1 số kinh nghiệm thi Proctored exam với PearsonVue – Thi PMP Online của chị Lê Diệu Trang lớp K65 Online

Cập nhật lần cuối vào 19/11/2021 bởi Phạm Mạnh Cường

Chuẩn bị sẵn sàng trước khi thi

Các thủ tục cần thiết

1. Cần đọc kỹ policy.
2. Sắp xếp lịch cá nhân. Nếu thi trong thời gian giãn cách cần lưu ý khoảng thời gian mạng ổn định, trẻ con không làm ồn, hoặc làm tâm lý trước với người nhà để giữ trật tự hoàn toàn lúc thi được là tốt nhất. Nếu kiểm soát tốt thời gian, nghỉ đủ 3 lần break thì việc thi 4 tiếng buổi tối cũng không quá mệt mỏi.
3. Nộp tiền PMI member, nộp tiền thi. Lưu ý khi nộp tiền thi kiểm tra xem đã có discount còn 405$ chưa. Nếu chưa thì chờ lát cho ngta cập nhật. Tránh phải đi claim refund
4. Book lịch thi. Lịch thi chỉ kín với lịch tối thôi, với khung giờ ban ngày của VN thì thừa. Nhưng theo kinh nghiệm riêng em thì hình như proctor hoạt động nicely hơn khi mình làm buổi tối. Lưu ý chỉ được đổi lịch ko free khi đổi trước 48h. Xác định thi hôm nào thì vào trước 1 ngày đăng ký là được.
5. Nhận mail của Pearsonvu về lịch thi, link test hệ thống, link check in. vào test hệ thống luôn, run theo hướng dẫn. Nhỡ có vấn đề gì còn contact họ giúp.

Các bước nên làm lần lượt trong ngày thi

• Ăn no, ngủ đủ, đừng ăn no quá. Có thể bố trí sẵn snack, nước uống để trong phòng mình ngồi thi, để xa tầm tay là được, để khi break ra gặm miếng.
• Set up phòng thật sạch sẽ, tốt nhất nên loại  bỏ hết các thứ có thể gây nghi ngờ. Tránh ngồi cạnh TV, thiết bị máy móc. Vì đã có trường hợp bị yêu cầu đi rút phích TV cách bàn 1,5m sau đó chập điện hủy thi
• Đến giờ check in, dặn người nhà giữ trật tự, chó mèo nhốt xa chỗ thi, vào phòng khóa trái cửa
• Đúng 30p trước giờ thi, link checkin mới được mở, nên ko cần vào quá sớm, ko tác dụng gì. Đúng giờ, mở mail, click vào link checkin rồi tắt tất cả các ứng dụng đang chạy trên màn hình đi ngay. Lưu ý về hướng dẫn tắt thông báo, tắt các ứng dụng tự pop out trên màn hình để tránh bị revoke do lỗi này
• Khi checkin, theo hướng dẫn của pearsonvu mình sẽ làm theo các bước, có phần chụp ảnh 4 phía quanh bàn và ID sau khi chụp ảnh xong, up lên cho họ review xong thì cất ngay điện thoại và ID ra xa, ngồi vào bàn. Lúc này màn hình sẽ hiện là “đang review” mà camera sẽ record. Đây là lúc phải ngồi im, đừng đứng lên đi đâu hết. Đảm bảo bàn sạch trơn, chỉ có máy tính và chuột
• Proctor sẽ gọi để verify lại nhanh thôi và yêu cầu mình cho xem khu vực bàn thi. Cầm camera lên và show cho họ là xong (hôm bị revoke bài thi em ko có bước này nên cứ để điện thoại đó mà vào bước run tutor, rồi trong lúc đọc hướng dẫn quy chế thì đứng lên đi cất điện thoại nên bị revoke)
• Sau đó khi mình confirm sẵn sàng cho bài thi, bạn proctor sẽ release bài thi cho mình, chạy hết hướng dẫn về tác vụ trên màn hình xong sẽ vào bài thi.
• Sau khi hoàn thành 60 câu, hệ thống sẽ tự nhảy ra màn hình review, review xong sẽ có end review, hệ thống sẽ hỏi có take break ko, bấm có là được.

Lưu ý: bấm break xong thì chat với proctor thông báo, nếu đi ra ngoài thì cũng báo tôi muốn đi ra ngoài, đảm bảo bên kia say yes thì hãng đi. Lúc trở lại resume exam cũng báo.

Break 10 phút, nếu hết thời gian break mà ko quay lại sẽ bị lậm vào giờ thi

1 số trường hợp bị Revoke nên tránh

• Mấp máy môi, gặm áo, che miệng, nhìn ra khỏi màn hình khi làm bài. (mức độ thì tùy proctor, gặp người dễ thì sẽ warning trước, gặp người khó thì revoke luôn nên cứ tránh)
• Lúc làm bài có thế thay đổi tư thế thoải mái nhưng lưu ý (1) mắt dán vào màn hình, (2) lúc nào cũng để ý cam xem mình có bị mất mắt mất mồm ra khỏi cam ko. Có trường hợp đang làm cúi xuống đọc đề ra khỏi màn hình à revoke
• Có người nói rất to bên ngoài => Revoke
• Có tiếng gõ cửa => Revoke
• Take break, đi ra khỏi chỗ, nhưng do lỗi kỹ thuật bên kia không biết mình đã break => Revoke
• Trở lại làm bài sau breaktime và đường truyền trục trặc, cam chưa hoạt động lại => revoke

Khi có vấn đề xảy ra khiến bị Revoke thì ngay lập tức khiếu nại

• Peasonvu sẽ điều tra ticket của mình, thường lỗi về quy chế theo đúng checklist ngta sẽ từ chối cho thi lại free
• PMI: thường sẽ offer 1 lần free hoặc discount
• Chỉ được reschedule free nếu Pearsonvu nhận thấy đó là lỗi của họ
• Thời gian trả lời email hỗ trợ của PMI là 2 ngày, PearsonVu là 3-5 ngày qua hòm mail customercare

Nguyên tắc chung

• Phải đọc hết từng chữ trong đề, kiểu chỉ đọc 1-2 câu cuối rồi chọn đáp án là không áp dụng được khi đi thi.
• Nên đọc câu hỏi trước (thường được trình bày xuống riêng 1 dòng) để xác định đề cần mình trả lời gì, rồi quay lại đọc dữ liệu đề từ đầu, ko đọc lại câu hỏi nữa để tránh mất thời gian.
• Ở phần mềm thi có công cụ highlight, nên highlight các key word, đọc đến đâu vỡ đến đấy, tránh đọc lại

Xác định trọng tâm câu hỏi

• Xác định rõ đề hỏi gì: Next action? Best action? Least? To address issue? To minimize impact? Prevent for furture? Should have done to avoid? …
• Với câu next action thì cần tìm phương án làm tiếp theo gần nhất, VD có phát sinh vấn đề thì update issue log rồi đi giải quyết sau, khi có risk đã đc identify trước đó thì consult risk response plan…;
• Với câu Best action thì phải chọn đáp án đánh đúng vào vấn đề.
• Đề cũng có lúc hỏi nên làm gì với bối cảnh cụ thể (VD: Làm gì với documents, nên xử lý management plan như thế nào?) cần lưu ý để trả lời. Thường đáp án sẽ có 1-2 câu không phải documents hoặc ko nằm trong management plan process group để loại trừ đc ngay.

Xác định key words trong đề

• Nên xác định rõ ngay trong lúc đọc đề xem dự án đang ở bước nào (initial, feasibility study, have just chartered), PM đã hoàn thiện các bước nào rồi.
• Thông tin về dự án là agile hay hybrid. Có nhiều câu đề cho dùng cả agile, cả hybrid hoặc tradition nhưng 1 phase sẽ gặp vấn đề cần giải quyết thì cần xem đó là phase đang dùng agile hay hybrid.
• Highlight các thông tin có khác như: Ai đang là người đặt vấn đề, ai đang gặp rắc rối, đã giải quyết thế nào rồi, dự án đơn giản hay phức tạp, PM đã thực hiện xong các bước nào … Đề rất ngắn gọn nên hầu như ko có thông tin thừa,  thông tin đều là hint để giải quyết câu hỏi
• Lưu ý khi các từ ý chỉ 1 giai đoạn nào đó mới đang thực hiện, chưa hoàn thành hoặc mới chỉ là đang trong suy nghĩ của 1 người.

Chọn câu trả lời

• Khoảng 50% câu hỏi sẽ khá rõ ràng để loại trừ các đáp án sai rành rành nếu nắm chắc kiến thức cơ bản
• 50% còn lại, khoảng 2/3 sẽ cần suy luận logic, 1/3 cần tâm linh và trực giác J
• Lưu ý các câu trả lời chưa các từ như: Only, immediately, bypass, Every, 100%. None… thường là sai

Issue Log và Lessons Learned Register

• Issue Log và Lessons Learned Register
•  Nếu lỗi (issue) xảy ra —> Update Issue Log (ghi nhận owner, tìm cách xử lý, tracking, đảm bảo quản lý issue hiệu quả)
• Nếu lỗi đã xử lý xong
  • Update Issue Log (1st) (ghi nhận đóng lỗi, cập nhật resolution) 
  • Update Lessons Learned Register (ghi nhận kinh nghiệm, bài học, cải thiện) 
  • Cuỗi mỗi phase hoặc close project thì transfer Lessons Learned Register vào Lessons Learned Repository (thuộc OPA)
• Nếu lỗi hoặc risk xảy ra lần thứ 2 trong dự án: Xem Lessons Learned Register + Issue Log
• Nếu trường hợp cần review cho future phases hoặc dự án mới cần tham khảo 1 dự án tương tự trước đó: Xem Lessons Learned Register/ Lession learn Repository (nếu là dự án khác)/ OPA

Scope Creep

• Để ngăn ngừa Scope Creep (Uncontrolled Scope Changes) xảy ra trong dự án
  • Đảm bảo changes về scope phải theo (follow) Perform Integrated Change Control (ICC) (hoặc các đáp án như Formal Approval Process / Formal Change Control Procedure)
  • Sử dụng Project Exclusions (trong Project Scope Statement hoặc Scope Baseline) —> thường đã xảy ra khác biệt thì phải so sánh với Baseline
  • Nếu liên quan đến Agile / Adaptive Approach thì xem thêm đáp án quy định về Time-boxed Duration (Sprint) để hạn chế Scope Creep
•  Nếu để scope bị phình ra thì khả năng cao là do các đáp án trên

Identified Risk/ Unplanned Risk/ Planned Risk

• Nếu trong quá trình làm dự án (Plan / Executing / Monitoring & Controlling) phát hiện ra Risk mới (newly identified, unanticipated) nhưng chưa impact đến dự án thì Update Risk Register hoặc các T&T liên quan đến (Identify Risks) (trong lúc Identify Risks này đã có preliminary Risk Responses, temporary Risk Owner, Triggers —> rồi Assess / Evaluate Risk đó bằng Qualitative / Quantitative (đánh giá Probability & Impact, confirm Risk Owner, Rankings, Numerical Assessment, Watch List, etc.) —> Confirm Risk Responses, Trigger (Plan Risk Responses) à theo trình tự Risk Management Process 
• Nếu trong quá trình làm dự án (Plan / Executing / Monitoring & Controlling) phát hiện ra Risk mới (newly identified, unanticipated) nhưng Risk Đàxảy ra (Occur) và impact đến dự án thì xem phương án theo thứ tự: 
  • Workaround = Inspection (Proactive)
  • Nếu không có Workaround thì xem các đáp án như Review Risk Management Plan (có các thông tin để phản hồi, response đúng mực cho Risk) (Proactive) 
  • Update Risk Register (Reactive) 
  • Hoặc các options như inform Stakeholders về Risks  
• Nếu Planned Risk (có Risk Response Plan) xảy ra thì follow các đáp án theo thứ tự sau nếu có: 
  • Implement Risk Response (không cần Change Request, nhớ thêm PMIS và Influencing Risk Owner) —> Nếu implement xong mà ảnh hưởng đến Baseline thì submit change requests (Outputs của Implement Risk Responses) 
  • Review Risk Register (trong Risk Register có Risk Response, Risk Owner) 
  • Luôn luôn PM phải proactive và influence Risk Owner (Risk owner chịu responsible để implement risk response plan) 
  • Nếu Risk Owner đi vắng hay bận thì Project Manager (Ultimate Accoutable) phải trigger Risk Response Plan và inform lại cho Stakeholder 
• Update Risk Report (Keyword là Exposure, Overall Risk, Project Risk, Summary Individual Top Risks)
• Risk review

Commnunications Management Plan và Stakeholder Engagement Plan

• Các câu hỏi liên quan đến:Reports, Escalate Process, ai có authority release thông tin, Communication Technology, Who/How/What/When communicate, Channels, Right Information thì review lại Communications Management Plan
• Khi có new stakeholder xuất hiện thì
  • Thực hiện các quy trình Identify Stakeholders (Perform Stakeholder Analysis) à Update Stakeholder Register (meeting với stakeholder đó lấy requirements, expectations, idenfitication, classifications

=>>Update Stakeholder Management Plan (How to Approach / How to Manage Stakeholder Expectations / Influence / Involvement) 

=>>Update Communications Plan (Communication Requirements của stakeholder) nếu không có các options khác. 

• Trong quá trình dự án, nếuStakeholder Engagement / Involvement / Relationship tăng giảm (increase / lessen) —>  Update Stakeholder Engagement Plan hoặc Update Stakeholder Engagement Assesment Matrix
• Các vấn đề liên quan đến Stakeholder Expectations hoặc Asssement Engagement (Keyword: Unaware, Resistant, Supportive, etc) 
  • Thực hiện các T&T và action liên quan như Align / Involve / Manage Stakeholder Expectations / Influence / Involvement như Meetings, Facilitation, tìm Root Cause (RCA), Update Stakeholder Engagement Plan (do Engagement Plan là How to Approach)
  • Thực hiện các T&T và action để Assessment Engagement như: 
  • Update Stakeholder Engagement Plan, Review Stakeholder Engagement Assessment Matrix
  • Stakeholder Analysis, Meetings, Active Listening —> Update Stakeholder Register

Các câu hỏi liên quan đến Changes

• Luôn phải Follow Perform Intergrated Change Control
• Nếu có changes về Procurement ví dụ như Issue, Correct Deliverables nhưng không liên quan đến thay đổi Contracts / Agreements thì Follow Perform ICC (Formal Change Control Procedure hoặc đi qua Change Control System).
• Nếu changes về Procurement nhưng liên quan đến Contracts / Agreement thì refer theo thứ tự: 
  • Xem lại Terms trong Contracts / Agreements và review lại Procurement Management Plan 
  • Follow Contract Change Control Procedure / Change Control System 
•  Approved change request là input của 3 process: Manage & direct work, Control quality, control procurement
• Khi management plan đã được approves thì việc update plan theo approves change request sẽ thuộc bước Manage & Direct work. Implement approves change request ở bước Execute, Verify ở bước control

Các vấn đề liên quan đến Resources, Team, Team’s performance, Meeting

• Cần resource thì negotiate trước, không được thì escalate
• Conflict Resolution Steps nằm trong Team Charter (Team Value, Ground Rules, etc.) 
  • Các party, cá nhân liên quan tự giải quyết trước 
  • PM tham gia để facilitation —> reach conclusion, effective 
  • Nếu không được nữa thì formal disciplinary actions (formal written) 
  • Không được nữa thì escalate lên Functional Managers, Sponsor
•  Nếu vấn đề xảy ra với 1 cá nhân thì cần mentor, coaching với cá nhân để tìm cách giải quyết, không mang ra trước team để thảo luận.
• Team’s performance có vấn đề, kể cả PM hoặc ai đó nghĩ là có vấn đề thì vẫn cần đánh giá, trao đổi với team member tìm ra nguyên nhân đúng trước rồi mới lên phương án khắc phục

Control dự án

• Variance analysis bao gồm further analysis (Cost and impact)
• Xác định dự án có hoàn thành đúng tiến độ không khi có risk xảy ra thì xem reserve analysis

Methodology

• Chuyển từ traditional sang agile/hybrid thì cần: (1) đưa đề xuất; (2) nghiên cứu đánh giá xem tổ chức đã sẵn sàng chưa (văn hóa, cách thức làm việc) để quyết định cần learn gì, adapt gì

Chúc mọi người đạt được mục tiêu của bản thân!!