Cập nhật lần cuối vào 15/08/2024 bởi Nguyễn Quang Hoàng
Trong quản lý dự án, việc đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn thường là một thách thức lớn. Khi đối mặt với tình huống khẩn cấp hoặc khi dự án bị trễ so với kế hoạch, một giải pháp mạnh mẽ mà các nhà quản lý dự án có thể cân nhắc là Project Crashing. Đây là một phương pháp giúp rút ngắn thời gian thực hiện dự án bằng cách tăng cường nguồn lực hoặc thay đổi quy trình làm việc.
Tuy nhiên, Project Crashing không phải là lựa chọn không có rủi ro và cần được thực hiện một cách cân nhắc và chiến lược. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá khái niệm Project Crashing, những tình huống thúc đẩy việc áp dụng phương pháp này, các giai đoạn quản lý quan trọng, và những phương pháp tốt nhất để tối ưu hóa quá trình Crashing nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
Project Crashing là gì?
Project Crashing là một phương pháp trong quản lý dự án nhằm rút ngắn thời gian thực hiện dự án bằng cách giảm thời gian của một hoặc nhiều nhiệm vụ. Việc rút ngắn này thường được thực hiện thông qua việc tăng cường nguồn lực cho dự án, giúp các nhiệm vụ hoàn thành nhanh hơn so với kế hoạch ban đầu. Tuy nhiên, việc này cũng đồng nghĩa với việc tăng thêm chi phí cho toàn bộ dự án. Mục tiêu chính của Project Crashing là rút ngắn thời gian thực hiện dự án đồng thời cố gắng giữ chi phí ở mức tối thiểu.
Theo nguyên tắc ràng buộc ba yếu tố (triple constraint), nếu bạn giảm thời gian thực hiện dự án thì chi phí sẽ tăng lên. Đây là một sự đánh đổi. Project Crashing đòi hỏi sự cân nhắc giữa ba yếu tố, bằng cách tăng thêm nguồn lực hoặc giảm bớt yêu cầu hay phạm vi của dự án. Tuy nhiên, những biện pháp mạnh mẽ như vậy không thể được thực hiện mà không có sự đồng ý của nhà tài trợ hoặc các bên liên quan chính.
Một hệ quả của Project Crashing có thể là sự thay đổi của con đường tới hạn (Critical Path) và sự xuất hiện của một con đường tới hạn mới. Quản lý Project Crashing yêu cầu bạn phải quay lại lịch trình dự án để đảm bảo rằng bạn nhận thức được những thay đổi đã xảy ra do quá trình rút ngắn thời gian.
Xem thêm: Critical Path – Phương pháp đường găng trong quản lý dự án (2024)
Những cách hiểu khác nhau về Project Crashing
Thuật ngữ “Project Crashing” không cố định và có thể mang nhiều ý nghĩa khác nhau. Nó có thể ám chỉ việc chi thêm tiền để hoàn thành công việc nhanh hơn. Ngoài ra, nó cũng có thể đề cập đến việc xác định con đường tới hạn (Critical Path) và cung cấp thêm nguồn lực tại đó mà không nhất thiết phải quan tâm đến tính hiệu quả. Hoặc, bạn có thể xem xét lại con đường tới hạn và tìm hiểu xem liệu có hoạt động nào có thể được rút ngắn bằng cách tăng cường nguồn lực hay không.
Một phương pháp liên quan đến việc rút ngắn lịch trình là “fast-tracking”. Đây là khi bạn thực hiện chồng chéo các nhiệm vụ mà ban đầu được lên kế hoạch thực hiện riêng rẽ. Tuy nhiên, hướng đi này không nên thực hiện mà không phân tích tính khả thi và rủi ro trước tiên. Dù bạn chọn con đường nào, cũng luôn cần suy nghĩ và phân tích cẩn thận.
Ví dụ về Project Crashing trong quản lý dự án
Hãy xem xét ví dụ đơn giản về Project Crashing này. Đội ngũ của bạn được giao nhiệm vụ ra mắt một tạp chí để kỷ niệm 50 năm thành lập công ty, nhưng do sự chậm trễ trong việc phê duyệt bài viết chính, dự án đã bị lùi lại.
Để đảm bảo rằng tạp chí có thể được phát hành đúng vào buổi tiệc kỷ niệm – một yếu tố không thể thay đổi trong phạm vi của dự án – bạn quyết định trả phí dịch vụ in nhanh. Bước Project Crashing này đã giúp bạn đáp ứng được thời hạn không thể thay đổi, nhưng đồng thời cũng làm tăng ngân sách của dự án.
Điều gì thúc đẩy Project Crashing trong quản lý dự án?
Khi nào thì một nhà quản lý dự án sẽ muốn tăng đầu tư để hoàn thành dự án sớm hơn? Rõ ràng, bởi vì Project Crashing đòi hỏi chi phí cao hơn, nên nó sẽ không được sử dụng trừ khi có tình huống khẩn cấp.
Một lý do để sử dụng Project Crashing là khi lịch trình của dự án được lên kế hoạch một cách không thực tế, và điều này chỉ được nhận ra sau khi dự án đã bắt đầu thực hiện. Điều này thậm chí có thể xảy ra ở giai đoạn lập kế hoạch nếu nhà tài trợ, khách hàng hoặc các bên liên quan khăng khăng đưa ra một hạn chót không khả thi.
Lý do khác là trong quá trình phân tích kiểm soát thay đổi (cho thấy tác động lên thời gian, chi phí, phạm vi hoặc các yếu tố khác của dự án), một vấn đề xuất hiện cần phải giải quyết ngay lập tức. Khi các vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý dự án làm cho dự án đi chệch hướng, nhà quản lý dự án phải tìm cách đưa dự án trở lại theo đúng lịch trình ban đầu.
Như đã đề cập, ngoài Project Crashing, còn có phương pháp Fast-Tracking. Mặc dù chúng ta đang thảo luận về Project Crashing, nhưng cũng quan trọng để đề cập đến khi nào Fast-Tracking là lựa chọn ưu tiên. Đôi khi bạn có thể sử dụng cả hai, nhưng nếu dự án đã vượt ngân sách và bạn không có thêm nguồn vốn, thì Fast-Tracking có thể là lựa chọn thích hợp hơn.
Các phương pháp tốt nhất khi thực hiện Project Crashing
Project Crashing thường là biện pháp cuối cùng và không tránh khỏi những rủi ro đáng kể. Có một số điều bạn cần cân nhắc trước khi áp dụng phương pháp này cho dự án của mình.
Đầu tiên, bạn cần xác định liệu các nhiệm vụ mà bạn định rút ngắn có nằm trong con đường tới hạn (Critical Path) hay không. Những nhiệm vụ này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ hoàn thành dự án. Nếu các nhiệm vụ không nằm trong con đường tới hạn, bạn có thể bỏ qua chúng.
Tiếp theo, hãy xem xét độ dài của các nhiệm vụ. Một nhiệm vụ ngắn sẽ khó có thể rút ngắn thêm, đặc biệt nếu nó không lặp lại trong suốt dự án. Ngược lại, những nhiệm vụ dài thường có phần thời gian thừa mà bạn có thể cắt giảm.
Tuy nhiên, bất kể nhiệm vụ nào, bạn cần đảm bảo có sẵn các nguồn lực cần thiết. Nếu bạn không có quyền truy cập vào các nguồn lực phù hợp, thì việc thực hiện Project Crashing sẽ không có ý nghĩa. Việc phải tìm kiếm vật liệu mới hoặc tuyển thêm nhân sự có thể sẽ tốn kém quá mức và không hiệu quả.
Một yếu tố khác cần xem xét là liệu việc khởi động Project Crashing có mất quá nhiều thời gian hay không; chẳng hạn, nếu dự án yêu cầu những kỹ năng đặc biệt và việc tuyển dụng hoặc đào tạo nhân viên mới sẽ tốn kém và mất nhiều thời gian.
Mặc dù có thể nghĩ rằng việc thực hiện Crashing vào cuối dự án là hợp lý khi bạn nhận thấy mục tiêu khó có thể đạt được, nhưng hầu hết các chuyên gia khuyên nên tránh kịch bản này. Project Crashing sẽ hiệu quả nhất nếu được thực hiện sớm trong tiến trình dự án, thường là khi dự án vẫn còn chưa hoàn thành được một nửa.
Các giai đoạn quản lý Project Crashing
Khi bạn đã quyết định thực hiện Project Crashing, có một số bước bạn cần tuân theo để đạt được kết quả mong muốn.
Phân tích Con đường tới hạn (Critical Path)
Bước đầu tiên là phân tích con đường tới hạn của dự án. Điều này sẽ giúp bạn xác định những nhiệm vụ nào có thể được rút ngắn để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành dự án. Nếu chưa thực hiện, hãy tính toán con đường tới hạn của bạn và xác định những nhiệm vụ nào là thiết yếu và nhiệm vụ nào là phụ để đảm bảo sự thành công của dự án.
Xác định các nhiệm vụ
Lập danh sách tất cả các nhiệm vụ bạn có, sau đó gặp gỡ những người đã được giao nhiệm vụ để hoàn thành chúng. Hỏi xem họ có nghĩ rằng bất kỳ nhiệm vụ nào mà họ chịu trách nhiệm nằm trong con đường tới hạn và có thể được rút ngắn hay không. Sau đó, bắt đầu tìm kiếm cách để làm chặt chẽ các nhiệm vụ đó.
Xem xét sự đánh đổi
Khi bạn đã thu hẹp các nhiệm vụ trong con đường tới hạn mà bạn tin rằng có thể rút ngắn, hãy bắt đầu tính toán chi phí của việc tăng thêm nguồn lực. Tìm các nhiệm vụ có thể phân bổ thêm nguồn lực để hoàn thành sớm hơn với chi phí ít nhất.
Đưa ra lựa chọn
Khi bạn biết mình sẽ phải chi bao nhiêu (so với thời gian bạn sẽ tiết kiệm được) cho mỗi nhiệm vụ trong con đường tới hạn, bạn phải đưa ra quyết định và chọn con đường ít tốn kém nhất. Project Crashing không chỉ đơn giản là thêm nguồn lực để hoàn thành nhanh hơn, mà còn là đạt được kết quả tối đa với chi phí bổ sung đó.
Lập ngân sách
Giống như bất kỳ dự án nào, khi bạn đã quyết định kế hoạch của mình, bạn cần lập ngân sách cho nó. Việc tạo ngân sách cho Project Crashing là bước tiếp theo trong việc thực hiện kế hoạch của bạn. Bạn sẽ phải cập nhật đường cơ sở, lịch trình và kế hoạch nguồn lực của mình để phù hợp với sáng kiến mới.
Kết luận
Khi áp dụng Project Crashing, việc hiểu rõ những rủi ro và yêu cầu của phương pháp này là rất quan trọng để đảm bảo rằng dự án có thể hoàn thành đúng hạn mà không làm tăng chi phí quá mức. Từ việc phân tích con đường tới hạn, xác định các nhiệm vụ cần rút ngắn, đến việc đánh giá sự đánh đổi và lập ngân sách phù hợp, mỗi bước trong quá trình Crashing đều cần được thực hiện một cách cẩn thận và chính xác.
Mặc dù Project Crashing có thể là một công cụ hữu ích trong việc điều chỉnh thời gian dự án, việc áp dụng nó cần được cân nhắc kỹ lưỡng để đạt được sự cân bằng tối ưu giữa chi phí và thời gian. Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Project Crashing và áp dụng nó hiệu quả trong các dự án của mình.
