Cập nhật lần cuối vào 16/11/2023 bởi Phạm Mạnh Cường
Kick off – nghĩa là sự bắt đầu. Với lĩnh vực quản lý dự án, buổi kick off meeting là buổi khởi động một dự án, có ý nghĩa quan trọng và có rất nhiều lợi ích.
Tuy nhiên, để triển khai buổi kick off meeting thành công không phải điều dễ dàng, sự thất bại trong buổi kick off meeting có thể gây ra hậu quả xấu kéo dài xuyên suốt dự án.
Dưới đây là 4 bước chi tiết để bạn có thể triển khai buổi kick off meeting thành công nhất.
Kick off meeting là gì?
Trong lĩnh vực quản lý dự án, Kick off meeting là buổi họp khởi động dự án.
Khi nói tới khởi động dự án, nhiều người lầm tưởng rằng kick off meeting là hoạt động đầu tiên trong quy trình quản lý dự án, tuy nhiên theo PMP thì điều này không đúng.
Trong PMP, buổi kick off meeting là một hoạt động thuộc bước cuối cùng của giai đoạn Planning, buổi họp là buổi tổng hợp tất cả những dự định về dự án để chuẩn bị bước vào giai đoạn triển khai (Executing).
Buổi kick off meeting không chỉ triển khai một lần trong dự án, mỗi lần bắt đầu một phases mới, đội ngũ lại bắt đầu lại quy trình lên kế hoạch và thực hiện buổi kick off meeting trước khi triển khai.
Mục đích của kick off meeting
Kick off meeting là buổi gặp mặt đầu chính thức đầu tiên giữa toàn bộ đội nhóm, thậm chí gồm cả khách hàng và sponsor. Buổi này là một cơ hội tuyệt vời để tất cả các bên liên quan (stakeholders) có hiểu biết chung về dự án.
Ngoài ra đây cũng là dịp để bạn có thể hiểu biết sâu hơn về dự án với góc nhìn đa chiều của mọi người, điều này giúp việc quản trị rủi ro dự án trở nên tốt hơn và bạn có thể tránh những sai lầm đáng tiếc trong tương lai.
Một vài lợi ích đi kèm khác của kick off meeting đó là các bên liên quan trong dự án hiểu biết về nhau hơn, khách hàng hiểu rõ về cách đội ngũ vận hành, đội ngũ hiểu về quyền lợi của sponsor/ cách lãnh đạo và quản lý/ …
4 bước triển khai kick off meeting thành công

Bước 1: Chuẩn bị cho buổi kick off meeting
Đầu tiên bạn cần xây dựng agenda kick off meeting. Bao gồm các nội dung sẽ truyền đạt trong buổi kick off meeting. Ngoài ra nên có thêm danh sách các câu hỏi mà bạn muốn dành cho các bên liên quan.
Nội dung bạn muốn truyền tải có thể gồm:
- Business case
- Project Scope
- Project Schedule
- Project Resources
- Project Quality
- Project Team
- Risk Management Plan
- …
Các thông tin này nên càng chi tiết càng tốt, điều này sẽ giúp buổi kick off meeting diễn ra suôn sẻ hơn và nhanh hơn.
Bước 2: Thông báo về buổi kick off meeting
Buổi kick off meeting phải được thông báo một cách chính thức để đảm bảo sự có mặt của tất cả các bên liên quan. Bạn có thể sử dụng email hoặc bất kỳ kênh truyền thông nào đang được sử dụng cho dự án.
Trong nội dung thông báo, bạn nên đính kèm cả các tập tin đã được chuẩn bị ở bước 1.
Bước 3: Triển khai buổi họp
Trước khi đi vào buổi họp, bạn có thể thử các hoạt động ice break như văn nghệ, mini game, … Điều này sẽ giúp bạn có một không khí của buổi kick off meeting tốt hơn, tránh căng thẳng và gò bó nhất định.
Đưa ra quy tắc của buổi kick off meeting
Đây là một trong các cách hay nhất giúp bạn kiểm soát buổi họp không bị đi lệch khỏi đường ray, tránh việc lan man và luôn giữ được buổi kick off meeting đi theo đúng hướng.
Tuyên bố về mục tiêu của dự án
Trước hết, bạn hãy sử dụng business case để nêu lại lý do tồn tại của dự án, sau đó dẫn hướng tới mục tiêu dự án. Việc thiết lập một mục tiêu cho dự án rất quan trọng, điều này giúp bạn kiểm soát được hướng đi của dự án, tạo động lực cho thành viên hướng tới và nó cũng là sự commit với khách hàng.
Làm rõ dự án cho tất cả các bên liên quan
Việc hiểu nhầm chắc chắn sẽ gây ra rất nhiều sự đáng tiếc không đáng có trong tương lai. Sự mong đợi của khách hàng, sự giúp đỡ từ các bên liên quan đạt tới mức độ nào, điều này cần phải làm rõ ràng rành mạch.
Tránh việc làm quá yêu cầu (gold plating) hoặc không đạt yêu cầu trong tương lai. Đôi lúc sự hiểu nhầm này dẫn tới kết quả thất bại của cả dự án.
Xây dựng hệ thống theo dõi tiến độ
Trong buổi kick off meeting, hãy thiết lập đường cơ sở về cách bạn dự định chia sẻ tiến trình với các bên liên quan hoặc khách hàng của mình.
Bạn có thể sử dụng báo cáo trạng thái để hiển thị cách dự án đang theo dõi ngân sách, nhiệm vụ, cột mốc và dòng thời gian. Báo cáo trạng thái phải có sẵn cho tất cả các bên liên quan và bất kỳ ai có công việc có thể bị ảnh hưởng bởi dự án, để đảm bảo mọi người đều biết về tiến độ (hoặc sự chậm trễ).
Đối với các dự án của khách hàng, điều quan trọng là khách hàng của bạn phải đồng ý với mức độ chi tiết mà họ sẽ nhận được trong báo cáo trạng thái để đảm bảo lập hóa đơn và thanh toán dễ dàng hơn.
Thiết lập kế hoạch quản lý rủi ro
Trao đổi với nhóm của bạn (và với khách hàng) về cách bạn muốn cùng nhau xác định và phản hồi các vấn đề. Ngay cả khi lập kế hoạch tốt nhất, đôi khi những điều bất ngờ vẫn có thể xảy ra trong dự án.
Quản lý rủi ro dự án tốt cho cả dự án của khách hàng nội bộ và bên ngoài có nghĩa là bạn và nhóm của bạn sẽ liên tục xác định, phân tích, sắp xếp thứ tự ưu tiên và giảm thiểu rủi ro có thể cản trở việc thực hiện dự án đúng thời hạn và đúng ngân sách.
Điều này có thể bao gồm việc các thành viên trong nhóm theo dõi chặt chẽ số giờ được tính phí của họ và cập nhật các bản cập nhật phần mềm sắp tới hoặc các thay đổi đối với các công cụ kỹ thuật được sử dụng trong dự án.
Bạn cũng nên hỏi trong cuộc họp khởi đầu với khách hàng xem thái độ của họ đối với sự thay đổi là gì, chẳng hạn như khi có vấn đề về ngân sách.
Bước 4: Lưu giữ nội dung buổi họp
Điều này cực kỳ quan trọng, bạn nên lưu trữ lại bằng cả bản cứng và bản mềm. Chia sẻ nó với tất cả các bên liên quan.
Nó sẽ là một tài liệu quan trọng khi bạn gặp vấn đề trong dự án và cũng có thể sử dụng để hồi tưởng khi cần thiết.