PMA – Professional Management Academy

10 bước quản lý tiến độ dự án đơn giản

Quản lý tiến độ dự án
Click to rate this post!
[Total: 0 Average: 0]

Cập nhật lần cuối vào 28/09/2022 bởi Phạm Mạnh Cường

Thực hiện dự án là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các thành viên trong hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiệm vụ này không hề dễ dàng bởi nếu không có quá trình lên kế hoạch cụ thể và một lịch trình tiến độ chi tiết thì chắc chắn dự án sẽ thất bại. Do đó, việc xây dựng và quản lý tiến độ dự án là cần thiết và quyết định liệu rằng dự án này có thành công hay không.

Dưới đây là những thông tin cần thiết giúp bạn hiểu rõ hơn về quá trình quản lý tiến độ của một nhà quản lý dự án.

Quản lý tiến độ dự án là gì?

Quản lý tiến độ dự án là quá trình duy trì, phát triển, quản lý và kiểm soát các lịch trình của dự án về khía cạnh thời gian và nguồn lực để hoàn thành dự án.

Trong đó, lịch trình trong quản lý tiến độ dự án là danh sách các hoạt động, công việc được giao và các mốc quan trọng trong một dự án. Lịch trình thể hiện tiến độ dự án phải bao gồm:

  • Ước tính thời gian (thời lượng) cho tất cả các nhiệm vụ của dự án
  • Ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho các nhiệm vụ
  • Tên người chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ
  • Trình tự các nhiệm vụ. 

Các bước xây dựng lịch trình để quản lý tiến độ dự án

Bước 1: Xác định các nhiệm vụ cần phải thực hiện trong lịch trình của dự án

Để xác định các nhiệm vụ cần phải làm trong một dự án thì bạn có thể tham khảo các nhiệm vụ được xác định trong cấu trúc phân tích công việc (WBS).

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ

Xác định các nhiệm vụ phải hoàn thành trước khi các nhiệm vụ khác có thể được bắt đầu. 

Xác định các nhiệm vụ có thể được thực hiện trong khi các nhiệm vụ khác cũng đang được thực hiện.

Một sơ đồ mạng có thể được sử dụng để trực quan hóa mối quan hệ giữa các nhiệm vụ.

Xem thêm: Critical Path – Phương pháp đường găng trong quản lý dự án (2022)

Bước 3: Giao từng nhiệm vụ cho từng nhân viên cụ thể

Điều này giúp xác định trách nhiệm của từng nhân viên đối với các nhiệm vụ trong dự án.

Chỉ định đúng người vào đúng nhiệm vụ là một trong những yếu tố quan trọng nhất dẫn đến thành công cuối cùng của dự án.

Bước 4: Đo lường khối lượng công việc cần thực hiện

Làm việc với từng thành viên trong nhóm hoặc những người khác có kinh nghiệm với loại dự án này.

Dựa trên ước tính về mức độ kỹ năng của các thành viên thực hiện dự án.

Tài liệu được sử dụng trong việc ước tính khối lượng công việc.

Bước 5: Cân nhắc đến các yếu tố khác gây ảnh hưởng đến tiến độ của dự án

Ví dụ 1 số yếu tố ảnh hưởng đến việc quản lý tiến độ dự án:

  • Rủi ro của dự án
  • Các kỳ nghỉ lễ, du lịch
  • Xung đột trong mối quan hệ giữa các nhân viên
  • Thời gian đào tạo nhân viên

Bước 6: Xây dựng dự phòng thời gian cho các trường hợp bất thường 

Dự phòng là một điều cần thiết vì trong dự án chắc chắn sẽ có các yếu tố không lường trước được có thể gây chậm tiến độ.

Thời gian dự phòng cho phép có thể phụ thuộc vào:

  • Mức độ rủi ro sẽ như thế nào nếu có sự chậm trễ.
  • Dự án đã hoàn thành được bao nhiêu phần trăm.
  • Công việc sẽ được quản lý như thế nào.

Một nguyên tắc chung cho dự phòng trong lịch trình tiến độ dự án là 20%, nhưng một dự án có thể bao gồm nhiều hơn hoặc ít hơn dựa trên các yếu tố trên.

Bước 7: Xác định đường Gantt của dự án

Đường Gantt của dự án là một kỹ thuật quản lý tiến độ dự án phân tích những hoạt động nào có ít tính linh hoạt trong việc lập lịch trình nhất (tức là quan trọng nhất) và sau đó dự đoán thời lượng của dự án dựa trên các hoạt động nằm trong đường Gantt đó.

Các hoạt động nằm dọc theo đường quan trọng này không thể bị trì hoãn nếu không thì sẽ làm chậm thời gian hoàn thành toàn bộ dự án.

Nếu đường Gantt này vượt quá thời hạn bắt buộc hoàn thành dự án thì hãy xem xét các phương pháp để rút ngắn lại con đường này.

Bước 8: Kiểm tra xem nhân viên có được phân chia công việc quá mức hay không

Nếu nhân viên được phân bổ quá mức, hãy tìm cách cân bằng công việc để họ được giao đúng khối lượng công việc.

Các hành động có thể được thực hiện:

  • Sửa đổi lịch trình để phù hợp với khối lượng công việc của nhân viên với tiến độ của dự án.
  • Cung cấp tài nguyên bổ sung cho các nhiệm vụ.
  • Giảm phạm vi nhiệm vụ hoặc dự án.
  • Thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào đối với kế hoạch nhân sự.

Lưu ý: 

  • Có một khoản chi phí phát sinh khi tuyển nhân viên mới. 
  • Không phải tất cả các nhóm đều thực sự có thể hoán đổi nhiệm vụ cho nhau. 
  • Trình độ kỹ năng của người mới có thể ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành và chất lượng công việc. 
  • Nhân viên hợp đồng có thể cần giám sát nhiều hơn.

Xem thêm: On-job Training (OJT) là gì? OJT hiệu quả hơn với Mô hình EDIC

Bước 9: Lặp lại các bước 3 và 5-8 cho đến khi dự án được thực hiện ổn định

Phát triển và cải tiến lịch trình trong quản lý tiến độ dự án là một quá trình lặp đi lặp lại.

Bước 10: Đưa thông tin lịch trình vào biểu đồ Gantt

Đặt các nhiệm vụ, cột mốc quan trọng, mối quan hệ của các nhiệm vụ, nhân viên được giao, thời gian ước tính hoàn thành công việc vào trong biểu đồ Gantt để thể hiện thời gian chi tiết của dự án.

Biểu đồ Gantt đại diện cho một dự án bằng cách hiển thị từng nhiệm vụ dưới dạng một thanh ngang có độ dài là thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.

Các công cụ quản lý dự án hầu như đều có thể tạo biểu đồ Gantt. bên cạnh đó, các cách biểu diễn khác cũng có thể được sử dụng để hiển thị thông tin lịch trình dựa trên nhu cầu và sở thích của người quản lý (Ví dụ Task lists hoặc Calendars).

Để giúp bạn có cái nhìn trực quan hơn về những nhiệm vụ cần phải làm khi xây dựng lịch trình và quản lý tiến độ của dự án, PMA đã tạo 1 file sheet tổng hợp các bước trên. Các bạn có thể truy cập vào đường link Google Sheet này để tham khảo nhé.

10 bước quản lý tiến độ dự án

Cách duy trì tiến độ thực hiện dự án

Dưới đây là một số kỹ thuật có thể giúp bạn duy trì toàn bộ lịch trình và quản lý tiến độ dự án của mình:

Lập kế hoạch về Dự án

Một dự án thành công là một dự án có kế hoạch cụ thể và chi tiết. Xây dựng một kế hoạch tốt sẽ tiết kiệm thời gian, ngân sách và giảm stress đối với các nhân viên và quản lý sau khi công việc được thực hiện. Để bắt đầu tạo một kế hoạch dự án, bạn nên tập trung vào các thành phần sau:

Lên kế hoạch quản lý tiến độ dự án

Khi kế hoạch dự án đã hoàn thiện và sẵn sàng để bắt đầu, hãy trình bày nó với tất cả các thành viên hội đồng quản trị để sử dụng nó như một lộ trình trong suốt dự án.

Duy trì việc theo dõi và giám sát dự án

Kế hoạch dự án được xác định rõ ràng có thể giúp hướng dẫn một nhóm dự án trong suốt dự án. Việc xem xét, sửa đổi và giám sát dự án liên tục cũng cần thiết từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc dự án.

Theo dõi, giám sát quản lý tiến độ dự án

Sử dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án

Bất kể kế hoạch dự án có chi tiết như thế nào đi nữa và cả team đã chuẩn bị kỹ như thế nào đi nữa thì các nhà quản lý dự án vẫn phải đối mặt với rất nhiều thách thức. Tuy nhiên công nghệ ra đời và làm cho việc giám sát mọi thứ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Các nhà quản lý dự án hiện này đều có xu hướng sử dụng công nghệ, cụ thể hơn là các phần mềm quản lý dự án như Microsoft Project để kiểm soát công việc của nhân viên và phát hiện vấn đề và có phương án giải quyết kịp thời.

Quản lý thời gian

Đối với mọi nhóm quản lý dự án, việc có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả luôn là một lợi thế. Mặc dù có nhiều phương pháp khác nhau mà nhóm quản lý dự án có thể sử dụng nhưng sau đây là một số kỹ thuật hiệu quả mà bạn có thể thực hiện:

  • Ủy thác những nhiệm vụ của bạn cho những thành viên khác trong team.
  • Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng của bạn.
  • Học cách nói “không”.
  • Viết nhiệm vụ ngày mai ngay trong hôm nay.

Ăn mừng khi đạt kết quả tốt

Khi dự án đạt một kết quả xuất sắc thì người quản lý hoàn toàn có thể mời các thành viên trong team dự án đi ăn mừng để tạo động lực cho họ, giúp họ tiếp tục phát huy khả năng của mình trong kế hoạch tới hoặc trong dự án tiếp theo. Một cách ăn mừng khá phổ biến là đi ăn tối cùng nhóm hoặc uống một vài ly ăn mừng. Hoặc có thể thưởng cho đội bằng chứng nhận hoặc cảm ơn đội trực tiếp cũng là một điều nên làm.

Kết luận

Mặc dù những bước thực hiện trên nghe có vẻ đơn giản nhưng việc thực hiện nó lại đòi hỏi nhà quản lý phải có những kỹ năng quản lý tổng hợp để bao quát hết tất cả những nhiệm vụ của một dự án. Do đó, nhà quản lý dự án không những cần kiến thức, kỹ năng mà còn kinh nghiệm để dẫn đến thành công của dự án.