PMA – Professional Management Academy

Nhà quản lý chương trình (Program Manager) là ai?

nhà quản lý chương trình
Click to rate this post!
[Total: 0 Average: 0]

Cập nhật lần cuối vào 20/06/2022 bởi Phạm Mạnh Cường

Nhà quản lý chương trình hay Program Manager hẳn là một chức danh khiến bạn cảm thấy quá xa xôi, chỉ dành cho những người cấp bậc siêu siêu cao. Nhưng thực tế thì có thể không phải vậy, cùng xem qua bài viết để xem bạn có phải nhà quản lý chương trình hay không nhé.

Tổng quan và định nghĩa

Chương trình (Program)

Trong quyển The Standard for Program Management của PMI, định nghĩa “A program is defined as related projects, subsidiary programs, and program activities managed in a coordinated manner to obtain benefits not available from managing them individually.”

Tạm dịch: Một chương trình được định nghĩa là các dự án liên quan, các chương trình con và các hoạt động chương trình được quản lý một cách đồng bộ để thu được những lợi ích không có sẵn từ việc quản lý chúng một cách riêng lẻ.

program

Quản lý chương trình (Program Management)

Trong quyển The Standard for Program Management của PMI, định nghĩa “Program management is defined as the application of knowledge, skills, and principles to a program to achieve the program objectives and to obtain benefits and control not available by managing program components individually. Program management involves the alignment of program components to ensure that program goals are achieved and program benefits are optimally delivered. Program management is performed by a program manager who is authorized by the organization to lead the team(s) responsible for achieving program goals and objectives.”

Tạm dịch: Quản lý chương trình được định nghĩa là việc áp dụng kiến ​​thức, kỹ năng và nguyên tắc vào một chương trình để đạt được các mục tiêu của chương trình và để đạt được các lợi ích và quyền kiểm soát không có sẵn bằng cách quản lý các thành phần của chương trình một cách riêng lẻ. Quản lý chương trình bao gồm việc liên kết các thành phần của chương trình để đảm bảo rằng các mục tiêu của chương trình đạt được và các lợi ích của chương trình được phân phối một cách tối ưu. Quản lý chương trình được thực hiện bởi người quản lý chương trình, người được tổ chức ủy quyền để lãnh đạo (các) nhóm chịu trách nhiệm đạt được các mục tiêu và mục tiêu của chương trình.

Định nghĩa về Quản lý chương trình là như vậy, nhưng trên thực tế thì rất rộng. Rất nhiều người đang quản lý chương trình ở Việt Nam nhưng lại không nghĩ mình đang quản lý chương trình. 

Bạn chỉ cần quản lý 2 dự án cùng lúc và có sự trao đổi nguồn lực giữa 2 bên, cũng đã là quản lý chương trình.

Hay như một vài công ty khi tìm hiểu kỳ vọng của khách hàng, phát hiện ra rằng có thể chia làm nhiều dự án để đạt được hiệu quả tốt hơn. Thường thì sẽ cần một người đứng ra quản lý cả các dự án đó và làm việc face-to-face với khách hàng, các kỳ vọng đó thậm chí có thể không liên kết trực tiếp với nhau nhưng vẫn được gọi là chương trình.

Vai trò chính của quản lý chương trình

Quản lý chương trình là giám sát chiến lược và chịu trách nhiệm về việc cung cấp nhất quán các sáng kiến ​​quy mô lớn. Các chương trình bao gồm nhiều dự án riêng lẻ, thường được quản lý bởi các nhà quản lý dự án.

Nhà quản lý chương trình phải duy trì kế hoạch chiến lược và lịch trình cho các chương trình của mình, thông báo và tư vấn cho các bên liên quan (stakeholders), xem xét tình trạng và tiến độ của từng dự án, cố vấn cho người quản lý dự án, và đảm bảo chất lượng của từng kế hoạch dự án và các sản phẩm của nó. Các nhà quản lý chương trình có một cái nhìn tổng thể về các dự án này và đánh giá bối cảnh lớn hơn của tác động kết hợp giữa tổ chức với sự phụ thuộc lẫn nhau bằng cách tận dụng tư duy hệ thống.

Các công ty nhỏ hơn có thể coi đó là điều xa xỉ, nhưng đối với các tổ chức lớn hơn, quản lý chương trình thường cung cấp giá trị thiết yếu bằng cách điều phối các dự án riêng lẻ trong khi áp dụng tầm nhìn chiến lược. Các nhà quản lý dự án chủ yếu quan tâm đến các sản phẩm của họ, trong khi các nhà quản lý chương trình luôn áp dụng tầm nhìn lớn và bối cảnh cho mọi tình huống.

Một lợi ích khác là mức độ quản trị và áp dụng các tiêu chuẩn nhất quán trên nhiều dự án. Với một điểm giám sát duy nhất, các trạng thái của dự án có thể dễ dàng được tổng hợp lại để có cái nhìn toàn diện; điều này cho phép các yêu cầu chất lượng cơ sở được thực thi đồng đều và bình đẳng.

Quản lý chương trình đôi khi cũng là nơi quản lý ngân sách tổng thể. Nó đảm bảo nguồn vốn được phân bổ một cách hợp lý trên toàn bộ các dự án đang hoạt động và có kế hoạch thay vì từng dự án tranh giành tài trợ.

Quản lý chương trình tăng thêm giá trị đáng kể bất cứ khi nào một tổ chức thực hiện các sáng kiến ​​chiến lược lớn đòi hỏi sự hợp tác giữa các chức năng với các tổ chức phụ thuộc bên ngoài. Bất kỳ hoạt động chuyển đổi nào — có thể là kinh doanh, nhanh hay kỹ thuật số — gần như không thể thực hiện được nếu không có phương pháp tiếp cận theo định hướng quản lý chương trình với quy mô và phạm vi nhất định.

So sánh với Dự án, Danh mục và Chương trình

ProjectsProgramsPorftfolios
DefinitionA project is a temporary endeavorundertaken to create a uniqueproduct, service, or result.A program is a group of related projects, subsidiary programs, and program activities that are managedin a coordinated manner to obtain benefits not available from managing them individually.A portfolio is a collection of projects, programs, subsidiary portfolios, and operations managed as a group to achieve strategic objectivess
ScopeProjects have defined objectives. Scope is progressively elaborated throughout the project life cycle.Programs have a scope that encompasses the scopes of its program components. Programs produce benefits to an organization by ensuring that the outputs and outcomes of program components are delivered in a coordinated and complementary manner.Portfolios have an organizational scope that changes with the strategic objectives of the organization.
ChangeProject managers expect change and implement processes to keep change managed and controlled.Programs are managed in a manner that accepts and adapts to change as necessary to optimize the delivery ofbenefits as the program’s components deliver outcomes and/or outputs.Portfolio managers continuously monitor changes in the broader internal and external environments.
PlanningProject managers progressively elaborate high-level information into detailed plans throughout the project life cycle.Programs are managed using high-level plans that track the interdependencies and progress of program components. Program plans are also used to guide planning at the component level.Portfolio managers create andmaintain necessary processes andc ommunication relative to the aggregate portfolio.
ManagementProject managers manage the project team to meet the project objectives.Programs are managed by program managers who ensure that program benefits are delivered as expected, by coordinating the activities of a program’s components.Portfolio managers may manage or coordinate portfolio management staff, or program and project staff that may have reporting responsibilities into the aggregate portfolio.
MonitoringProject managers monitor and control the work of producing the products,services, or results that the project was undertaken to produce.Program managers monitor the progress of program components to ensure the overall goals, schedules, budget, and benefits of the program will be met.Portfolio managers monitor strategic changes and aggregate resource allocation, performance results, and risk of the portfolio.
SuccessSuccess is measured by product and project quality, timeliness, budget compliance, and degree of customer satisfaction.A program’s success is measured by the program’s ability to deliver its intended benefits to an organization, and by the program’s efficiency and effectiveness in delivering those benefits.Success is measured in terms of the aggregate investment performance and benefit realization of the portfolio.
Trích từ The Standard for Program Management

Mối quan hệ giữa chương trình, quản lý vận hành và chiến lược tổ chức

Chương trình, quản lý vận hành và chiến lược của tổ chức

Các tổ chức sử dụng quản lý chương trình để theo đuổi các sáng kiến ​​phức tạp hỗ trợ chiến lược tổ chức. Trên thực tế, khi theo đuổi các sáng kiến ​​như vậy, các nhà quản lý chương trình cũng nhận thấy rằng các chương trình của họ ảnh hưởng đến các ngành kinh doanh có trách nhiệm vận hành tổ chức. 

Hơn nữa, các nhà quản lý chương trình thường nhận thấy rằng các lợi ích do các chương trình mang lại có thể ảnh hưởng đến cách tiếp cận hoặc phạm vi hoạt động của tổ chức và các sản phẩm của chương trình được chuyển giao cho các đơn vị tổ chức để đảm bảo rằng việc cung cấp lợi ích của họ được duy trì. Vì những lý do này, điều quan trọng là các nhà quản lý chương trình phải thiết lập các mối quan hệ hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau với những người chịu trách nhiệm quản lý vận hành trong một tổ chức. Cùng với đó, các nhà quản lý chương trình và vận hành có trách nhiệm đảm bảo việc thực hiện cân bằng và thành công các mục tiêu chiến lược của tổ chức. 

Làm thế nào để căn chỉnh chương trình phù hợp với chiến lược của tổ chức?

Nhiều tổ chức thành lập Văn phòng Quản lý Chương trình (PMO) chính thức đóng vai trò là cơ quan tập trung để quản lý các dự án chiến lược. Văn phòng này không chỉ giao cho các nhà quản lý chương trình giám sát mà còn là các mẫu quy trình, các phương pháp hữu hiệu nhất và các quy trình vận hành tiêu chuẩn. Quá trình này mang lại một mức chất lượng tương tự cho mọi dự án trong tổ chức thay vì để cho các nhà quản lý dự án cá nhân tự chọn và lựa chọn, dẫn đến sự không nhất quán về chất lượng và hiệu quả.

Người quản lý dự án cá nhân có thể làm việc với quản lý chương trình theo một số cách. Trong một số trường hợp, người quản lý dự án làm việc cho người quản lý chương trình và được giao cho các sáng kiến ​​khác nhau dựa trên lĩnh vực chuyên môn và kinh nghiệm của họ. Trong các trường hợp khác, các nhà quản lý dự án được nhúng trong các khu vực chức năng khác nhau của công ty hoặc ngành nghề kinh doanh. Trong trường hợp này, có thể sử dụng dotted-line report cho các nhà quản lý chương trình, hoặc họ có thể sử dụng ít giám sát chính thức hơn và trao đổi thông tin để điều phối các hoạt động.

Bất kể cơ cấu tổ chức như thế nào, các nhà quản lý dự án sẽ cung cấp thông tin cập nhật tình trạng thường xuyên cho ban quản lý chương trình và phải chú ý đến lời khuyên của họ đồng thời tôn trọng các ưu tiên của chương trình tổng thể. Người quản lý chương trình sau đó có thể tổng hợp các dự án khác nhau dưới sự xem xét của họ và đánh giá chương trình toàn diện đang tiến triển như thế nào và đưa ra một vĩ mô.

Tổng kết

Quản lý chương trình ưu tiên tư duy chiến lược hơn là phản ứng chiến thuật thuần túy, đây không phải lúc nào cũng là bước chuyển đổi dễ dàng đối với các nhà quản lý dự án. 

Các nhà quản lý chương trình cung cấp giá trị lâu dài cho tầm nhìn và hướng đi của công ty, giúp những người khác quan tâm hơn đến các kế hoạch ngắn hạn, nước rút và thời hạn trong khi vẫn lưu tâm đến định hướng của toàn công ty. 

Các chương trình đóng vai trò như chất keo kết nối cho phép các sáng kiến ​​và chuyển đổi phức tạp thành công, đặc biệt là trong thời gian dài và yêu cầu sự giám sát có thẩm quyền từ các nhà quản lý của nó.

Qua bài viết này, bạn đã biết bạn có phải là một nhà quản lý chương trình hay hướng tới một nhà quản lý chương trình. Vậy thì PgMP (Program Management Professional) hẳn là một chứng chỉ mà bạn nên biết tới.

Xem thêm: Tổng quan về chứng chỉ PgMP

Có thể bạn sẽ thích