban của mình và tập trung vào việc hoàn thành các công việc đang thực hiện trước khi bắt đầu các công việc mới.
Tổng kết
Bài viết này theo đánh giá của tôi là khá đầy đủ về Cumulative Flow Diagram, bao gồm định nghĩa, cách vẽ và đọc hiểu. Bạn hoàn toàn có thể trên công việc của mình để cảm nhận về hiệu quả do Cumulative Flow Diagram đem lại. Đây chắc chắn là một công cụ cần thiết để tối ưu hoá công việc, đặc biệt là với Kanban hoặc dự án Agile.
Xem thêm: Chứng chỉ PMI-ACP: Chứng chỉ Agile phổ biến nhất thế giới
