Cập nhật lần cuối vào 03/01/2023 bởi Phạm Mạnh Cường
Nếu bạn là một người mới biết tới quản lý lợi ích thì đây là một bài viết mà bạn nên đọc, PMA sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan nhất về quản lý lợi ích, về định nghĩa của lợi ích, về tầm quan trọng của lợi ích và cách để quản lý lợi ích.
Lợi ích (Benefits) là gì?
Khi một tổ chức đầu tư vào các ý tưởng thay đổi nhằm cải thiện trạng thái hiện tại của họ và đạt được một vài thành tựu từ đó – có thể là giải quyết một vấn đề (ví như hệ thống đã lỗi thời) hoặc tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Thứ mà các tổ chức nhận lại có thể là tăng tốc độ sản xuất, tăng doanh thu hay làm hài lòng khách hàng hoặc nhân viên hơn. Tất cả những lợi này được gọi chung là lợi ích (benefits).
Lợi ích là sự cải tiến có thể đo lường được một hoặc nhiều bên liên quan (Stakeholders) coi là lợi thế. Có thể nói lợi ích là lý do của một khoản đầu tư.
Lợi ích thường được diễn đạt bằng các từ như nhanh hơn, tốt hơn, an toàn hơn, cao hơn, thấp hơn, tăng, giảm.
Các lợi ích thường được hiện thực hóa ngoài vòng đời của dự án. Ví dụ, một tổ chức có thể chọn tiếp tục đo lường các lợi ích trong năm năm sau khi dự án được bàn giao. Việc đo lường cũng có thể trở thành một phần của báo cáo và giám sát hoạt động thường xuyên của tổ chức.
Phân biệt lợi ích (Benefits) với Outputs, Deliverables và Outcomes
Thường thì các thuật ngữ như Benefits, Outputs, Deliverables hay Outcomes rất dễ bị coi là một, nhưng điều này là không hề đúng.
| Outputs (Deliverables) | Outcomes | Benefits |
|---|---|---|
| Là các quá trình hoặc sản phẩm hữu hình được tạo ra bởi một sáng kiến thay đổi. | Là kết quả chúng ta muốn đạt được – thường là kết quả đầu ra cùng với các hoạt động khác như quản lý sự thay đổi. | Là những lợi ích có thể đo lường được từ một kết quả hoặc một phần của kết quả. |
Ví dụ:
Lợi ích phải phù hợp với tổ chức
Lợi ích phải đáp ứng 3 điều:
- Có thể giảm thiểu hoặc xóa bỏ vấn đề nhưng vẫn cân bằng với chiến lược của tổ chức
- Có thể đo lường được và liên quan tới 2-3 chỉ số quan trọng (Key Performance Indicators – KPIs)
- Có hiệu quả về mặt chi phí
Lợi ích phải đủ các tiêu chí SMART:
- Specific: Cụ thể, rõ ràng và mạch lạc
- Measurable: Có thể đo lường được
- Attainable: Có thể thực hiện được
- Relevant: Phù hợp với chiến lược của tổ chức
- Timebound: Có thể hoàn thành trong một thời gian cụ thể
Các thể loại lợi ích và đo lường lợi ích
Lợi ích có thể chia làm các thể loại như:
- Efficiency benefits
- Effectiveness benefits
- Risk-avoidance benefits
- Cost-avoidance benefits
Trong khi đó, đo lường lợi ích lại chia làm các thể loại:
- Financial
- Non-financial
- Qualitative
- Quantitative
Tại sao cần quan tâm tới lợi ích?
Các tổ chức thường có nguồn lực hạn chế để đầu tư và sử dụng quy trình ưu tiên để quyết định những gì họ đầu tư vào. Lợi ích mong đợi của dự án được coi là một phần của quy trình ưu tiên đó, vì vậy, điều quan trọng là các lợi ích phải được xác định rõ ràng để phù hợp với đầu tư của tổ chức.
Khi nào thì cần xác định các lợi ích?
Lợi ích là điều đầu tiên cần nói tới khi mà khái niệm về việc cần thay đổi được nêu lên. Sau đó thì sẽ được tinh chỉnh dần cho phù hợp trong quá trình lên kế hoạch (Planning Process).
Làm thế nào để xác định các lợi ích?
Những ai sẽ tham gia trong quá trình xác định các lợi ích?
Việc xác định các lợi ích nên được thực hiện với sự tham vấn của nhà tài trợ dự án (Sponsor) / giám đốc sản phẩm (Product Manager) và các bên liên quan (Stakeholders). Điều này sẽ bao gồm các lĩnh vực kinh doanh thực hiện thay đổi cũng như những người nhận lợi ích.
Công cụ & kỹ thuật để xác định các lợi ích
Có một số công cụ để nắm bắt lợi ích. Benefits Map hoặc Investment Logic Map. Khi xác định lợi ích, điều quan trọng là phải đảm bảo có một vấn đề thực sự cần được giải quyết và lợi ích của việc giải quyết vấn đề là hấp dẫn.
Ngoài ra, MEDIC cũng là một mô hình hữu ích để xác định lợi ích
- Maintain: Giữ lại các lợi ích của hiện tại là cần thiết
- Eliminate: Xóa bỏ đi các lợi ích không cần thiết
- Decrease: Giảm thiểu chi phí, thời gian, lỗi và rủi ro
- Increase: Tăng hiệu quả, sự hài lòng
- Create: Tạo ra các lợi ích mới
Tại sao cần quản lý lợi ích?
Việc xác định các lợi ích và mong đợi chúng đạt được một cách tự động là chưa đủ bằng cách chỉ cung cấp các kết quả đầu ra của một dự án.
Lợi ích có thể bị xói mòn trong quá trình dự án thông qua việc tăng chi phí, giảm chất lượng hoặc khung thời gian dài hơn.
Do đó, chúng phải được thường xuyên xem xét và giám sát trong suốt vòng đời của một dự án, và thậm chí sau đó cho đến khi tất cả các lợi ích đã đạt được. Ngoài ra, việc hiện thực hóa lợi ích tăng lên khi người dùng chấp nhận và do đó phải đi kèm với việc quản lý thay đổi tốt.
Ví dụ, nếu một tổ chức phát triển một hệ thống quản lý tài liệu mới nhằm mục đích cải thiện năng suất của nhân viên bằng cách tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu, thì lợi ích sẽ không đạt được nếu hệ thống không được sử dụng đúng cách. Cần phải đào tạo người dùng và giúp họ áp dụng hệ thống và cách thức làm việc mới để đạt được những lợi ích.
Vòng đời quản lý lợi ích
Lợi ích không phải là sẽ không thay đổi. Các lợi ích trải qua một quá trình xem xét và sàng lọc liên tục khi phát triển một dự án hoặc chương trình.
Hình dưới đây cho thấy các giai đoạn khác nhau mà lợi ích trải qua và cách chúng phù hợp với vòng đời quản lý dự án, cũng như các câu hỏi chính cần được đặt ra ở mỗi giai đoạn. Các giai đoạn này có thể lặp lại hay chồng chéo lên nhau và nhiều hoạt động có thể diễn ra sớm hoặc muộn hơn trong dự án.
Những ai thường tham gia quản lý lợi ích
- Nhà tài trợ dự án – chịu trách nhiệm về việc đảm bảo giải pháp mang lại hoặc mang lại lợi ích cho trường hợp kinh doanh.
- Doanh nghiệp / Chủ sở hữu lợi ích – chịu trách nhiệm về việc đạt được các lợi ích đã được phê duyệt.
- Ban dự án – xem xét tiến độ và tư vấn cho nhà tài trợ dự án về việc đạt được các lợi ích đã được phê duyệt.
- Người quản lý dự án – hỗ trợ quá trình quản lý lợi ích.
- Các nhà phân tích kinh doanh – xác định những thay đổi cần thiết trong các hệ thống và quy trình hiện tại để đạt được kết quả và lợi ích.
- Các nhà phân tích thay đổi – xác định các tác động của sự thay đổi và giúp mọi người áp dụng và điều chỉnh cho phù hợp với các sản phẩm / quy trình mới.
- Các nhà quản lý vận hành – cung cấp kiến thức chuyên môn về chủ đề để xác định, lập kế hoạch và đo lường lợi ích cũng như thúc đẩy việc áp dụng các sản phẩm mới.
Các công cụ hỗ trợ quản lý lợi ích
Benefits Map
Benefits Map cho thấy mối liên hệ giữa các kết quả đầu ra của dự án hoặc chương trình, các hoạt động thay đổi, lợi ích và biện pháp cũng như cách những kết quả này phù hợp với mục tiêu kinh doanh và tổ chức. Nó có thể đóng vai trò như một công cụ giao tiếp mạnh mẽ để kể câu chuyện về lợi ích
Benefits Profile
Benefits Profile ghi lại tất cả các đặc điểm và thuộc tính của một lợi ích, bao gồm mô tả, các biện pháp, tần suất đo, đường cơ sở và mục tiêu. Mỗi quyền lợi sẽ có hồ sơ lợi ích riêng.
Benefits Register
Benefits Register là một bảng tính tóm tắt tất cả các lợi ích liên quan đến một dự án, bao gồm mức độ ưu tiên, đường cơ sở, các mục tiêu và biện pháp. Sổ đăng ký lợi ích cũng có thể được sử dụng ở cấp độ chương trình hoặc danh mục đầu tư để xem xét các lợi ích chung trên nhiều dự án.
Benefits management and realisation plan
Benefits management and realisation plan được sử dụng để thiết lập cách tiếp cận cho cả việc quản lý và thực hiện các lợi ích. Nó mô tả cách xác định, giám sát, xem xét và báo cáo về các lợi ích của dự án và bổ sung cho kế hoạch quản lý dự án. Kế hoạch phúc lợi cần được thường xuyên xem xét và cập nhật khi đạt được lợi ích, hoặc nếu có bất kỳ lợi ích mới hoặc lợi ích không được hưởng nào xuất hiện, hoặc nếu có sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện bất kỳ lợi ích nào.
Kiến thức trên được trích xuất từ khóa luyện thi chứng chỉ PgMP của PMA. Hi vọng có thể giúp bạn trong công việc quản lý dự án hoặc quản lý chương trình.
