Cập nhật lần cuối vào 28/09/2022 bởi Phạm Mạnh Cường
Các nhà quản lý dự án có một vai trò rất quan trọng. Họ phải đảm nhận từ hoạch địch mục tiêu, hiện thực hóa sản phẩm cuối cùng, giám sát triển khai ở tất cả các giai đoạn và theo dõi quá trình làm việc nhóm. Việc đảm bảo chất lượng của dự án với khối lượng công việc lớn như thế là rất khó khăn. Do đó, PM nên sử dụng thêm các công cụ quản lý để công việc dễ dàng hơn.
Dưới đây là 10 công cụ quản lý dự án được các nhà quản lý trên thế giới tin dùng.
1. Microsoft Project
Microsoft Project được tạo ra để giúp các nhà quản lý dự án lập kế hoạch, phân phối nguồn lực, theo dõi tiến độ và phân tích khối lượng công việc. Mặc cho tính chất phức tạp, MS Project lại sở hữu giao diện trực quan. Đây là một giải pháp phần mềm được đánh giá cao; có thể đóng góp rất lớn vào thành công của dự án. Nó vận hành thành ba khối: Task, Resources, Calendar; và có sự liên kết giữa các khối này. Về cơ bản đây là một cơ sở dữ liệu với khả năng tự động hóa khá đơn giản.
Ưu điểm chính của việc sử dụng Microsoft Project là:
- Tổ chức công việc hiệu quả bằng công cụ MS Project scheduling
- Theo dõi đầy đủ và thuận tiện tất cả các thay đổi và phát triển dự án
- Tiến độ có khả năng tùy biến cao để phù hợp với các dự án cụ thể
- Khả năng đại diện cho các dự án, thêm ý tưởng, lọc dữ liệu
- Dự đoán và phòng ngừa rủi ro
- Tóm tắt báo cáo và quản lý hồ sơ hiệu quả
Microsoft Project là một lựa chọn tuyệt vời cho các tổ chức, đặc biệt là khi các dự án yêu cầu sự tương tác thường xuyên giữa các bộ phận khác nhau.
2. Skype for Business
Skype cho phép kết nối nhóm, đồng nghiệp và khách hàng của họ mọi lúc mọi nơi.
Ngoài ra, Skype hỗ trợ bốn loại cuộc gọi hội nghị:
- Web
- Video với giọng nói
- Kết nối điện thoại
- Hội nghị với tin nhắn tức thời.
Skype có thể :
- Kết nối người dùng từ hầu hết mọi thiết bị
- Cộng tác trên các tài liệ
- Chia sẻ màn hình máy tính để bàn
- Truy cập các ứng dụng hoặc tệp cụ thể trên máy tính với những người tham gia khác.
Skype for Business được thiết kế dành riêng cho đối tượng doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện giao tiếp kinh doanh và tiết kiệm chi phí các cuộc gọi điện thoại đường dài và quốc tế. Tất cả các phiên đều được bảo vệ bởi các thuật toán xác thực và mã hóa, vì vậy đây là một công cụ an toàn để các PM tương tác với khách hàng và đồng nghiệp của họ.
3. Trello
Hệ thống Trello được xây dựng theo nguyên tắc “kanban” của Nhật Bản. Trello bao gồm giám sát nhất quán tất cả các giai đoạn sản xuất. Nó là một công cụ tuyệt vời cho các dự án tiêu chuẩn và thuận tiện cho cả chỉ thị lệnh và assignment cá nhân. Giao diện bao gồm các bảng khác nhau, đại diện cho các dự án hoặc quy trình trong công ty.
Mỗi bảng bao gồm:
- danh sách các nhiệm vụ
- thẻ với mô tả
- nhận xét
- tệp file
- thẻ màu và thời hạn.
Menu có thể được hiển thị dưới dạng Calendar. Các chức năng cơ bản của Trello đều miễn phí và cho phép bạn làm việc không bị ràng buộc giới hạn.
Trở thành một Master Trello chỉ với 1 khóa học Trello của PMA.
4. Evernote
Evernote thể giúp xây dựng một nền tảng kiến thức khổng lồ cho các nhà quản lý dự án. Nó có thể được sử dụng để tạo danh sách việc cần làm và lưu trữ tất cả các loại thông tin về các dự án của bạn trong các tệp và ghi chú. Ngoài ra, Evernote có thể hỗ trợ các công cụ cần thiết cho các PM. Evernote quản lý dự án dựa trên “đám mây”, bạn có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào.
Có một số công cụ trong Evernote, khi kết hợp lại cho phép bạn quản lý các nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Evernote cung cấp quyền truy cập được chỉ định cho những người dùng khác nhau. Đối với các nhiệm vụ cá nhân, bạn có thể sử dụng notebook cá nhân. Nếu bạn làm việc với một nhóm và muốn thử thách nhân viên của mình, bạn nên sử dụng quyền truy cập công cộng, cho phép bạn xác định mức độ truy cập của các đối tượng đồng nghiệp khác nhau.
5. Microsoft Visio
MS Visio là một ứng dụng đồ họa vector được tạo cho Hệ Điều hành Windows và được các nhà quản lý dự án sử dụng rộng rãi. Nó là một công cụ mạnh mẽ để trình bày thông tin phức tạp dưới dạng sơ đồ, hình khối và flowchart.
Ngay cả khi bạn không có năng khiếu về thiết kế hoặc kỹ năng kỹ thuật, Visio vẫn có khả năng giúp bạn phác thảo tư duy của mình thành hình ảnh trực quan nhất. Visio sử dụng một set diagram để đơn giản hóa và tăng cường tính trực quan của các quy trình trừu tượng. Cho dù bạn muốn tạo sơ đồ tổ chức, mạng lưới hoặc sơ đồ quy trình, Microsoft Visio vẫn cung cấp được nhiều mẫu và hình dạng được thiết kế sẵn. Hơn nữa, với Visio, bạn có thể tương tác với người dùng khác và minh họa ngắn gọn một số điểm nhất định. Ví dụ, từ một sơ đồ tổ chức, bạn có thể nêu lên một vấn đề và thảo luận về giải pháp, sau đó có thể áp dụng cho một dự án mới. Với Visio, bạn cũng có thể nhập dữ liệu từ MS Excel để tạo đồ họa rõ ràng cho các bản trình bày và báo cáo công khai.
6. VSDX Annotator
VSDX Annotator là trình xem Visio cho những người làm việc trên Mac. Nó được sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lý dự án để cộng tác trên các tệp Visio trong môi trường đa nền tảng. Nó bao gồm 12 công cụ chú thích cho phép bạn thực hiện các thay đổi trong bản vẽ ngay trên máy Mac cũng như thêm ghi chú, câu hỏi và nhận xét của bạn. Sau đó, bạn có thể lưu dưới dạng tiện ích mở rộng PDF (.pdf) hoặc Visio (.vsdx) để chỉnh sửa thêm trong Visio. Ứng dụng này hiển thị tất cả các bản vẽ nội dung với hình ảnh sắc nét trực quan.
7. SmartDraw
SmartDraw là một công cụ nữa để tạo ra nhiều biểu đồ, sơ đồ và bản trình bày. Với ứng dụng này, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng xây dựng flowchart, presentation PowerPoint, bản đồ tư duy và các hình ảnh khác. SmartDraw cung cấp hơn 70 loại vật liệu tương tự và một bộ các mẫu cho nhiều mục tiêu khác nhau như biểu đồ dự án, cây quyết định, genogram và nhiều loại dữ liệu trực quan khác. Nó hỗ trợ dịch vụ đám mây, vì vậy bạn có thể chia sẻ biểu đồ, sơ đồ và bảng biểu với nhóm dự án. SmartDraw dễ sử dụng hơn nhiều so với Visio và có cả phiên bản MS và macOS.
8. JIRA
JIRA là một ứng dụng quản lý dự án được phát triển bởi công ty Atlassian của Úc. Công cụ dựa trên web này cung cấp cho người quản lý dự án khả năng quản lý nhiều nhóm, dự án và quy trình làm việc hiệu quả hơn. Các khái niệm chính trong JIRA là các dự án và nhiệm vụ. Các dự án được sử dụng để phân nhóm các nhiệm vụ. Nhiệm vụ được tạo trong các dự án để người biểu diễn có thể được chỉ định cho các nhiệm vụ này. Nhiệm vụ cũng có thể có các nhiệm vụ phụ và được liên kết với các vấn đề khác. Khi các dự án hoàn thành, trạng thái nhiệm vụ sẽ tự động thay đổi. Công cụ này hoạt động tốt với các nhóm và tổ chức có quy mô lớn, khi nhân viên và người quản lý không thể trực quan hóa toàn bộ dự án và đôi khi gặp phải sai sót: bỏ qua một số nhiệm vụ cần thiết.
9. Slack
Slack là một dịch vụ web và ứng dụng có sẵn cho máy tính để bàn, iOS và Android. Mục đích của Slack là tạo cơ hội cho các cá nhân hoặc nhóm tương tác với đồng nghiệp hoặc khách hàng về bất kỳ vấn đề nào liên quan đến dự án. Đây là một ứng dụng đơn giản với giao diện người dùng trực quan. Bạn có thể tạo profile, gửi tệp, gửi và đọc tin nhắn. Các nhóm riêng được gọi là “kênh” và các tin nhắn được gửi trong kênh chỉ hiển thị cho những người tham gia kênh cụ thể đó. Slack hỗ trợ hơn 100 dịch vụ web, bao gồm Dropbox, Twitter, Google Docs và thậm chí cả Trello (được đề cập ở trên). Bạn có thể sử dụng Slack để tích hợp bất kỳ dịch vụ nào trong số này và nhận thông báo khi có bất kỳ thay đổi và hoạt động nào.
10. GanttPro
GanttPro là giải pháp phần mềm dựa trên biểu đồ Gantt. Nó cho phép bạn lập kế hoạch và quản lý các dự án trực tuyến, trực quan hóa các quy trình, tạo và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, đặt thời hạn và xem tỷ lệ phần trăm các nhiệm vụ riêng lẻ đã hoàn thành so với các mốc thời gian dự kiến. Bạn có thể chia sẻ biểu đồ Gantt mà bạn đã tạo với nhóm và khách hàng, gán cho người dùng chuyên dụng quyền xem hoặc chỉnh sửa. GanttPro có một bộ các tính năng chính, một số tính năng tương thích với các phương thức Agile, ví dụ:
- Sắp xếp thời gian các nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên
- Phân phối nhiệm vụ giữa những người tham gia dự án
- Phân tích critical path để tăng tốc tiến độ
- Lịch trình tự động
- Theo dõi tiến độ hiện tại để biết giai đoạn thực hiện dự án
Với sự đa dạng trong việc lựa chọn ứng dụng để quản lý dự án, bạn hoàn toàn có thể tìm thấy phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức. Hy vọng từ danh sách này, bạn sẽ khoanh vùng được phần mềm phù hợp và tăng năng suất làm việc của đội ngũ Quản lý dự án trong công ty bạn!
Xem thêm: 5 công cụ quản lý hữu ích cho việc làm từ xa
N.H.A
