PMA – Professional Management Academy

Value stream mapping là gì? Cách vẽ sơ đồ VSM

Value Stream Mapping là gì?
Click to rate this post!
[Total: 1 Average: 5]

Cập nhật lần cuối vào 28/09/2022 bởi Phạm Mạnh Cường

Ra đời từ những năm 1990, trở nên nổi tiếng tại Nhật Bản và lan rộng ra thế giới. Khi nhắc đến Value Stream Mapping (VSM) đa phần mọi người sẽ lầm tưởng chúng chỉ gắn liền với sản xuất. Tuy nhiên, trong thực tế chúng còn được ứng dụng cho các dịch vụ, chuỗi cung ứng, chăm sóc sức khỏe,… Vậy nên, trong bài viết này tôi sẽ giới thiệu đến bạn một cách nhìn rõ ràng hơn về VSM, tại sao chúng lại quan trọng, và hướng dẫn các bước để bạn xây dựng Sơ đồ chuỗi giá trị hiệu quả nhất.   

Value Stream Mapping là gì?

Value Stream Mapping (VSM) là một phương pháp lập bản đồ trực quan. VSM phân tích trạng thái hiện tại và thiết kế trạng thái trong tương lai của chuỗi các quy trình, từ thời điểm khách hàng đặt hàng cho đến thời điểm khách hàng nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ. VSM còn thể hiện cả “con đường” mà thông tin và nguyên vật liệu đi qua các quy trình và giai đoạn kinh doanh.

Value Stream Mapping được hình thành trong bối cảnh nào? 

VSM lần đầu tiên được đề cập trong cuốn sách “Installing Efficiency Methods” (Xây dựng các phương pháp hiệu quả) của Charles E.Knoeppel. Later với tên gọi là “Material & Information Flow (M&I) – Sơ đồ dòng vật liệu”. Sơ đồ này được áp dụng trên hệ thống sản xuất Toyota của Nhật Bản tạo ra một hệ thống sản xuất tinh gọn lúc bấy giờ. 

Đến năm 1990, phương pháp này được sử dụng phổ biến hơn trong nhiều lĩnh vực. Nó lan rộng ra khắp thế giới và đổi tên thành Value Stream Mapping, trở thành trung tâm của phương pháp luận tinh gọn. 

Value Stream Mapping là gì?
Value Stream Mapping là gì?

Việc lập Sơ đồ chuỗi giá trị VSM có những ưu điểm vượt trội nào? 

Bằng cách phân tích những lợi ích do biểu đồ dòng giá trị VSM mang lại, chúng ta sẽ hiểu tại sao cần sử dụng chúng:  

  • VSM mô phỏng hoạt động sản xuất kinh doanh từ đầu đến cuối quy trình một cách trực quan và dễ hiểu
  • Việc lập VSM giúp bạn nắm bắt được các nguyên nhân gây ra lãng phí trong sản xuất và loại bỏ chúng
  • VSM xác định và loại bỏ các yếu tố không tạo ra giá trị
  • VSM giúp ngăn ngừa và sửa chữa nhanh chóng các sai sót trong quá trình sản xuất
  • Bằng cách kết nối các luồng thông tin, nguyên vật liệu cũng như phân tích mối tương quan giữa các khâu giúp hệ thống sản xuất vận hành trơn tru
  • Trên cơ sở phân tích, đánh giá các yếu tố và tình hình thực tế để thực hiện các cải tiến phù hợp để giúp nâng cao hiệu quả
  • Giảm thời gian gián đoạn, giảm các chi phí phát sinh không cần thiết
  • Nâng cao năng suất lao động, cũng như chất lượng sản phẩm

Vai trò của Value Stream Mapping trong doanh nghiệp là gì? 

VSM cho các công ty biết tầm nhìn và sứ mệnh mà họ muốn hướng tới. Quá trình này bao gồm việc lập bản đồ “thực trạng hiện tại” hay được gọi là bản kế hoạch chi tiết và bản “thực trạng tương lai”.

Ngoài ra, Value Stream Mapping giúp các cá nhân và thậm chí cả tập thể hiểu rõ vai trò công việc của mình trong một bức tranh toàn cảnh hơn. Từ đó, sự hợp tác giữa các cá nhân và tập thể trong công ty trở nên nhất quán và nâng cao năng lực làm việc. Sự hiểu biết có hệ thống giúp nhân viên tập trung vào những cải tiến dài hạn thay vì những lợi ích ngắn hạn, từ đó tạo ra những kết quả kinh doanh tốt hơn.

Các bước lập sơ đồ chuỗi giá trị VSM 

Quy trình Value Stream Mapping
Quy trình của Value Stream Mapping

Việc lập Value Stream Mapping bao gồm các bước sau:

Bước 1. Xác định chuỗi giá trị

Đầu tiên, hãy chọn một quy trình của một sản phẩm/dịch vụ mà công ty mong muốn cải thiện. Mấu chốt ở đây là xác định phạm vi (điểm bắt đầu và kết thúc) để doanh nghiệp có thể vẽ ra sơ đồ hoàn chỉnh. Nhờ vậy, có thể nhìn thấy được những nút thắt và các bước đi gây lãng phí.

Bước 2. Vẽ sơ đồ chuỗi giá trị

Để vẽ sơ đồ, hãy thành lập nhóm VSM gồm các thành viên của các phòng ban tham gia vào các khâu của quá trình sản xuất và kinh doanh. Trong đó, người cố vấn và quản lý cấp cao của nhóm hoạch định chuỗi giá trị phải là người đã có kinh nghiệm và quen thuộc với các nguyên tắc của Lean Manufacturing (sản xuất tinh gọn). 

Tiếp theo, bạn cần xác định công đoạn chính của quy trình sản xuất ở thời điểm đó và sắp xếp vị trí theo thứ tự từ nguyên vật liệu đầu vào cho đến thành phẩm cuối cùng và ngược lại. Viết ra tất cả nhiệm vụ, càng nhiều càng tốt và nên bao gồm thời gian và chi phí thực hiện cho mỗi nhiệm vụ. Từ đó, tổ chức của bạn có thể tạo ra một bức tranh về hiệu suất trung bình cho toàn bộ quá trình.

Bước 3. Đánh giá hiện trạng

Trong bước này, nhà hoạch định phải phân tích xem liệu mỗi hoạt động trong quy trình này có tạo ra giá trị gia tăng hay không? Và nó có lợi với khách hàng hay không? Do đó, các công ty nên trả lời 1 số câu hỏi sau:

  • Tại mỗi điểm trong sơ đồ, hãy đặt câu hỏi: “Hoạt động này có làm tăng thêm giá trị không”?
  • Xác định các điểm bao gồm: Có và Không có giá trị gia tăng.
  • Xác định những điểm không có giá trị gia tăng nhưng cần thiết.

Bước 4. Xây dựng Value Stream Mapping tương lai

Sau khi loại bỏ những lãng phí và sai sót, hãy vẽ sơ đồ về cách mà bạn muốn cải thiện quy trình trong tương lai. Đặt ra những câu hỏi giả định và câu trả lời để xây dựng chuỗi giá trị tương lai:

  • Đối thủ cạnh tranh sẽ làm gì để tinh giản nhất?
  • Nếu bạn bắt đầu kinh doanh ngay ngày hôm nay, với số vốn không giới hạn, bạn sẽ làm như thế nào?
  • Tìm kiếm các hoạt động tương tự nhau và xem liệu có cách nào để nhóm chúng lại với nhau không?
  • Xác định điểm nghẽn trong quy trình?
  • Tìm cách đơn giản hóa các thao tác phức tạp;

Bước 5. Lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch để hướng tới Value Stream mong muốn

Bằng cách đưa vào thực hiện Value Stream Mapping trong tương lai, có thể chia thành nhiều các phần và giao cho các nhóm chịu trách nhiệm, công việc được thực hiện theo đúng yêu cầu và thời quy định.

  • Các công ty tiến hành triển khai VSM tương lai. Có thể chia nhỏ sơ đồ thành các phần và phân công cho các nhóm phụ trách, công việc phải được hoàn thành theo đúng yêu cầu và thời gian quy định
  • Áp dụng các công cụ hiện đại như: 5S, Just In Time, Kaizen để quá trình thực hiện đạt hiệu quả cao
  • Đưa ra cơ chế kiểm tra và theo dõi các bước, đảm bảo không để xảy ra sai sót
  • Thực hiện đánh giá quy trình và hệ thống định kỳ, thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết

Bước 6.  Đánh giá hiệu quả tinh gọn

Đây là bước để đánh giá liệu phương pháp Value Stream Mapping mà công ty xác định lần này có phù hợp hay không. Các tiêu chí mà doanh nghiệp có thể lựa chọn để đánh giá bao gồm:

  • Bản đồ VSM có truyền đạt được các mục tiêu kinh doanh mong muốn hay chưa?
  • Đã có sự kết nối của các thành viên cũng như giữa công ty và khách hàng trong VSM không?
  • Các hoạt động tinh gọn có hiệu quả và là một phần văn hóa trong doanh nghiệp không?

Value Stream Mapping được ứng dụng ở những lĩnh vực nào? 

Phương pháp VSM được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau:

  • Trong sản xuất, VSM loại bỏ lãng phí quá trình sản xuất bằng cách phân tích từng bước xử lý nguyên liệu và dòng thông tin
  • Trong chuỗi cung ứng và hậu cần, VSM giải quyết sự chậm trễ, lãng phí và gây tốn kém tại các công đoạn khác nhau của chuỗi cung ứng để tạo ra sản phẩm, dịch vụ
  • Trong lĩnh vực y tế, sơ đồ chuỗi giá trị VSM giúp cải thiện quy trình điều trị, giảm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả điều trị
  • Trong lĩnh vực hành chính, việc áp dụng VSM giúp giảm bớt các thủ tục rườm rà, không cần thiết và rút ngắn thời gian giải quyết các thủ tục 

Kết luận

Sử dụng phương pháp Value Stream Mapping là công cụ trực quan cho thấy mối liên kết giữa các dòng chảy vật liệu và thông tin. VSM cung cấp một ngôn ngữ chung cho thành viên trong tổ chức sử dụng để đánh giá điều gì đang xảy ra để cải thiện quy trình. Bằng cách làm việc thông quá VSM, bạn sẽ hiểu rõ hơn về cách hoạt động trong công việc của mình liên kết ra sao nhằm loại bỏ lãng phí không đáng có.