PMA – Professional Management Academy

Burn down chart là gì và ứng dụng như thế nào?

Burn down chart là gì?
Click to rate this post!
[Total: 3 Average: 5]

Cập nhật lần cuối vào 28/09/2022 bởi Phạm Mạnh Cường

Thời gian là một yếu tố ràng buộc mà bất kỳ dự án nào cũng phải có, đặc biệt là các Agile projects. Do vậy việc quản lý tiến độ, hiệu suất làm việc của cả team là vô cùng quan trọng và Burn down chart là công cụ hoàn hảo để làm điều đó. 

Burn down chart là gì?

Burndown chart là một dạng biểu đồ quản lý dự án cho Scrum team, được sử dụng để đo lường tiến độ hoàn thành dự án thực tế so với tiến độ dự kiến.

Ứng dụng của Burn down chart

Hiệu suất hiện tại của sprint (tỷ lệ burn down) sẽ được thể hiện tường minh trên biểu đồ. Nhờ vậy, có thể dễ dàng thấy được mục tiêu dự kiến của sprint có thể đạt được trong thực tế hay không. 

Ví dụ trong trường hợp công việc có xu hướng tiến triển chậm hơn so với dự kiến ban đầu của sprint thì dự đoán rằng sprint này sẽ khó có thể hoàn thành được hết mục tiêu ban đầu, do vậy cả team nên tập trung hoàn thành những nội dung quan trọng nhất để đạt được mục tiêu.

Bên cạnh đó, team cũng sẽ dễ dàng nhìn ra những khó khăn và trở ngại trên đường tiến tới mục tiêu, qua đó sẽ có những điều chỉnh hoặc các biện pháp để thúc đẩy tiến độ hoàn thành dự án.

Ưu điểm và nhược điểm của Burn down chart

Ưu điểm

Công cụ hoàn hảo để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án

Ưu điểm rõ ràng nhất Burn down chart là thể hiện rõ ràng và cụ thể team cần đạt được gì và đã đạt được gì để hoàn thành mục tiêu của sprint, nhờ vậy có thể biết được tiến độ của cả team và lượng công việc còn lại để có những điều chỉnh hợp lý.

Hạn chế các rủi ro phát sinh

Burn down chart có thể nhanh chóng báo động sớm cho team các nút thắt đang cần giải quyết, nhờ vậy có thể hạn chế các rủi ro phát sinh và cảnh báo cả team nếu có bất kỳ vấn đề gì đang xảy ra không theo đúng dự kiến ban đầu.

Mang tính định hướng và tăng tính kết nối 

Biểu đồ Burn down chart cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ dự án mỗi ngày do vậy có thể định hướng cho team cần tập trung vào điều gì để đạt được mục tiêu. Trong trường hợp team không thể sử dụng công cụ trực tuyến để theo dõi thì nó vẫn có thể được thể hiện bằng cách sử dụng giấy hoặc bảng trắng để kết nối và giao tiếp.

Nhược điểm

Thông tin thể hiện còn hạn chế

Biểu đồ Burn down chart chỉ thể hiện được các task đã hoàn thành hoặc không hoàn thành chứ không thể hiện các task vẫn còn đang được thực hiện nên các task này sẽ khó được theo dõi hơn.

Ngoài ra do có ít thông tin để đánh giá (risk, dependency,..) vậy nên có thể gây ra những mong đợi không thực tế với khả năng hoàn thành được mục tiêu của team.

Khó thuyết phục khách hàng ổn định phạm vi dự án

Thay đổi yêu cầu là điều thường xuyên diễn ra, đồng nghĩa là sự thay đổi của phạm vi dự án (scope creep). Trong trường hợp này thì để thuyết phục khách hàng ổn định phạm vi dự án, Burn down chart lại không tốt bằng Burn up chart.

Vẽ Burn down chart như thế nào?

Cách vẽ burn down chart

Burn down chart thông thường sẽ có:

  • Trục hoành (trục x) thể hiện thời gian, được chia thành số ngày làm việc trong sprint, đơn vị tính là ngày. 
  • Trục tung (trục y) thể hiện khối lượng công việc mà team cần hoàn thành để đạt được mục tiêu của sprint, đơn vị tính thông thường là story points, estimated man-hours hoặc man-days.
  • Đường lý tưởng/Đường cơ sở (Ideal line): tiến độ hoàn thành công việc mong đợi để hoàn thành mục tiêu sprint.
  • Đường thực tế (Actual line): tiến độ hoàn thành công việc thực tế để hoàn thành mục tiêu sprint.
Ví dụ về Burn down Chart
Ví dụ về bảng Burn down Chart

Để có thể hình dung ra cách vẽ Burn down chart và sử dụng tốt công cụ này, bạn có thể tham khảo và sử dụng template burn down chart của chúng tôi.

Cách đọc burn down Chart

Trong trường hợp biểu đồ Burn down thể hiện đường thực tế nằm ở phía trên đường cơ sở, điều đó có nghĩa tiến độ làm việc của team đang không được như kỳ vọng, do vậy team phải tìm ra nguyên nhân và có những thay đổi kịp thời để cải thiện tiến độ.

Trong trường hợp biểu đồ Burn down thể hiện đường thực tế nằm ở dưới đường cơ sở, đây là 1 dấu hiệu tốt cho thấy team sẽ đạt được mục tiêu của sprint và hoàn thành các công việc sớm hơn dự kiến.

Cần lưu ý là nếu chênh lệch giữa hai đường này là quá lớn và xảy ra thường xuyên thì team cần chú ý hơn đến khâu lập kế hoạch, điều này cho thấy team đang ước tính nỗ lực dành cho công việc hoặc ước tính khả năng của team đang sai lệch với thực tế.

Công cụ vẽ burn down chart

Các công cụ vẽ burn down chart có thể kể đến:

  • Tính năng của các công cụ quản lý Backlog
  • Các công cụ bảng tính : Microsoft Excel, Google Sheets
  • Phương pháp thủ công: vẽ tay trực tiếp lên giấy hoặc bảng trắng,…

Tổng kết 

Rõ ràng, qua bài trên có thể thấy rằng biểu đồ Burn down nên được sử dụng trong quá trình làm việc của các nhóm Agile, giúp theo dõi tiến độ cũng như cải thiện năng suất làm việc của team. Việc đưa biểu đồ này vào quá trình hoạt động sẽ đem lại nhiều lợi ích nhờ vào việc nó sẽ giúp tăng khả năng hoàn thành công việc và rút ngắn thời gian đạt được mục tiêu của sprint.