PMA – Professional Management Academy

Project Charter và những điều cần biết (2022)

Project Charter
Click to rate this post!
[Total: 0 Average: 0]

Cập nhật lần cuối vào 30/05/2022 bởi Phạm Mạnh Cường

Project Charter là gì? 

Project Charter là văn bản chính thức khởi động dự án, nó giới thiệu về các mục tiêu dự án, phạm vi dự án, và trách nhiệm của dự án để được sự chấp thuận của các bên liên quan (Stakeholders) quan trọng trong dự án.

Quan trọng nhất là Project Charter cung cấp cho giám đốc dự án quyền hạn để lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát dự án.

Bằng cách tạo Project Charter trước khi tạo các tài liệu chuyên sâu hơn trong dự án, bạn có thể có được sự chấp thuận hoặc điều chỉnh cần thiết theo thay đổi của dự án.

Project Charter do ai xây dựng?

Project Charter có thể được phát triển bởi nhà tài trợ (Project Sponsor) hoặc giám đốc dự án (Project Manager) phối hợp với đơn vị khởi xướng. Sự hợp tác này cho phép giám đốc dự án hiểu rõ hơn về mục đích, mục tiêu và lợi ích dự kiến của dự án. Sự hiểu biết này sẽ cho phép phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn cho các hoạt động của dự án. 

Để soạn thảo ra tài liệu Project Charter này, giám đốc dự án (Project Manager) và  Nhà tài trợ ( Có thể là Quản lý cấp cao, Người khởi xướng) sẽ phải ngồi lại họp để cho ra một file tài liệu cuối cùng để đưa để có thể khởi động dự án. Giám đốc dự án nên là người soạn thảo Project Charter.

Nếu khả thi, một giám đốc dự án nên được xác định và phân công sớm, tốt nhất là trong khi Project Charter đang được phát triển và luôn luôn trước khi bắt đầu lập kế hoạch. 

Nếu chưa xác định được giám đốc dự án ở thời điểm khởi tạo dự án thì người khởi xướng dự án và/hoặc nhà tài trợ sẽ soạn thảo Project Charter. Sau khi Project Charter được phê duyệt thì sẽ trao quyền cho giám đốc dự án (được chỉ định từ trong nội bộ công ty, hoặc thuê tuyển mới từ bên ngoài) để triển khai dự án.

Nội dung chính trong Project Charter là gì?

  • Lý do dự án bắt đầu
  • Mục tiêu và ràng buộc của dự án
  • Các bên liên quan chính
  • Rủi ro được xác định
  • Lợi ích của dự án
  • Tổng quan chung về ngân sách

Projec Charter khác gì với Project Plan? 

  • Project Charter chỉ nên bao gồm các yếu tố: thông tin tổng quan về dự án, và thông tin thẩm quyền của người quản lý dự án. Khi Project Charter đã được phê duyệt, Project Plan (kế hoạch dự án) nên được xây dựng tiếp theo. 
  • Project Plan (kế hoạch dự án) được xây dựng dựa trên Project Charter để cung cấp bản thiết kế chuyên sâu hơn về các yếu tố chính của dự án của bạn.
  • Các yếu tố chính trong một kế hoạch dự án:
    • Các bên liên quan và các vai trò
    • Phạm vi và ngân sách dự án
    • Các cột mốc thời gian và sản phẩm
    • Lịch trình của dự án
    • Các tiêu chuẩn đo lường thành công
    • Kế hoạch giao tiếp

Tại sao Project Charter quan trọng?

Project charter có những lợi ích khác đóng góp vào thành công của dự án:

Giúp mục đích của dự án trở nên rõ ràng

Project Charter đưa ra các trường hợp kinh doanh cho dự án một cách rõ ràng, giúp mọi người hiểu được mức độ đóng góp của dự án vào bức tranh mục tiêu tổng thể của công ty. Project Charter đảm bảo rằng dự án sẽ không chỉ đơn giản là hoàn thành một mục tiêu nào đó mà sẽ thực sự tác động đến các mục tiêu tổng thể của công ty.

Giúp xác định các bên liên quan

Project Charter giúp xác định sớm các bên liên quan chính của dự án, từ đó có thể bắt đầu thực hiện phân tích các bên liên quan và thu hút các bên liên quan chính song song với việc tạo kế hoạch dự án của mình.

Trao quyền hạn cho người quản lý dự án

Project Charter trao cho nhà quản lý dự án của bạn quyền đối với dự án. 

Điều này có nghĩa là nhà quản lý dự án có quyền lập kế hoạch và kiểm soát dự án, đồng thời thiết lập vai trò của họ đối với phần còn lại của nhóm dự án và các bên liên quan.

Project Charter là “kim chỉ nam” cho dự án

Project Charter giúp dự án được thực hiện đúng hướng với các nhiệm vụ và mốc thời gian quan trọng.

Nếu dự án không đi đúng hướng, Project Charter giúp đánh giá liệu dự án có đang được tiến hành phù hợp với mục tiêu ban đầu hay không.

Làm thế nào để xây dựng Project Charter?

Project Manager cần tìm hiểu và thống nhất với các bên liên quan về các câu hỏi quan trọng sau: 

3 câu hỏi để xây dựng Project Charter
  • WHY- Tại sao
    • Phác thảo lý do tại sao dự án này lại quan trọng và mục tiêu chính khi kết thúc dự án. 
    • Đảm bảo mục đích dự án được giải thích rõ ràng: lý do tại sao phải làm việc trong dự án này và dự án này sẽ đóng góp như thế nào vào các mục tiêu chiến lược bức tranh lớn của công ty.
  • WHAT- Cái gì
    • Xác định phạm vi dự án: thiết lập các ranh giới và quan trọng hơn là vạch ra những việc sẽ không được làm trong tiến trình dự án.
    • Phần quan trọng nhất của việc xác định phạm vi dự án là vạch ra ngân sách dự án lý tưởng. 
    • Project Charter sẽ được xem xét và thông qua bởi các bên liên quan. Vì vậy, ngân sách dự án và các phương án sử dụng cần được trình bày cụ thể, chi tiết.
  • WHO- Ai
    • Xác định những người làm việc trong dự án
      • Những bên liên quan quan trọng trong dự án
      • Người quản lý dự án
      • Nhà tài trợ dự án
      • Nhóm thực hiện dự án 

Các công cụ và kỹ thuật để hỗ trợ xây dựng Project Charter là gì?

Mô hình S.M.A.R.T

Mô hình S.M.A.R.T được dùng để đo lường thành công của dự án với việc cân nhắc đến việc đạt được các mục tiêu của dự án. Các mục tiêu của dự án phải được lập thành văn bản và được thống nhất bởi các bên liên quan chính và người quản lý dự án.

Áp dụng Mô hình SMART trong quản lý dự án, hãy đảm bảo các mục tiêu trong dự án:

Mô hình SMART

Đánh giá chuyên gia

Là những người được đào tạo, có kiến thức chuyên môn hoặc kỹ năng trong các lĩnh vực bạn đang đánh giá và có sẵn từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm:

  • Chuyên gia tư vấn
  • Chuyên gia chủ đề
  • Hiệp hội nghề nghiệp và kỹ thuật
  • Nhóm ngành
  • PMO

Quản lý cuộc họp

Các cuộc họp được tổ chức với các bên liên quan để:

  • Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan và chỉ đạo việc đạt được các mục tiêu của dự án.
  • Đảm bảo hiểu biết chung về các công việc quan trọng, các cột mốc quan trọng cũng như vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan.
  • Thu thập dữ liệu
    • Buổi phỏng vấn
    • Brainstorming
  • Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng làm việc nhóm
    • Giải quyết xung đột
    • Tạo điều kiện
    • Quản lý cuộc họp
  • Brainstorming
    • Đi theo số lượng, không phải chất lượng
    • Không chỉ trích

Các mẹo để xây dựng Project Charter là gì?

Dựa vào insight của đội thực hiện dự án

Những mục tiêu, sự kiện quan trọng và các lĩnh vực tiềm ẩn vấn đề có thể được thu thập, tìm hiểu từ một số thành viên trong nhóm. Những kiến thức này giúp xây dựng Project Charter chính xác hơn.

Hãy viết ngắn gọn và dễ hiểu

Project Charter là tổng quan cấp cao về dự án chứ không phải bản phân tích bao gồm mọi chi tiết. Project Charter nên được trình bày có tổ chức và dễ hiểu bằng cách sử dụng biểu đồ và dấu dòng.

Sử dụng mẫu (template)

Tạo một template đơn giản có thể sao chép và sử dụng cho tất cả các Project Charter. 

Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức mà còn đảm bảo không bỏ sót chi tiết nào trong Project Charter.

Mẫu (Template) Project Charter tiêu chuẩn 

Một bản mẫu (template) Project Charter sẽ có những thành phần cơ bản như sau:

  • Tên dự án
    • Đặt tên cho dự án của bạn. Đảm bảo điều này đủ mô tả để hầu hết mọi người sẽ hiểu bạn đang làm gì.
  • Quản lý dự án
    • Đầu mối liên hệ cho dự án này là ai?
  • Ngày sửa đổi cuối cùng
    • Project Charter của bạn là một tài liệu được cập nhật thường xuyên. Bao gồm ngày sửa đổi cuối cùng có thể hữu ích cho các thành viên trong nhóm, những người thường xuyên kiểm tra lại bản công bố.
  • Mục đích dự án
    • Tại sao bạn làm việc trong dự án này?
  • Mục tiêu dự án
    • Bạn dự định đạt được điều gì vào cuối dự án?
  • Phạm vi dự án
    • Ranh giới của các sản phẩm dự án của bạn là gì?
    • Những sáng kiến ​​nào không có trong dự án?
  • Nhóm dự án và nguồn lực
    • Ai đang làm việc trong dự án này? Những nguồn lực nào (ví dụ: con người, công cụ và ngân sách) có sẵn cho công việc này.
  • Các bên liên quan và người phê duyệt
    • Các bên liên quan của dự án là ai? Ai cần phê duyệt Project Charter hoặc bất kỳ sản phẩm nào của dự án?
Ví dụ về xây dựng Project Charter

KẾT LUẬN

Qua bài viết, PMA Việt Nam đã cung cấp kiến thức cơ bản về tầm quan trọng và cách tạo Project Charter trong quản lý dự án.

Những kiến thức về Project Charter trên được trích từ khóa luyện thi chứng chỉ PMP của PMA.