Cập nhật lần cuối vào 22/12/2021 bởi Phạm Mạnh Cường
Dự án được phê duyệt, các nguồn lực được thiết lập và Team tập hợp – nhưng công việc quản lý nguồn lực chỉ mới bắt đầu. Người quản lý lúc này phải tham gia, hiểu và trao quyền cho những người đang cùng thực hiện dự án. Để đạt được hiệu quả, các nhà lãnh đạo dự án phải điều chỉnh quy trình theo nhu cầu của dự án cụ thể, đảm bảo theo dõi chặt chẽ các nguồn lực trong suốt vòng đời của dự án.
Đặt câu hỏi là chìa khóa để giữ cho các nguồn lực ràng buộc lẫn nhau. “Trích xuất suy nghĩ và ý tưởng từ các thành viên trong nhóm để họ cảm thấy là một phần của nhóm và họ đang đóng góp và được lắng nghe”, chuyên gia Dave Davis, PMI-ACP, PMP, PGMP, quản lý dự án cao cấp tại OhioHealth ở Columbus, Ohio, Hoa Kỳ chia sẻ. “Hãy hỏi ý kiến của họ và sau đó theo dõi một vài ngày để xác nhận điều đó. Những điều nhỏ nhặt như thế lại quan trọng một cách phi thường.”
Giống như mỗi dự án Agile là duy nhất, mỗi nhóm dự án cũng là duy nhất. Các nhà quản lý dự án nên điều chỉnh cách tiếp cận lãnh đạo của họ dựa trên các nguồn lực dự án, các ràng buộc, phong cách giao tiếp và tính cách khác nhau. Sự cân nhắc nên bao gồm:
- Đa dạng: Nền tảng của Team là gì?
- Vị trí vật lý: Team làm việc gần nhau hay xa cách? Cách tiếp cận mà người quản lý dự án sử dụng với Team từ xa sẽ khác với cách tiếp cận được sử dụng khi Team ở cùng một văn phòng. Công nghệ sẵn có, định mức truyền thông, sự khác biệt múi giờ và ràng buộc ngôn ngữ đều có vai trò.
- Mua lại các thành viên trong nhóm: Các thành viên trong nhóm sẽ được mua lại cho dự án như thế nào? Các nguồn lực có thể là các nhà thầu tạm thời, nhân viên bán thời gian hoặc nhân viên nhiều dự án, khiến cho việc đầu tư đầy đủ vào dự án trở nên khó khăn. Các nhà lãnh đạo dự án nên lường trước những hạn chế này để đảm bảo hoạt động của dự án có thể tiếp tục trong các ràng buộc của nhóm.
- Nguồn lực dành riêng cho ngành: Dự án sẽ yêu cầu nguồn lực dành riêng cho ngành hoặc chuyên gia? Và các nguồn lực sẽ được ký hợp đồng từ một bên thứ ba? Những thành viên mới của nhóm sẽ cần được đào tạo để tham gia dự án, và được cố vấn liên tục.
- Quản lý Team: Phát triển Team cho dự án được quản lý như thế nào? Có công cụ tổ chức thay thế, hay công cụ mới sẽ cần được thành lập?
Thường thì điều này ảnh hưởng đến thành phần của Team. Ví dụ, có thành viên trong Team có yêu cầu đặc biệt không? Team có cần đào tạo đặc biệt để quản lý sự đa dạng?
Bằng cách hỏi những câu hỏi quan trọng này, các nhà lãnh đạo dự án có thể đảm bảo các nguồn lực của dự án được hỗ trợ tốt và kết nối để thành công.
Được phát triển bởi PMI cho Standard Plus với sự đóng góp của Dave Davis, PMI-ACP, PMP, PGMP.
© VIỆN QUẢN LÝ DỰ ÁN, INC.
