PMA – Professional Management Academy

On-job Training (OJT) là gì? OJT hiệu quả hơn với Mô hình EDIC

On-job Training
Click to rate this post!
[Total: 0 Average: 0]

Cập nhật lần cuối vào 30/05/2022 bởi Phạm Mạnh Cường

Giới thiệu On-job Training 

Vai trò của Người quản lý đối với Nhân sự 

Trong các doanh nghiệp ngày nay, Người Quản lý trực tiếp (Manager) cũng thường kiêm luôn vai trò nhà đào tạo (Trainer) nội bộ cho nhân sự của mình, vì họ có trình độ chuyên môn cao và có sức ảnh hưởng nhất định đến nhân viên cấp dưới. 

Vấn đề với Nhân sự mới  

Vấn đề phát sinh khi có nhân viên mới: Nhân sự mới sẽ cần nhiều thời gian để học hỏi và bắt nhịp với công việc, đặc biệt trong những công việc phức tạp như lập trình, phân tích dữ liệu, hay công việc đòi hỏi sự sáng tạo, nhưng nhà Quản lý lại quá bận rộn với công việc của mình. 

Làm thế nào để Nhân viên mới có thể tiếp nhận công việc một cách nhanh chóng mà mình tiêu tốn thời gian ít nhất có thể? Đây là câu hỏi mà nhiều nhà quản lý trăn trở tìm câu trả lời. 

Đây là câu hỏi mà nhiều nhà quản lý trăn trở tìm câu trả lời. 

Giải pháp On-job Training

Giải pháp là Đào tạo trong Công việc (On-job training) – chiến lược đào tạo khá phố biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Theo đó nhân viên mới sẽ được cấp trên đào tạo thông qua việc thực hành thực tế các đầu việc, qua đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho riêng mình và thực hiện công việc tốt hơn trong tương lai.

Thực tế nhiều người đã áp dụng chiến lược này, tuy nhiên phần lớn mọi người không có một phương pháp bài bản để thực hiện nó, dẫn đến thời gian và hiệu quả đào tạo chưa tối ưu. 

hiện thực về việc triển khai on-job training

Đào tạo trong công việc khác (On-job Training) gì với Giao việc thông thường (Doing Job)?

On-job TrainingDoing Job
Mục đích Thu nhận kiến thức kỹ năng thông qua công việc Hoàn thành công việc với kết quả tốt 
Thất bại Thất bại/ lỗi cũng là bài học Thất bại/ lỗi là điều cần tránh 
Chiến lược của nhà quản lýHướng dẫn/ Huấn luyện Giao việc/ Trao quyền 

Giới thiệu mô hình EDIC

Vì vậy, bài viết này PMA sẽ cung cấp đến bạn mô hình EDIC như một phương pháp đào tạo trong công việc – On-job training hiệu quả.

Mô hình đào tạo trong công việc EDIC là viết tắt của 4 bước sau: Explain – Demonstrate – Implement – Consolidate

Mô hình EDIC sẽ giúp bạn dễ dàng phát triển On-job Training hơn
Mô hình EDIC sẽ giúp bạn dễ dàng phát triển On-job Training hơn

Cần lưu ý gì khi áp dụng mô hình đào tạo trong công việc?

Không nên chọn những công việc Khẩn cấp, hoặc công việc quá Phức tạp.

Chọn sai công việc sẽ khiến cho Nhà quản lý không đạt được mục tiêu đào tạo. 

Explain – Giải thích & Hướng dẫn

Đây là quá trình gì? Mục đích để làm gì?

Đây là quá trình đầu tiên trong mô hình, để giúp Nhân viên của mình hiểu được mục đích của công việc cần làm, lý do tại sao mình cần làm công việc này mà không phải công việc khác. 

Khi người Quản lý trình bày một cách rõ ràng và tường tận thì Nhân sự mới có thể dễ dàng nghe theo và hợp tác thực hiện các hoạt động trong lớp học hiệu quả. 

Quá trình này được thực hiện như thế nào? 

Người Quản lý ngồi cùng với Nhân viên, cùng nhau brainstorm và trả lời những câu hỏi quan trọng cần được trả lời trước khi bắt đầu công việc. 

Người Quản lý cần trả lời được những câu hỏi sau: 

  • Mục đích của công việc này là gì? Tại sao phải làm công việc này? 
  • Làm công việc này như thế nào? Làm công việc này cần làm những gì? 
  • Khi nào bắt đầu làm và cách thức thực hiện ra sao? 

Demonstrate – Làm mẫu & Minh họa

Đây là quá trình gì? Mục đích để làm gì?

Thực tế nhân viên mới sẽ lúng túng khi nghe những “thuật ngữ nội bộ” mà người quản lý và nhân viên cũ hay dùng, dễ xảy ra tình trạng không hiểu mình cần phải làm gì để hoàn thành công việc. 

Vì vậy, chúng ta cần bước “làm mẫu” để Nhân viên hiểu rõ hơn nữa quá trình thực hiện. 

Quá trình này thực hiện như thế nào?

Lúc này, người quản lý sẽ đứng ra làm mẫu cho nhân viên, minh họa cách thức thực hiện bằng một ví dụ cụ thể. Như vậy, nhân viên sẽ dễ dàng nắm được các bước thực hiện và cách làm sao cho hiệu quả. 

Nhưng nếu bạn không thể làm mẫu được thì sao? (Bạn không mạnh về việc kỹ thuật lắm) 

Trong trường hợp nếu người quản lý không mạnh về công việc đó, hãy chỉ định một người giỏi chuyên môn (chẳng hạn Technical Lead) để họ minh họa giúp. 

Implement – Thực hành & Vận dụng

Đây là quá trình gì? Mục đích để làm gì?

Đây là quá trình thực hành những kiến thức vừa có được thông qua học hỏi, quan sát  vào trong công việc cụ thể. 

Thông qua thực hành, Nhân sự sẽ hiểu rõ hơn những kiến thức mà họ đã có. Và làm càng nhiều, nhân viên càng hiểu sâu và thu nhận được các kỹ năng cần thiết, họ sẽ tự tìm thấy được cách cải tiến công việc để tốt hơn.

Người Quản lý cần lưu ý gì ở bước này?

Trong quá trình thực hành, Nhân sự mới sẽ không tránh khỏi sai sót hoặc thất bại. 

Nhiệm vụ của nhà quản lý là hãy “Huấn Luyện” giúp nhân viên của mình tự tháo gỡ khó khăn – tư sửa chữa sai lầm, thay vì “làm luôn cho nhanh” hoặc “lờ đi cho xong”

Consolidate – Tổng hợp & Đúc kết

Đây là quá trình gì? Mục đích để làm gì?

Bước cuối cùng trong mô hình EDIC là tổng hợp – đúc kết. Đây là quá trình Nhân viên nhận phản hồi, biết được mình đã đạt được tiêu chí nào và nên cải thiện điểm nào, và tự đúc rút ra cho mình các bài học. 

Đây là bước vô cùng quan trọng vì nó mới thực sự biến quá trình làm việc thành quá trình học tập.Đồng thời nó sẽ giúp cho nhà quản lý đo lường hiệu quả chương trình đào tạo.

Thực hiện quá trình này như thế nào?

Thực hành phản tỉnh: Hãy hướng dẫn cho Nhân sự tự phản tỉnh lại quá trình làm việc. Bạn có thể dùng chu trình phản tỉnh Gibb để làm việc này. Theo mô hình Gibb, nhân sự cần tĩnh tâm để tự phản tỉnh lại các câu hỏi sau: 

  • Cảm nhận của bạn về công việc này như thế nào? Cái gì vui? cái gì không vui?
  • Đánh giá về kết quả làm việc như thê nào? Cái gì tốt? cái gì không tốt?
  • Vì sao mình có đánh giá như vậy?
  • Bài học kinh nghiệm rút ra là gì? 
  • Làm sao để lần sau làm tốt hơn? Có thể cải thiện gì?
  • Tiếp theo sẽ làm gì? 

Phản hồi: Nhà Quản lý cũng nên tổ chức buổi họp ngắn (khoảng 15-20 phút) để cung cấp phản hồi cho Nhân viên của mình. 

  • Phản hồi sau khóa học đúng cách cũng đóng một vai trò quan trọng. Nó có thể sẽ thúc đẩy nhân viên đi lên hoặc làm cho nhân viên mất đi động lực làm việc, tất cả đều phụ thuộc vào cách nhà quản lý phản hồi. 
  • Vì vậy Nhà quản lý cũng cần học cách phản hồi sao cho hiệu quả. 

Như thế nào là phản hồi hiệu quả?

Phản hồi cần phải đáp ứng được các tiêu chí sau: 

  • Khách quan: Dữ liệu, kết quả đưa ra phải trung thực, khách quan 
  • Đa chiều: Thông tin phản hồi cần đa chiều như Ưu điểm, nhược điểm. Điểm tốt, điểm chưa tốt
  • Tạo động lực: phản hồi giúp tạo động lực cho người nhân viên cố gắng hơn trong công việc.
  • Hành động: Nhân viên cần biết tiếp theo sẽ cần làm gì tiếp theo

Kết luận 

Chiến lược đào tạo On-job training giúp người nhân viên nhanh chóng tiếp nhận được kiến thức trong môi trường công việc mới thông qua những công việc cụ thể được giao. Mô hình EDIC giúp Nhà quản lý nhanh chóng triển khai chiến lược học tập này nhanh chóng và tối ưu nhất. 

PMA xin chúc bạn sớm áp dụng những phương pháp được chia sẻ vào công việc giảng dạy của mình. Hẹn gặp các bạn trong những khóa đào tạo Train The Trainer sắp tới. 

Có thể bạn sẽ thích