Rough order of magnitude (ROM) – Cách ước tính sơ bộ cho một dự án hiệu quả

Rough Order of Magnitude (ROM)

Cập nhật lần cuối vào 07/06/2024 bởi Nguyễn Quang Hoàng

Trong bất kỳ dự án nào, việc ước tính chính xác chi phí và thời gian cần thiết là một yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công. Tuy nhiên, làm thế nào để bạn có thể đưa ra những con số ước tính chính xác ngay từ giai đoạn đầu của dự án, khi thông tin chi tiết còn thiếu và không đầy đủ? Đó chính là lúc Rough Order of Magnitude – ROM hay còn gọi là Ước Tính Sơ Bộ phát huy tác dụng.

Trong bài blog này, chúng ta sẽ khám phá chi tiết về ROM, từ khái niệm cơ bản đến cách áp dụng nó trong các dự án thực tế. Bạn sẽ hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa ROM và các loại ước tính khác, cũng như cách sử dụng ROM để giúp dự án của bạn đạt được hiệu quả cao nhất.

Rough Order of Magnitude (ROM) là gì?

Trong lĩnh vực quản lý dự án, ước tính chính xác là yếu tố then chốt để lập kế hoạch và thực hiện dự án thành công. Một kỹ thuật ước tính phổ biến là Ước Tính Sơ Bộ (Rough Order of Magnitude – ROM). Ước tính ROM cung cấp một dự báo tổng quát về mức độ công việc và chi phí của dự án, thường được thực hiện trong giai đoạn lựa chọn và phê duyệt ban đầu.

Ước tính Sơ Bộ – Rough Order of Magnitude (ROM) thực chất là một ước tính tổng quan về chi phí và công sức của dự án. Nó đặc biệt hữu ích trong các giai đoạn đầu của việc lập kế hoạch dự án khi thông tin chi tiết chưa có sẵn. Loại ước tính này được thiết kế để cung cấp một cái nhìn rộng, giúp các bên liên quan và các giám đốc điều hành đưa ra quyết định sáng suốt về việc có nên tiếp tục dự án hay không.

ROM được ước tính như thế nào?

Ước tính Sơ Bộ (Rough Order of Magnitude – ROM) là một phép tính đòi hỏi một công thức cụ thể. Công thức này gồm hai phần để xác định khoảng giới hạn trên và giới hạn dưới. Các công thức được trình bày như sau:

  • Giới Hạn Trên = Ước tính ROM x (1 + 75%) = Ước tính ROM x 1.75
  • Giới Hạn Dưới = Ước tính ROM x (1 – 25%) = Ước tính ROM x 0.75
Rough Order of Magnitude (ROM)

Dù ước tính Rough order of magnitude có thể không chính xác tuyệt đối, nhưng nó vẫn là một điểm khởi đầu quan trọng, giống như ước tính ngân sách. Thay vì chỉ đưa ra một con số cụ thể, bạn nên trình bày ngân sách dưới dạng phạm vi.

Ước tính dựa trên thông tin hiện có, nếu thiếu, hãy sử dụng những gì bạn biết chắc chắn để tiếp tục. Ước tính sẽ được cải thiện khi dự án tiến triển qua các giai đoạn lập kế hoạch và triển khai, và thông tin trở nên rõ ràng hơn.

Ví dụ về Rough Order of Magnitude (ROM)

Chúng ta đã nói nhiều về Ước Tính Sơ Bộ (Rough order of magnitude – ROM) trong lý thuyết, nhưng sẽ hữu ích hơn khi xem một ví dụ thực tế. Ví dụ của chúng ta là việc xây dựng một ứng dụng di động.

Bước 1: Xem Xét Dự Án Trước

Trước tiên, bạn sẽ xem xét các ứng dụng trước đây có chức năng tương tự mà bạn đã làm để xác định khung thời gian.

Bước 2: Xác Định Chi Phí

Tiếp theo, xem xét các chi phí, chẳng hạn như các đội ngũ bạn sẽ cần thuê để thực hiện thiết kế, kỹ thuật và tiếp thị cho ứng dụng mới, cũng như bất kỳ phần mềm nào họ sẽ cần để hoàn thành công việc. Điều này sẽ cung cấp cho bạn ước tính sơ bộ (Rough order of magnitude – ROM).

Bước 3: Tính Toán Phạm Vi Nỗ Lực

Sau đó, bạn sẽ đưa dữ liệu của mình vào để có được phạm vi mức độ nỗ lực. Phạm vi này có thể từ nhỏ, chẳng hạn 20 giờ trong hai tuần với chi phí $1,000, đến lớn, có thể khoảng 200 giờ trong hai tháng với chi phí $10,000.

Bước 4: Sử Dụng ROM Để Xác Định Chi Phí

Sử dụng Rough order of magnitude để tính toán phạm vi này giúp bạn xác định rõ hơn số lượng chi phí liên quan đến dự án, số người cần thiết và thời gian thực hiện. Bạn có thể thu hẹp phạm vi đó hơn nữa bằng cách tìm kiếm sự hướng dẫn từ các chuyên gia, dữ liệu lịch sử và các kỹ thuật ước tính khác.

Các kỹ thuật có thể sử dụng khi ước tính ROM?

Để xác định Ước Tính Sơ Bộ (Rough order of magnitude – ROM), có thể áp dụng nhiều kỹ thuật khác nhau. Mặc dù kỹ thuật tương tự (analogous estimating) là phổ biến nhất, nhưng còn có các kỹ thuật khác như ước tính tham số (parametric estimating) và ước tính từ dưới lên (bottom-up estimating).

Quản lý dự án thường là người thực hiện ước tính Rough order of magnitude, nhưng nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia và trưởng nhóm kỹ thuật tùy thuộc vào loại dự án.

Rough Order of Magnitude (ROM)

Parametric Estimating

Ước tính tham số sử dụng các đơn vị từ các dự án trước đây tương tự với dự án bạn đang khởi động. Kỹ thuật này hữu ích khi bạn có nhiều dữ liệu từ các dự án cũ và dự án mới có phạm vi tương tự. Bạn có thể sử dụng cùng một công thức cho dự án mới như các dự án trước đó.

Analogous Estimating

Ước tính tương tự sử dụng dữ liệu từ các dự án tương tự trong quá khứ nhưng ở mức độ tổng quát hơn. Kỹ thuật này tốt nhất khi xem xét thời gian và dự báo chi phí cho một dự án mới tương tự với các dự án cũ. Đây cũng là kỹ thuật được sử dụng khi có ít dữ liệu về dự án mới.

So sánh bao gồm phạm vi, chi phí, thời gian và nhiều yếu tố khác, nhưng chủ yếu ước tính tương tự được sử dụng cho thời gian và chi phí. Tuy nhiên, các dự án thay đổi và dự án cũ không phải lúc nào cũng dự báo chính xác cho dự án mới.

Three-Point Estimating

Ước tính ba điểm có ba giá trị ước tính: lạc quan, thực tế và bi quan. Phương pháp này giúp điều chỉnh sự không chắc chắn trong việc ước tính dự án. Để tính toán ước tính ba điểm, đầu tiên, xác định các giá trị: lạc quan (O) giả định không có rủi ro, bi quan (P) giả định có rủi ro và khả thi nhất (M) là sự xuất hiện thực tế của rủi ro. 

Sau đó tính trung bình: E=(O+M+P)\3

Một công thức khác được sử dụng trong PERT (Program Evaluation and Review Technique) lấy trung bình có trọng số của ba giá trị: E=(O+4M+P)\6​

Điều quan trọng là dữ liệu phải chính xác.

Bottom-Up Estimating

Một cách khác để đo lường chi phí và thời gian trong một dự án là ước tính từ dưới lên, tổng hợp các thành phần từ mức thấp nhất của cấu trúc phân chia công việc (WBS). Phương pháp này thường cung cấp dự báo chính xác hơn bằng cách cho quản lý dự án thấy các yếu tố có sẵn của dự án trước khi bắt đầu. Vì nó xem xét tất cả các nhu cầu liên quan đến dự án, nên đây thường là phương pháp đo lường chi phí chính xác nhất.

ROM Estimate vs. Definitive Estimate

Rough Order of Magnitude (ROM)

Ước Tính Sơ Bộ (Rough order of magnitude – ROM)

  • Thời điểm thực hiện: Ước tính ROM được thực hiện trong giai đoạn đầu của dự án.
  • Độ chính xác: Ước tính này có mức độ biến động từ -25% đến +75%. Như tên gọi, đây là một ước tính sơ bộ về chi phí của dự án.
  • Phương pháp: Thường dựa trên đánh giá tổng quan và không yêu cầu thông tin chi tiết. Phương pháp này giúp nhanh chóng cung cấp một cái nhìn sơ bộ về chi phí dự án mà không cần nhiều dữ liệu.

Ước Tính Chi Tiết (Definitive Estimate)

  • Thời điểm thực hiện: Ước tính chi tiết được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch của dự án.
  • Độ chính xác: Ước tính này có mức độ biến động từ -5% đến -10%, chính xác hơn rất nhiều so với ROM.
  • Phương pháp: Đòi hỏi sử dụng phương pháp ước tính từ dưới lên (bottom-up estimation). Phương pháp này rất chi tiết và tốn nhiều thời gian vì cần phải phân tích tất cả các yếu tố liên quan đến dự án.

Kết luận

Ước Tính Sơ Bộ (Rough Order of Magnitude – ROM) là một công cụ quan trọng trong quản lý dự án, giúp xác định tính khả thi và lập kế hoạch nguồn lực ngay từ giai đoạn đầu. ROM cung cấp ước tính sơ bộ về chi phí và thời gian, hỗ trợ quyết định thông minh và thiết lập kỳ vọng chính xác cho các bên liên quan.

Dù không chính xác tuyệt đối, ROM giúp bạn có cái nhìn tổng quan và định hướng cho dự án, chuẩn bị cho những bước tiếp theo khi thông tin chi tiết hơn được cung cấp. Hy vọng bài blog này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về ROM và cách áp dụng nó để nâng cao hiệu quả quản lý dự án.

PMA luôn trân trọng sự tin tưởng và ủng hộ từ cựu học viên. Chính vì vậy, chúng tôi triển khai chính sách referral hấp dẫn dành cho tất cả các khóa học tại PMA
– Tặng ngay 300k cho cựu học viên giới thiệu thành công 1 khách hàng mới.
– Giảm ngay 300k cho học viên đăng ký học mà được cựu học viên giới thiệu.
Chia sẻ cơ hội học tập tuyệt vời này với bạn bè và đồng nghiệp của bạn ngay hôm nay!