PMA – Professional Management Academy

Tìm hiểu Kanban từ những điều cơ bản nhất

Kanban thumbnail
Click to rate this post!
[Total: 0 Average: 0]

Cập nhật lần cuối vào 24/06/2022 bởi Phạm Mạnh Cường

Kanban là một phương pháp quản lý quy trình làm việc Tinh gọn phổ biến để xác định, quản lý và cải tiến các dịch vụ cung cấp công việc kiến ​​thức. Nó giúp bạn hình dung công việc, tối đa hóa hiệu quả và cải tiến liên tục. Kanban cho phép bạn tối ưu hóa việc phân phối công việc trên nhiều nhóm và xử lý ngay cả những dự án phức tạp nhất trong một môi trường duy nhất.

Định nghĩa Kanban

Trong tiếng Nhật “kanban”, có nghĩa là “bảng trực quan”, đã được sử dụng với nghĩa là một định nghĩa quy trình từ những năm 1950. 

Sự ra đời của hệ thống Kanban

Ban đầu, nó hình thành như một hệ thống lập kế hoạch cho sản xuất tinh gọn, bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) . Vào cuối những năm 1940, Toyota đã giới thiệu chế tạo “Just-in-Time” vào sản xuất của mình. Cách tiếp cận đại diện cho một “hệ thống kéo” (pull system). Điều này có nghĩa là sản xuất dựa trên nhu cầu của khách hàng chứ không phải là thông lệ đẩy tiêu chuẩn để sản xuất hàng hóa và đưa chúng ra thị trường.

Hệ thống sản xuất độc đáo của họ đã đặt nền móng cho sản xuất Tinh gọn (Lean Manufacturing). Mục đích cốt lõi của nó là giảm thiểu các hoạt động lãng phí mà không làm giảm năng suất. Mục tiêu chính là tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà không phát sinh thêm chi phí.

Hệ thống Kanban gốc
Hệ thống Kanban gốc. Nguồn: TOYOTA Global Website

Phương pháp Kanban

Phương pháp Kanban xuất hiện vào đầu năm 2007. Nó là kết quả của nhiều năm thử nghiệm, kinh nghiệm và nỗ lực chung của những nhân vật hàng đầu trong cộng đồng Lean và Agile như David Aderson, Dan Vacanti, Darren Davis , Corey Ladas, Dominica DeGrandis, Rick Garber và những người khác.

Bạn có thể bắt đầu xây dựng hệ thống Kanban của mình bằng cách thiết lập bảng Kanban đơn giản nhất với ba cột cơ bản – “To do”, “Doing” và “Done”. Khi được xây dựng, quản lý và hoạt động chính xác, nó đóng vai trò như một kho lưu trữ thông tin thời gian thực, làm nổi bật các nút thắt cổ chai trong hệ thống và bất kỳ điều gì khác có thể làm gián đoạn các hoạt động trơn tru.

Nguyên tắc Kanban

Nguyên tắc quản lý

Kết hợp với các quy trình đã được thiết lập theo cách không gián đoạn, theo đuổi những thay đổi mang tính tiến hóa và cải tiến liên tục.

Nguyên tắc 1: Bắt đầu với những gì bạn làm ngay bây giờ

Kanban cung cấp sự linh hoạt để sử dụng phương pháp này trên các quy trình công việc, hệ thống và quy trình hiện có mà không làm gián đoạn những gì đã có.

Phương pháp thừa nhận rằng các quy trình, vai trò, trách nhiệm và chức danh hiện có có giá trị và nhìn chung, đáng được bảo tồn. Đương nhiên, nó sẽ làm nổi bật các vấn đề cần được giải quyết và giúp đánh giá và lập kế hoạch thay đổi để việc thực hiện chúng không gây gián đoạn nhất có thể.

Nguyên tắc 2: Đồng ý theo đuổi thay đổi gia tăng, tiến hóa

Phương pháp Kanban được thiết kế để đáp ứng sức đề kháng tối thiểu. Nó khuyến khích các thay đổi nhỏ liên tục gia tăng và tiến hóa đối với quy trình hiện tại bằng cách triển khai các hình thức cộng tác và phản hồi. Nói chung, những thay đổi sâu rộng không được khuyến khích vì chúng thường gặp phải sự kháng cự do sợ hãi hoặc không chắc chắn.

Nguyên tắc 3: Khuyến khích hành vi lãnh đạo ở mọi cấp độ

Lãnh đạo ở tất cả các cấp xuất phát từ những hiểu biết hàng ngày của mọi người và hành động để cải thiện cách làm việc của họ. Không quan trọng như bạn có thể nghĩ, mỗi quan sát được chia sẻ sẽ thúc đẩy một tư duy cải tiến liên tục (Kaizen) để đạt được hiệu suất tối ưu ở cấp độ nhóm / phòng ban / công ty. Đây không thể là một hoạt động cấp quản lý.

Nguyên tắc cung cấp dịch vụ

Kanban hướng tới việc phát triển cách tiếp cận theo định hướng dịch vụ. Nó đòi hỏi bạn phải hiểu sâu sắc nhu cầu của khách hàng, tạo ra một mạng lưới dịch vụ nơi mọi người tự tổ chức xung quanh công việc và đảm bảo rằng hệ thống của bạn liên tục phát triển.

Nguyên tắc 1: Tập trung vào nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng

Mang lại giá trị cho khách hàng phải là trọng tâm của mỗi tổ chức. Việc hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của khách hàng mang lại sự chú ý đến chất lượng của các dịch vụ được cung cấp và giá trị mà nó tạo ra.

Nguyên tắc 2: Quản lý công việc

Quản lý công việc trong mạng lưới dịch vụ của bạn đảm bảo rằng bạn trao quyền cho mọi người khả năng tự tổ chức xung quanh công việc. Điều này cho phép bạn tập trung vào các kết quả mong muốn mà không bị “nhiễu” do quản lý vi mô những người cung cấp dịch vụ tạo ra.

Nguyên tắc 3: Thường xuyên rà soát Mạng lưới Dịch vụ

Sau khi được phát triển, cách tiếp cận theo định hướng dịch vụ yêu cầu đánh giá liên tục để thúc đẩy văn hóa dịch vụ khách hàng. Thông qua việc sử dụng các đánh giá thường xuyên về mạng lưới dịch vụ và đánh giá các chính sách công việc được áp dụng, Kanban khuyến khích việc cải thiện các kết quả được giao.

Thực hành Kanban

Trực quan hóa quy trình làm việc

Để trực quan hóa quy trình của bạn với hệ thống Kanban, bạn sẽ cần một bảng với các thẻ và cột. Mỗi cột trên bảng đại diện cho một bước trong quy trình làm việc của bạn. Mỗi thẻ Kanban đại diện cho một hạng mục công việc. 

Bản thân bảng Kanban đại diện cho trạng thái thực tế của quy trình làm việc của bạn với tất cả các rủi ro và thông số kỹ thuật của nó.

Điều đầu tiên và quan trọng nhất đối với bạn là hiểu được những gì cần thiết để chuyển một mặt hàng từ yêu cầu thành sản phẩm có thể giao hàng. Nhận thức được cách thức công việc diễn ra trong hệ thống của bạn sẽ đưa bạn đến con đường cải tiến liên tục bằng cách thực hiện những thay đổi cần thiết và được quan sát kỹ lưỡng. 

Khi bạn bắt đầu làm việc với mục X, bạn kéo mục đó từ cột “To do” và khi hoàn thành, bạn chuyển mục đó sang “Done”. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và phát hiện các điểm nghẽn. 

Đương nhiên, bảng Kanban của bạn có thể có cách nhìn khác vì nó phụ thuộc vào nhu cầu và quy trình cụ thể của bạn.

Ví dụ về bảng Kanban trong phần mềm Airtable
Ví dụ về bảng Kanban trong phần mềm Airtable

Giới hạn công việc đang tiến hành (Work-In-Progress Limit)

Một trong những chức năng chính của Kanban là đảm bảo số lượng công việc có thể quản lý và xử lý tại cùng một thời điểm.

Nếu không có giới hạn công việc đang thực hiện, bạn sẽ không triển khai được Kanban. Việc chuyển trọng tâm của nhóm giữa chừng thường sẽ gây hại cho quá trình và quá đa nhiệm là một con đường chắc chắn để tạo ra sự lãng phí và kém hiệu quả.

Giới hạn WIP có nghĩa là số lượng công việc có thể làm cùng một thời điểm để đạt năng suất tối đa. Việc đặt các mục tối đa cho mỗi giai đoạn đảm bảo rằng thẻ chỉ được “kéo” sang bước tiếp theo khi có dung lượng khả dụng. Những ràng buộc như vậy sẽ nhanh chóng làm sáng tỏ các khu vực có vấn đề trong quy trình của bạn để bạn có thể xác định và giải quyết chúng.

Quản lý luồng

Quản lý luồng là quản lý công việc chứ không phải quản lý con người. Theo luồng công việc, sự di chuyển của các hạng mục công việc trong quá trình sản xuất với một tốc độ bền vững có thể dự đoán được.

Một trong những mục tiêu chính khi triển khai hệ thống Kanban là tạo ra một luồng lành mạnh, thông suốt. Thay vì quản lý con người và cố gắng khiến họ bận rộn mọi lúc, bạn nên tập trung vào việc quản lý các quy trình làm việc và hiểu cách hoàn thành công việc đó nhanh hơn thông qua hệ thống. Điều này có nghĩa là hệ thống Kanban của bạn đang tạo ra giá trị nhanh hơn.

Làm rõ các chính sách về quy trình

Bạn không thể cải thiện điều gì đó mà bạn không hiểu. Đây là lý do tại sao quy trình của bạn nên được xác định rõ ràng, viết thành văn bản và công khai cho mọi người. Mọi người sẽ khó liên kết và tham gia vào điều gì đó mà họ không tin là sẽ hữu ích.

Khi mọi người đều quen thuộc với mục tiêu chung, họ sẽ có thể làm việc và đưa ra quyết định có tác động tích cực. Các chính sách làm việc thưa thớt, dễ thấy, xác định rõ và có thể thay đổi (nếu / khi cần) có sức mạnh thúc đẩy khả năng tự tổ chức của mọi người.

Vòng lặp phản hồi

Đối với các nhóm và công ty muốn triển khai Agile tốt hơn, việc thực hiện các vòng phản hồi là một bước bắt buộc. Họ đảm bảo rằng các tổ chức đang phản ứng đầy đủ với những thay đổi tiềm ẩn và cho phép chuyển giao kiến ​​thức giữa các bên liên quan. 

Một ví dụ về phản hồi là Daily Meeting để theo dõi trạng thái và quy trình làm việc. Nó giúp xác định năng lực hiện có và tiềm năng để tăng tốc độ chuyển giao. Nó diễn ra trước bảng Kanban, và mọi thành viên nói với những người khác những gì họ đã làm ngày hôm trước và những gì họ sẽ làm ngày hôm nay.

Cải thiện tính hợp tác (Sử dụng Mô hình & Phương pháp Khoa học)

Cách để đạt được sự cải tiến liên tục và thay đổi bền vững trong một tổ chức là thông qua việc hợp tác thực hiện các thay đổi dựa trên các phương pháp, phản hồi và số liệu đã được khoa học chứng minh.

Nuôi dưỡng một nền văn hóa tổ chức nơi mọi giả thuyết được chứng minh là có kết quả tích cực hoặc tiêu cực là rất quan trọng để phát triển tư duy tập trung vào việc cải tiến thông qua thay đổi tiến hóa.

6 lợi ích hàng đầu của Kanban

Tăng khả năng hiển thị của Luồng 

Ý tưởng cơ bản của Kanban là trực quan mọi thành phần của công việc. Bằng cách này, bảng Kanban biến thành một trung tâm thông tin trung tâm và mọi người đều ở chung một chỗ. 

Tất cả các nhiệm vụ đều hiển thị và chúng không bao giờ bị mất, điều này mang lại sự minh bạch cho toàn bộ quá trình làm việc. Mọi thành viên trong nhóm đều có thể cập nhật nhanh tình trạng của mọi dự án hoặc nhiệm vụ.

Cải thiện tốc độ chuyển giao

Kanban cung cấp nhiều cách để người quản lý dự án giám sát chặt chẽ và đưa ra các phân tích thông tin về việc phân bổ công việc. 

Với một cái nhìn rõ ràng về các hạng mục công việc được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định, các giai đoạn mà nhiệm vụ dành thời gian dài nhất, tắc nghẽn sẽ dễ dàng xác định. 

Các nhóm được phép giải quyết những thách thức này để cải thiện quy trình làm việc và cuối cùng là tỷ lệ phân phối của họ.

Sự phù hợp giữa Mục tiêu kinh doanh và việc thực hiện

Đề cao tính minh bạch, khuyến khích phản hồi và các cuộc họp đánh giá thường xuyên, các phương pháp Kanban cho phép điều chỉnh các mục tiêu chiến lược của công ty với công việc hàng ngày của các nhóm.

Sự liên kết này giữa phương hướng kinh doanh và việc thực hiện giúp nâng cao tính linh hoạt của một tổ chức. Nó cho phép các nhóm thích ứng với việc thay đổi các ưu tiên và tổ chức lại do sự thay đổi của thị trường hoặc yêu cầu của khách hàng.

Cải thiện khả năng dự đoán

Khi bạn tạo một bảng Kanban và bắt đầu tích lũy các hạng mục công việc trên đó, bạn sẽ có thể hiểu sâu về quy trình của mình với các số liệu về quy trình.

Phân tích thời gian nhiệm vụ dành cho quy trình làm việc của bạn (thời gian chu kỳ) sẽ cho phép bạn cải thiện dự đoán về lượng công việc bạn có thể giao trong tương lai. 

Hiểu được tính nhất quán của tốc độ phân phối sẽ giúp dự báo của bạn chính xác hơn và các quyết định của bạn dựa trên dữ liệu lịch sử.

Cải thiện khả năng quản lý quy mô và sự phụ thuộc

Thực hành Kanban để trực quan hóa cũng được áp dụng khi lập sơ đồ và quản lý các phần phụ thuộc. 

Bắt đầu với những gì bạn làm bây giờ có nghĩa là trực quan các sự phụ thuộc hiện tại và quản lý luồng giữa chúng. Quản lý sự phụ thuộc cung cấp cả thông tin chi tiết về trạng thái hiện tại của quy trình làm việc và các ý tưởng để cải tiến. 

Mặt khác, nó cũng tạo ra sự minh bạch hoàn toàn cho việc quản lý chiến lược đối với quy trình làm việc và các liên kết hiện có giữa các nhóm.

Tăng sự hài lòng của khách hàng

Nguồn gốc của phương pháp Kanban – hệ thống kéo mà nó dựa trên ngụ ý rằng công việc được thực hiện khi có nhu cầu. Nói cách khác, Kanban điều hướng bạn giảm thiểu lãng phí bằng cách chỉ làm việc với những nhiệm vụ cần thiết hiện tại. Hơn nữa, bằng cách áp dụng các kỹ thuật trực quan hóa và đưa ra các giới hạn công việc đang tiến hành cho quy trình, bạn sẽ đảm bảo rằng kết quả cuối cùng được điều chỉnh phù hợp với mong đợi của khách hàng.

Scrum với Kanban

Khi nhắc tới Agile, chắc hẳn cụm từ được nhắc tới nhiều nhất phải là Scrum. Vậy Kanban so với Scrum thì sao?

Sự khác biệt quan trọng nhất giữa Kanban và Scrum là cái trước là một phương pháp (method), trong khi cái sau là một khung công việc (framework). 

Kanban xây dựng một mô hình phân phối liên tục trong đó các nhóm giải phóng giá trị ngay khi họ sẵn sàng, trong khi Scrum tổ chức công việc trong Sprint. 

Việc áp dụng một trong hai tùy thuộc vào bản chất quy trình của bạn, tuy nhiên, có thể nói rằng Kanban cung cấp một cách tiếp cận phù hợp hơn trong khi Scrum dựa trên các quy tắc được xác định trước. Một đặc điểm phân biệt chính khác giữa hai hệ thống này là tư duy và hệ thống niềm tin sáng lập của Scrum và Kanban.

Xem thêm: So sánh Scrum và Kanban

Các thuật ngữ Kanban chính mà bạn nên biết là gì?

Về cốt lõi, Kanban là một phương pháp làm việc giúp bạn tối ưu hóa dòng giá trị thông qua các dòng giá trị của bạn từ ý tưởng đến bàn giao khách hàng. 

Mặc dù nó trông giống như một cách dễ dàng để cải thiện quy trình làm việc của bạn, Kanban không chỉ là trực quan hóa công việc của bạn. Bạn cần chú ý đến từng chi tiết và làm quen với các thuật ngữ của Kanban cơ bản nếu bạn muốn thu được lợi ích từ việc áp dụng phương pháp này. 

Đây là một bảng thuật ngữ Kanban thường gặp: 

  • Kanban board: Bảng Kanban là một trong những thành phần quan trọng của phương pháp Kanban và là nơi bạn hình dung tất cả các hạng mục công việc. 
  • Kanban card: Thẻ Kanban đại diện cho các hạng mục công việc khác nhau di chuyển qua một bảng Kanban. Chúng chứa các chi tiết quan trọng về các nhiệm vụ như mô tả, thời hạn, quy mô, người được giao, v.v. 
  • Columns: Chúng chia bảng Kanban theo chiều dọc và mỗi cột đại diện cho một giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc. Mỗi bảng Kanban có 3 cột mặc định: To do, Doing, Done. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của một quy trình làm việc, ba giai đoạn này có thể được chia thành nhiều cột con nhỏ hơn.
  • Swimlanes: Làn đường ngang chia bảng Kanban thành nhiều phần. Các nhóm sử dụng chúng để phân tách trực quan các loại công việc khác nhau trên cùng một bảng và tổ chức các nhiệm vụ đồng nhất với nhau.
  • Cycle Time: Thời gian chu kỳ bắt đầu vào thời điểm khi một nhiệm vụ mới bước vào giai đoạn “Doing” trong quy trình làm việc của bạn và ai đó đang thực sự làm việc đó.
  • Lead Time: Thời gian thực hiện bắt đầu tại thời điểm một nhiệm vụ mới đang được yêu cầu (không quan trọng nếu ai đó đang thực sự làm việc đó) và kết thúc bằng việc rời khỏi hệ thống cuối cùng.
  • Throughput: Số lượng các hạng mục công việc đã hoàn thành hoặc quy trình trong một khoảng thời gian nhất định. Throughput là một chỉ số quan trọng cho thấy nhóm của bạn làm việc hiệu quả như thế nào theo thời gian.
  • Work-in-Progress (WIP): Đây là khối lượng công việc bạn hiện đang thực hiện và nó vẫn chưa hoàn thành.
  • WIP Limt: Giới hạn công việc đang thực hiện có nghĩa là giới hạn số lượng nhiệm vụ mà nhóm của bạn có thể thực hiện đồng thời để tránh quá tải và chuyển đổi ngữ cảnh.
  • Class of Service: Tập hợp các chính sách giúp các nhóm Agile ưu tiên các hạng mục công việc và dự án. 
  • Kanban Cadences: Các cuộc họp theo chu kỳ thúc đẩy sự thay đổi mang tính tiến hóa và cung cấp dịch vụ “phù hợp với mục đích”. 
  • Kanban Software: Đề cập đến một hệ thống kỹ thuật số cho phép áp dụng thực tế các nguyên tắc và thực hành Kanban được sử dụng bởi các nhóm và tổ chức ở mọi quy mô. 

Tổng kết

Bảng Kanban giúp bạn trực quan hóa công việc của mình. Kanban rất dễ áp ​​dụng và – chỉ cần bắt đầu với những gì bạn có. Các nguyên tắc và thực hành Kanban cung cấp một con đường tiến hóa hướng tới sự nhanh nhẹn mà không làm gián đoạn các quy trình hiện tại.

Ngày nay có rất nhiều công cụ quản lý hỗ trợ tạo bảng Kanban, như là Airtable, Kanbanize, Trello, Jira … và cách sử dụng cũng rất đơn giản.

Kiến thức trên được trích từ khóa luyện thi chứng chỉ PMI-ACP của PMA. Hy vọng có thể giúp bạn trong việc quản lý dự án.

Có thể bạn sẽ thích