PMA – Professional Management Academy

Tổng quan về Program Stakeholder Engagement

Program-Stakeholder-Engagement

Cập nhật lần cuối vào 12/04/2024 bởi My Nguyen Hien

Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh và biến động ngày nay, các tổ chức ngày càng chú trọng vào việc thực hiện các chương trình hiệu quả để đạt được mục tiêu chiến lược. Program Stakeholder Engagement (PSE) đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự thành công của các chương trình này, góp phần xây dựng mối quan hệ bền vững với các bên liên quan, nâng cao hiệu quả thực thi và tối ưu hóa lợi ích cho tổ chức.

Program Stakeholder Engagement là gì?

Program Stakeholder Engagement (PSE) là một quá trình xác định, phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi các hoạt động giao tiếp và tương tác với các Stakeholder (bên liên quan) trong suốt vòng đời của chương trình. Mục tiêu của PSE là đảm bảo rằng Stakeholder được thông báo, tham gia và hỗ trợ chương trình, từ đó tăng khả năng thành công của chương trình.

Program Stakeholder Engagement có quan trọng trong việc Quản lý chương trình?

Program Stakeholder Engagement (PSE) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của chương trình vì những lý do sau

1. Tăng cường sự ủng hộ cho chương trình

Khi Stakeholder hiểu rõ mục tiêu, giá trị và lợi ích của chương trình, họ có xu hướng ủng hộ chương trình hơn. Sự ủng hộ này có thể thể hiện qua nhiều hình thức như cung cấp tài chính, nguồn lực, nhân sự, hoặc đơn giản là sự hợp tác và phối hợp. Nhờ sự ủng hộ từ Stakeholder, chương trình sẽ có nhiều cơ hội thành công hơn.

2. Cải thiện giao tiếp

Program Stakeholder Engagement giúp thiết lập và duy trì kênh giao tiếp hiệu quả giữa nhóm quản lý chương trình và Stakeholder. Nhờ vậy, Stakeholder được thông báo đầy đủ và kịp thời về tiến độ, kết quả, và những thay đổi của chương trình.Giao tiếp hiệu quả giúp giảm thiểu hiểu lầm, mâu thuẫn và tạo dựng lòng tin giữa các bên liên quan.

3. Quản lý rủi ro hiệu quả hơn

Xác định sớm các mối quan tâm và lo lắng của Stakeholder giúp nhóm quản lý chương trình chủ động phòng ngừa và giải quyết rủi ro. 

Ví dụ, nếu Stakeholder lo ngại về tác động của chương trình đến môi trường, nhóm quản lý chương trình có thể thực hiện các biện pháp giảm thiểu tác động này.Nhờ vậy, chương trình có thể giảm thiểu rủi ro thất bại và đảm bảo an toàn cho mọi bên liên quan.

4. Ra quyết định tốt hơn

Thu thập ý kiến và phản hồi từ Stakeholder giúp nhóm quản lý chương trình có được cái nhìn đa chiều và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Ví dụ, khi Stakeholder chia sẻ ý kiến về tính năng mới của sản phẩm, nhóm phát triển có thể điều chỉnh sản phẩm để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường.Nhờ vậy, chương trình có thể đạt được hiệu quả cao hơn và mang lại lợi ích cho tất cả các bên liên quan.

5. Tăng cường hiệu quả

Khi Stakeholder tham gia vào quá trình lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá chương trình, họ sẽ đóng góp ý kiến và nỗ lực để chương trình thành công. Sự tham gia này giúp nâng cao hiệu quả của chương trình và đảm bảo rằng chương trình đáp ứng nhu cầu của tất cả các bên liên quan.

Ngoài ra, Program Stakeholder Engagement còn mang lại nhiều lợi ích khác như

  • Nâng cao uy tín và hình ảnh của tổ chức.
  • Xây dựng mối quan hệ bền vững với Stakeholder.
  • Tạo điều kiện cho sự phát triển lâu dài của chương trình.

Các bước tạo Program Stakeholder Engagement Plan

Program Stakeholder Engagement Plan là gì?

Kế hoạch tham gia bên liên quan chương trình (Program Stakeholder Engagement Plan) là một tài liệu xác định các bên liên quan quan trọng trong chương trình, nhu cầu và mong đợi của họ, cũng như các chiến lược để giao tiếp và tham gia với họ hiệu quả. 

Tại sao phải tạo Program Stakeholder Engagement Plan?

Program Stakeholder Engagement Plan đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của chương trình bằng cách

  • Tăng cường sự ủng hộ cho chương trình Khi bên liên quan hiểu rõ mục tiêu, giá trị và lợi ích của chương trình, họ có xu hướng ủng hộ chương trình hơn.
  • Cải thiện giao tiếp  Program Stakeholder Engagement Plan giúp thiết lập và duy trì kênh giao tiếp hiệu quả giữa nhóm quản lý chương trình và bên liên quan.
  • Quản lý rủi ro hiệu quả hơn Xác định sớm các mối quan tâm và lo lắng của bên liên quan giúp nhóm quản lý chương trình chủ động phòng ngừa và giải quyết rủi ro.
  • Ra quyết định tốt hơn Thu thập ý kiến và phản hồi từ bên liên quan giúp nhóm quản lý chương trình có được cái nhìn đa chiều và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
  • Tăng cường hiệu quả Khi bên liên quan tham gia vào quá trình lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá chương trình, họ sẽ đóng góp ý kiến và nỗ lực để chương trình thành công.

Có những bước nào để tạo Program Stakeholder Engagement Plan?

 1. Xác định bên liên quan Liệt kê tất cả các cá nhân hoặc nhóm có thể bị ảnh hưởng bởi hoặc có thể ảnh hưởng đến chương trình. Sử dụng các phương pháp như lập bản đồ Stakeholder, phỏng vấn và khảo sát để xác định Stakeholder. 


2. Phân tích nhu cầu Thu thập thông tin về nhu cầu, mong muốn và lo lắng của từng bên liên quan. Sử dụng các phương pháp như phỏng vấn, nhóm tập trung và khảo sát để thu thập dữ liệu. 

3. Lập mục tiêu Xác định mục tiêu cho các hoạt động tham gia bên liên quan. Xác định mục tiêu cho các hoạt động Program Stakeholder Engagement. Mục tiêu có thể bao gồm nâng cao nhận thức, xây dựng mối quan hệ, thu thập phản hồi, hoặc khuyến khích sự tham gia.

4. Phát triển chiến lược Lựa chọn các kênh giao tiếp phù hợp với từng bên liên quan.

Xác định tần suất giao tiếp và thông tin cần chia sẻ. Phát triển các tài liệu giao tiếp, chẳng hạn như báo cáo, bản tin, trang web. Lập kế hoạch cho các hoạt động tham gia, chẳng hạn như hội thảo, nhóm tập trung, phỏng vấn.

5. Xác định vai trò và trách nhiệm Xác định ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng hoạt động tham gia bên liên quan. Phân công nguồn lực cần thiết.

6. Lập lịch trình Lập lịch trình cho các hoạt động tham gia bên liên quan. Xác định thời hạn cho từng hoạt động.

7. Giao tiếp kế hoạch Chia sẻ  Program Stakeholder Engagement Plan với tất cả các bên liên quan. Nhận phản hồi và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

8. Theo dõi và đánh giá Theo dõi tiến độ của các hoạt động tham gia bên liên quan. Đánh giá hiệu quả của  Program Stakeholder Engagement Plan và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.

Ngoài các thành phần chính trên, Program Stakeholder Engagement Plan cũng nên bao gồm

  • Giới thiệu Giới thiệu ngắn gọn về chương trình và mục đích của  Program Stakeholder Engagement Plan.
  • Phạm vi Xác định phạm vi của  Program Stakeholder Engagement Plan, bao gồm các bên liên quan nào sẽ được tham gia và các hoạt động nào sẽ được thực hiện.
  • Ngân sách Xác định ngân sách cho các hoạt động tham gia bên liên quan.
  • Quản lý rủi ro Xác định các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến các hoạt động tham gia bên liên quan và lập kế hoạch giảm thiểu rủi ro.
  • Giao tiếp Xác định các kênh giao tiếp sẽ được sử dụng để giao tiếp với các bên liên quan.
  • Quản lý thay đổi Xác định quy trình quản lý thay đổi sẽ được sử dụng để cập nhật  Program Stakeholder Engagement Plan khi cần thiết.

Lưu ý:  Program Stakeholder Engagement Plan là một tài liệu linh hoạt và nên được cập nhật thường xuyên khi chương trình tiến triển. Quan trọng là phải duy trì giao tiếp cởi mở và minh bạch với tất cả các bên liên quan. Sự tham gia của bên liên quan nên được thực hiện một cách chân thành và tôn trọng.

Có những mức độ của Program Stakeholder Engagement? 

Mức độ của Program Stakeholder Engagement thường được phân loại dựa trên mức độ ảnh hưởng và mức độ quan tâm của Stakeholder đối với chương trình. Dưới đây là 5 mức độ phổ biến

Không nhận thức (Unaware)

  • Stakeholder không biết về chương trình hoặc tác động tiềm ẩn của nó.
  • Mức độ ảnh hưởng và mức độ quan tâm của họ thấp.
  • Chiến lược Cung cấp thông tin cơ bản về chương trình cho Stakeholder.

Kháng cự (Resistant)

  • Stakeholder nhận thức về chương trình và tác động tiềm ẩn của nó; và chống lại sự thay đổi.
  • Mức độ ảnh hưởng cao, mức độ quan tâm cao.
  • Chiến lược Giải quyết mối quan tâm của Stakeholder, giải thích lợi ích của chương trình và khuyến khích họ tham gia.

Trung lập (Neutral)

  • Stakeholder nhận thức về chương trình; nhưng không kháng cự cũng như không hỗ trợ.
  • Mức độ ảnh hưởng trung bình, mức độ quan tâm trung bình.
  • Chiến lược Cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên cho Stakeholder và khuyến khích họ tham gia vào quá trình ra quyết định.

Hỗ trợ (Supportive)

  • Stakeholder ủng hộ chương trình và sẵn sàng hợp tác.
  • Mức độ ảnh hưởng cao, mức độ quan tâm cao.
  • Chiến lược Tham gia Stakeholder vào quá trình lập kế hoạch và thực hiện chương trình.

Hợp tác (Collaborative)

  • Stakeholder tích cực tham gia vào chương trình và đóng góp ý kiến và nguồn lực.
  • Mức độ ảnh hưởng cao, mức độ quan tâm cao.
  • Chiến lược Xây dựng mối quan hệ hợp tác với Stakeholder và trao quyền cho họ đóng vai trò quan trọng trong chương trình.

Lưu ý

Mức độ tham gia của Stakeholder có thể thay đổi theo thời gian. Điều quan trọng là phải linh hoạt và điều chỉnh chiến lược Program Stakeholder Engagement của bạn cho phù hợp với nhu cầu và mong muốn của Stakeholder. Mục tiêu của Program Stakeholder Engagement là nâng cao mức độ tham gia của Stakeholder từ “Không nhận thức” đến “Hợp tác”. 

Các công cụ và kỹ thuật nào được sử dụng trong Program Stakeholder Engagement?

Các công cụ và kỹ thuật phổ biến được sử dụng trong Program Stakeholder Engagement bao gồm

1. Lập bản đồ Stakeholder 

Lập bản đồ Stakeholder là một kỹ thuật trực quan giúp xác định và phân loại Stakeholder theo mức độ ảnh hưởng và mức độ quan tâm của họ đối với chương trình. Công cụ Lucidchart, Miro, Xmind

2. Phỏng vấn

Phỏng vấn là một phương pháp thu thập thông tin định tính từ Stakeholder. Phỏng vấn có thể được thực hiện trực tiếp, qua điện thoại hoặc trực tuyến. Câu hỏi phỏng vấn nên được thiết kế cẩn thận để thu thập thông tin liên quan đến nhu cầu, mong muốn và lo lắng của Stakeholder.

3. Khảo sát

Khảo sát là một phương pháp thu thập thông tin định lượng từ một nhóm lớn Stakeholder. Khảo sát có thể được phân phối trực tuyến, qua bưu điện hoặc trực tiếp. Câu hỏi khảo sát nên được thiết kế cẩn thận để dễ hiểu và thu thập được thông tin có giá trị.

4. Nhóm tập trung

Nhóm tập trung là một phương pháp thu thập thông tin định tính từ một nhóm nhỏ Stakeholder.Nhóm tập trung được điều phối bởi một người hướng dẫn, người sẽ khuyến khích thảo luận và thu thập ý kiến từ các thành viên trong nhóm.

5. Hội thảo

Hội thảo là một cuộc họp lớn tập hợp nhiều Stakeholder để thảo luận về một chủ đề cụ thể liên quan đến chương trình. Hội thảo có thể được sử dụng để cung cấp thông tin cho Stakeholder, thu thập phản hồi và xây dựng sự đồng thuận và là một không gian trực tuyến cho phép Stakeholder chia sẻ ý kiến, thảo luận về các chủ đề liên quan đến chương trình và đặt câu hỏi cho nhóm dự án.

6. Mạng xã hội

Mạng xã hội có thể được sử dụng để kết nối với Stakeholder, chia sẻ thông tin về chương trình và thu thập phản hồi.

Các nền tảng mạng xã hội phổ biến như Facebook, X, LinkedIn và YouTube có thể được sử dụng cho mục đích Program Stakeholder Engagement.

7. Phân tích dữ liệu

Phân tích dữ liệu được sử dụng để hiểu rõ hơn về nhu cầu, mong muốn và lo lắng của Stakeholder. Các kỹ thuật phân tích dữ liệu phổ biến bao gồm phân tích thống kê, phân tích văn bản và khai phá dữ liệu.

8. Quản lý mối quan hệ Stakeholder (SRM)

SRM là một quy trình liên tục nhằm xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với Stakeholder. SRM bao gồm các hoạt động như giao tiếp thường xuyên, giải quyết vấn đề và xung đột, và thể hiện sự đánh giá cao đối với sự tham gia của Stakeholder.

Lưu ý Lựa chọn công cụ và kỹ thuật phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm mục tiêu của hoạt động Program Stakeholder Engagement, số lượng Stakeholder, ngân sách và nguồn lực sẵn có.

Quan trọng là phải sử dụng kết hợp các công cụ và kỹ thuật để thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và đảm bảo rằng tất cả các Stakeholder đều được tham gia.

Dưới đây là một số yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn công cụ và kỹ thuật

1. Mục tiêu của hoạt động Program Stakeholder Engagement

  • Bạn muốn đạt được điều gì với hoạt động Program Stakeholder Engagement?
  • Bạn muốn thu thập thông tin từ Stakeholder?
  • Bạn muốn chia sẻ thông tin với Stakeholder?
  • Bạn muốn khuyến khích sự tham gia của Stakeholder?
  • Bạn muốn giải quyết vấn đề hoặc xung đột với Stakeholder?

2. Đặc điểm của Stakeholder

  • Stakeholder là ai?
  • Mức độ ảnh hưởng và mức độ quan tâm của Stakeholder đối với chương trình như thế nào?
  • Stakeholder thích phương thức giao tiếp nào?
  • Stakeholder có khả năng tiếp cận công nghệ như thế nào?

3. Tình huống

  • Giai đoạn nào của chương trình?
  • Mức độ phức tạp của chương trình như thế nào?
  • Có bao nhiêu Stakeholder cần tham gia?
  • Ngân sách và nguồn lực sẵn có như thế nào?
  • Dưới đây là một số ví dụ về cách lựa chọn công cụ và kỹ thuật phù hợp cho từng Stakeholder và tình huống

Làm thế nào để đo lường hiệu quả của Program Stakeholder Engagement?

Đo lường hiệu quả của Program Stakeholder Engagement là một yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng các hoạt động Program Stakeholder Engagement đang đạt được mục tiêu của chúng và mang lại giá trị cho chương trình. 

Dưới đây là một số cách thức để đo lường hiệu quả của Program Stakeholder Engagement

1. Thu thập phản hồi từ Stakeholder

Thu thập phản hồi từ Stakeholder về mức độ hài lòng của họ với các hoạt động Program Stakeholder Engagement. Sử dụng các phương pháp khảo sát, phỏng vấn và nhóm tập trung để thu thập phản hồi. Phân tích phản hồi để xác định điểm mạnh và điểm yếu của các hoạt động.

2. Đo lường mức độ tham gia của Stakeholder

Theo dõi số lượng Stakeholder tham gia vào các hoạt động Program Stakeholder Engagement. Phân tích dữ liệu tham gia để xác định các nhóm Stakeholder đang tham gia và các nhóm Stakeholder không tham gia. Sử dụng dữ liệu tham gia để cải thiện các hoạt động và thu hút nhiều Stakeholder hơn.

3. Đánh giá kết quả của chương trình

Đánh giá xem các hoạt động Program Stakeholder Engagement có giúp đạt được mục tiêu của chương trình hay không. Sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để theo dõi tiến độ và đo lường kết quả. Phân tích dữ liệu kết quả để xác định những gì đã hiệu quả và những gì cần cải thiện.

4. Theo dõi chi phí và lợi ích

Theo dõi chi phí của các hoạt động Program Stakeholder Engagement. Ước tính lợi ích của các hoạt động, chẳng hạn như cải thiện sự hài lòng của Stakeholder, giảm thiểu rủi ro và tăng cường hỗ trợ cho chương trình. So sánh chi phí và lợi ích để xác định xem các hoạt động Program Stakeholder Engagement có hiệu quả về mặt kinh tế hay không.

5. Sử dụng các công cụ và kỹ thuật đánh giá

Sử dụng các công cụ và kỹ thuật đánh giá, chẳng hạn như đánh giá tác động Stakeholder (SIA) và đánh giá mức độ sẵn sàng Stakeholder (STA), để đánh giá hiệu quả của Program Stakeholder Engagement. Các công cụ và kỹ thuật này có thể cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về cách các hoạt động PSE đang ảnh hưởng đến Stakeholder và chương trình.

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) nào được sử dụng để đánh giá hiệu quả của Program Stakeholder Engagement?

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) phổ biến được sử dụng để đánh giá hiệu quả của Program Stakeholder Engagement bao gồm

1. Mức độ hài lòng của Stakeholder

Mức độ hài lòng của Stakeholder với các hoạt động Program Stakeholder Engagement có thể được đo lường bằng cách sử dụng khảo sát, phỏng vấn và nhóm tập trung. Mức độ hài lòng cao của Stakeholder có thể cho thấy rằng các hoạt động đang đạt được mục tiêu của chúng và đáp ứng nhu cầu của Stakeholder.

2. Mức độ tham gia của Stakeholder

Mức độ tham gia của Stakeholder vào các hoạt động Program Stakeholder Engagement có thể được đo lường bằng cách theo dõi số lượng Stakeholder tham gia, thời gian tham gia và mức độ tích cực tham gia. Mức độ tham gia cao của Stakeholder có thể cho thấy rằng Stakeholder quan tâm đến chương trình và sẵn sàng hỗ trợ thành công của nó.

3. Hiểu biết về chương trình

Mức độ hiểu biết của Stakeholder về chương trình có thể được đo lường bằng cách sử dụng các bài kiểm tra kiến thức hoặc khảo sát. Mức độ hiểu biết cao về chương trình có thể cho thấy rằng các hoạt động Program Stakeholder Engagement đang truyền đạt thông tin hiệu quả cho Stakeholder.

4. Hỗ trợ cho chương trình

Mức độ hỗ trợ của Stakeholder cho chương trình có thể được đo lường bằng cách sử dụng khảo sát hoặc phỏng vấn. Mức độ hỗ trợ cao cho chương trình có thể cho thấy rằng Stakeholder tin tưởng vào chương trình và mong muốn nó thành công.

5. Mức độ ảnh hưởng của Stakeholder

Mức độ ảnh hưởng của Stakeholder đối với chương trình có thể được đo lường bằng cách sử dụng các kỹ thuật lập bản đồ Stakeholder. Hiểu rõ mức độ ảnh hưởng của Stakeholder có thể giúp nhóm dự án tập trung vào các Stakeholder quan trọng nhất và giải quyết mối quan tâm của họ.

6. Hiệu quả chi phí

Hiệu quả chi phí của các hoạt động Program Stakeholder Engagement có thể được đo lường bằng cách so sánh chi phí của các hoạt động với lợi ích thu được. Hiệu quả chi phí cao có thể cho thấy rằng các hoạt động đang được sử dụng một cách hiệu quả và mang lại giá trị cho chương trình.

7. Số lượng vấn đề và xung đột

Số lượng vấn đề và xung đột liên quan đến Stakeholder có thể được theo dõi theo thời gian. Giảm số lượng vấn đề và xung đột có thể cho thấy rằng các hoạt động Program Stakeholder Engagement đang giúp cải thiện mối quan hệ giữa nhóm dự án và Stakeholder.

8. Chất lượng đầu ra của chương trình

Chất lượng đầu ra của chương trình có thể được đánh giá bằng cách sử dụng các tiêu chí cụ thể liên quan đến mục tiêu của chương trình. Chất lượng đầu ra cao của chương trình có thể cho thấy rằng các hoạt động Program Stakeholder Engagement đã giúp Stakeholder đóng góp hiệu quả vào chương trình.

Lưu ý:

Các KPI cụ thể được sử dụng để đánh giá hiệu quả của Program Stakeholder Engagement sẽ khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu, mục tiêu và phạm vi của chương trình. Quan trọng là phải xác định các KPI phù hợp với chương trình cụ thể và có thể đo lường được. Cần theo dõi và báo cáo KPI theo định kỳ để đánh giá hiệu quả của Program Stakeholder Engagement và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.

Kết luận

Program Stakeholder Engagement là một yếu tố thiết yếu cho sự thành công của các chương trình. Bằng cách hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của các bên liên quan, xây dựng mối quan hệ bền vững và quản lý hiệu quả các rủi ro, các tổ chức có thể tối ưu hóa hiệu quả thực hiện chương trình và đạt được mục tiêu chiến lược.

Tham khảo: https//www.pmi.org/learning/library/stakeholder-management-task-project-success-7736