Cập nhật lần cuối vào 30/06/2022 bởi Phạm Mạnh Cường
Agile là một cụm từ không còn quá xa lạ với mọi ngành nghề lĩnh vực. Xuất phát từ lĩnh vực phát triển phần mềm, Agile trong nhận thức của nhiều người không phù hợp các lĩnh vực khác như xây dựng hay kỹ thuật. Nhưng thực tế thì sao, Agile có thực sự vô dụng với xây dựng hay ngành kỹ thuật?
Agile trong lĩnh vực Xây dựng
Xây dựng là một trong các ngành nghề mà chắc bạn sẽ chẳng bao giờ nghĩ tới việc áp dụng Agile. Đặc tính của Agile là quy trình lặp lại trong khi xây dựng là một hard logic, khi mà bạn bắt buộc phải đi theo tuần tự.
Ví dụ bạn không thể xây xong cái mái nhà rồi mới xây tới cái móng được, hoặc là xây dựng cái má nhà rồi bạn lại quay lại bổ sung phần móng làm chưa tốt được.
Vậy, câu hỏi ở đây là làm thế nào để áp dụng Agile trong lĩnh vực Xây dựng?
Câu trả lời là có thể áp dụng Agile, nhưng thay vì toàn bộ quy trình như lĩnh vực phần mềm, bạn chỉ có thể áp dụng quy trình Agile trong giai đoạn trước khi thi công, hay giai đoạn thiết kế.
Áp dụng Agile vào giai đoạn Thiết kế
Với các bản phác thảo, thiết kế hay sơ đồ mặt bằng, … thì bạn có thể thông qua đó mà thu thập được nhu cầu của khách hàng để đảm bảo tất cả được diễn ra đúng nhu cầu. Lặp lại quy trình này liên tục giúp bạn truyền tải đúng thông điệp cho khách hàng, thu thập vừa đúng vừa nhanh các kỳ vọng của khách hàng.
Một sự thật quá rõ ràng, xây dựng lại một bản thiết kế lúc nào cũng rẻ hơn so với việc xây dựng lại một công trình.
Agile giúp thúc đẩy Tư duy hệ thống trong giai đoạn Thi công
Lean Manufacturing hay sản xuất tinh gọn, sau đó còn được phát triển thành một phương pháp Agile – được gọi là Kanban.
Đây là một kỹ thuật được sử dụng làm chia nhỏ kế hoạch thành các phần dễ quản lý hơn và dần dần chi tiết hóa chúng khi chúng tiến gần hơn đến việc thực hiện. Đây được gọi là “Last Planner System” (LPS), nơi các kế hoạch cuối cùng được chuẩn bị bởi những người chịu trách nhiệm thực hiện công việc.
Cách tiếp cận tập trung vào “kế hoạch kéo (pull planning)“, trong đó chỉ những công việc quan trọng nhất có thể được thực hiện mới được xem xét. Kết quả là điều này đã góp phần tạo ra một môi trường lãnh đạo chung.
Vì sao nên áp dụng Agile vào lĩnh vực Xây dựng?
Vì xây dựng là một trong những ngành công nghiệp phức tạp nhất, thường tạo ra các sản phẩm có tầm quan trọng công cộng, nên rủi ro là cực kỳ cao.
Việc các dự án xây dựng bị trì hoãn và vượt quá ngân sách không còn là chuyện hiếm. Do đó, nhu cầu giao tiếp nâng cao, khả năng hiển thị quy trình và khả năng thích ứng với các vấn đề mới nổi ngày càng tăng.
Tính minh bạch thấp trong quá trình xây dựng
Một thách thức mà các công ty xây dựng thường phải đối mặt là không thể theo dõi chính xác các quy trình của họ từ ý tưởng đến thực hiện, dẫn đến một môi trường hỗn loạn.
Thông thường, có rất nhiều kiểu cập nhật trạng thái với các nhóm theo dõi công việc của họ trong các bảng tính vô tận. Điều này làm cho các quy trình vốn đã phức tạp lại càng trở nên cồng kềnh hơn.
Để đối phó với vấn đề này, Agile giảng về sự trực quan hóa trong từng bước của quy trình làm việc. Trong thực tế, điều này có thể đạt được với sự tích hợp của các bảng Kanban nơi các nhóm xây dựng Agile có thể hình dung các giai đoạn (và các giai đoạn phụ) trong quy trình làm việc của họ.
Cuối cùng, những bảng này sẽ biến thành bản đồ dòng giá trị, cung cấp cho các nhóm khả năng nhanh chóng phát hiện ra các hạn chế, loại bỏ lãng phí và phản ứng kịp thời với các vấn đề mới xuất hiện.
Hơn nữa, làm cho quy trình làm việc minh bạch hơn sẽ giúp thu hẹp khoảng cách giữa lập kế hoạch và thực hiện. Như đã đề cập ở trên, Last Planner System đưa ra khái niệm tạo kế hoạch ở nhiều cấp độ, sau đó được xây dựng dần dần.
Để thực hiện điều đó, các nhóm xây dựng Agile có thể sử dụng nhiều bảng Kanban được kết nối với nhau để kết nối các điểm giữa việc thiết lập các mốc quan trọng của dự án và việc thực hiện cấp độ công việc thực tế.
Kém tương tác
Truyền thông không hiệu quả được đưa ra là một trong những lý do chính dẫn đến nhiều dự án thất bại bất kể ngành nghề nào. Không có gì ngạc nhiên khi các nhóm Agile đưa ra “Cá nhân và Tương tác” hơn “Quy trình và Công cụ”.
Tuy nhiên, do quy trình làm việc của ngành xây dựng có độ phức tạp cao nên thường có sự giao tiếp không đầy đủ và thiếu trách nhiệm giải trình.
Tích hợp các vòng phản hồi thường xuyên để đồng bộ hóa tiến độ và thảo luận các vấn đề là cách Agile giải quyết điều đó.
Ví dụ: các nhóm xây dựng Agile tham gia vào các cuộc họp hàng ngày, nơi họ trình bày những công việc đã được hoàn thành, những gì họ đang lên kế hoạch hoàn thành và thảo luận về bất cứ điều gì cản trở họ để hoàn thành công việc đó.
Điều này giúp mọi người ở trên cùng một trang và đảm bảo rằng mọi trình chặn được tiết lộ càng nhanh càng tốt. Các thành viên trong nhóm cũng được khuyến khích tham gia vào các cuộc trò chuyện tiếp theo sau cuộc họp và giúp đỡ lẫn nhau nếu ai đó gặp khó khăn.
Một phương pháp hay nhất khác về Agile mà các nhóm xây dựng có thể áp dụng thành công là tích hợp các Đánh giá cung cấp dịch vụ thường xuyên.
Sau khi hoàn thành kế hoạch hàng tuần, hai tuần hoặc hàng tháng (ưu tiên khung thời gian ngắn hơn), họ có thể tham gia vào các phiên rút kinh nghiệm, đưa ra các vấn đề và đề xuất cải tiến – liên quan đến cả việc thực hiện và quản lý công việc.
Ý tưởng ở đây là giải quyết các chủ đề rộng hơn trong quá trình này trong khi chúng vẫn có liên quan đến dự án.
Các thành viên trong nhóm cũng được khuyến khích cung cấp thông tin đầu vào cho các nhà quản lý xây dựng và hợp tác quyết định cách thực hiện các quy trình làm việc tốt hơn và nhanh hơn. Điều này góp phần tạo nên một chu kỳ cải tiến liên tục vô tận và một môi trường an toàn, nơi mọi người có thể tự do nói lên ý kiến của mình.
Trì hoãn dự án
Ngày nay việc chậm trễ thường xuyên trong các dự án xây dựng không còn là một ngoại lệ. Có nhiều nguyên do dẫn tới việc một dự án bị trì hoãn.
Dự án bị trì hoãn do khả năng dự đoán thấp trong quy trình làm việc
Tất nhiên, lý do cho những sự chậm trễ đó có thể từ ngân sách không chính xác đến các vấn đề với nhà thầu. Tuy nhiên, một nguyên nhân khác nằm trong các quy trình không ổn định và cồng kềnh dẫn đến ít khả năng dự đoán hơn, và đây là lúc Agile có một giải pháp để đưa ra.
Ví dụ: các nhóm xây dựng có thể sử dụng các thước đo Lean / Agile khác nhau để ghi lại thời gian hoạt động công việc của họ diễn ra trong toàn bộ quy trình (thời gian dẫn đầu) và các phần khác nhau của nó (thời gian chu kỳ). Hơn nữa, dữ liệu thông lượng cho biết mức độ hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian báo cáo cụ thể, giúp đưa ra dự báo tốt hơn về những gì có thể hoàn thành trung bình trong tương lai.
Dự án bị trì hoãn do làm lại
Một lý do khác cho sự chậm trễ của dự án và chi phí vượt mức trong ngành xây dựng là sự tích tụ của việc làm lại liên tục.
Ví dụ: một nghiên cứu cho thấy khoảng 30% công việc được thực hiện bởi các công ty xây dựng đang thực sự phải làm lại.
Các kỹ thuật Agile nhằm giải quyết vấn đề đó bằng cách đưa ra các bước đảm bảo chất lượng thường xuyên và ngắn gọn trong vòng đời dự án.
Thông thường, thực hành tốt trong Lean là rút ngắn càng nhiều càng tốt hoặc thậm chí loại bỏ hoàn toàn giai đoạn Kiểm soát chất lượng lớn của một đầu ra nhất định.
Tuy nhiên, khi quản lý các dự án xây dựng, điều đó có thể không thực hiện được. Bằng cách hình dung và thực hiện các bước giám sát thường xuyên để đảm bảo chất lượng liên tục được tích hợp sẵn, bạn sẽ phản ứng với các vấn đề nhanh hơn và giảm số lượng công việc phải làm lại quá mức gây ra bội chi và trì hoãn dự án.
Agile trong lĩnh vực kỹ thuật
Tại sao nên áp dụng Agile vào lĩnh vực kỹ thuật?
Với rất nhiều sản phẩm mới được tung ra thị trường hàng năm, các công ty kỹ thuật cần phải đổi mới và liên tục cung cấp cho khách hàng những giá trị vượt trội. Đó là lý do tại sao họ cần có nhiều quy trình thích ứng hơn cho phép họ thay đổi hướng hiệu quả khi cần thiết. Nếu không, họ có nguy cơ trở nên không cạnh tranh trên thị trường.
Các thách thức của lĩnh vực kỹ thuật
Chuyển giao chậm
Do tính chất tuần tự của quy trình kỹ thuật công nghiệp, khách hàng thường không biết họ sẽ nhận được gì cho đến giai đoạn cuối của dự án. Trong khi đó thì chi phí thay đổi trong ngành kỹ thuật cao. Đó là lý do tại sao các nhóm cố gắng tránh mọi thay đổi muộn để giảm khả năng thất bại hoàn toàn của dự án.
Phương pháp Agile được áp dụng ở đây là giảm kích thước lô và phân phối giá trị sớm trong quy trình. Kỹ thuật Agile đạt được điều đó bằng cách đầu tiên sản xuất các nguyên mẫu được trình diễn cho khách hàng để thu thập phản hồi ngay lập tức của họ.
Phương pháp này được gọi là tạo mẫu nhanh, và ngày nay, nó đã trở nên khả thi với sự ra đời của các công nghệ mới như In 3D . Quá trình này tăng tốc độ phân phối giá trị và cho phép nhóm phản ánh về bất kỳ thay đổi nào trong giai đoạn Thiết kế, trước khi bắt đầu sản xuất.
Từ đây, vòng đời kỹ thuật Agile tiến hành bằng cách phát triển MVP (Minium Viable Product – Sản phẩm khả thi tối thiểu), nơi chỉ những thành phần khả thi nhất của sản phẩm được xây dựng. Về cốt lõi, MVP cũng là một nguyên mẫu. Tuy nhiên, các nhóm cam kết tạo ra nó khi họ đã có “minh chứng cho các khái niệm” do kết quả của quá trình tạo mẫu.
Đó là những ví dụ về chu kỳ lặp đi lặp lại giúp các công ty kỹ thuật mang lại giá trị sớm và nhận được phản hồi nhanh chóng từ thị trường. Hơn nữa, chúng cho phép họ nhận ra một số lợi nhuận tài chính nhanh chóng sớm hơn thay vì phải đợi cho đến khi toàn bộ sản phẩm được phát triển và xác nhận.
Quy trình kỹ thuật không hiệu quả
Việc sản xuất các sản phẩm phức tạp làm tăng rủi ro do phải giải quyết các vấn đề cùng với vòng đời phát triển. Do đó, nhiều công ty kỹ thuật phải vật lộn để tạo ra các quy trình làm việc bền vững có thể thích ứng với các vấn đề mới nảy sinh.
Agile giúp các đội ngũ kỹ thuật tập trung nhiều vào việc trực quan hóa và cải tiến liên tục các chu trình phát triển sản phẩm để giải quyết vấn đề đó. Trong thực tế, điều này có thể xảy ra với sự trợ giúp của bảng Kanban, nơi các nhóm kỹ sư có thể lập bản đồ quy trình làm việc của họ từ đầu đến cuối. Kết quả là, họ sẽ có thể phát hiện ra những trở ngại (tắc nghẽn) và những hoạt động lãng phí đang làm chậm quá trình làm việc.
Ngoài ra còn có Work-in-Progress Limit (WIP). Bằng cách này, các công ty kỹ thuật có thể kiểm soát lượng công việc đang thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào và đảm bảo nhóm của họ không bị quá tải.
Các WIP đảm bảo rằng các hạng mục công việc mới không thể bắt đầu cho đến khi các công việc cũ hoàn thành. Điều này dẫn đến một quy trình làm việc trơn tru hơn, giữ cho các chỉ số thời gian chu kỳ ở mức thấp và mức thông lượng cao.
Khoảng cách giao tiếp giữa các nhóm kỹ sư và các bên liên quan khác
Thông thường, giao tiếp hiệu quả là yếu tố quyết định một sản phẩm có được phát triển thành công hay không. Tuy nhiên, do các quy trình nặng nhọc trong ngành kỹ thuật, thường thiếu sự giao tiếp thích hợp giữa các nhóm kỹ thuật và kinh doanh và các bên liên quan bên ngoài.
Agile nhằm mục đích giải quyết vấn đề đó thông qua tính minh bạch cấp cao và trực quan hóa sự phụ thuộc giữa các nhóm được kết nối với nhau.
Một kỹ thuật khác giúp thu hẹp khoảng cách giao tiếp là các cuộc họp khác nhau. Ví dụ, cuộc họp hàng ngày (daily meeting) rất hữu ích để thảo luận nội bộ nhanh chóng về tiến độ dự án và bất kỳ trở ngại nào đối với nó.
Tổng kết
Rất nhiều lĩnh vực yêu cầu quy trình làm việc một cách tuyến tính và không nên thay đổi nhiều vì cái giá cần phải trả là rất cao. Trong đó nổi bật là ngành xây dựng và ngành kỹ thuật. Tuy nhiên thì Agile vẫn có thể giúp rất nhiều cho lĩnh vực này.
Không phải ngẫu nhiên mà Agile trở thành một xu hướng của thế giới, tìm hiểu và ứng dụng một cách hiệu quả, đó là một trong những cách để bạn có thể tăng sự thành công trong việc quản lý dự án.
