Cập nhật lần cuối vào 16/12/2024 bởi Phạm Mạnh Cường
Trong blog này, chúng ta sẽ khám phá các chỉ số đánh giá hiệu suất chính của quản lý dự án quan trọng nhất, thường được gọi là KPI quản lý dự án hoặc đơn giản là KPI dự án, cũng như những lợi ích khi sử dụng chúng trong suốt vòng đời của dự án.
Hãy nghĩ đến, ví dụ, như bảng điều khiển trên xe hơi của bạn để giúp bạn xác định, bạn đang đi quá nhanh, bạn đang đi quá chậm? Hãy nghĩ đến một hệ thống GPS khi bạn đang lái xe đến một nơi nào đó giúp bạn biết các tuyến đường khác nhau. Có thể các KPI của dự án có thể cung cấp cho bạn một số tuyến đường thay thế cho dự án của bạn.
KPI quản lý dự án là gì?
Các KPI quản lý dự án giúp các nhóm quản lý dự án theo dõi các mục tiêu quan trọng trong một dự án. Các KPI quản lý dự án này xoay quanh ràng buộc ba bên, trong đó chúng ta liên tục xem xét thời gian, chi phí, phạm vi và chất lượng của dự án.
Vì vậy, ba KPI hàng đầu mà chúng tôi tìm thấy với tư cách là người quản lý dự án, để giúp chúng tôi đánh giá hiệu suất của mình, là những điều này. Trước hết, chúng tôi xem xét lịch trình dự án . Chúng tôi muốn biết, chúng tôi có đúng tiến độ không? Chúng tôi có chậm tiến độ không? Nếu chúng tôi chậm tiến độ, những điều chúng tôi cần làm để đưa nó trở lại đúng tiến độ là gì?
Sau đó, đối với phạm vi dự án, có các KPI quản lý dự án cho phép theo dõi tiến độ của nhóm dự án để đảm bảo các nhiệm vụ được nêu trong kế hoạch dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng tương ứng.
10 KPI quản lý dự án hàng đầu
Dưới đây là 10 KPI hàng đầu cho quản lý dự án . Cho dù bạn là người mới tham gia quản lý dự án hay là người kỳ cựu, những KPI này có thể giúp bạn đi đúng hướng.
1. Biên lợi nhuận ròng
Biên lợi nhuận ròng là tỷ lệ tài chính xem xét khả năng sinh lời của công ty dựa trên thu nhập ròng hoặc lợi nhuận tạo ra từ mỗi đô la doanh thu. Biên lợi nhuận ròng càng cao thì công ty càng có lợi nhuận.
Net profit margin = (Net income / Total revenue) x 100
2. Sự khác biệt về lịch trình
Độ lệch tiến độ (Schedule variance – SV) là một số liệu quản lý dự án dùng để đo lường sự khác biệt giữa tiến độ theo kế hoạch và tiến độ thực tế của dự án tại bất kỳ thời điểm nào. Sử dụng SV để xác định xem tiến độ có vượt tiến độ, chậm tiến độ hay đúng tiến độ hay không.
Schedule variance (SV) = Earned value (EV) – Planned value (PV)
3. Chi phí biến động
Biến động chi phí (Cost variance – CV) là một KPI quản lý dự án khác đo lường sự khác biệt giữa chi phí dự toán của dự án và chi phí thực tế tại bất kỳ thời điểm nào. KPI này giúp xác định dự án có dưới hay vượt quá ngân sách hay không.
Cost variance (CV) = Earned value (EV) – Actual cost (AC)
4. Chỉ số hiệu suất lịch trình (SPI)
Chỉ số hiệu suất lịch trình (SPI) đo lường mức độ hiệu quả của lịch trình dự án. Nó so sánh tiến độ thực tế với tiến độ đã lên kế hoạch.
SPI = Earned value (EV) / Planned value (PV)
5. Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI)
Một KPI quan trọng khác trong quản lý dự án là chỉ số hiệu suất chi phí (CPI) . Chỉ số này đo lường hiệu quả chi phí của một dự án bằng cách so sánh chi phí ngân sách của công việc đã thực hiện với chi phí thực tế của công việc đã thực hiện.
Cost performance index (CPI) = Earned value (EV) / Actual cost
6. Lợi tức đầu tư (ROI)
Lợi tức đầu tư (ROI) đo lường lợi nhuận của một khoản đầu tư so với chi phí của nó. Đây là một trong những KPI quan trọng nhất của dự án để đánh giá hiệu quả và hiệu suất của một khoản đầu tư.
7. Giá trị kế hoạch (PV)
Giá trị đã lập kế hoạch (PV) mô tả chi phí ngân sách của công việc được lên lịch cho một khoảng thời gian cụ thể. Nó cũng được gọi là chi phí ngân sách của công việc được lên lịch.
Planned value (PV) = Budgeted cost of work scheduled
8. Giá trị đạt được (EV)
Giá trị thu được (EV) là một kỹ thuật quản lý dự án đo lường giá trị thực tế của công việc đã hoàn thành cho đến nay. Chỉ số quan trọng này đánh giá tiến độ và hiệu suất của dự án.
9. Tỷ lệ sử dụng tài nguyên
Tỷ lệ sử dụng tài nguyên đo lường hiệu quả phân bổ tài nguyên trong một dự án hoặc tổ chức. Nó cho thấy tỷ lệ phần trăm thời gian mà một tài nguyên, chẳng hạn như thành viên nhóm hoặc thiết bị, đang tích cực làm việc trên các nhiệm vụ có thể tính phí hoặc có năng suất.
Resource utilization rate = (Actual hours worked / Total available hours)
10. Tỷ lệ đốt tiền dự án
Tỷ lệ đốt tiền của dự án là một chỉ số KPI về tài chính của dự án , cho biết tốc độ một dự án sử dụng hết ngân sách trong một khoảng thời gian cụ thể.
Project burn rate = Total project budget / Project duration
Tại sao việc sử dụng KPI quản lý dự án để theo dõi hiệu suất dự án lại quan trọng?
KPI là các biện pháp rất quan trọng giúp chúng ta xác định, chỉ trong nháy mắt, vị trí của mình. Nó giúp chúng ta nhận ra ngay lập tức trạng thái và chỉ là một hướng dẫn sơ bộ. Vì vậy, chúng ta liên tục xem xét các biện pháp này để giúp chúng ta như một cột mốc để biết cách chúng ta cần điều hướng trong dự án của mình.
Để các KPI quản lý dự án hoạt động như mong đợi, một số thông lệ tốt nhất khi lựa chọn các KPI cho dự án của bạn là bạn cùng phát triển các KPI này với những người tham gia. Bạn cũng khiến các bên liên quan đồng ý về các KPI này. Bạn cũng cần đảm bảo rằng chúng có liên quan đến dự án. Nếu bạn đang đo lường những thứ không liên quan đến dự án, thì bạn sẽ tốn thời gian mà không có kết quả. Ngoài ra, một lần nữa, bạn muốn chúng cụ thể và có thể đo lường được.