7 Bước Để Kết Thúc Dự Án – Project Closure (Kèm Checklist)

project closure

Cập nhật lần cuối vào 26/12/2024 bởi Nguyễn Quang Hoàng

Project Closure là giai đoạn cuối cùng trong vòng đời quản lý dự án. Mặc dù thường bị bỏ qua, nhưng việc kết thúc dự án đúng cách là rất quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các mục tiêu ban đầu đã được hoàn thành và không có vấn đề nào còn tồn đọng.

Việc này bao gồm việc ký kết tất cả các tài liệu, hoàn thành các hợp đồng với nhà cung cấp và giải phóng đội ngũ để họ có thể tham gia vào các dự án khác. Nó đảm bảo rằng các mục tiêu ban đầu của dự án đã được đáp ứng và giải quyết bất kỳ vấn đề nào còn tồn đọng, chẳng hạn như rủi ro hoặc các vấn đề chưa được giải quyết.

Khi giai đoạn Project Closure hoàn thành, PMO nên tạo ra một tài liệu gọi là báo cáo kết thúc dự án, cung cấp tổng quan về hiệu suất của dự án.

Báo Cáo Project Closure Là Gì?

Báo cáo Project Closure là một tài liệu chính thức tóm tắt kết quả của một dự án sau khi nó đã hoàn thành. Nó là một bản ghi về hiệu suất của dự án, ghi lại các bài học kinh nghiệm và cung cấp đánh giá cuối cùng về việc liệu dự án có đạt được các mục tiêu của nó hay không. Báo cáo Project Closure nên chứa các yếu tố sau:

  • Mục Tiêu và Mục Đích Dự Án: Mỗi dự án đều có mục tiêu và mục đích mà nó được thiết kế để đạt được. Những mục tiêu và mục đích này được xác định trong báo cáo Project Closure để xác định xem chúng có thực sự được đáp ứng hay không.
  • Các Kết Quả Chính Của Dự Án: Các kết quả chính của dự án được xác định và báo cáo Project Closure sẽ cho biết liệu những kết quả đó có được hoàn thành thành công hay không. Nó cũng sẽ ghi nhận việc chuyển giao quyền sở hữu các kết quả chính của dự án.

Các Bước Để Kết Thúc Một Dự Án

Việc Project Closure là giai đoạn cuối cùng trong công việc của bạn, là bước cuối cùng trong vòng đời dự án, và giống như bất kỳ khía cạnh nào khác của dự án, nó đòi hỏi một quy trình. Dưới đây là bảy bước bạn nên thực hiện để đảm bảo rằng bạn đã hoàn thành tất cả các công việc cần thiết và tận dụng tối đa kinh nghiệm:

Đánh Giá Dự Án Của Bạn

Quản lý một dự án không chỉ là về các nhiệm vụ và nguồn lực, ngân sách và thời hạn; đó là một trải nghiệm mà bạn có thể liên tục học hỏi. Mặc dù bạn nên học hỏi trong suốt dự án, nhưng bây giờ là thời điểm tuyệt vời để nhìn lại mà không có áp lực và sự phân tâm có thể làm giảm sự tập trung của bạn.

Tập hợp đội ngũ cốt lõi để thu thập phản hồi về những gì đã hoạt động và những gì không. Khuyến khích sự trung thực trong quá trình đánh giá dự án. Bằng cách ghi lại những sai lầm và thành công của dự án, bạn đang xây dựng một kho dữ liệu lịch sử. Bạn có thể quay lại và xem xét thông tin để làm tiền lệ khi lập kế hoạch cho các dự án mới.

Các dự án không bao giờ là những thứ độc lập, mà là một phần của một chuỗi liên tục. Có một kho tàng kinh nghiệm được tạo ra sau khi bất kỳ dự án nào kết thúc. Ví dụ, bạn nên thực hiện một đánh giá sau triển khai để xác định liệu dự án của bạn có đạt được các mục tiêu của nó hay không và những điều gì có thể được thực hiện tốt hơn khi quản lý các dự án trong tương lai.

Hoàn Thành Các Thủ Tục Giấy Tờ

Như đã đề cập, các dự án tạo ra nhiều tài liệu. Những tài liệu này cần được các bên liên quan ký và phê duyệt. Mọi thứ cần được chú ý và phải được ký kết, đó là bằng chứng pháp lý rằng các tài liệu này đã được hoàn thành. Điều này bao gồm việc đóng tất cả các hợp đồng mà bạn có thể đã ký với các đối tác nội bộ hoặc nhà cung cấp hoặc bất kỳ nguồn lực nào khác mà bạn đã hợp đồng.

Giải Phóng Các Nguồn Lực

Khi dự án kết thúc, bạn cần phải giải phóng các nguồn lực mà dự án đã sử dụng. Điều này bao gồm cả nguồn nhân lực và các tài sản khác.

  • Giải phóng nhân lực: Thông báo với đội ngũ rằng dự án đã hoàn tất và họ có thể được chuyển giao cho các dự án khác. Đây cũng là thời điểm lý tưởng để ghi nhận và khen thưởng những đóng góp của họ.
  • Quản lý tài sản: Kiểm kê các tài sản đã sử dụng trong dự án, ví dụ như thiết bị, tài liệu hoặc phần mềm. Trả lại chúng cho kho tài sản chung hoặc cho bên sở hữu.

Ghi Nhận Bài Học Kinh Nghiệm

Các bài học kinh nghiệm từ dự án cần được ghi lại một cách chi tiết. Đây là cơ hội để bạn và đội ngũ nhìn lại những thành công và thách thức đã trải qua.

  • Tài liệu hóa: Ghi lại những điểm đã làm tốt và các điểm cần cải thiện.
  • Chia sẻ: Tổ chức các buổi chia sẻ bài học với các bên liên quan để tăng cường kỹ năng và kinh nghiệm cho đội ngũ.

Bàn Giao Kết Quả Cuối Cùng

Đây là bước quan trọng, nơi bạn chuyển giao các sản phẩm, dịch vụ hoặc tài liệu cho khách hàng hoặc các bên liên quan. Đảm bảo rằng:

  • Tất cả các tiêu chí và yêu cầu đã được đáp ứng.
  • Người nhận hiểu rõ cách sử dụng hoặc bảo trì kết quả bàn giao.

Tổ Chức Cuộc Họp Kết Thúc

Cuộc họp Project Closure là nơi tất cả các thành viên đội ngũ và các bên liên quan chính cùng nhau nhìn lại toàn bộ dự án. Đây là cơ hội để bạn:

  • Xác nhận chính thức rằng dự án đã hoàn tất.
  • Thảo luận các bài học kinh nghiệm.
  • Chia sẻ kết quả đạt được.

Tạo Báo Cáo Kết Thúc Dự Án – Project Closure

Cuối cùng, bạn cần tổng hợp tất cả thông tin liên quan vào một báo cáo kết thúc dự án. Báo cáo này sẽ đóng vai trò là tài liệu tham khảo cho các dự án trong tương lai.
Nội dung báo cáo nên bao gồm:

  • Tóm tắt dự án: Mục tiêu, phạm vi và tiến trình thực hiện.
  • Đánh giá hiệu suất: Những gì đạt được so với kế hoạch.
  • Tài chính: Chi phí thực tế so với ngân sách dự kiến.
  • Bài học kinh nghiệm: Những điểm đã làm tốt và cần cải thiện.

Checklist Kiểm Tra Kết Thúc Dự Án – Project Closure

Dưới đây là danh sách kiểm tra bạn có thể sử dụng để đảm bảo rằng bạn đã thực hiện đầy đủ tất cả các bước trong quy trình kết thúc dự án:

  • Bắt đầu bằng việc xem xét tài liệu phạm vi dự án mà bạn đã tạo để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu được liệt kê trong đó đã được đáp ứng.
  • Đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm bàn giao đã được chuyển giao và nhận được sự phê duyệt cũng như sự hài lòng từ các bên liên quan.
  • Các tài liệu dự án khác cũng cần được ký bởi các cá nhân phù hợp, bao gồm cả các hợp đồng và thỏa thuận còn tồn đọng với các nhà cung cấp và nhà thầu khác.
  • Khi các tài liệu đã được phê duyệt, hãy xử lý chúng, thanh toán tất cả hóa đơn, và đóng các hợp đồng liên quan đến dự án.
  • Tổng hợp tất cả các tài liệu, bao gồm cả việc hoàn thiện các báo cáo dự án, sau đó sắp xếp và lưu trữ chúng làm dữ liệu lịch sử để sử dụng cho các dự án trong tương lai.
  • Sử dụng các tài liệu đã thu thập để xác định và ghi lại những bài học kinh nghiệm trong suốt quá trình dự án, bao gồm cả phản hồi từ các bên liên quan, để tránh lặp lại các sai lầm trong các dự án tương lai.
  • Chỉ định một người hỗ trợ chuyển tiếp để đảm bảo việc hoàn tất dự án được thực hiện kỹ lưỡng.
  • Giải phóng hoặc phân công lại các nguồn lực của dự án, bao gồm đội ngũ và nhân sự khác, cũng như các thiết bị hoặc địa điểm thuê được sử dụng cho dự án.
  • Nếu bạn chưa sử dụng phần mềm quản lý dự án, hãy cân nhắc áp dụng vì nó không chỉ giúp kiểm soát vòng đời của dự án mà còn hỗ trợ quy trình đóng dự án một cách toàn diện.
  • Cuối cùng, nhưng có lẽ quan trọng nhất, hãy tổ chức ăn mừng với đội ngũ dự án của bạn. Họ đã làm việc chăm chỉ và xứng đáng được ghi nhận cũng như có cơ hội thư giãn trước khi bắt đầu dự án tiếp theo.

Xem thêm: Top 7 Sai Lầm Cần Tránh Trong Quản Lý Dự Án

Kết Luận

Việc Project Closure đúng cách giúp đảm bảo rằng tất cả các mục tiêu đã được hoàn thành và bạn đã tận dụng tối đa các bài học kinh nghiệm từ dự án. Đừng bỏ qua bước quan trọng này – nó không chỉ giúp bạn tránh được các vấn đề sau này mà còn cải thiện khả năng thành công cho các dự án tương lai.

PMA luôn trân trọng sự tin tưởng và ủng hộ từ cựu học viên. Chính vì vậy, chúng tôi triển khai chính sách referral hấp dẫn dành cho tất cả các khóa học tại PMA
– Tặng ngay 300k cho cựu học viên giới thiệu thành công 1 khách hàng mới.
– Giảm ngay 300k cho học viên đăng ký học mà được cựu học viên giới thiệu.
Chia sẻ cơ hội học tập tuyệt vời này với bạn bè và đồng nghiệp của bạn ngay hôm nay!