PMA – Professional Management Academy

Lean Project Management là gì? Phương pháp này được áp dụng như thế nào trong dự án?

lean project management

Cập nhật lần cuối vào 02/03/2024 bởi Nguyễn Quang Hoàng

Khi nghĩ đến từ “lean,” nhiều người có thể liên tưởng đến thức ăn. Thịt gà và cá, được coi là loại thịt “lean,” thường được xem là lựa chọn lành mạnh hơn so với thịt đỏ như bò và lợn, vì chúng chứa ít chất béo hơn. Nói một cách đơn giản, thịt đỏ có nhiều chất béo thừa so với thịt “lean.”

Trong quản lý dự án, sự thừa thải thường biểu hiện dưới dạng các lỗi dự án, có thể gây ra sự mở rộng phạm vi và giảm giá trị dự án. Tương tự như sự khác biệt giữa các loại thịt, quản lý dự án lean dẫn đến ít sự thừa thải hơn, giúp duy trì “sức khỏe” cho dự án của bạn.

Khi bạn áp dụng phương pháp lean, mục tiêu của bạn là giảm thiểu lãng phí và thêm giá trị trong mọi giai đoạn của dự án. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích lean project management là gì và chỉ ra cách sử dụng phương pháp Agile này để cải thiện năng suất của bạn.

Lean Project Management là gì?

Theo Viện Quản lý Dự án (PMI), “lean” là một “triết lý quản lý và cải thiện chất lượng”, nơi chất lượng, thời gian sản xuất và chi phí được cải thiện bằng cách loại bỏ lãng phí.

Quản lý dự án Lean (Lean project management) là một phương pháp quản lý dự án dựa trên triết lý lean. Nó tập trung vào việc tối ưu hóa chất lượng và hiệu suất dự án bằng cách giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất.

Phương pháp này không chỉ chú trọng vào việc tiết kiệm chi phí, mà còn tập trung vào việc tối ưu hóa thời gian và tăng cường chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.

Trong quản lý dự án Lean, các phương tiện và tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả nhất có thể, đồng thời loại bỏ những hoạt động không cần thiết. Mục tiêu là tạo ra giá trị tối đa cho khách hàng với chi phí và thời gian tối thiểu.

Phương pháp Lean Project Management được hình thành như thế nào?

Phương pháp quản lý dự án Lean được tạo ra thông qua sự đóng góp của các kỹ sư Nhật Bản tại Toyota, người đã phát minh ra Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS) từ năm 1948 đến 1975, đây là nguồn cảm hứng cho những gì chúng ta biết về lean methodology ngày nay. TPS được sử dụng để cải thiện quá trình sản xuất, tăng cường tương tác với nhà cung cấp và khách hàng, cũng như loại bỏ lãng phí.

Tiến sĩ Jeffrey K. Liker, tác giả của “The Toyota Way”, đã trình bày những nguyên tắc của quản lý lean trong cuốn sách của mình và giải thích cách các công ty có thể áp dụng TPS vào các ngành công nghiệp khác. Liker cũng giải thích làm thế nào TPS – và quản lý lean nói chung – có thể loại bỏ nhiều loại lãng phí do doanh nghiệp gây ra.

John Krafcik đã giới thiệu phương pháp lean vào quản lý dự án thông qua bài viết của mình vào năm 1988, có tựa đề “Triumph of the Lean Production System” Krafcik viết bài này cho luận án thạc sĩ tại Trường Quản trị Sloan của MIT, và nghiên cứu của ông đã dẫn đến cuốn sách bán chạy “Cái Máy Đã Thay Đổi Thế Giới”. Quản lý dự án Lean đã ảnh hưởng đến một loạt các phương pháp khác nhau, bao gồm Agile, Kanban và Scrum.

3 Trụ Cột Lean Project Management

Theo Paul Akers, một chuyên gia quản lý Lean được công nhận quốc tế, có ba trụ cột đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai Lean. Thiếu vắng những trụ cột này, việc thực hiện framework Lean trở nên phiền toái và thường là một bài toán không hiệu quả cho quản lý dự án.

Học cách Nhận Diện Lãng Phí

Lãng phí tồn tại khắp nơi và thường lan truyền rộng rãi trong quá trình làm việc. Chìa khóa là nhận diện 8 loại lãng phí trong Lean, vì một vấn đề không thể được giải quyết nếu nó không được nhận diện. 

lean project management

Cải Thiện Hàng Ngày

Khi lãng phí được nhận diện, nỗ lực có thể được tập trung vào giảm thiểu chúng hàng ngày. Bởi vì không có lãng phí nào có thể được loại bỏ hoàn toàn ngay lập tức. Ngoài ra, việc loại bỏ và giảm thiểu lãng phí được duy trì suốt thời gian hoàn thành toàn bộ quy trình sản xuất và giao hàng sản phẩm. Do đó, những nỗ lực nhỏ và nhất quán hàng ngày là chìa khóa để kiểm soát lãng phí.

Ghi Chép Cải Thiện

Mặc dù có vẻ lạ lẫm nhưng việc ghi lại các trường hợp “trước” và “sau” trong quá trình cải thiện, ưu tiên dưới dạng video, đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy và phát triển văn hóa Lean trong tổ chức của bạn. Video có thể được truy cập từ tất cả mọi người trong tổ chức và có thể phục vụ như một phương tiện để tiêu chuẩn hóa các cải thiện.

5 Nguyên tắc của Lean Project Management

Nguyên tắc quản lý dự án Lean tập trung chủ yếu vào việc cải thiện quy trình, nghĩa là chúng có hướng tiếp cận theo quy trình. Việc tạo ra sự cải thiện liên tục và bền vững trong quy trình là mối quan tâm chính khi cố gắng thực hiện những nguyên tắc này.

Xác Định Giá Trị

Mối quan tâm đầu tiên là định rõ và tạo ra giá trị cho khách hàng. Giá trị có thể được định nghĩa là “mọi thứ mà khách hàng sẵn lòng trả tiền”. Đồng thời, giá trị là mọi thứ tạo ra sự hài lòng cho khách hàng thông qua việc đáp ứng nhu cầu, thực hiện công việc, cải thiện vị trí hoặc hoàn thành một nhiệm vụ.

Để đạt được mục tiêu này, nhóm phải liên tục đánh giá sản phẩm từ quan điểm của khách hàng để hiểu rõ các yếu tố tạo ra giá trị cho khách hàng.

Vẽ Sơ Đồ Luồng Giá Trị 

Sau khi xác định giá trị chính thông qua nguyên tắc Sơ đồ Luồng Giá Trị, tất cả các quy trình đóng góp vào việc tạo ra giá trị này được nhấn mạnh, và mọi yếu tố khác đều được xem xét như là lãng phí. Bằng cách giảm thiểu lãng phí từ quy trình, không chỉ đảm bảo việc giao giá trị mà còn làm giảm thiểu các chi phí phụ khác của công ty (phát sinh từ các quy trình lãng phí), từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Tạo Ra Luồng Lưu Thông

Sau khi loại bỏ lãng phí, việc tạo ra một luồng lưu thực hiện quy trình tạo ra giá trị trở nên cực kỳ quan trọng. Điều này bao gồm việc chia quy trình thành các đơn vị độc lập, loại bỏ mọi sự cản trở và trì hoãn, phân phối lại công việc và điều chỉnh lại các bước sản xuất.

Thiết lập Hệ thống Kéo (Establishing Pull)

Việc thiết lập hệ thống kéo nhằm mục tiêu giảm thiểu tồn kho dư thừa và công việc đang triển khai, cả hai đều được xem là lãng phí lớn trong bất kỳ ngành công nghiệp nào. Để giảm thiểu hai loại lãng phí này, các công ty nỗ lực hiểu rõ hơn về thời điểm chính xác khi khách hàng cần giá trị và khi nào họ sẽ ‘kéo’ giá trị từ ngành công nghiệp.

Khi hệ thống thời gian dự án được hiểu rõ hơn, các công ty có thể giảm đáng kể tồn kho dư thừa và tồn trữ “just in case” trong kho của họ, điều này giúp tạo ra một quy trình làm việc liền mạch.

Đặt Mục Tiêu Hoàn Thiện

Cốt lõi của việc theo đuổi sự hoàn thiện là nỗ lực để thực hiện cải thiện liên tục. Nỗ lực liên tục cải thiện việc triển khai bốn nguyên tắc đầu tiên là cần thiết để xây dựng một văn hóa tổ chức theo đuổi sự hoàn thiện.

Quá trình thực hiện năm nguyên tắc này không nên có tính máy móc, mà phải được động viên bởi tinh thần phân tích, đổi mới và sự linh hoạt.

Lợi ích của Việc Áp Dụng Lean Project Management

Tăng Cường Sự Tương Tác của Nhân Sự

Môi trường Lean tạo điều kiện cho sự tương tác tích cực giữa nhân viên và quá trình làm việc. Điều này xảy ra thông qua việc khuyến khích mọi người đều có thể đưa ra đề xuất cải tiến và tham gia vào quá trình đưa ra quyết định. Khi mọi người cảm thấy tiếng giọng của họ được lắng nghe và ý kiến của họ được đánh giá cao, họ trở nên tích cực hơn trong việc đóng góp ý tưởng và nỗ lực cá nhân.

Giảm Thiểu Tỷ Lệ Nghỉ Việc Của Nhân Viên

Trong môi trường Lean, nhân viên thường có cơ hội tham gia vào các dự án và ra quyết định, tạo ra một cảm giác chắc chắn về việc đóng góp của họ đối với thành công của công ty.

Do đó, nếu mỗi cá nhân có sự liên kết với mục tiêu và giá trị của tổ chức thì sẽ làm giảm thiểu khả năng nhân viên rời bỏ công ty. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí và thời gian đầu tư vào tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới mà còn tăng cường ổn định và đồng lòng trong đội ngũ lao động.

Tăng Cường Ưu Thế Cạnh Tranh

Doanh nghiệp Lean thường xuyên cải tiến sản phẩm và quy trình sản xuất, tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn. Điều này tạo ra một lợi thế cạnh tranh trên thị trường, thu hút khách hàng và tăng cường vị thế thương hiệu. Các công ty Lean có khả năng thích nghi nhanh chóng với thị trường và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng, giúp tối ưu hóa lợi nhuận và tạo ra một chuỗi giá trị bền vững.

Lean và Agile Áp Dụng Trong Cùng Một Team Như Thế Nào?

Phương pháp Lean xuất hiện trước framework Agile và có nguồn gốc từ ngành công nghiệp sản xuất, trong khi Agile được giới thiệu chủ yếu cho các nhóm quản lý sản phẩm. Cả hai phương pháp này đều tìm thấy ứng dụng trong lĩnh vực Công nghệ thông tin, nơi Lean được áp dụng vào phát triển phần mềm.

Trong khi Agile tập trung vào việc phát triển theo các tính năng và thực hiện quy trình lặp lại một cách linh hoạt, Lean nhấn mạnh vào việc loại bỏ các hoạt động lãng phí, không mang lại giá trị. Mặc dù là hai phương pháp khác nhau, nhưng chúng chia sẻ những giá trị cốt lõi chung.

Nếu bạn đã có một nhóm Agile, bạn có thể tích hợp các thực hành Lean bằng cách xác định luồng giá trị của dự án. Sử dụng phần mềm theo dõi dự án để hiển thị biểu đồ về luồng công việc, giúp bạn phát hiện ra các không hiệu quả. Điều này mở ra cánh cửa để nhận thức về cách chính sách và sự chia rẽ trong tổ chức có thể làm chậm quá trình và ngăn cản quá trình chuyển giao liên tục.

Thông thường, trong môi trường Agile, yêu cầu sản phẩm thường đến từ nhà phân tích kinh doanh hoặc chủ sở hữu sản phẩm. Tuy nhiên, khi nhìn từ góc độ Lean, quá trình bắt đầu bằng việc xác định các giả định và rủi ro liên quan đến tính năng mới. Cân nhắc cách những yếu tố này, kết hợp với yêu cầu, đóng góp vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng cuối cùng.

Các tổ chức có thể linh hoạt sử dụng kết hợp giữa các phương pháp Lean và Agile để xây dựng những nhóm mạnh mẽ và sáng tạo, liên tục mang lại giá trị cho khách hàng.

Cách Áp Dụng Lean Project Management

Quản lý dự án Lean là việc áp dụng các khái niệm Lean bao gồm sản xuất Lean, tư duy Lean và xây dựng Lean vào lĩnh vực quản lý dự án. Nếu bạn muốn sử dụng các công cụ và kỹ thuật Lean thông qua Quản lý Dự án Lean cho các dự án của mình, có một số bước cần xem xét để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra mượt mà.

Chuyển Đổi Quy Trình Công Việc Cho Phù Hợp với Quản Lý Dự Án Lean

Để triển khai một quá trình chuyển đổi Quản lý Dự án Lean hiệu quả, tổ chức cần rõ ràng điều chỉnh quy trình bằng cách thúc đẩy thành viên tự chịu trách nhiệm và tự động thực hiện nhiệm vụ từ hàng đợi vào thời điểm phù hợp.

Nhờ vào việc áp dụng các công cụ và kỹ thuật Lean, nhóm có thể tối ưu hóa tỷ lệ chuyển giao và đạt được kết quả tích cực. Tóm lại, điều chỉnh các hoạt động hiện tại để phù hợp với các nguyên tắc Lean được coi là yếu tố quyết định quan trọng, góp phần xây dựng ý thức về Quản lý Dự án Lean

Thiết Lập Đội Ngũ với Kiến Thức Sâu Rộng

Để thực hiện các quy trình Quản lý Dự án Lean một cách hiệu quả, việc tạo ra một đội ngũ có kiến thức sâu rộng về giá trị và nguyên tắc Quản lý Dự án Lean là vô cùng quan trọng. Các thành viên trong nhóm phải có khả năng thực hiện nhiệm vụ của mình dựa trên sự hiểu biết vững về triết lý và công cụ Lean.

Đối với các tổ chức, việc bắt đầu với đào tạo nội bộ để phát triển các quy trình và phương pháp tùy chỉnh phù hợp với yêu cầu thực tế của kinh doanh là một lựa chọn thông minh. Vì vậy, nhóm có thể sử dụng hội thảo Kaizen để xác định, triển khai và chuẩn hóa những cải tiến mới cho các quy trình của họ.

Tạo Ra Văn Hóa Sở Hữu với Quản Lý Dự Án Lean

Triết lý Quản lý Dự án Lean là nền tảng hỗ trợ việc quản lý và nhóm nhân viên để đảm bảo trách nhiệm đầy đủ đối với sản phẩm, quy trình và yêu cầu kinh doanh. Sự nhận thức về toàn bộ chuỗi giá trị từ tất cả các thành viên trong tổ chức đóng vai trò quan trọng. Với văn hóa sở hữu, mọi người đều đóng góp vào việc loại bỏ lãng phí nhằm cải thiện hiệu suất và năng suất.

Phát Triển Một Quy Trình Liên Tục

Việc xác định và loại bỏ các hoạt động lãng phí là vô cùng quan trọng để đảm bảo quá trình tạo ra giá trị diễn ra một cách liên tục và hiệu quả. Bằng cách loại bỏ các yếu tố làm gián đoạn luồng công việc hoặc làm tạm ngừng các bước tiếp theo, chúng ta có thể đảm bảo rằng dự án không gặp phải sự cản trở hoặc tắc nghẽn không mong muốn.

Vì vậy, việc này đòi hỏi sự chú ý và quản lý cẩn thận từ người hỗ trợ Quản lý Dự Án Lean, nhằm đảm bảo rằng quy trình làm việc diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Dưới đây là một số định nghĩa giúp nhận diện lãng phí một cách tốt hơn:

  • Sự trễ không mong đợi cho các nhiệm vụ đang diễn ra
  • Kho dự trữ không còn hiệu quả
  • Các bước và quy trình không hiệu quả
  • Sản xuất vượt mức
  • Tỉ lệ lỗi cao
  • Chi phí vận chuyển không cần thiết

Kết luận

Tóm lại, việc áp dụng nguyên lý quản lý dự án Lean không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất mà còn giảm thiểu lãng phí, tăng giá trị cho mỗi giai đoạn của dự án. Quá trình này không chỉ là một chiến lược quản lý, mà là một triết lý, một cách tiếp cận đồng đội giúp tạo ra sự cải tiến liên tục.

Nếu bạn quan tâm đến việc đẩy mạnh kiến thức và kỹ năng của mình trong lĩnh vực quản lý dự án, PMA cung cấp các khóa học luyện thi PMPPMI-ACP chất lượng. Trong khóa học này, bạn sẽ không chỉ nắm vững kiến thức về Lean Project Management mà còn có cơ hội ứng dụng chúng trong thực tế.

Hãy tham gia khóa học để đạt được hiểu biết sâu rộng và những kỹ năng cần thiết để áp dụng nguyên tắc Lean một cách linh hoạt và hiệu quả trong mọi dự án của bạn.