PMA – Professional Management Academy

Product Backlog là gì? Cách quản lý Product Backlog hiệu quả

product backlog là gì?
Click to rate this post!
[Total: 0 Average: 0]

Cập nhật lần cuối vào 21/12/2022 bởi Nguyễn Quang Hoàng

Product backlog là danh sách sắp xếp các nhiệm vụ, tính năng hoặc mục cần hoàn thành như một phần của lộ trình sản phẩm. Với một sản phẩm tồn đọng hiệu quả, bạn có thể chỉ định các nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng cho nhà phát triển nhắm đến các mục tiêu cuối cùng của bạn và giúp bạn xây dựng một sản phẩm tốt hơn. Dưới đây sẽ chia sẻ cách tạo product backlog cùng với các mẹo về cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục trong hồ sơ tồn đọng của bạn.

Product Backlog là gì?

Product backlog là danh sách các hạng mục công việc hoặc tính năng được ưu tiên giúp bạn đáp ứng mục tiêu sản phẩm và đạt kỳ vọng của dự án. Nói chung, mỗi sản phẩm trong quá trình phát triển nên có một product backlog riêng. Tương tự, mỗi product backlog nên có một nhóm dự án chuyên trách. 

Đôi khi, có nhiều product backlog với nhiều nhóm làm việc trên một sản phẩm lớn. Ví dụ: chúng ta hãy xem bộ Adobe Creative Cloud. Creative Cloud là một sản phẩm bao trùm, với các sản phẩm nhỏ hơn như Photoshop, Illustrator và After Effects bên trong nó. Mỗi sản phẩm nhỏ hơn này sẽ có product backlog riêng và các nhóm được chỉ định để phát triển.

Ai sử dụng Product Backlog?

Mặc dù bất kỳ nhà phát triển nào cũng có thể sử dụng product backlog, nhưng chúng thường được các nhóm Agile sử dụng nhiều nhất. Trong các dự án Agile, các nhóm dành thời gian của họ để thiết kế sản phẩm và thực hiện các điều chỉnh khi dự án của họ có sự tiến triển. Do tính linh hoạt của phương pháp Agile, các nhiệm vụ của product backlog không cố định và bạn không cần phải hoàn thành mọi nhiệm vụ. Ngoài ra, các nhóm Agile sẽ thường xuyên trải qua sàng lọc product backlog để sắp xếp lại mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ khi cần thiết.

Lợi ích của Product Backlog là gì?

Product backlog giúp nhóm của bạn vận hành như một cỗ máy được bôi dầu tốt bằng cách cải thiện tổ chức và quá trình cộng tác. Nó trở thành công cụ quan trọng để giao tiếp và giúp mọi người liên kết với các mục tiêu và kỳ vọng. 

Bởi vì tất cả công việc cho một sản phẩm đều chảy qua hồ sơ tồn đọng, hồ sơ tồn đọng của sản phẩm cung cấp cơ sở cho việc lập kế hoạch lặp lại. Khi nhóm của bạn ưu tiên các nhiệm vụ với sự hướng dẫn của chủ sở hữu sản phẩm, họ cũng sẽ xác định khối lượng công việc mà họ có thể cam kết thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể. Các khoảng thời gian này được gọi là Sprint. 

Product backlog cũng thúc đẩy sự phát triển của nhóm Agile bằng cách khuyến khích một môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả. Các nhiệm vụ trên product backlog không cố định và nhóm sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng trước khi chọn nhiệm vụ nào cần giải quyết trước.

Product Backlog bao gồm những gì?

Một product backlog thường bao gồm các tính năng (user story), bug fixes, technical debts và thu thập kiến ​​thức. Các hạng mục product backlog này là những phần công việc riêng biệt chưa được phân phối cho một sản phẩm. 

product backlog gồm những gì

1. Tính năng (user story)

Một tính năng, còn được gọi là user story, là một chức năng của sản phẩm mà người dùng sản phẩm thấy cần thiết và có giá trị. Các tính năng có thể phức tạp hoặc cũng có thể đơn giản. Tạo story map có thể giúp nhóm của bạn xác định những gì người dùng cần nhất.  

2. Bug fixes

Nhóm Scrum của bạn nên giải quyết những vấn đề về lỗi một cách nhanh chóng để duy trì tính toàn vẹn của sản phẩm. Một số lỗi quan trọng để làm gián đoạn Sprint hiện tại của nhóm bạn, trong khi những lỗi khác có thể chờ đến Sprint tiếp theo. Tuy nhiên, một quy tắc chung với các lỗi là hãy giữ chúng ở đầu product backlog của bạn để nhóm của bạn không quên chúng.

3. Technical debts

Technical debts (nợ kỹ thuật), giống như nợ tài chính, “tích lũy tiền lãi” nếu không trả đúng hạn. Khi các nhà phát triển đẩy công việc kỹ thuật xuống dưới cùng của product backlog, nó sẽ tích tụ và trở nên khó hoàn thành hơn. Quản lý tồn đọng hiệu quả có thể ngăn ngừa sự tích tụ của nợ kỹ thuật. Khi nhóm của bạn được tổ chức tốt và đảm nhận khối lượng nhỏ công việc về kỹ thuật hàng ngày thì nhóm bạn sẽ ít có khả năng tồn đọng nhiều công việc kỹ thuật hơn.

4. Tiếp thu kiến ​​thức  

Trong quá trình tiếp thu kiến ​​thức, bạn thu thập thông tin để hoàn thành các nhiệm vụ trong tương lai. Về cơ bản, đây là một giai đoạn nghiên cứu. Khi bạn xác định một tính năng cần nghiên cứu thêm, bạn tạo một nhiệm vụ thu thập kiến ​​thức chẳng hạn như nguyên mẫu, thử nghiệm hoặc bằng chứng về khái niệm để có được thông tin bạn cần để làm việc trên tính năng đó.

Ví dụ về Product Backlog

Các Product Backlog sẽ khác nhau giữa các dự án nhưng một số sẽ bắt đầu bằng một Epic. Epic là một vấn đề tổng thể mà bạn đang cố gắng giải quyết cho khách hàng. Đây là một ví dụ dưới đây:

Epic: Là người quản lý tiếp thị, tôi muốn có một hệ thống quản lý nội dung cho phép tôi cung cấp nội dung chất lượng cho độc giả của mình.

Epic này có thể giúp bạn làm việc trên các user stories, chẳng hạn như cách người dùng tạo nội dung trong hệ thống mới của bạn hoặc cách họ chỉnh sửa và chia sẻ nội dung với nhóm của họ. Để tiếp tục ví dụ về product backlog, ta có thể chia epic trên thành các user stories cụ thể hơn.

Story 1: Là người sáng tạo nội dung, tôi muốn có một hệ thống quản lý nội dung cho phép tôi tạo nội dung để tôi có thể thông báo cho khách hàng về các sản phẩm của mình.

Story 2: Là một biên tập viên, tôi muốn có một hệ thống quản lý nội dung cho phép tôi xem xét nội dung trước khi xuất bản để tôi có thể đảm bảo nội dung được viết tốt và được tối ưu hóa cho tìm kiếm. 

Product Owner, Scrum Master và nhóm phát triển sẽ xác định các tính năng mà sản phẩm nên bao gồm từ các user story và ưu tiên chúng dựa trên mức độ quan trọng. 

Các tính năng mà sản phẩm nên bao gồm cho các story trên:

  • Đăng nhập vào hệ thống quản lý nội dung
  • Tạo nội dung
  • Chỉnh sửa một trang nội dung
  • Lưu thay đổi
  • Chỉ định nội dung để biên tập viên xem xét

Với tư cách là người quản lý sản phẩm, bạn sẽ sử dụng epic để hướng dẫn lộ trình sản phẩm và các mục trong danh sách tồn đọng của mình. Như bạn có thể thấy trong ví dụ này, một epic có thể dẫn đến nhiều user stories và các tính năng của sản phẩm.

4 bước để tạo một Product Backlog

Product backlog không chỉ là một danh sách việc cần làm đơn giản, nó còn là nơi bạn chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp thành một loạt các bước và ủy thác chúng cho các thành viên trong nhóm. Thực hiện theo bốn bước sau để phát triển một product backlog hiệu quả. 

1. Xây dựng Product Roadmap

Product roadmap là nền tảng cho product backlog. Trước tiên, nhóm của bạn nên tạo một lộ trình, nó đóng vai trò như kế hoạch hành động về cách sản phẩm của bạn sẽ thay đổi khi phát triển. Lộ trình là tầm nhìn để phát triển sản phẩm dài hạn.

2. Liệt kê các hạng mục product backlog 

Khi đã có product roadmap, nhóm của bạn có thể bắt đầu liệt kê các hạng mục tồn đọng của sản phẩm. Những mục này nên bao gồm cả mức độ ưu tiên và những ý tưởng thực hiện. Trong giai đoạn tạo product backlog này, bạn cũng cần liên lạc với các bên liên quan và lắng nghe ý kiến ​​của họ để cải tiến sản phẩm. Nếu bạn đang sử dụng phương pháp Agile, bạn có thể tổ chức cuộc thảo luận như một phần của cuộc họp lập kế hoạch Sprint của mình .

3. Ưu tiên công việc tồn đọng của bạn

Sau khi nhóm của bạn liệt kê tất cả các hạng mục tồn đọng của sản phẩm, hãy sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất. Bạn có thể xác định các mặt hàng ưu tiên hàng đầu bằng cách đặt mình vào vị trí của khách hàng và xem xét mặt hàng nào mang lại giá trị cao nhất cho họ.

4. Cập nhật thường xuyên

Khi nhóm của bạn làm việc thông qua product backlog, hãy nhớ rằng đó là một tài liệu sống. Bạn có thể liên tục thêm các mục vào hồ sơ tồn đọng và ưu tiên hoặc tinh chỉnh chúng khi làm việc. 

Cách ưu tiên các hạng mục Product Backlog một cách hiệu quả

Một yếu tố quan trọng của việc quản lý product backlog là sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Với tư cách là Scrum master, bạn nên hiểu thấu đáo về những tính năng mới mà các bên liên quan muốn thấy trong sản phẩm. Dưới đây là một số chiến lược về cách ưu tiên các mục danh sách tồn đọng.

Tinh chỉnh các hạng mục product backlog

Trước khi bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên, trước tiên bạn cần xác định các công việc tồn đọng của mình. Thêm các chi tiết như mô tả, kích thước và các mục tiêu hoặc chỉ số liên quan.

Sắp xếp công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng

Khi tập trung vào sàng lọc công việc tồn đọng, hãy thử tổ chức các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. Nhóm nên ưu tiên các hạng mục tồn đọng của sản phẩm giúp cải thiện chức năng của sản phẩm cũng như trải nghiệm người dùng. 

Giải quyết các nhiệm vụ phức tạp trước

Nhóm của bạn có thể có xu hướng hoàn thành các nhiệm vụ đơn giản trước để họ có thể loại bỏ chúng khỏi product backlog và rút ngắn danh sách, nhưng đây là hình thức quản lý dự án kém hiệu quả hơn. Sản phẩm tồn đọng sẽ tiếp tục phát triển, do đó, giải quyết các nhiệm vụ phức tạp trước thường là cách hiệu quả nhất. 

Hoàn thành nhiệm vụ trong Sprint

Các nhóm Agile làm việc trong các Sprint để hoàn thành công việc và phương pháp này mang lại hiệu quả cao về năng suất. Vào cuối mỗi Sprint, chủ sở hữu sản phẩm (Product Owner) và bất kỳ bên liên quan nào có thể tham dự buổi đánh giá Sprint cùng với bạn và nhóm phát triển để đảm bảo mọi thứ đang đi đúng hướng.

Giao tiếp với nhóm của bạn

Giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm là một phần quan trọng trong việc ưu tiên product backlog. Để sắp xếp thành công công việc tồn đọng và hoàn thành các hạng mục trong khung thời gian hợp lý, bạn và nhóm của mình phải làm việc cùng nhau và tuân theo hướng dẫn Scrum.

Kết luận 

Product Backlog là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến thành công của một dự án. Nếu team của bạn quản lý product backlog một cách hiệu quả và tối ưu thì các công việc phức tạp và khó khăn sẽ được chia nhỏ thành các công việc đơn giản hơn, từ đó tiến độ thực hiện dự án cũng được đảm bảo và ít tồn động các nhiệm vụ. Bất kỳ ai trong scrum team cũng nên biết cách quản lý product backlog để công việc trở nên trơn tru và hiệu quả hơn trong quá trình thực hiện.