Cập nhật lần cuối vào 26/09/2023 bởi Phạm Mạnh Cường
Với những trách nhiệm phức tạp liên quan đến việc quản lý dự án, nhiệm vụ của người quản lý dự án trở nên ngày càng khó khăn. Để hoàn thành dự án một cách hiệu quả, công cụ hỗ trợ và phần mềm đã phát triển và trở thành người bạn đồng hành quan trọng.
Vì vậy, việc chọn phương pháp phù hợp với phong cách quản lý là điều cần xem xét cho mỗi người quản lý dự án. Bài viết này mang đến cái nhìn tổng quan về Precedence diagram method, bao gồm cách tạo sơ đồ và các loại phương pháp khác nhau trong lĩnh vực quản lý dự án.
- Precedence diagram method (PDM) là gì?
- Tại sao nên sử dụng Precedence Diagram Method (PDM)
- Mục đích của Precedence Diagram Method (PDM)
- 4 cách phát triển Precedence Diagram Methods (PDM)
- Các bước để phát triển sơ đồ Precedence Diagram Methods
- Các thành phần cấu tạo của Precedence Diagram Method
- Ví dụ về Precedence Diagramming Method
- Mức độ phụ thuộc trong Precedence Diagram Method (PDM)
- Kết luận
Precedence diagram method (PDM) là gì?
Precedence diagram method (Sơ đồ mạng PDM) là một kỹ thuật biểu diễn trực quan mô tả các hoạt động liên quan đến một dự án. Đó là một phương pháp xây dựng sơ đồ mạng lịch trình dự án sử dụng các hộp/nút để thể hiện các hoạt động và kết nối chúng bằng các mũi tên thể hiện sự phụ thuộc.

Tại sao nên sử dụng Precedence Diagram Method (PDM)
Precedence Diagram Method (PDM) là một công cụ tuyệt vời để phát triển chính xác hơn lịch trình dự án, giữ cho công việc đi đúng hướng và đáp ứng thời hạn, bằng cách thể hiện trực quan toàn bộ dự án, giúp người quản lý dự án lập kế hoạch, lên lịch và theo dõi các nhiệm vụ dễ dàng hơn.
Tất nhiên, lợi ích quan trọng nhất khi sử dụng phương pháp này là nó cho thấy sự phụ thuộc của các nhiệm vụ trong lịch trình. Điều này giúp ngăn ngừa tắc nghẽn sau này trong dự án và nếu có thay đổi trong lịch trình, sơ đồ mạng PDM sẽ giúp hiển thị những thay đổi đó.
Vì sơ đồ mạng PDM minh họa các hoạt động và sự phụ thuộc trong một dự án nên nó có thể giúp hiển thị các quy trình và hoạt động quan trọng trong lịch trình. Điều này giúp xác định đường dẫn quan trọng (critical path), điều cần thiết cho việc lập kế hoạch và lập lịch trình dự án.
Xem thêm: Critical Path – Phương pháp đường găng trong quản lý dự án (2023)
Mục đích của Precedence Diagram Method (PDM)
Mục đích của Phương pháp sơ đồ PDM là tạo ra một sơ đồ mạng lập lịch chính xác hơn. Các kỹ thuật The Program Evaluation and Review Technique (PERT) và Phương pháp Đường dẫn Quan trọng Critical Path Method (CPM) về cơ bản bị giới hạn ở các mối quan hệ “kết thúc-bắt đầu” (tức là hoạt động B không thể bắt đầu cho đến khi hoạt động A được hoàn thành). PDM được phát triển dựa trên các kỹ thuật PERT/CPM và chức năng của nó là cho phép mô tả chính xác hơn mối quan hệ giữa các hoạt động khác nhau.
4 cách phát triển Precedence Diagram Methods (PDM)
PDM có bốn cách phát triển sơ đồ. Những phương pháp này là:

Finish to Start (FS)
Đây là loại mối quan hệ tiên quyết phổ biến và cơ bản nhất trong PDM. Trong FS, nhiệm vụ kế tiếp không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ tiền đề kết thúc. Điều này biểu thị một chuỗi logic trong đó một nhiệm vụ phải kết thúc trước khi nhiệm vụ tiếp theo có thể bắt đầu.
Start to Start (SS)
Trong mối quan hệ SS, nhiệm vụ kế tiếp có thể bắt đầu ngay khi nhiệm vụ tiền đề bắt đầu. Mối quan hệ này thường được sử dụng khi hai nhiệm vụ cần chồng chéo trong thực hiện.
Finish to Finish (FF)
Trong mối quan hệ FF, nhiệm vụ kế tiếp không thể kết thúc cho đến khi nhiệm vụ tiền đề kết thúc. Nó được sử dụng khi hai nhiệm vụ phải kết thúc đồng thời hoặc khi nhiệm vụ kế tiếp phải đợi nhiệm vụ tiền đề kết thúc trước khi nó có thể hoàn thành.
Start to Finish (SF)
Mối quan hệ SF ít phổ biến hơn và thường được sử dụng trong các tình huống nơi mà nhiệm vụ kế tiếp phải bắt đầu để nhiệm vụ tiền đề có thể kết thúc. Đây là một mối quan hệ ít trực quan hơn so với các mối quan hệ khác và được sử dụng trong các trường hợp cụ thể khi sự phụ thuộc loại này là cần thiết.
Các bước để phát triển sơ đồ Precedence Diagram Methods
Bước 1: Tách thành Cấu trúc phân chia công việc (WBS) và Cấp độ hoạt động
Bắt đầu bằng cách phân tách dự án thành các phần nhỏ hơn, gọi là Cấu trúc phân chia công việc (WBS). Tiếp theo, xác định các hoạt động cụ thể trong mỗi phần và sắp xếp chúng theo cấp độ.
Xem thêm: Hướng dẫn tạo Work Breakdown Structure (WBS) (2023)
Bước 2: Đề xuất bảng liệt kê
Tạo một bảng liệt kê tất cả các hoạt động bạn đã xác định ở Bước 1. Ghi lại thứ tự dự kiến mà các hoạt động sẽ được thực hiện.
Bước 3: Thêm Mối quan hệ và Phụ thuộc
Dựa vào bảng bạn đã tạo, thêm mối quan hệ giữa các hoạt động. Xác định xem hoạt động nào phải hoàn thành trước khi hoạt động khác có thể bắt đầu. Điều này sẽ giúp bạn tạo ra một sơ đồ ưu tiên chính xác.
Bước 4: Tạo Sơ đồ PDM
Dựa trên thông tin từ bảng, bạn có thể bắt đầu tạo sơ đồ PDM. Sử dụng hình dạng và biểu tượng thích hợp để biểu diễn mỗi hoạt động và sử dụng các mũi tên để thể hiện mối quan hệ giữa chúng. Sơ đồ này sẽ giúp bạn thấy rõ hơn cách các hoạt động tương tác và ảnh hưởng đến nhau.
Các thành phần cấu tạo của Precedence Diagram Method
Một sơ đồ mạng PDM (Precedence Diagram Method) bao gồm các thành phần cơ bản để biểu diễn mối quan hệ giữa các hoạt động trong dự án. Dưới đây là các thành phần cấu tạo chính của một sơ đồ mạng PDM:
- Hộp hoạt động (Node): Đây là biểu tượng chứa tên hoạt động và thời gian thực hiện của nó. Mỗi hoạt động được biểu diễn bởi một hộp riêng biệt.
- Mũi tên (Arrow): Mũi tên được sử dụng để biểu thị mối quan hệ giữa các hoạt động. Mũi tên xuất phát từ hoạt động tiền đề và kết thúc tại hoạt động kế cận. Chiều của mũi tên thể hiện thứ tự thực hiện hoạt động.
- Thời gian thực hiện (Duration): Được hiển thị trên hộp hoạt động, thể hiện thời gian cần để hoàn thành hoạt động đó.
- Loại mối quan hệ (Dependency Type): Mỗi mũi tên đi kèm với một loại mối quan hệ, như mối quan hệ bắt buộc (Mandatory), mối quan hệ tùy ý (Discretionary), mối quan hệ từ bên ngoài (External), hoặc mối quan hệ trong nội bộ (Internali. Loại mối quan hệ này xác định cách các hoạt động tương tác với nhau.
- Ký hiệu mối quan hệ (Dependency Notation): Ký hiệu được sử dụng để chỉ rõ loại mối quan hệ giữa các hoạt động, chẳng hạn như mũi tên kép (FS, Finish-to-Start), mũi tên đơn (SS, Start-to-Start), và các biểu tượng tương tự.
- Đường đi quan trọng (Critical Path): Đây là chuỗi các hoạt động có tổng thời gian trễ là 0. Đường đi quan trọng thể hiện thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án.
- Khoảng trễ (Float): Là thời gian mà một hoạt động có thể trễ mà không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án.
- Thời gian bắt đầu sớm (Early Start – ES) và thời gian kết thúc sớm (Early Finish – EF): Là thời điểm mà một hoạt động có thể bắt đầu và kết thúc dự kiến nếu không có trễ.
- Thời gian bắt đầu muộn (Late Start – LS) và thời gian kết thúc muộn (Late Finish – LF): Là thời điểm mà một hoạt động phải bắt đầu và kết thúc để không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án.
Các thành phần này cùng nhau tạo nên sơ đồ mạng PDM, giúp người quản lý dự án hiểu rõ hơn về thứ tự và mối quan hệ giữa các hoạt động trong dự án.
Ví dụ về Precedence Diagramming Method
Dưới đây là một ví dụ về PDM giúp phân tích cơ bản và giúp bạn hiểu rõ quy trình tổng thể.

Trong ví dụ trên, chúng ta có các hoạt động A, B, C, D, F, G, H và I. Thời gian thực hiện mỗi hoạt động được ghi ở trên hộp tương ứng. Hoạt động B là hoạt động tiền đề, cần được hoàn thành trước hoạt động phụ thuộc F trong mạng lưới này. Ngược lại, hoạt động F là hoạt động kế cận, không thể khởi đầu trước khi hoàn thành hoạt động B. Mối quan hệ F-S giữa hoạt động B và F thể hiện mối liên hệ này.
Bước 1: Tính Toán Tiến Tới PDM
Bước này xác định các ngày tối thiểu mà mỗi hoạt động có thể thực hiện và từ đó tính thời gian tối thiểu của dự án.

Bước 2: Tính Toán Lùi PDM
Bước này xác định các ngày muộn nhất mà mỗi hoạt động có thể hoàn thành mà không làm sẽ tăng thời gian tối thiểu của dự án.

Bước 3: Tính Toán Khoảng Trễ cho Mỗi Hoạt Động
Khoảng trễ của mỗi hoạt động là khoảng thời gian có thể trễ mà hoạt động đó mà không ảnh hưởng đến ngày hoàn thành dự án. Khoảng trễ tổng cộng là 0 trên đường găng.

Khoảng trễ: LS – ES = 17 – 7 = 10
Tổng khoảng trễ: LF – EF = 27 – 17 = 10
Bước 4: Xác định Đường Găng trong PDM
Khi phân tích biểu đồ mạng, chúng ta xác định các đường đi khác nhau và thời gian thực hiện của mỗi đường đi đó.

Precedence Diagram Method (PDM) quyết giúp mô phỏng các dự án lớn một cách đơn giản và linh hoạt hơn. Việc hiểu rõ quy trình PDM sẽ giúp bạn quản lý thời gian và tài nguyên một cách hiệu quả, từ đó đảm bảo sự thành công của dự án.
Mức độ phụ thuộc trong Precedence Diagram Method (PDM)
Mandatory Dependency (Phụ thuộc bắt buộc): Được gọi là “logic cứng,” loại phụ thuộc này đóng vai trò không thể thiếu trong việc xác định quan hệ giữa các công việc. Chẳng hạn, khi Hoạt động A phải hoàn thành trước khi Hoạt động B có thể bắt đầu. Điều này đặt ra một quy tắc rõ ràng mà các hoạt động phải tuân theo mà không có sự linh hoạt.
Discretionary Dependency (Phụ thuộc tùy ý): Được biết đến như “logic ưu tiên” hoặc “logic mềm mại.” Loại phụ thuộc này thường phản ánh sự linh hoạt trong việc quyết định thứ tự của các hoạt động. Ví dụ, quan hệ này có thể được điều chỉnh bởi nhóm dự án dựa trên các tình huống cụ thể, cho phép dự án thích ứng với biến đổi và yêu cầu mới.
External Dependency (Phụ thuộc từ bên ngoài): Loại phụ thuộc này đến từ các yếu tố nằm ngoài phạm vi quản lý của dự án. Điển hình là các luật và quy định hoặc chờ đợi nguồn tài trợ từ bên thứ ba. Những yếu tố này có thể tác động mạnh đến lịch trình dự án và yêu cầu sự ứng phó thông minh để đảm bảo tiến trình suôn sẻ.
Internal Dependency (Phụ thuộc trong nội bộ): Loại phụ thuộc này liên quan trực tiếp đến các mối quan hệ tiên quyết giữa các hoạt động trong dự án. Ví dụ, một hoạt động không thể bắt đầu cho đến khi một hoạt động nội bộ trước đó đã hoàn thành. Điều này đảm bảo rằng quá trình thực hiện được thực hiện theo đúng trình tự logic và hiệu quả.
Việc hiểu rõ các loại phụ thuộc trong Phương pháp Sơ đồ Tiên quyết (PDM) sẽ giúp quản lý dự án tối ưu hóa việc xác định, quản lý thời gian và tài nguyên, đồng thời đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và thành công.
Kết luận
Vì vậy, Sơ đồ mạng PDM là công cụ quan trọng trong quản lý dự án, giúp xây dựng biểu đồ lịch trình chính xác. Bằng cách hiển thị mối quan hệ giữa các hoạt động, PDM giúp tối ưu hóa thời gian và tài nguyên, dẫn đến thành công của dự án. Với khả năng linh hoạt và khảo sát đường đi quan trọng, PDM là người bạn đồng hành đáng tin cậy của người quản lý dự án.