Cập nhật lần cuối vào 26/07/2023 bởi Phạm Mạnh Cường
Scope creep xứng đáng được gọi là “ác mộng” của mọi PM. Scope creep có thể xuất phát từ hiểu lầm giữa bạn và khách hàng, xuất phát từ sự thiếu hiểu biết về kiểm soát thay đổi, xuất phát từ các yêu cầu nhỏ bé không đáng kể của khách hàng.
Nhưng cho dù thế nào đi nữa, gặp phải scope creep là đang phản ánh một tình hình – đó là năng lực của nhà quản lý chưa đủ.
Kể cả như vậy thì đừng lo, ngay trong bài viết này bạn sẽ biết cách phòng tránh scope creep và cách xử lý ngay cả khi scope creep diễn ra.
Scope creep là gì?
Scope creep là các thay đổi không kiểm soát được trong phạm vi của dự án hay sản phẩm. Scope creep còn được gọi là requirement creep (yêu cầu leo thang).
Điều này diễn ra khi các yêu cầu thay đổi được thêm vào dự án mà không thông qua các thủ tục chính quy, nó có thể bắt đầu từ các thay đổi nhỏ mà bạn không ngại thực hiện dẫn tới thay đổi lớn tới mức vượt khỏi phạm vi dự án đã thoả thuận.
Hậu quả của scope creep là chi phí, nguồn lực và thời gian đều bị ảnh hưởng, thậm chí điều này dẫn tới dự án thất bại.
Ngoài ra, scope creep tạo cho người tham gia dự án một cảm giác đó là “công việc vĩnh viễn không bao giờ hoàn thành” do sự thay đổi liên tục một cách thiếu kiểm soát.
Ví dụ về scope creep
Để dễ hiểu hơn về scope creep cũng như các thiệt hại do nó gây ra, bạn có thể xem 2 dự án thực tế dưới đây. (Trích nguồn từ Forbes)
Dự án: Hệ thống xử lý hành lý tự động DIA
Sân bay Quốc tế Denver (DIA) đã thực hiện một dự án cực kỳ tiến bộ là tạo ra một hệ thống xử lý hành lý hoàn toàn tự động vào những năm 1990. Sau khi dự án bị thay đổi phạm vi, hệ thống đã hoàn thành 16 tháng trước thời hạn hoàn thành theo kế hoạch, vượt quá ngân sách 569 triệu đô la và không có các tính năng cần thiết để làm cho nó hoạt động. Cuối cùng, sân bay đã phải quay trở lại hệ thống lao động thủ công và từ bỏ hoàn toàn dự án.
Tại DIA, phạm vi leo thang xảy ra do các trưởng dự án bỏ qua các bên liên quan chính có chuyên môn trong lĩnh vực này và cảnh báo rằng dự án quá phức tạp, khó có thể hoạt động và thiếu các tính năng chính cần thiết. Do đó, không có tài liệu yêu cầu dự án chi tiết nào thúc đẩy dự án ngay từ ngày đầu tiên, tạo ra nhu cầu về hơn 2.000 thay đổi thiết kế để kết hợp các tính năng chính và giảm độ phức tạp của hệ thống.
Dự án: Dự án xây dựng đường cao tốc “Big Dig” của Boston
Boston Big Dig là dự án xây dựng đường cao tốc lớn nhất tại Hoa Kỳ. Các kế hoạch cho dự án bắt đầu vào năm 1982 và dự án được lên kế hoạch hoàn thành vào năm 1998 với tổng chi phí ước tính là 2,56 tỷ USD. Tuy nhiên, scope creep đã vượt qua tất cả các mục tiêu này. Cuối cùng, dự án đã được hoàn thành vào tháng 12 năm 2007 (chậm chín năm) và chi phí cuối cùng của dự án là 14,8 tỷ đô la, hơn 12 tỷ đô la so với ngân sách.
Theo NASA, thay vì tập hợp tất cả các bên liên quan lại với nhau để đạt được sự đồng thuận về các yêu cầu phạm vi, các nhà thiết kế và nhà thầu đã được tư vấn riêng. Hơn nữa, thay vì một người ra quyết định tập trung, các nhóm phụ chịu trách nhiệm trước các đầu mối khác nhau, dẫn đến mâu thuẫn về kế hoạch và yêu cầu thay đổi phạm vi. Cuối cùng, phần lớn phạm vi leo thang có thể tránh được với một kế hoạch quản lý yêu cầu và thay đổi mà mọi người đã đồng ý.
Phân biệt scope creep/ scope change/ scope gap/ gold plating
| Scope creep | Scope change | Scope gap | Gold plating |
| Là quá trình thay đổi không chính thức, tăng dần từ các thay đổi bé nhỏ không đáng kể, xuất phát từ thay đổi yêu cầu của khách hàng. | Là quá trình thay đổi một cách chính thức, được thống nhất bởi quản lý dự án và khách hàng. | Là kết quả bàn giao của dự án không đúng với yêu cầu của dự án, điều này thường là do giao tiếp không hiệu quả. | Là việc thêm các tính năng vào dự án mà không xuất phát từ yêu cầu. Thường là do ý tốt hoặc sự hiểu nhầm của thành viên trong dự án. |
Làm thế nào để tránh Scope Creep?
Scope creep là một thử thách thực sự với mỗi nhà quản lý, tốt nhất là có thể tránh scope creep. Dưới đây là 5 điều bạn nên làm để tránh scope creep.
1. Ghi lại các yêu cầu của dự án và sắp xếp ưu tiên
Điều quan trọng nhất là phải ghi lại các yêu cầu của dự án và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Định nghĩa rõ ràng về từng yêu cầu sẽ giúp bạn xác định được phạm vi dự án của mình.
Để làm được điều này, bạn phải tương tác với tất cả các bên liên quan để tìm ra chính xác những gì họ muốn và sau đó ghi nó lại.
Tiếp đó chính là các mong muốn của các bên liên quan có thể xung đột nhau, bạn phải tìm ra cách phân xử để đưa ra quyết định cuối cùng.
Việc sắp xếp theo thứ tự ưu tiên cũng rất quan trọng vì có thể bạn sẽ không thực hiện được tất cả yêu cầu.
Việc này có thể khiến bạn tốn nhiều thời gian và công sức, tuy nhiên nó hoàn toàn đáng giá. Ghi lại tất cả những gì thu thập được vào một tài liệu và chia sẻ nó để mọi người có thể dễ dàng xem.
Tài liệu này sẽ trở thành thứ để bạn đối chiếu và theo dõi cũng như giám sát.
2. Xây dựng Quy trình Kiểm soát Thay đổi
Việc ghi lại yêu cầu rất quan trọng, nhưng nó chỉ ghi lại yêu cầu sơ khai nhất. Bạn cần phải chuẩn bị với sự thay đổi yêu cầu từ các bên liên quan chính (key stakeholders).
Để đối diện với việc này, bạn cần lập kế hoạch quản lý thay đổi, kế hoạch quản trị rủi ro. Tuy nhiên, quan trọng nhất là bạn phải xây dựng được quy trình kiểm soát thay đổi.
Về cơ bản, quy trình kiểm soát thay đổi rất đơn giản, đề xuất thay đổi được đưa ra, nó được xem xét, phê duyệt hoặc từ chối và nếu phê duyệt thì nó sẽ được đưa vào dự án.
Bạn có thể thảo luận về quy trình này với nhà tài trợ dự án hoặc tại cuộc họp nhóm để thống nhất ai sẽ là người xem xét và phê duyệt thay đổi.
Hãy nhớ một điều, có quy trình thay đổi thì thay đổi sẽ được kiểm soát hơn. Nếu không có thì các thay đổi vẫn diễn ra và bạn mất kiểm soát.
3. Tạo lịch trình dự án rõ ràng
Sau khi có yêu cầu là lúc bạn xác định được phạm vi dự án của mình. Tiếp đó, hãy sử dụng Work Breakdown Structure (WBS) để tạo ra các task một cách chi tiết.
Xây dựng một bộ lịch trình của dự án, thể hiện các yêu cầu và cách thức làm việc dưới dạng các task trên cùng dấu mốc thời gian. Tại bước này, bạn nên sử dụng sơ đồ Gantt.
4. Xác minh phạm vi dự án với các bên liên quan
Phạm vi dự án xuất phát từ yêu cầu của các bên liên quan, do đó nếu có sự hiểu lầm thì sẽ dẫn tới scope creep.
Do đó, bạn phải liên tục tương tác với các bên liên quan để đảm bảo rằng bạn và họ có nhận thức chung.
Dành nhiều thời gian để giao tiếp với nhà tài trợ dự án, khách hàng, nhà đầu tư và đừng quên chia sẻ với họ về tài liệu ghi lại các yêu cầu được nhắc ở trên.
Bạn thậm chí có thể nhận ra việc khách hàng có ý định đưa ra thay đổi và tìm cách đối phó với điều đó, không nên đợi khi yêu cầu thay đổi được đưa ra rồi mới đi tìm hiểu.
Bạn nên chia sẻ cho các bên liên quan chính về quy trình kiểm soát thay đổi một cách chi tiết. Điều này sẽ giúp bạn có thể nói KHÔNG với các yêu cầu thay đổi.
Thời gian này cũng là thời điểm thích hợp để nhắc nhở rằng họ có thể có được hầu hết thú họ muốn – nếu họ sẵn sàng trả tiền cho điều đó và dự án sẽ kéo dài hơn nếu họ đưa thêm yêu cầu mới!
Một vấn đề khá thường gặp ở đây là các bên liên quan dùng lý do “quá bận” và không muốn nghe bạn chia sẻ về quy trình kiểm soát thay đổi.
Cách giải quyết của vấn đề này là nhắc nhở một cách nhẹ nhàng với họ rằng bạn đang thực thi công việc này là thuộc giai đoạn nào.
Cách này sẽ giúp bạn nhấn mạnh hơn về quá trình thu thập yêu cầu sẽ kết thúc khi nào và như thế nào, nếu họ bỏ qua thì đây là một điều không nên tí nào.
5. Thu hút sự tham gia của các thành viên nhóm dự án
Dự án thành công đôi khi là sự hài lòng của các bên liên quan và có một điều cần lưu ý, đó là các thành viên trong dự án cũng là một trong các bên liên quan.
Các thành viên trong nhóm cũng phải hiểu về quy trình kiểm soát thay đổi, cách nó ảnh hưởng tới họ và họ phải trở thành những người bảo vệ cho phạm vi dự án, chứ không phải người tạo nên sự thay đổi.
Một trong những sự cố đáng tiếc nhất là gold plating (mạ vàng). Khi mà thành viên dự án đã thêm một vài yêu cầu vào công việc khiến cho đầu ra tốt hơn, tuy nhiên sẽ ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành công việc thâm chí chi phí.
Sự cố đáng tiếc này có thể bắt nguồn từ việc một thành viên dự án giúp đỡ một bên liên quan nào đó khác hoặc chỉ đơn thuần xuất phát từ ý mong muốn tạo ra chất lượng tốt hơn cho dự án.
Và để tránh điều đó, bạn cần phải giúp các thành viên hiểu rằng những thay đổi không được chấp thuận thì sẽ không được thực thi, nếu không thì thì sẽ ảnh hưởng tới kế hoạch dự án. Nếu họ muốn thay đổi, hãy thông qua quy trình kiểm soát thay đổi.
Cách xử lý khi gặp scope creep
Gặp scope creep, điều đó khá tệ nhưng cũng không hẳn là một cơ hội khiến dự án tốt hơn dự tính. Dưới đây là một vài cách để bạn xử lý khi gặp scope creep.
Dựa vào kế hoạch quản lý thay đổi của bạn
Kế hoạch quản lý thay đổi sẽ giúp bạn sắp xếp lại các yêu cầu theo thứ tự ưu tiên và loại bỏ các yêu cầu ngoài tầm kiểm soát.
Khi bạn do dự khó quyết định khi đứng trước nguy cơ làm phạm vi dự án trở nên tệ hơn, kế hoạch quản lý thay đổi cũng có thể giúp bạn thông qua các công cụ như thông tin người ra quyết định cuối cùng, chi phí, checklist hoặc bảng kiểm soát thay đổi (Change Control Board).
Yêu cầu tài trợ cho các thay đổi phạm vi
Như đã đề cập ở trên, nếu khách hàng muốn đưa ra thêm yêu cầu thì phải có một chi phí tương ứng. Việc này sẽ giảm thiểu các thay đổi của khách hàng.
Đào tạo về phản ứng với scope creep cho thành viên
Gold Plating rất tệ, ít nhất là nó sẽ ảnh hưởng tới thời lượng hoàn thành dự án và vượt ngân sách. Do đó bạn cần phải đào tạo các thành viên trong nhóm để xác định scope creep và phản ứng đúng cách.
Đừng quên, thành viên nhóm dự án mới là người luôn phải xử lý các yêu cầu thay đổi phạm vi, cho dù từ khách hàng hay nội bộ, thông qua bảng kiểm soát thay đổi.
Đăng ký Phần mềm quản lý dự án
Có rất nhiều phần mềm quản lý dự án cung cấp công cụ để xử lý các yêu cầu thay đổi. Nó cũng có thể cung cấp công cụ để theo dõi quá trình thay đổi phạm vi.
Phần mềm có thể giúp bạn phân công việc tự động, cảnh báo bạn thời điểm quyết định trước khi có thiệt hại.
Thống nhất lại với các bên liên quan
Khi scope creep đã diễn ra và bắt đầu tạo ra các thiệt hại thì bạn nên có một cuộc họp (hoặc một loạt cuộc họp nếu cần) để điều chỉnh kế hoạch dự án ban đầu, đi đến một kế hoạch mới, thống nhất hơn, đi theo lộ trình hợp lý hơn.
Thêm, sửa và xoá các yêu cầu. Cập nhật lại tài liệu ghi nhận yêu cầu và kế hoạch quản lý dự án.
Tổng kết
Scope creep thực sự là một “ác mộng” với mọi nhà quản lý. Cách tốt nhất là phòng tránh scope creep từ đầu, điều này sẽ giúp bạn có thế chủ động.
Scope creep là một trong các nguyên nhân phổ biến nhất dẫn tới kết quả thất bại của một dự án. Cho dù là các dự án không thất bại thì khi gặp scope creep cũng mang lại kết quả không như mong đợi mà lại tốn chi phí và thời gian hơn.
