PMA – Professional Management Academy

6 bước hiệu quả để quản lý rủi ro trong dự án

quản lý rủi ro

Cập nhật lần cuối vào 10/04/2023 bởi Nguyễn Quang Hoàng

Rủi ro giống như một con sói đói, luôn rình rập và sẵn sàng tấn công chúng ta bất cứ lúc nào nếu chúng ta không cẩn trọng và quản lý nó đúng cách. Vì thế, việc quản lý rủi ro được coi là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng để đảm bảo thành công cho dự án. 

Khái niệm rủi ro

Rủi ro là gì?

Rủi ro (risk) là sự kiện hoặc tình huống không mong muốn có thể xảy ra và gây ảnh hưởng đến mục tiêu, kết quả hoặc tiến độ của một hoạt động hay dự án. Rủi ro có thể làm tăng chi phí, làm chậm tiến độ, giảm chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, hoặc gây tổn thất khác đến dự án hoặc tổ chức. Tất cả các dự án đều có một số mức độ rủi ro, do đó việc quản lý rủi ro là rất quan trọng để giảm thiểu tác động tiêu cực của rủi ro đến dự án

Các loại rủi ro trong dự án

Trong dự án, có nhiều loại rủi ro có thể xảy ra. Các loại rủi ro thường gặp bao gồm:

  • Rủi ro kỹ thuật: Đây là các rủi ro liên quan đến công nghệ, phần mềm, phần cứng, mạng và các yếu tố kỹ thuật khác. Ví dụ: lỗi phần mềm, vi rút máy tính, lỗi thiết bị, thay đổi kỹ thuật giữa các phiên bản…
  • Rủi ro thời gian: Các rủi ro này liên quan đến việc không hoàn thành dự án đúng thời hạn. Điều này có thể do trì hoãn trong quá trình phát triển hoặc sự cố bất ngờ.
  • Rủi ro tài chính: Rủi ro tài chính có thể bao gồm quản lý ngân sách không tốt hoặc chi phí tăng cao.
  • Rủi ro pháp lý: Các rủi ro pháp lý liên quan đến các vấn đề liên quan đến pháp lý, chẳng hạn như bản quyền, sở hữu trí tuệ, chính sách bảo mật, v.v.
  • Rủi ro liên quan đến con người: Các rủi ro này liên quan đến nhân viên, khách hàng hoặc các bên liên quan khác. Ví dụ: nhân viên rời khỏi dự án, khách hàng không hài lòng, hoặc lỗi quản lý.
  • Rủi ro môi trường: Các rủi ro này liên quan đến các yếu tố môi trường, chẳng hạn như thiên tai, thảm họa tự nhiên, và các vấn đề về môi trường.
  • Rủi ro truyền thông: Các rủi ro này liên quan đến hình ảnh, uy tín và nhận thức của dự án trong mắt công chúng. Ví dụ: phản hồi tiêu cực của khách hàng, tin đồn, hoặc các vấn đề về truyền thông.

Việc phát hiện, đánh giá và quản lý rủi ro là rất quan trọng trong quản lý dự án để đảm bảo tiến độ và chất lượng của dự án.

Khái niệm quản lý rủi ro

1, Quản lý rủi ro dự án là gì?

Quản lý rủi ro là một quá trình quan trọng trong quản lý dự án nhằm xác định, đánh giá, và quản lý các rủi ro tiềm năng có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Mục đích của quản lý rủi ro là đảm bảo rằng dự án sẽ được triển khai thành công một cách hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính khả thi của dự án.

Quản lý rủi ro bao gồm các bước như nhận diện, đánh giá, phân loại và ưu tiên các rủi ro tiềm năng, phát triển kế hoạch quản lý rủi ro và thực thi các biện pháp quản lý rủi ro. Quá trình quản lý rủi ro sẽ giúp cho những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai dự án được điều tiết và giảm thiểu hậu quả xấu cho dự án.

Xem thêm: Dự án là gì? Làm thế nào để trở thành quản lý dự án?

2, Tầm quan trọng của quản lý rủi ro dự án

Quản lý rủi rõ là một trong lĩnh vực quan trọng và không thể thiếu trong một sự án. Nếu không thực hiện quản lý rủi ro đúng cách, dự án có thể gặp phải các rủi ro không mong muốn, gây ra sự cố trong quá trình triển khai, kéo dài thời gian triển khai và tăng chi phí cho dự án. Quản lý rủi ro đúng cách giúp cho dự án đạt được những mục tiêu đề ra, đảm bảo tính khả thi và giảm thiểu các rủi ro tiềm năng cho dự án.

Quy trình quản lý rủi ro trong dự án 

quy trình quản lý rủi ro trong dự án

Xác định các rủi ro tiềm ẩn

Bước đầu tiên trong quản lý rủi ro dự án là nhận diện rủi ro dự án. Việc nhận diện rủi ro dự án là quá trình xác định các sự kiện hoặc tình huống có thể xảy ra và ảnh hưởng đến việc thực hiện dự án. Việc nhận diện các rủi ro của dự án được thực hiện thông qua việc đánh giá các yếu tố khác nhau như mục tiêu dự án, phạm vi dự án, lịch trình, ngân sách, các bên liên quan và các yếu tố môi trường khác.

Sau khi nhận diện các rủi ro dự án, quản lý dự án cần phân loại chúng vào các nhóm khác nhau dựa trên các đặc điểm chung. Phân loại các rủi ro dự án giúp cho việc quản lý chúng trở nên dễ dàng hơn và giúp cho việc ưu tiên các rủi ro cần xử lý trước đó. Các phân loại rủi ro dự án thường gặp bao gồm các nhóm như rủi ro kỹ thuật, rủi ro tài chính, rủi ro môi trường, rủi ro nhân sự và rủi ro về pháp lý.

Cuối cùng, nhà quản lý dự án cần xác định ưu tiên các rủi ro cần xử lý trước đó. Việc xác định ưu tiên các rủi ro giúp cho đội ngũ quản lý dự án tập trung vào các rủi ro quan trọng nhất đối với dự án. Các rủi ro cần được ưu tiên xử lý trước thường là những rủi ro có khả năng gây ảnh hưởng lớn nhất đến dự án hoặc gây ra mức độ nghiêm trọng cao. 

Đánh giá rủi ro dự án

Đánh giá rủi ro dự án là một bước quan trọng trong quản lý dự án để đảm bảo rằng các rủi ro đã được xác định, ước tính và đánh giá mức độ ảnh hưởng của chúng đối với dự án. Bước này giúp các nhà quản lý dự án đưa ra các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro để đảm bảo rằng dự án được triển khai một cách hiệu quả và đạt được các mục tiêu đề ra.

Để xác định xác suất và mức độ ảnh hưởng của các rủi ro, nhà quản lý dự án cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm kinh nghiệm từ các dự án tương tự, tài liệu tham khảo, các chuyên gia và các bên liên quan khác. Sau đó, nhà quản lý dự án sử dụng các phương pháp định lượng và định tính để ước tính xác suất và mức độ ảnh hưởng của các rủi ro.

Phát triển kế hoạch quản lý rủi ro dự án

Sau khi nhận diện và đánh giá các rủi ro dự án, bước tiếp theo trong quản lý rủi ro dự án là phát triển kế hoạch quản lý rủi ro. Kế hoạch quản lý rủi ro là một tài liệu quan trọng giúp cho đội ngũ quản lý dự án đưa ra các biện pháp cụ thể để quản lý các rủi ro đã được đánh giá.

Kế hoạch quản lý rủi ro cần bao gồm các yếu tố sau:

  • Đưa ra kế hoạch chi tiết để quản lý các rủi ro đã được đánh giá: Kế hoạch quản lý rủi ro cần mô tả chi tiết các rủi ro đã được đánh giá và các biện pháp quản lý rủi ro được đề xuất. Kế hoạch cũng cần đưa ra các thông tin về người phụ trách quản lý rủi ro, thời gian quản lý rủi ro, cách thức theo dõi và đánh giá các rủi ro và các mục tiêu đánh giá kết quả.
  • Xác định các biện pháp khắc phục khi cần thiết: Kế hoạch quản lý rủi ro cần đưa ra các biện pháp khắc phục để xử lý các rủi ro khi chúng xảy ra. Điều này giúp cho đội ngũ quản lý dự án có sẵn các phương án để giải quyết tình huống xấu nhất có thể xảy ra.
  • Làm rõ các trách nhiệm và vai trò: Kế hoạch quản lý rủi ro cần làm rõ các trách nhiệm và vai trò của từng thành viên trong đội ngũ quản lý dự án liên quan đến việc quản lý rủi ro.
  • Cập nhật và theo dõi: Kế hoạch quản lý rủi ro cần được cập nhật và theo dõi liên tục để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý các rủi ro dự án.

Thực thi kế hoạch quản lý rủi ro dự án

Sau khi đã phát triển kế hoạch quản lý rủi ro dự án, bước tiếp theo trong quản lý rủi ro dự án là thực thi kế hoạch. Trong giai đoạn này, đội ngũ quản lý dự án cần áp dụng các biện pháp đã được lên kế hoạch để quản lý các rủi ro trong quá trình triển khai dự án.

Các hoạt động chính trong giai đoạn thực thi kế hoạch quản lý rủi ro dự án bao gồm:

  • Theo dõi rủi ro: Đội ngũ quản lý dự án cần liên tục theo dõi các rủi ro đã được xác định và đánh giá để đảm bảo rằng các biện pháp quản lý rủi ro được áp dụng đúng và hiệu quả.
  • Điều chỉnh kế hoạch: Nếu có thay đổi hoặc thêm mới các rủi ro trong quá trình triển khai dự án, đội ngũ quản lý dự án cần điều chỉnh kế hoạch quản lý rủi ro để đảm bảo rằng các rủi ro này được quản lý một cách hiệu quả.
  • Thực hiện các biện pháp khắc phục: Nếu các rủi ro đã xảy ra, đội ngũ quản lý dự án cần áp dụng các biện pháp khắc phục đã được lên kế hoạch để giải quyết tình huống đó.
  • Đánh giá kết quả: Đội ngũ quản lý dự án cần đánh giá kết quả của quá trình quản lý rủi ro để cải thiện kế hoạch quản lý rủi ro cho những dự án trong tương lai.

Qua đó, thực thi kế hoạch quản lý rủi ro dự án giúp cho đội ngũ quản lý dự án đảm bảo tính hiệu quả trong việc quản lý các rủi ro đã được xác định và giảm thiểu các ảnh hưởng tiêu cực của chúng đối với dự án.

Giám sát và kiểm soát rủi ro dự án

Việc giám sát và kiểm soát rủi ro đảm bảo rằng các biện pháp quản lý rủi ro đã được áp dụng hiệu quả và giúp giảm thiểu tác động tiêu cực của các rủi ro đối với dự án.

Các hoạt động chính trong giai đoạn giám sát và kiểm soát rủi ro dự án bao gồm:

  • Giám sát rủi ro: Đội ngũ quản lý dự án cần theo dõi các rủi ro đã được xác định và đánh giá để phát hiện sớm các biến động hoặc thay đổi trong môi trường làm việc có thể ảnh hưởng đến các rủi ro đã được đánh giá trước đó.
  • Kiểm soát rủi ro: Nếu có rủi ro mới xuất hiện hoặc các rủi ro đã được đánh giá trước đó có sự thay đổi, đội ngũ quản lý dự án cần áp dụng các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu tác động tiêu cực của chúng đến dự án.
  • Đánh giá hiệu quả: Đội ngũ quản lý dự án cần đánh giá hiệu quả của quá trình giám sát và kiểm soát rủi ro để tăng cường khả năng quản lý rủi ro cho những dự án trong tương lai.

Cập nhật kế hoạch quản lý rủi ro dự án

Sau khi triển khai dự án trong một khoảng thời gian, một số rủi ro có thể không còn cần phải quản lý hoặc có thể có những rủi ro mới phát sinh. Do đó, việc cập nhật kế hoạch quản lý rủi ro là rất quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả của quản lý rủi ro dự án và đáp ứng với các thay đổi trong quá trình triển khai dự án.

Cập nhật kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm việc xác định những rủi ro mới có thể xuất hiện, phân loại và ưu tiên các rủi ro theo mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra, đánh giá lại các biện pháp quản lý rủi ro đã áp dụng và cập nhật kế hoạch chi tiết để quản lý các rủi ro mới.

Kết luận

Như vậy, quản lý rủi ro trong dự án tương tự như việc lái xe trên đường trơn trượt. Nếu chúng ta không đánh giá và phòng ngừa tình huống rủi ro, chúng ta có thể mất kiểm soát và đối mặt với những tai nạn không đáng có. Tuy nhiên, nếu chúng ta cẩn thận và đưa ra các biện pháp phòng ngừa đúng cách, chúng ta có thể giảm thiểu rủi ro và đưa dự án của mình đến đích một cách an toàn và hiệu quả. Vì vậy, quản lý rủi ro là một bước quan trọng trong quá trình quản lý dự án, giúp đảm bảo sự thành công và ổn định cho dự án của chúng ta.