4 loại Performance Report thường dùng trong quản lý dự án

Performance Report

Cập nhật lần cuối vào 11/01/2025 bởi Phạm Mạnh Cường

Trong quản lý dự án, Performance Report đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và đánh giá tiến độ, hiệu quả sử dụng nguồn lực, cũng như chất lượng đầu ra của dự án. Đây không chỉ là công cụ giúp các nhà quản lý nhận diện vấn đề mà còn hỗ trợ đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác. Tùy thuộc vào mục tiêu và đối tượng sử dụng, các loại báo cáo hiệu suất sẽ có nội dung và hình thức khác nhau. Bài viết này sẽ giới thiệu 4 loại Performance Report phổ biến nhất trong quản lý dự án, từ đó giúp bạn hiểu rõ hơn về cách ứng dụng từng loại để tối ưu hóa quy trình làm việc và đạt được kết quả mong muốn.

Performance report là gì?

Performance report, hay báo cáo hiệu suất, là các tài liệu cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình thực hiện dự án. Chúng là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ, đánh giá sự chênh lệch và đề xuất các biện pháp khắc phục.

Lợi ích của performance report bao gồm:

  • Giúp nhận biết nhanh chóng các vấn đề trong dự án.
  • Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu.
  • Tăng tính minh bạch và giao tiếp giữa các bên liên quan.

Các yếu tố thường có trong Performance report

Mặc dù các yếu tố có trong báo cáo hiệu suất khác nhau tùy thuộc vào loại báo cáo, sau đây là một số yếu tố thường thấy trong nhiều loại báo cáo khác nhau:

  • Phân tích hiệu suất trước đây: Thông thường, báo cáo hiệu suất bao gồm phân tích hiệu suất trước đây để ban quản lý có thể so sánh sản lượng, chất lượng và thời gian thực hiện các dự án.
  • Tóm tắt các thay đổi: Báo cáo hiệu suất bao gồm tóm tắt mọi thay đổi được thực hiện đối với dự án và lý do cho mỗi thay đổi.
  • Các bước tiếp theo: Báo cáo hiệu suất bao gồm phác thảo các bước tiếp theo mà các thành viên trong nhóm dự định thực hiện trong một dự án.
  • Ước tính dự án: Ước tính dự án được cập nhật là một phần của báo cáo, bao gồm dự đoán tài chính và kết quả sản xuất.
  • Thông tin cho các bên liên quan: Báo cáo hiệu suất cung cấp các thông tin chi tiết cụ thể mà các bên liên quan có thể yêu cầu, như thông tin về vật liệu, thành viên dự án hoặc thời hạn.
  • Thông tin hiệu suất công việc: Thông tin này bao gồm thông tin chi tiết về tiến độ thực hiện dự án và chi phí mà dự án đã phát sinh cho đến thời điểm hiện tại.
  • Đo lường hiệu suất công việc: Bạn có thể sử dụng tính năng này để tính toán tiến độ thực tế của một dự án so với tiến độ đã lên kế hoạch.

4 loại Performance report thường dùng trong quản lý dự án

Status report

Status report cung cấp thông tin về trạng thái hiện tại của một dự án trong suốt quá trình hoàn thành. 

Báo cáo này cho biết dự án có đang đi đúng hướng để đáp ứng thời hạn hay không, tóm tắt các chi tiết của dự án, nêu bật bất kỳ lĩnh vực nào cần cải thiện và thêm bất kỳ mục tiêu nào mà dự án đã đạt được. 

Báo cáo trạng thái có thể giúp bạn thông báo cho các bên liên quan về sự phát triển chung của dự án và cập nhật về bất kỳ thay đổi nào. 

Đây là báo cáo phổ biến nhất để tạo và thường xuyên tạo báo cáo trạng thái trong suốt thời gian của dự án, tùy thuộc vào kế hoạch quản lý truyền thông của dự án.

Variance report

Variance report so sánh hiệu suất thực tế của một dự án với hiệu suất ước tính, sử dụng các biến liên quan đến phép đo hiệu suất công việc. Các biến này là hiệu suất theo lịch trình đã lập so với hiệu suất theo lịch trình thực tế và chi phí thực tế của dự án so với chi phí dự án đã lập.

Để tạo Variance report, bạn có thể xác định các chỉ số hiệu suất chính cho một dự án, thường được nêu trong kế hoạch dự án, sau đó xem bạn đã đạt được bao nhiêu trong số các chỉ số hiệu suất đó cho đến nay. Một chỉ số hiệu suất chính phổ biến là thời hạn của dự án. Ví dụ, nếu một dự án không đáp ứng được thời hạn ban đầu, thì báo cáo có thể hiển thị sai lệch lớn của dự án

Progress report

Progress report bao gồm tất cả công việc đã hoàn thành trong dự án kể từ báo cáo cuối cùng. 

Báo cáo phác thảo các nhiệm vụ bạn đã hoàn thành trong dự án cho đến nay, bất kỳ mục tiêu dự án nào bạn đã đạt được hoặc những thay đổi trong kế hoạch dự án. 

Progress report có thể ghi lại các hành động bạn đã hoàn thành, giúp đo lường năng suất vì bạn có thể so sánh báo cáo tiến độ hiện tại của mình với các báo cáo tiến độ trước đó. 

Sau đây là một số ví dụ về các hành động bạn có thể tìm thấy trong báo cáo tiến độ:

  • Chúng tôi đã hoàn thành kết quả khảo sát vào ngày [ ngày ] và [ thời gian ]
  • Đã thực hiện phản hồi dự án bắt đầu từ ngày [ ]
  • Đã nhận được kết quả từ sự tham gia của cộng đồng vào ngày [ ]
  • Đề xuất dự án được cập nhật để bao gồm các quy định hiện hành
  • Đã sử dụng [ loại tài nguyên ] từ các bên liên quan vào [ ngày ]

Trend report

Trend report cho thấy những gì các chuyên gia có thể mong đợi xảy ra trong một dự án, dự đoán kết quả hiệu suất trong tương lai và cung cấp kỳ vọng cho các hướng dẫn của dự án. Các yếu tố bao gồm trong báo cáo là thời hạn, chi phí và chất lượng tổng thể của dự án. Trong báo cáo, bạn có thể lấy thông tin trạng thái hiện tại và so sánh với kết quả dự kiến ​​của dự án.

Quy trình tạo và sử dụng Performance report

1. Xác định mục đích

Mục tiêu đầu tiên là làm rõ loại báo cáo cần tạo và đối tượng sử dụng báo cáo đó. Báo cáo hiệu suất có thể nhằm đánh giá tiến độ dự án, hiệu quả sử dụng tài nguyên, hoặc chất lượng sản phẩm. Việc xác định rõ ràng giúp đảm bảo báo cáo được thiết kế phù hợp và đáp ứng nhu cầu thông tin của các bên liên quan như nhà quản lý, nhóm dự án, hay khách hàng.

2. Thu thập dữ liệu

Sử dụng các công cụ quản lý dự án như phần mềm quản lý công việc, bảng Kanban, hoặc hệ thống ERP để thu thập thông tin liên quan. Các dữ liệu cần thiết bao gồm tiến độ hoàn thành, chi phí thực tế so với ngân sách, và các vấn đề phát sinh. Dữ liệu chính xác và kịp thời là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính chính xác của báo cáo.

3. Phân tích dữ liệu

Sau khi thu thập dữ liệu, bước tiếp theo là phân tích để nhận diện các vấn đề và xu hướng. Các công cụ phân tích như biểu đồ Gantt, biểu đồ Pareto, hay phân tích Earned Value (EVM) có thể được áp dụng để xác định hiệu suất thực tế so với kế hoạch. Quá trình này giúp phát hiện các rủi ro tiềm ẩn và cơ hội cải thiện trong dự án.

4. Trình bày báo cáo

Tổng hợp kết quả phân tích thành các báo cáo trực quan và dễ hiểu. Sử dụng các biểu đồ, bảng biểu, hoặc dashboard để trình bày thông tin một cách hiệu quả. Báo cáo nên nhấn mạnh vào các chỉ số quan trọng (KPIs) và đưa ra các kết luận rõ ràng để người đọc dễ dàng nắm bắt.

5. Truyền thông với các bên liên quan

Sau khi hoàn thành báo cáo, chia sẻ thông tin này với các bên liên quan. Có thể sử dụng các cuộc họp định kỳ, email, hoặc các nền tảng cộng tác trực tuyến để truyền đạt. Việc này giúp đảm bảo mọi người nắm rõ tình hình dự án và có cái nhìn đồng nhất.

6. Theo dõi và đề xuất biện pháp

Dựa trên báo cáo hiệu suất, theo dõi sát sao các vấn đề và đưa ra các biện pháp cải thiện kịp thời. Ví dụ, nếu báo cáo cho thấy dự án đang chậm tiến độ, cần điều chỉnh nguồn lực hoặc tái ưu tiên công việc. Việc liên tục cập nhật và sử dụng báo cáo hiệu quả giúp đảm bảo dự án đạt được các mục tiêu đề ra.

Lưu ý khi sử dụng Performance report

1. Tùy chỉnh

Mỗi đối tượng sử dụng báo cáo có nhu cầu và mục tiêu khác nhau. Vì vậy, cần tùy chỉnh nội dung và hình thức trình bày của Performance Report sao cho phù hợp. Ví dụ, ban lãnh đạo thường quan tâm đến bức tranh tổng thể và các chỉ số quan trọng (KPIs), trong khi đội dự án có thể cần thông tin chi tiết hơn về tiến độ công việc hoặc các vấn đề cụ thể. Việc tùy chỉnh giúp tăng hiệu quả truyền tải thông tin và đảm bảo báo cáo đáp ứng đúng nhu cầu của người sử dụng.

2. Chính xác

Dữ liệu sử dụng trong báo cáo phải đảm bảo độ chính xác và tin cậy. Sai sót trong thông tin có thể dẫn đến quyết định sai lầm, gây ảnh hưởng tiêu cực đến dự án. Để đảm bảo tính chính xác, cần sử dụng các nguồn dữ liệu được kiểm chứng, áp dụng các công cụ quản lý dự án đáng tin cậy, và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi hoàn thiện báo cáo.

3. Kịp thời

Thông tin trong báo cáo cần được cập nhật kịp thời để phản ánh chính xác tình hình hiện tại của dự án. Báo cáo lỗi thời có thể làm mất đi giá trị sử dụng, khiến các bên liên quan không đưa ra được các biện pháp điều chỉnh phù hợp. Do đó, cần thiết lập lịch trình rõ ràng cho việc cập nhật và phát hành báo cáo, đảm bảo mọi thông tin đều phản ánh sát thực trạng dự án.

Việc lưu ý các yếu tố trên sẽ giúp Performance Report trở thành công cụ quản lý hiệu quả, hỗ trợ tối đa trong việc ra quyết định và điều phối dự án.

PMA luôn trân trọng sự tin tưởng và ủng hộ từ cựu học viên. Chính vì vậy, chúng tôi triển khai chính sách referral hấp dẫn dành cho tất cả các khóa học tại PMA
– Tặng ngay 300k cho cựu học viên giới thiệu thành công 1 khách hàng mới.
– Giảm ngay 300k cho học viên đăng ký học mà được cựu học viên giới thiệu.
Chia sẻ cơ hội học tập tuyệt vời này với bạn bè và đồng nghiệp của bạn ngay hôm nay!