Mô hình SWOT là gì? Cách phân tích SWOT hiệu quả 

mô hình SWOT

Cập nhật lần cuối vào 06/10/2023 bởi Nguyễn Quang Hoàng

Trong hành trình phát triển kinh doanh, việc đánh giá mức mạnh và yếu của doanh nghiệp, cũng như xác định cơ hội và thách thức, là một phần quan trọng để định hình chiến lược tương lai. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá một công cụ quan trọng giúp mở ra tầm nhìn chiến lược – đó là phân tích SWOT. Không chỉ là một bước quan trọng trong quá trình quản lý chiến lược, phân tích SWOT còn là một phương tiện mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tự hiểu rõ hơn về bản thân và môi trường kinh doanh xung quanh. Hãy cùng PMA tìm hiểu về phân tích SWOT, xem những lợi ích mà nó đem lại và nhận những gợi ý quan trọng để thực hiện một bước đánh giá toàn diện về chiến lược cho doanh nghiệp của bạn.

SWOT là gì?

Mô hình SWOT, viết tắt của Strengths (điểm mạnh), Weaknesses (điểm yếu), Opportunities (cơ hội), và Threats (thách thức), là một mô hình phân tích kinh doanh phổ biến được áp dụng cho mọi doanh nghiệp có mong muốn cải thiện hiệu suất kinh doanh và xây dựng nền tảng phát triển mạnh mẽ.

Trong mô hình này, Điểm mạnh và Điểm yếu được coi là những yếu tố nội bộ của doanh nghiệp. Điều này bao gồm các yếu tố như danh tiếng, đặc điểm, và vị trí địa lý. Được xem là nội bộ vì chúng là những yếu tố có thể được doanh nghiệp nỗ lực để thay đổi và cải thiện.

Ngược lại, Cơ hội và Rủi ro đại diện cho những yếu tố ở bên ngoài. Điều này có thể liên quan đến nguồn cung ứng, đối thủ cạnh tranh, giá thị trường, vì chúng là những yếu tố không thể kiểm soát được một cách trực tiếp.

Mô hình SWOT cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh và giúp doanh nghiệp xác định chiến lược phù hợp để phát huy thế mạnh, giảm thiểu điểm yếu, tận dụng cơ hội và đối phó với thách thức.

Phân tích SWOT là gì?

Phân tích SWOT là một khuôn khổ được áp dụng để đánh giá vị thế cạnh tranh của một công ty và phát triển kế hoạch chiến lược. Quá trình này tập trung vào việc đánh giá các yếu tố bên trong và bên ngoài, cũng như tiềm năng hiện tại và tương lai của tổ chức.

mô hình SWOT

Mục tiêu của phân tích SWOT là tạo ra một cái nhìn thực tế, dựa trên dữ liệu và thông tin về điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức, sản phẩm, hoặc ngành công nghiệp đó. Nó được thiết kế để hỗ trợ quyết định chiến lược thông qua việc hiểu rõ nguồn lực và rủi ro mà tổ chức đang đối mặt.

Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác của phân tích, quan trọng rằng tổ chức giữ cho quá trình này dựa trên thực tế hơn là niềm tin được hình thành từ trước. Tránh những đánh giá thiên lệ hoặc đánh giá không chính xác, và thay vào đó, tập trung vào thông tin chính xác và tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Mô hình SWOT nên được coi như một công cụ hỗ trợ quan trọng cho việc ra quyết định chiến lược, nhưng không nên coi đó như một biện pháp đơn lẻ. Nó nên kết hợp với các phương pháp phân tích khác và được xem xét thường xuyên để phản ánh sự thay đổi trong môi trường kinh doanh.

Lợi ích của việc phân tích SWOT là gì?

Phân tích SWOT, với các thành phần chính là điểm mạnh (Strengths), điểm yếu (Weaknesses), cơ hội (Opportunities), và mối đe dọa (Threats), mang lại nhiều lợi ích quan trọng giúp quản lý và đưa ra quyết định chiến lược hiệu quả.

Quản lý vấn đề phức tạp

Phân tích SWOT giảm độ phức tạp của các vấn đề bằng cách tập trung vào những ý tưởng quan trọng và xếp hạng chúng theo mức độ quan trọng, tạo ra một báo cáo rõ ràng và dễ hiểu.

Xem xét từ bên ngoài

Bằng cách đặt sự chú ý vào cả yếu tố nội và ngoại tại, phân tích SWOT khuyến khích quan điểm toàn diện và không chỉ nhìn vào những yếu tố do tổ chức có thể kiểm soát.

Áp dụng cho mọi vấn đề kinh doanh

Có thể áp dụng phân tích SWOT cho nhiều khía cạnh kinh doanh như tổ chức, nhóm, cá nhân, dòng sản phẩm, thương hiệu, mở rộng địa lý, hay thậm chí quá trình mua lại. Nó là một công cụ linh hoạt có nhiều ứng dụng.

Tận dụng nguồn dữ liệu đa dạng

Phân tích SWOT tận dụng nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, từ thông tin nội bộ đến thông tin bên ngoài như thị trường, đối thủ, và yếu tố kinh tế vĩ mô. Điều này giúp đảm bảo sự toàn vẹn và độ chính xác của quá trình đánh giá.

Chi phí chuẩn bị thấp

Chuẩn bị một bản phân tích SWOT không đòi hỏi nhiều chi phí. Nhiều báo cáo SWOT có thể thực hiện một cách không quá kỹ thuật, cho phép sự đóng góp từ nhiều nhân viên khác nhau mà không yêu cầu đào tạo đặc biệt.

Phân tích SWOT không chỉ là một công cụ phân tích, mà còn là một phương tiện hiệu quả giúp đưa ra quyết định chiến lược trong môi trường kinh doanh đa dạng và thách thức.

Một số nhược điểm của mô hình SWOT

Quá đơn giản

Mô hình SWOT thường đơn giản và tập trung vào các yếu tố cơ bản. Điều này có thể dẫn đến việc kết quả không phản ánh đầy đủ các khía cạnh sâu hơn của doanh nghiệp, đặc biệt khi cần nắm rõ hơn về văn hóa, tâm lý, và môi trường làm việc.

Thiếu chi tiết

SWOT chưa phân tích một cách chi tiết các yếu tố bên trong mỗi phần, ví dụ, không thể xác định rõ các nguyên nhân gây ra điểm yếu hoặc các chi tiết của cơ hội cụ thể.

Phụ thuộc vào quan điểm

SWOT dựa vào quan điểm và đánh giá của người phân tích. Sự khác biệt trong quan điểm và ước tính có thể dẫn đến kết quả khác nhau, khiến nó trở nên tương đối tương đối.

Khó Xác Định Ưu Tiên

Mức độ quan trọng và ưu tiên giữa các yếu tố trong SWOT có thể không rõ ràng, và việc quyết định xem nên ưu tiên yếu điểm nào để khắc phục hoặc cơ hội nào nên tận dụng có thể thách thức.

Thiếu Giải Pháp Cụ Thể

SWOT chỉ là công cụ phân tích tình hình tổng quan và không đưa ra các giải pháp cụ thể. Để giải quyết vấn đề, cần phải sử dụng các công cụ và phương pháp khác.

Cách thức thực hiện phân tích SWOT 

Cách thực hiện phân tích SWOT có thể chia thành nhiều bước với các hoạt động có thể thực hiện trước và sau khi phân tích bốn thành phần. Nhìn chung, việc phân tích SWOT sẽ bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu

Mục tiêu của phân tích SWOT có thể to lớn lớn, nhưng mức độ hiệu quả sẽ cao hơn nếu phân tích được trực tiếp vào một mục tiêu cụ thể. Ví dụ, mục tiêu của phân tích SWOT là tập trung vào việc có nên triển khai một sản phẩm mới hay không. Với một mục tiêu cụ thể, doanh nghiệp có thể dễ dàng đưa ra được những hướng dẫn về những gì họ mong muốn đạt được cuối cùng sau quá trình này. Trong ví dụ này, phân tích SWOT sẽ giúp xác định liệu nên giới thiệu sản phẩm mới hay không.

Bước 2: Thu thập dữ liệu

Mỗi một phân tích SWOT sẽ khác nhau, và một doanh nghiệp có thể cần các bộ dữ liệu khác nhau để hỗ trợ việc tổ chức các bảng phân tích SWOT khác nhau. Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng cách hiểu rõ thông tin nào mà họ có thể tiếp cận, những hạn chế dữ liệu họ đối mặt, và độ tin cậy của nguồn dữ liệu bên ngoài.

Ngoài dữ liệu, doanh nghiệp nên cân nhắc việc nhân sự nào nên tham gia vào phân tích. Một số nhân viên có thể liên quan nhiều đến các yếu tố bên ngoài, trong khi nhân viên trong các bộ phận sản xuất hoặc bán hàng có thể hiểu rõ hơn về tình hình nội bộ. Có một tập hợp rộng các quan điểm thì càng có khả năng đưa ra các đóng góp đa dạng và có giá trị.

Bước 3: Tổng Hợp Ý Kiến

Đối với mỗi thành phần trong bốn thành phần của phân tích SWOT, nhóm người được giao thực hiện phân tích nên liệt kê ý kiến trong mỗi danh mục. Ví dụ về các câu hỏi có thể đặt hoặc xem xét cho mỗi nhóm được liệt kê trong bảng dưới đây.

Yếu Tố Nội Tại:

  • (Thế mạnh) Chúng ta đang làm tốt điều gì?
  • (Thế mạnh) Tài nguyên mạnh nhất của chúng ta là gì?
  • (Yếu điểm) Những yếu tố làm suy giảm hiệu suất của chúng ta là gì?
  • (Yếu điểm) Các dòng sản phẩm có hiệu suất thấp nhất là gì?

Yếu Tố Bên Ngoài:

  • (Cơ hội) Các xu hướng rõ ràng nào trên thị trường?
  • (Cơ hội) Chúng ta chưa đến được đối tượng nhóm dân số nào?
  • (Thách thức) Có bao nhiêu đối thủ tồn tại và thị phần của họ là bao nhiêu?
  • (Thách thức) Có các quy định mới có thể ảnh hưởng đến hoạt động hay sản phẩm của chúng ta không?
Thế Mạnh
Ưu điểm cạnh tranh của chúng ta là gì?
Chúng ta có những nguồn lực nào?
Những sản phẩm nào đang hoạt động tốt?
Yếu Điểm
Nơi chúng ta có thể cải thiện?
Các sản phẩm nào đang hoạt động kém hiệu suất?
Chúng ta thiếu nguồn lực ở đâu?
Cơ Hội
Công nghệ mới nào chúng ta có thể sử dụng?
Chúng ta có thể mở rộng hoạt động không?
Có thể thử nghiệm những đối tượng mới nào?
Thách Thức
Quy định nào đang thay đổi?
Các đối thủ đang thực hiện điều gì?
Xu hướng tiêu dùng đang thay đổi như thế nào?

Công ty có thể xem xét việc thực hiện bước này như một phiên “white-boarding” hoặc “sticky note”. Ý tưởng là không có câu trả lời đúng hay sai; tất cả mọi người nên được khuyến khích chia sẻ bất kỳ ý kiến nào họ có. Những ý tưởng này có thể bị loại bỏ sau này; trong khi đó, mục tiêu nên là tạo ra càng nhiều mục tiêu nhất có thể để kích thích sự sáng tạo và truyền cảm hứng cho người khác.

Bước 4: Làm Rõ Kết Quả

Với danh sách ý tưởng trong mỗi danh mục, bây giờ là lúc làm rõ ý tưởng. Bằng cách làm rõ những suy nghĩ mà mọi người có, một công ty có thể chỉ tập trung vào những ý tưởng hay nhất hoặc những rủi ro lớn nhất đối với công ty. Bước này có thể yêu cầu tranh cãi giữa các thành viên tham gia phân tích, bao gồm việc đưa lên quản lý cấp cao để giúp xếp hạng ưu tiên.

Bước 5: Phát Triển Chiến Lược

Với danh sách được xếp hạng về thế mạnh, yếu điểm, cơ hội và thách thức, là lúc chuyển đổi phân tích SWOT thành một kế hoạch chiến lược. Các thành viên của nhóm phân tích danh sách các mục trong mỗi danh mục và tạo ra một kế hoạch tổng hợp để cung cấp hướng dẫn cho mục tiêu ban đầu.

Ví dụ, công ty đang xem xét việc phát hành một sản phẩm mới có thể đã nhận ra rằng họ là nhà lãnh đạo thị trường cho sản phẩm hiện tại và có cơ hội mở rộng sang thị trường mới. Tuy nhiên, chi phí nguyên vật liệu tăng, đường phân phối cản trở, cần thêm nhân sự và nhu cầu sản phẩm không dự đoán được. Nhóm phân tích phát triển chiến lược để xem xét lại quyết định sau 6 tháng với hy vọng giá giảm và nhu cầu thị trường trở nên rõ ràng hơn.

Cách sử dụng mô hình SWOT hiệu quả

Sử dụng phân tích SWOT để đánh giá vị thế hiện tại của tổ chức trước khi quyết định chiến lược mới. Tìm hiểu điều gì đang hoạt động tốt và điều gì không tốt. Hỏi bản thân bạn muốn đi đến đâu, làm thế nào bạn có thể đến được đó, và có những thách thức gì có thể xuất hiện.

Sau khi bạn đã xem xét cả bốn khía cạnh của SWOT, bạn sẽ muốn xây dựng trên những điểm mạnh, nâng cao các lĩnh vực yếu kém, đối mặt với mọi đe dọa và tận dụng mọi cơ hội. Trong thực tế, bạn có thể đối mặt với một danh sách dài các hành động tiềm năng.

Nhưng trước khi bước tiếp, hãy chắc chắn phát triển ý tưởng của bạn thêm nữa. Tìm kiếm sự kết nối tiềm năng giữa các hình vuông trong ma trận của bạn. Ví dụ, liệu bạn có thể sử dụng một số điểm mạnh của mình để mở ra cơ hội khác không? Và liệu có thêm nhiều cơ hội hơn bằng cách loại bỏ một số yếu điểm hay không?

Cuối cùng, hãy lọc và ưu tiên ý tưởng của bạn một cách rõ ràng, để bạn có thể tập trung thời gian và tiền bạc vào những ý tưởng quan trọng và có ảnh hưởng nhất. Tập trung phân tích rõ ràng và cụ thể của từng yếu tố. Ví dụ, chỉ chấp nhận các tuyên bố cụ thể, có thể kiểm chứng như “Lợi thế chi phí là 30 đô la/tấn trong việc cung cấp nguyên liệu thô x,” thay vì “Giá trị tốt hơn về tiền bạc.”

Hãy nhớ sử dụng phân tích SWOT của bạn cùng với các công cụ chiến lược khác (ví dụ, Phân Tích Năng Lực Cốt Lõi), để bạn có được một bức tranh toàn diện về tình hình bạn đang đối mặt.

Những sai lầm khi phân tích mô hình SWOT

Các sai lầm lớn khi thực hiện phân tích SWOT bao gồm:

Làm danh sách quá dài

Hỏi bản thân liệu ý tưởng của bạn có khả thi không khi bạn phân tích. Đừng làm cho danh sách quá dài và không khả thi để thực hiện.

Mơ hồ

Hãy trở nên cụ thể để tạo sự tập trung cho các cuộc thảo luận sau. Tránh sự mơ hồ và không rõ ràng trong mô tả các yếu tố SWOT.

Không nhìn thấy điểm yếu 

Đảm bảo hỏi khách hàng và đồng nghiệp về những gì họ trải qua trong thực tế. Không nhìn thấy nhược điểm có thể dẫn đến thiếu sót quan trọng.

Không nghĩ đến tương lai

Dễ dàng tạo ra ý tưởng tốt mà không suy nghĩ về hậu quả của chúng. Luôn luôn xem xét ảnh hưởng thực tế của ý tưởng và đưa chúng đến kết quả hợp lý.

Quá mơ tưởng

Đừng lên kế hoạch chi tiết cho những cơ hội không tồn tại. Ví dụ, thị trường xuất khẩu mà bạn quan tâm có thể mở ra ở một thời điểm nào đó, nhưng cuộc đàm phán thương mại để mở nó có thể mất nhiều năm.

Chỉ dựa vào Phân tích SWOT 

Phân tích SWOT có giá trị, nhưng khi sử dụng cùng với các công cụ lập kế hoạch khác như SOAR, TOWS hoặc PEST, kết quả sẽ mạnh mẽ hơn.

Mẫu phân tích mô hình SWOT miễn phí

Dưới đây là mẫu phân tích SWOT miễn phí (nguồn: WordStream), có thể chỉnh sửa, để bạn có thể thêm và xóa hàng, chỉnh sửa và trả lời câu hỏi, dán vào bảng trình chiếu, và nhiều hơn nữa.

Đây là một Bảng Google Sheet, giúp bạn dễ dàng thực hiện các thao tác chỉnh sửa và tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn.

Kết luận

Tóm lại, phân tích SWOT là một công cụ quan trọng giúp tổ chức nhận diện sức mạnh, yếu điểm, cơ hội, và rủi ro. Việc áp dụng SWOT đòi hỏi sự linh hoạt và liên tục, với sự đóng góp của toàn bộ nhóm làm việc. Bằng cách này, tổ chức có thể tận dụng triệt để nguồn lực và định hình chiến lược phát triển để đối mặt với thách thức và khai thác cơ hội trong môi trường kinh doanh biến động.

PMA luôn trân trọng sự tin tưởng và ủng hộ từ cựu học viên. Chính vì vậy, chúng tôi triển khai chính sách referral hấp dẫn dành cho tất cả các khóa học tại PMA
– Tặng ngay 300k cho cựu học viên giới thiệu thành công 1 khách hàng mới.
– Giảm ngay 300k cho học viên đăng ký học mà được cựu học viên giới thiệu.
Chia sẻ cơ hội học tập tuyệt vời này với bạn bè và đồng nghiệp của bạn ngay hôm nay!