Trong mỗi bản hồ sơ dự án hay proposal, bối cảnh dự án (Project Background) luôn là một phần không thể thiếu trong phần mở đầu. Một phần trình bày bối cảnh dự án rõ ràng, thuyết phục sẽ giúp nhà tài trợ hoặc đối tác nhanh chóng hiểu được rằng việc thực hiện dự án là vô cùng cấp thiết. Hãy cùng PMA đi tìm hiểu sâu hơn về chủ đề này trong bài viết này nhé!
Giới thiệu về Project Background
Project Background (Bối cảnh dự án) là gì ?
Bối cảnh dự án nằm trong phần mở đầu trong hồ sơ đề xuất dự án sau mục giới thiệu (introduction) và tóm tắt dự án (executive summary). Đây là nơi mà bạn trình bày bối cảnh, nguyên nhân hình thành dự án, đối tượng hưởng lợi và khoảng trống (gap) mà dự án cần giải quyết
Tầm quan trọng của Project Background
Thông thường, đây sẽ là phần đầu tiên mà nhà tài trợ sẽ tìm tới khi đánh giá hồ sơ dự án. Do đó, một project background tốt sẽ giúp chủ dự án ngay lập tức chiếm được thiện cảm và niềm tin của những nhà đầu tư.
Nói dễ hiểu hơn, bối cảnh dự án là một “câu chuyện nền tảng” của một dự án giúp cho chủ dự án đặt nền móng cho việc hình thành lên vấn đề trọng tâm (problem statement) và mục tiêu dự án (project objectives).
Cấu trúc cơ bản của Project Background
1) Câu mở đầu ngắn gọn (Hook)
Mở đầu với 1-2 câu mở đầu giúp giới thiệu về chủ đề, lĩnh vực, thị trường và vấn đề chính mà dự án sẽ tác động đến.
Những lỗi thường gặp:
+) Mở đầu quá chung chung => Nêu rõ con số, địa điểm, nhóm đối tượng.
2) Giới thiệu bối cảnh và dữ liệu.
Đây là phần có vai trò cung cấp bằng chứng thực tế, xu hướng, khung chính sách hoặc biến cố làm vấn đề nghiêm trọng hơn. Phần này thường bao gồm những báo cáo, số liệu cốt lõi , mô tả xu hướng nếu có để chứng minh tính nghiêm trọng của vấn đề được nêu trên. (3-6 câu; có thể mở rộng tùy vào đề xuất)
Những lỗi thường gặp:
+) Thiếu hoặc không ghi rõ nguồn.
+) Sử dụng số liệu nhưng không có đi kèm diễn giải ý nghĩa
3) Phân tích nguyên nhân cốt lõi.
Phần này sẽ là phần phân tích tạo sao những vấn đề được nêu trên lại tồn tại và sẽ là phần dẫn dắt tới phần phân tích khoảng trống và lựa chọn giải pháp.
Thông thường, phần phân tích sẽ có 3-6 nguyên nhân chính cả những nguyên nhân trực tiếp và gián tiếp gây ra vấn đề. Người viết nên dùng những kỹ thuật phân tích cơ bản như 5 Whys hay fishbone logic để có thể phân tích nguyên nhân cốt lõi một cách mạch lạc và trôi chảy.
Những lỗi thường gặp:
+) Liệt kê nguyên nhân một cách chung chung và thiếu bằng chứng
+) Đưa ra nguyên nhân không trọng tâm
>>> Xem thêm: IT Roadmap là gì? Tìm hiểu về công cụ IT Roadmap
4) Nêu ra những gì đã làm & khoảng trống.
Những giải pháp đã được thực hiện trong quá khứ nhưng chưa thể giải quyết triệt để vấn đề sẽ để lại những khoảng trống dự án và khiến cho vấn đề không được giả quyết triệt để mà sẽ tiếp diễn một cách dai dảng. Do đó, dự án này sẽ được triển để khai thác và giải quyết những khoảng trống này.
Phần này sẽ có vai trò chứng minh bạn đã khảo sát các can thiệp hiện có và chỉ ra chính xác những khoảng chống mà dự án sẽ lấp. Điều này giúp củng cố độ uy tín của dự án trong mắt nhà đầu tư/tài trợ. Độ dài thường có là khoảng 1-2 đoạn từ 5-7 câu
Những lỗi thường gặp:
+) Chỉ nếu nên danh sách những lỗ trống trong quá khứ mà ko nêu ra kết quả trong việc giải quyết
+) Không giả thích rõ ràng khoảng trống
5) Kết luận và kết nối với mục tiêu
Phần kết luận sẽ đóng phần project backkground với 1-2 câu kết trực tiếp liên quan đến mục tiêu và giải pháp dành cho những vấn đề và lỗ hổng trong dự án.
Câu kết cần phải rõ ràng, cụ thể, làm nổi bật tính phù hợp và kịp thời của việc thực hiện dự án ngay lập tức. Đây là cũng có thể đóng vai trò như phần chuyển từ Bối cảnh dự án sang phần Mục tiêu/Dự kiến can thiệp.
Thông thường, chủ dự án thường kết luận bằng cách nêu ra một mục tiêu hay hướng can thiệp ngắn, rõ ràng, trực tiếp và phù hợp với gap đã nêu.
Ví dụ: “Vì vậy, dự án này đề xuất mô hình giải pháp kết hợp đồng bộ ỗ trợ vận chuyển và truyền thông cộng đồng nhằm giảm tỉ lệ bỏ học xuống ≤8% trong 24 tháng, tập trung vào 5 xã khó tiếp cận.”
Những lỗi thường gặp:
+) Kết luận mơ hồ
+) Nêu quá nhiều chi tiết về giải pháp (nên chỉ nếu định hướng chính và việc phân tích chi tiết nên ở trong phần Giải pháp)
Danh sách kiểm tra nhanh cho phần Project Background
Ảnh minh họa checklist (Nguồn: Shutterstock)
- Mở đầu rõ ràng gồm 3 đối tượng chính: ai, ở đâu, vấn đề chính.
- Có ít nhất 1 bằng chứng dạng số liệu và có trích nguồn.
- Liệt kê 3 nguyên nhân gốc rễ, kèm bằng chứng cụ thể và có liên quan chặt chẽ đến vấn đề.
- Nêu rõ các can thiệp trước đó và khoảng trống cụ thể.
- Kết luận ngắn gọn, dẫn dắt sang mục tiêu mạch lạc, ưu tiên mục tiêu định lượng nếu có thể.
- Nếu có thể, đính kèm 1 biểu đồ nhỏ hoặc bảng số liệu ở phụ lục.
Ví dụ về Project background cụ thể
Câu mở đầu + Bối cảnh và dữ liệu
Trong ba năm gần đây, tại khu vực nơi anh A sinh sống, tỷ lệ gặp phải vấn đề B đã gia tăng nhanh chóng, gây ảnh hưởng rõ rệt đến chất lượng cuộc sống của cộng đồng (Nguồn X, 20xx). Trên thực tế, báo cáo từ Y cho thấy khoảng 35% hộ gia đình tại đây đang phải đối mặt với vấn đề B ít nhất một lần mỗi tháng, tăng gần gấp đôi so với con số 20% cách đây 5 năm. Xu hướng này phản ánh sự suy giảm về điều kiện kinh tế – xã hội, sự hạn chế của hệ thống hạ tầng cũng như sự thiếu hụt các dịch vụ hỗ trợ công cộng, đồng thời cho thấy cộng đồng khó có khả năng đạt được một số mục tiêu phát triển theo kế hoạch Z.
Nguyên nhân cốt lõi
Phân tích chuyên sâu chỉ ra rằng có ba nguyên nhân chính dẫn tới tình trạng này. Thứ nhất, khó khăn kinh tế: thu nhập hộ gia đình giảm đáng kể sau biến cố C, khiến nhiều người rơi vào trạng thái dễ bị tổn thương hơn. Tiếp theo đó, những hạn chế về hạ tầng và nguồn lực: các dịch vụ cần thiết để giải quyết vấn đề B còn thiếu, hoặc chưa tiếp cận được nhóm dễ bị ảnh hưởng. Cuối cùng là nhận thức chưa đầy đủ: một bộ phận cộng đồng vẫn coi vấn đề B là điều bình thường, nên ít chủ động tìm giải pháp hoặc tham gia các hoạt động phòng ngừa.
Những gì đã làm & khoảng trống
Trong thời gian qua, một số tổ chức địa phương đã triển khai chương trình hỗ trợ D nhằm cung cấp trợ cấp tài chính cho nhóm hộ khó khăn. Những nỗ lực này tuy có tác dụng giảm bớt áp lực tức thời nhưng chủ yếu tập trung vào phần ngọn của vấn đề, chưa chạm tới các nguyên nhân gốc rễ như hạ tầng yếu kém hay nhận thức xã hội. Chính vì vậy, vẫn tồn tại một khoảng trống lớn trong việc giảm thiểu vấn đề B một cách bền vững.
Kết nối với mục tiêu
Xuất phát từ thực tế đó, dự án này được đề xuất nhằm phát triển một mô hình tích hợp, vừa cung cấp hỗ trợ trực tiếp, vừa nâng cao năng lực cộng đồng. Cách tiếp cận toàn diện này kỳ vọng sẽ giải quyết đồng thời các yếu tố kinh tế, hạ tầng và nhận thức, từ đó giảm thiểu vấn đề B và cải thiện chất lượng cuộc sống của người dân tại khu vực anh A trong vòng 24 tháng tới.
Kết luận
Tóm lại, Project Background là phần mở đầu then chốt trong một đề xuất dự án, giúp người đọc hiểu rõ bối cảnh, dữ liệu thực tiễn, nguyên nhân cốt lõi, những nỗ lực đã có và khoảng trống còn tồn tại, từ đó tạo cơ sở hợp lý để giới thiệu giải pháp và mục tiêu dự án. Một Project Background hiệu quả không chỉ giới thiệu qua về tổng quan của dự án mà còn chứng minh tính cấp bách, thuyết phục nhà tài trợ rằng dự án được xây dựng trên nền tảng dữ liệu đáng tin cậy, logic chặt chẽ và hướng tới tác động bền vững.
>>>Có thể bạn quan tâm:
