Cập nhật lần cuối vào 22/12/2021 bởi Phạm Mạnh Cường
Phân tích xu hướng là một kỹ thuật vô giá được sử dụng để đánh giá và truyền đạt hiệu suất của dự án theo thời gian và cho phép bạn có được:
- Hình ảnh cho bất kỳ dự án đo lường nào qua thời gian, chẳng hạn như chi phí. Điều này có thể được mô tả trong bảng hoặc bảng tính, nhưng hữu ích nhất là biểu đồ các giá trị theo thời gian.
- Có cái nhìn nhanh chóng về cách một dự án đang hoạt động bằng cách so sánh chi phí thực tế với chi tiêu theo kế hoạch theo thời gian.
- Sự rõ ràng trong việc xác định thay đổi lãi suất ngắn hạn và liệu chúng có đại diện cho một vấn đề nào hay không. Các thước đo hiệu suất khác, chẳng hạn như các thước đo được sử dụng trong EVM, không nhạy cảm với những thay đổi ngắn hạn.
Là một quản lý dự án, một trong những cân nhắc quan trọng nhất để phân tích xu hướng là hiểu đối tượng. Như Greg Shetler – Tiến sĩ, PgMP, Giám đốc dự án cấp cao của Globe Life, nhấn mạnh, không một báo cáo trạng thái nào thực sự chính xác nếu người bạn nói chuyện không hiểu hoặc không muốn nó. Nói một cách đơn giản, một số cá nhân có thể có nền tảng toán học và sự hiểu biết trực quan về đồ thị và biểu đồ; những người khác có thể phải xem qua các công cụ trực quan này và thích nhìn thấy những con số trên bảng tính hoặc trong bảng minh họa. Shelter cung cấp một ví dụ về một dự án ngân sách lớn dài hạn gần đây, được hưởng lợi từ việc vẽ biểu đồ các thước đo hiệu suất khác nhau để cung cấp thêm thông tin :
Ước tính khi hoàn thành (EAC) và các công cụ phái sinh, ước tính để hoàn thành (ETC) và phương sai khi hoàn thành (VAC), đã giúp nhà tài trợ xác định số tiền dự kiến sẽ nộp trong những tháng tới để chi trả cho các yêu cầu thay đổi.
Vẽ đồ thị chi phí cung cấp hình ảnh rõ ràng về tác động của các quyết định dự án khác nhau, bởi vì thời điểm đưa ra quyết định có thể được kiểm tra trên biểu đồ và có thể xác định được các thay đổi trong đường xu hướng.
Việc sử dụng đồ thị đo lường hiệu suất so với quản lý giá trị kiếm được, phần lớn phụ thuộc vào đối tượng và loại thông tin chúng yêu cầu. Người quản lý dự án cần hiểu đối tượng để đảm bảo chúng đáp ứng yêu cầu thông tin của đối tượng đó. Và những yêu cầu thông tin có thể thay đổi theo thời gian.
Trong khi đồ thị và dự báo là hai kỹ thuật phân tích xu hướng chính, các kỹ thuật này khác nhau trong nhiều mặt. Để bắt đầu, nếu người quản lý dự án muốn mô tả tất cả dữ liệu theo thời gian, vẽ biểu đồ là cách tốt nhất để tiến hành, với hồi quy tuyến tính hoặc các kỹ thuật thống kê khác để mở rộng xu hướng lịch sử trong tương lai. Ông Shetler nói rằng, “Tôi đã sử dụng biểu đồ cho rất nhiều thước đo hiệu suất khác nhau trong các dự án. Đôi khi đối tượng muốn một dự báo ngắn hạn – thêm vào những con số, họ cũng muốn xem cơ sở của con số đó là gì. Trong trường hợp đó, tôi chắc chắn sẽ sử dụng biểu đồ mà khi bạn nhìn thấy nó ― bạn có thể thấy ngay bạn đang ở đâu.”
Ông Shelter lưu ý rằng sử dụng biểu đồ phân tích xu hướng có thể được áp dụng cho bất kỳ thước đo hiệu suất nào cho dự án (ví dụ: số lỗi, số điểm câu chuyện đã hoàn thành, giờ làm thêm, v.v.) để tìm kiếm và xác định sớm các vấn đề hoặc dự báo hiệu quả của những thay đổi.
Dự báo bắt nguồn từ phân tích xu hướng có thể được nhắm mục tiêu vào bất kỳ ngày nào trong tương lai, trong khi dự báo từ EVM chỉ được nhắm mục tiêu vào cuối dự án. Điều này có nghĩa là chi phí ngắn hạn có thể được sử dụng để cho thấy điều gì sẽ xảy ra nếu vấn đề không được giải quyết, điều này sẽ khó hoặc không thể thấy được phản ánh trong EVM cho đến khi chi phí tăng lên trong một khoảng thời gian. Ưu điểm của dự báo EVM là họ gắn hiệu suất dự án với bức tranh lớn, cung cấp thông tin lập kế hoạch cho quản lý danh mục đầu tư và hoạch định chiến lược.
Được phát triển bởi PMI cho Standard Plus với sự đóng góp của Greg Shetler, Tiến sĩ, PGMP. © VIỆN QUẢN LÝ DỰ ÁN, INC.
(N.H.A lược dịch)
