Cập nhật lần cuối vào 09/08/2024 bởi Nguyễn Quang Hoàng
Trong lĩnh vực quản lý dự án, thay đổi là điều tất yếu không thể tránh khỏi. Dù dự án được chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu, luôn tồn tại những biến động bất ngờ đòi hỏi sự linh hoạt và điều chỉnh kịp thời để giữ vững lộ trình thành công. Đây chính là lúc mà change control board (CCB) bước vào, đóng vai trò như một người bảo hộ không thể thiếu của quy trình quản lý thay đổi. Với sứ mệnh giữ cho các điều chỉnh diễn ra một cách có chiến lược và được kiểm soát chặt chẽ, CCB trở thành tấm lá chắn giúp dự án tránh khỏi những rủi ro không mong muốn.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào khám phá vai trò của CCB, những trách nhiệm then chốt mà họ nắm giữ, cách thức thiết lập một CCB hiệu quả, và các thách thức mà họ thường phải đối mặt trên con đường bảo vệ thành công của dự án.
Change Control Board là gì?
Change control board (CCB) là một nhóm các bên liên quan (Stakeholder) đến từ các phòng ban khác nhau, chịu trách nhiệm dẫn dắt và giám sát quy trình quản lý thay đổi cho một dự án. CCB giúp đảm bảo rằng những thay đổi được đề xuất không xung đột với các mục tiêu và ràng buộc của dự án.
Mỗi khi nhóm dự án hoặc khách hàng muốn thực hiện một thay đổi trong dự án, CCB sẽ họp để đánh giá tác động của thay đổi và quyết định liệu thay đổi đó có nên thực hiện hay không. Change Control Board (CCB) không tham gia trực tiếp vào công việc hàng ngày của dự án như nhóm dự án, nên họ có cái nhìn tổng quan và không bị ảnh hưởng bởi các chi tiết nhỏ lẻ hoặc áp lực ngắn hạn. Do đó, khi các yêu cầu thay đổi phát sinh, CCB có thể đánh giá một cách khách quan hơn về tác động của những thay đổi này đối với dự án nói chung.
Các thành viên của CCB thường có hiểu biết sâu rộng hơn về các yếu tố có thể ảnh hưởng đến thành công của dự án, chẳng hạn như ngân sách và thời gian.
Trách nhiệm của Change Control Board là gì?
Change control board (CCB) chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định liên quan đến thay đổi trong dự án. Nhưng trách nhiệm cụ thể của họ là gì?
Quy trình đánh giá thay đổi thường bắt đầu khi quản lý dự án trình bày thay đổi đề xuất trước Change Control Board, giải thích vấn đề mà thay đổi đó giải quyết và tại sao thay đổi này cần được ưu tiên. Sau đó, CCB sẽ xác định hướng hành động tốt nhất cho dự án.
Các nhiệm vụ của Change Control Board có thể khác nhau tùy theo tổ chức, nhưng nhìn chung, họ thường đảm nhiệm các trách nhiệm sau:
Cân nhắc rủi ro và lợi ích của các thay đổi tiềm năng trong dự án
Quản lý rủi ro là một phần không thể thiếu của quản lý thay đổi, và đây cũng chính là lý do tại sao cần có Change Control Board. Các thay đổi rủi ro có thể gây hại lớn cho kết quả dự án, vì vậy Change Control Board cần quyết định liệu một thay đổi có mang lại lợi ích nhiều hơn thiệt hại hay không.
Ví dụ, khi khách hàng yêu cầu bổ sung các tính năng vào phạm vi dự án, Change Control Board phải xem xét liệu yêu cầu này có khả thi hay không. Họ cần cân nhắc các yếu tố như thời gian và ngân sách hiện tại của dự án, cũng như khả năng thực hiện của nhóm dự án trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Các câu hỏi Change Control Board có thể đặt ra bao gồm:
- Nhóm dự án có đủ năng lực để tiếp nhận thêm công việc không?
- Yêu cầu này có đòi hỏi điều chỉnh ngân sách dự án không?
- Thời gian thực hiện yêu cầu này là bao lâu, và liệu thời gian đó có khả thi trong bối cảnh thời gian dự án hiện tại không?
- Lợi ích của việc thực hiện thay đổi này là gì? Rủi ro là gì?
Phê duyệt hoặc từ chối các thay đổi đề xuất trong dự án
Trong các dự án có CCB, những thay đổi đề xuất sẽ không được thực hiện cho đến khi Change Control Board đưa ra quyết định phê duyệt cuối cùng. Tùy thuộc vào tính chất của dự án, Change Control Board có thể lập kế hoạch để thay đổi diễn ra trong các giai đoạn sau của dự án nếu thấy phù hợp.
Giám sát việc thực hiện các thay đổi trong dự án
Trách nhiệm của Change Control Board không kết thúc khi họ phê duyệt hoặc từ chối một thay đổi. Nếu thay đổi được phê duyệt, CCB sẽ chịu trách nhiệm theo dõi kết quả của thay đổi trong suốt phần còn lại của dự án để đảm bảo rằng đánh giá của họ là chính xác.
Điều này bao gồm việc xác minh rằng thay đổi được thực hiện theo đúng ngân sách và kế hoạch đã được phê duyệt, đảm bảo không có rủi ro mới nào phát sinh. Nếu cần có biện pháp khắc phục, CCB cũng sẽ thông báo cho nhóm dự án để thực hiện.
Các vai trò cần thiết cho một Change Control Board thành công
Để đảm bảo các quyết định của change control board (CCB) mang lại hiệu quả cao và ảnh hưởng tích cực đến toàn bộ dự án, cần có sự tham gia của những thành viên có đủ năng lực và chuyên môn từ các phòng ban khác nhau.
CCB nên bao gồm các thành viên từ nhiều phòng ban và đội nhóm khác nhau để đảm bảo có được cái nhìn toàn diện về tác động của các thay đổi đề xuất. Các phòng ban như tài chính, kỹ thuật, hoặc marketing thường là những bộ phận có thể bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi các thay đổi trong dự án, do đó, đại diện từ các bộ phận này thường cần phải có mặt trong CCB. Tuy nhiên, những bộ phận cần thiết sẽ thay đổi tùy theo tính chất của dự án.
Khi lựa chọn ai nên tham gia vào CCB, hai yếu tố chính cần xem xét là chuyên môn và đại diện. Tất cả các thành viên của CCB đều là những người ra quyết định, vì vậy mỗi phòng ban quan trọng nên có một thành viên có kỹ năng và kinh nghiệm đại diện cho đội ngũ của mình.
Cách để thiết lập một Change Control Board thành công
Nếu bạn đã từng thực hiện quản lý thay đổi trước đây nhưng chưa bao giờ phải thiết lập một change control board (CCB), đừng lo lắng! Dưới đây là năm bước cần tuân theo khi tạo một CCB lần đầu tiên.
Xác định mục tiêu của change control board
Bước này đơn giản, đó là xác định lý do tại sao cần có CCB. Mục tiêu của CCB là gì? Có những hướng dẫn quản lý thay đổi nào hiện có mà CCB cần biết hoặc tuân thủ không? Dự án này cho phép thay đổi ở mức độ nào?
Xác định ai cần có mặt trong board
Như đã đề cập trước đó, một Change Control Board hiệu quả thường là một nhóm đa chức năng. Câu hỏi đặt ra là, những thành viên nào cần thiết để đảm bảo thành công cho dự án?
Một số CCB thấy hữu ích khi xây dựng các hướng dẫn thành viên rõ ràng để minh họa ai nên và không nên có mặt trong board. Những hướng dẫn này có thể bao gồm các phòng ban cần đại diện, và mức độ quyền hạn mỗi người cần có để đủ điều kiện trở thành thành viên của CCB.
Sau khi đã xác định những hướng dẫn này, bạn nên ghi lại chúng. Bạn có thể làm điều này như một phần của bản điều lệ (charter), mà chúng ta sẽ đề cập bên dưới.
Tạo điều lệ để quản lý quy trình của board
Một điều lệ là ý tưởng tốt cho bất kỳ CCB nào, vì nó phác thảo các quy trình cần tuân thủ khi ra quyết định, cũng như các chi tiết quan trọng khác, chẳng hạn như tiêu chí thành viên hoặc tuyên bố mục tiêu.
Việc ghi lại các quy trình và tiêu chí quyết định của board cũng giúp thúc đẩy tính trách nhiệm, vì các thành viên và các bên liên quan khác có thể tham khảo để hiểu các nguyên tắc mà board thường dựa vào để đưa ra quyết định.
Quyết định tần suất họp của board
Tần suất họp của board sẽ phụ thuộc vào số lượng yêu cầu thay đổi mà CCB phải xử lý. Các yêu cầu khẩn cấp có thể yêu cầu các cuộc họp ngay lập tức không theo lịch trình cố định.
Tuy nhiên, có một cuộc họp hàng tháng hoặc thậm chí hàng tuần thường rất hữu ích trong việc giám sát phần theo dõi của quản lý thay đổi. Tại cuộc họp này, bạn có thể kiểm tra dữ liệu dự án để đảm bảo rằng không có thay đổi đã được phê duyệt nào đang gây ra tác động tiêu cực đến dự án.
Đừng quên thông báo cho nhóm dự án về các quyết định của board
Giao tiếp là chìa khóa. Không chỉ quan trọng để nhanh chóng quyết định về các thay đổi trong dự án, mà còn cần thiết để truyền đạt thông tin này đến nhóm một cách kịp thời.
Mỗi CCB nên có một quy trình cụ thể cho việc thông báo liên quan đến các quyết định cuối cùng mà họ đưa ra. Board sẽ thông báo cho các quản lý dự án về quyết định của họ qua email hay sẽ có một cuộc họp ngắn để giải thích quyết định cho các bên liên quan liên quan mỗi lần
Những thách thức thường gặp mà các Change Control Board phải đối mặt
Việc đưa ra quyết định có thể tưởng chừng là một nhiệm vụ đơn giản, nhưng thực tế không phải vậy. Việc làm thành viên của một change control board (CCB) có thể rất thách thức khi mỗi người có một góc nhìn khác nhau về hướng đi tốt nhất cho dự án.
Dưới đây là ba thách thức phổ biến mà bạn có thể gặp phải khi là thành viên của CCB.
Phê duyệt các thay đổi mà không để xảy ra sự mở rộng phạm vi (scope creep)
Phê duyệt quá nhiều thay đổi có thể nhanh chóng dẫn đến tình trạng mở rộng phạm vi dự án (scope creep). Scope creep xảy ra khi yêu cầu của dự án mở rộng vượt quá những gì đã được thỏa thuận ban đầu, điều này thường khiến việc hoàn thành dự án trở nên khó khăn.
CCB phải đối mặt với nhiệm vụ khó khăn là cân bằng giữa việc phê duyệt các thay đổi cần thiết mà không gây ra sự mở rộng phạm vi. Quá nhiều thay đổi trong phạm vi dự án chắc chắn sẽ dẫn đến scope creep, nhưng một mức độ thay đổi nhất định là cần thiết cho hầu hết các dự án trong suốt vòng đời của chúng.
Sự chậm trễ trong việc ra quyết định ảnh hưởng đến tiến độ dự án
Một CCB bao gồm nhiều thành viên từ các đội nhóm khác nhau, với nhiều quan điểm khác nhau về hướng đi tốt nhất cho dự án. Đôi khi, CCB gặp khó khăn trong việc đạt được sự đồng thuận về việc nên làm gì.
Sự xung đột ý kiến có thể khiến quá trình ra quyết định bị trì hoãn, dẫn đến sự chậm trễ cho toàn bộ dự án. Nếu các quyết định không được đưa ra nhanh chóng, sự xung đột trong CCB có thể bắt đầu ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành công việc của nhóm dự án.
Một trong những cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là đảm bảo có sự đại diện của các thành viên lãnh đạo trong CCB, những người có thể can thiệp và hành động khi mọi việc đi vào bế tắc.
Hạn chế về nguồn lực cản trở quá trình ra quyết định
Ngay cả khi một dự án có nhiều yêu cầu thay đổi rất cần thiết, các hạn chế về nguồn lực thường có thể cản trở việc phê duyệt các yêu cầu này. Hầu hết các dự án đều có một lượng hạn chế về thiết bị, nhân lực, thời gian và ngân sách, khiến việc đáp ứng mọi yêu cầu trở nên không thực tế.
Việc điều hướng để xác định thay đổi nào thực sự cần thiết cho sự thành công của dự án là một thách thức liên tục mà hầu hết các CCB sẽ phải đối mặt vào một thời điểm nào đó.
Kết luận
Change control board là công cụ mạnh mẽ giúp đảm bảo rằng mọi thay đổi trong dự án đều được quản lý một cách có hệ thống và hiệu quả. Bằng cách thiết lập một CCB với các thành viên có chuyên môn và đại diện từ các phòng ban liên quan, tổ chức có thể đưa ra những quyết định chính xác, hạn chế tối đa những rủi ro và tránh việc mở rộng phạm vi không kiểm soát.
Tuy nhiên, để CCB hoạt động hiệu quả, cần chú ý đến việc xây dựng quy trình rõ ràng, duy trì giao tiếp liên tục, và quản lý tốt các thách thức phát sinh. Khi đó, CCB sẽ trở thành nền tảng vững chắc giúp dự án đạt được mục tiêu đề ra, đồng thời bảo vệ dự án khỏi những biến động không mong muốn.
