PMA – Professional Management Academy

5s Office là gì? Cách triển khai hiệu quả 5s trong môi trường làm việc

Cập nhật lần cuối vào 28/02/2024 bởi Nguyễn Quang Hoàng

Một không gian làm việc lộn xộn có thể dẫn đến lãng phí thời gian và giảm năng suất. May mắn thay, có một giải pháp cho vấn đề này: phương pháp 5S trong văn phòng. Phương pháp này là một cách tiếp cận có hệ thống để tổ chức không gian làm việc của bạn và tối ưu hóa quy trình làm việc. Năm nguyên tắc cơ bản của 5S là Sort, Set in Order, Shine, Standardize, and Sustain.

Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào mỗi nguyên tắc này và cung cấp cách triển khai chúng trong một môi trường văn phòng. Chúng ta cũng sẽ thảo luận về những lợi ích của việc triển khai 5S trong nơi làm việc, bao gồm nâng cao năng suất, giảm lãng phí, cải thiện an toàn và sức khỏe, và nhiều hơn nữa. Cuối cùng, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một kế hoạch triển khai để bạn có thể bắt đầu tối ưu hóa không gian làm việc của mình với 5S ngay hôm nay!

5s Office là gì?

Phương pháp 5S Office là một phương thức nâng cao năng suất để tổ chức không gian làm việc. Bao gồm Sort (Lọc), Set in Order (Sắp xếp), Shine (Làm sáng bóng), Standardize (Tiêu chuẩn hóa) và Sustain (Duy trì), 5S Office giúp giảm lãng phí, tăng hiệu suất và đảm bảo an toàn. Mọi nhân viên đều phải cam kết duy trì sự sạch sẽ và tổ chức trong văn phòng.

5s Office

5S là một trong những công cụ đầu tiên có thể áp dụng trong một công ty bắt đầu hướng tới văn hóa cải tiến liên tục. Triển khai 5S giúp định rõ các quy tắc đầu tiên để loại bỏ lãng phí và duy trì một môi trường làm việc hiệu quả, an toàn và sạch sẽ. Phương pháp này được phổ biến đầu tiên bởi Taiichi Ohno, người thiết kế Hệ thống Sản xuất của Toyota, và Shigeo Shingo, người cũng đưa ra khái niệm poka-yoke.

Phương pháp 5S dễ dàng cho mọi người bắt đầu sử dụng mà không đòi hỏi bất kỳ phân tích kỹ thuật nào và có thể triển khai toàn cầu trong mọi loại doanh nghiệp, từ nhà máy sản xuất đến văn phòng, từ doanh nghiệp nhỏ đến tổ chức đa quốc gia lớn – cả trong cả khu vực tư và công. Sự đơn giản, tính ứng dụng thực tế và tính tương tác trực quan khiến cho nó trở thành một công cụ hấp dẫn cho cả nhân viên, giám đốc và khách hàng.

Lợi ích của việc triển khai 5S Office

Triển khai phương pháp 5S của lean manufacturing trong không gian làm việc mang lại nhiều lợi ích, trong đó có cải thiện năng suất và hiệu suất là hai điểm nổi bật. Các công cụ lean như sắp xếp (Seiri), sắp xếp gọn gàng (Seiton), làm sạch (Seiso), tiêu chuẩn hóa (Seiketsu) và duy trì (Shitsuke) giúp loại bỏ các vật dụng không cần thiết, đồng thời tăng cường tinh thần và sự hài lòng của nhân viên trong môi trường văn phòng. Việc làm sạch định kỳ kết hợp với kiểm soát hình ảnh của rò rỉ hoặc quá mức có thể giảm thiểu khuyết điểm và rủi ro, đồng thời tối ưu hóa quy trình sản xuất cho sự bền vững tối đa.

Tăng cường Năng suất

Phương pháp 5S không chỉ làm tăng cường năng suất mà còn mang lại những lợi ích khác quan trọng cho môi trường làm việc. Bằng cách tổ chức không gian làm việc, 5S giúp giảm thiểu thời gian mà nhân viên phải dành để tìm kiếm công cụ và tài liệu cần thiết. Sự loại bỏ sự xao lạc từ môi trường làm việc giúp tăng tập trung và giảm stress cho nhân viên. 

5s Office

Tiêu chuẩn hóa thủ tục không chỉ đồng bộ hóa quy trình làm việc mà còn giúp giảm số lượng lỗi và tăng độ chính xác. Sử dụng các kỹ thuật quản lý trực quan, như biểu đồ Gantt và bảng Kanban, tạo ra một hệ thống theo dõi công việc hiệu quả, làm tăng khả năng đáp ứng nhanh chóng đối với thay đổi và yêu cầu của công việc. Tất cả những điều này không chỉ tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả mà còn thúc đẩy sự hài lòng và cam kết của nhân viên đối với công việc của họ.

Giảm lãng phí trong Văn phòng

Việc triển khai phương pháp 5S trong văn phòng vừa giúp loại bỏ lãng phí vừa mang lại nhiều ưu điểm khác quan trọng. Bằng cách tổ chức không gian làm việc theo các bước Sort, Set in Order, Shine, Standardize, và Sustain, 5S giúp tối ưu hóa không gian, loại bỏ vật dụng không cần thiết và tạo ra môi trường làm việc gọn gàng.

Ngoài ra, việc giảm thời gian tìm kiếm công cụ cũng đồng nghĩa với việc tăng cường hiệu quả và năng suất lao động. Sự tăng cường giao tiếp trong không gian làm việc được thúc đẩy thông qua việc đặt ra những quy tắc rõ ràng về sự sắp xếp và tiêu chuẩn hóa. Điều này không chỉ giúp giảm sai sót mà còn tăng cường an toàn và giảm rủi ro tai nạn.

Bằng cách tối ưu hóa nguồn lực, doanh nghiệp có thể đạt được sự hiệu quả vượt trội và giảm chi phí. Từ đó, triển khai 5S không chỉ giúp loại bỏ lãng phí mà còn làm tăng cường giá trị và lợi nhuận cho tổ chức.

Cải thiện An toàn và Sức khỏe trong Văn phòng

Phương pháp 5S đóng vai trò là công cụ tăng cường năng suất và có ảnh hưởng đáng kể đến an toàn và sức khỏe của nhân viên trong môi trường văn phòng.

Bằng cách thúc đẩy một không gian làm việc sạch sẽ, gọn gàng và tổ chức, 5S giúp giảm nguy cơ tai nạn và chấn thương. Việc loại bỏ các vật dụng không cần thiết và duy trì trật tự trong không gian làm việc giúp tránh các vấn đề liên quan đến việc vấp phải hoặc va chạm vào các vật dụng không an toàn.

5s office

Ngoài ra, việc có không gian làm việc rộng rãi và sắp xếp gọn gàng cũng tạo điều kiện cho việc di chuyển an toàn, giảm nguy cơ chấn thương do làm việc lặp đi lặp lại. Nhân viên có không gian thoải mái để di chuyển và hoạt động một cách linh hoạt, từ đó giảm thiểu nguy cơ các chấn thương liên quan đến vận động.

Cuối cùng, việc làm sạch và tổ chức không gian làm việc cũng có thể cải thiện chất lượng không khí trong nhà. Loại bỏ bụi bẩn và các vật dụng không cần thiết giúp không khí trong văn phòng trở nên sạch sẽ và tươi mới, tạo điều kiện cho sự thoải mái và sức khỏe của nhân viên.

Kế hoạch Triển khai 5S Office

Bước 1: Hiện trạng kinh doanh hiện tại

Trước khi bắt đầu hành trình triển khai 5S, đánh giá hiện trạng của doanh nghiệp là bước quan trọng để nhận ra những cơ hội cải thiện và áp dụng phương pháp này một cách hiệu quả. Hãy xem xét một số câu hỏi dưới đây và tự đặt ra để đánh giá tình hình hiện tại của tổ chức:

  • Khó Khăn Trong Tìm Kiếm Tài Liệu: Nhân viên có gặp khó khăn khi tìm kiếm tài liệu hoặc file, cả trong hình thức vật lý và kỹ thuật số?
  • Dây Cáp Điện: Có dây cáp điện lỏng lẻo nằm vương trên không gian làm việc không?
  • Ngăn Kéo và Tủ Chưa Được Ghi Nhãn: Có file, ngăn kéo và tủ không được ghi nhãn hoặc chứa nội dung không được đánh dấu mà khó xác định?
  • Chiếm Diện Tích Bởi Vật Dụng Không Hữu Ích: Diện tích làm việc quý báu có bị chiếm bởi những vật dụng không hữu ích?
  • Tờ Giấy Không Sử Dụng và Bám Bụi: Có tờ giấy trong không gian làm việc không được sử dụng và đang bị bám bụi?
  • Tổ Chức và Nhận Thức Vai Trò: Mọi người có biết cách duy trì sự tổ chức trong nơi làm việc và đều nhận thức đầy đủ về vai trò và trách nhiệm của họ?

Nếu câu trả lời của bạn là “có” cho bất kỳ câu hỏi nào, đó có thể là dấu hiệu rằng 5S sẽ mang lại lợi ích đáng kể. Bước tiếp theo sẽ là phân tích chi tiết để xác định cụ thể những vấn đề và cơ hội cụ thể mà 5S có thể giải quyết. Điều này sẽ là cơ sở để xây dựng kế hoạch triển khai 5S hiệu quả trong tổ chức.

Bước 2: Phương pháp 5S được Phân rã

Phương pháp 5S là một quá trình toàn diện để cải thiện và duy trì hiệu suất trong môi trường làm việc. Dưới đây là các bước chi tiết của phương pháp 5S:

Sort (Seiri)

Mục Tiêu: Loại bỏ mọi thứ không cần thiết từ không gian làm việc.

Hành Động:

  • Xác định và phân loại công cụ, vật liệu, và chỉ thị cần thiết và không cần thiết.
  • Loại bỏ hoặc tái chế những thứ không cần thiết.
  • Tạo ra không gian trống trải nghiệm làm việc.

Store (Seiton)

Mục Tiêu: Tổ chức và sắp xếp mọi thứ sao cho dễ dàng tìm kiếm và sử dụng.

Hành Động:

  • Đánh dấu và xác định vị trí cụ thể cho các công cụ, thiết bị, file, dữ liệu, và nguồn lực.
  • Sắp xếp mọi thứ theo nguyên tắc “một nơi cho mọi thứ và mọi thứ ở nơi của nó”.
  • Tạo ra hệ thống lưu trữ hợp lý để tối ưu hóa sự tiện lợi.

Shine (Seiso):

Mục Tiêu: Thiết lập tiêu chuẩn sạch sẽ, loại bỏ rác, dầu mỡ và bụi bẩn.

Hành Động:

  • Tổ chức công việc làm sạch và bảo dưỡng hàng ngày.
  • Loại bỏ rác và vết bẩn.
  • Tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ và an toàn.

Standardize (Seiketsu):

Mục Tiêu: Hợp nhất và duy trì quy trình làm sạch và tổ chức hàng ngày.

Hành Động:

  • Thiết lập lịch trình cho các hoạt động 5S.
  • Xác định và đặt kỳ vọng về việc duy trì sự sạch sẽ và tổ chức.
  • Tạo ra quy trình tiêu chuẩn hóa để mọi người thực hiện.

Sustain (Shitsuke):

Mục Tiêu: Biến 5S thành một phần của văn hóa tổ chức.

Hành Động:

  • Xây dựng cam kết tổ chức để 5S trở thành giá trị cốt lõi.
  • Tích hợp 5S vào triết lý và giáo dục doanh nghiệp.
  • Kích thích tất cả mọi người phát triển thói quen duy trì 5S hàng ngày.

Bằng cách thực hiện mỗi bước một cách liên tục và hệ thống, doanh nghiệp có thể đạt được sự hiệu quả, tiết kiệm chi phí, và tạo ra một môi trường làm việc tích cực và an toàn.

Bước 3: Tạo kế hoạch

Để bắt đầu triển khai 5S trong tổ chức của bạn, việc cung cấp đào tạo và hướng dẫn chi tiết là không thể thiếu. Dưới đây là một kế hoạch thực hiện có thể được áp dụng:

Đào Tạo Nhân Viên:

  • Bắt đầu bằng việc tổ chức buổi đào tạo chung cho toàn bộ nhân viên, giới thiệu về ý nghĩa và lợi ích của 5S.
  • Mô tả chi tiết các bước của phương pháp 5S và cách nó có thể áp dụng vào môi trường làm việc.

Phiên Hướng Dẫn Ngày Đầu Tiên

  • Chụp Hình Hiện Trạng:
    • Mọi nhân viên nên chụp hình hiện trạng của nơi làm việc của họ để có cái nhìn rõ ràng về tình trạng hiện tại.
  • Loại Bỏ Thứ Cần và Không Cần:
    • Hướng dẫn nhân viên xác định những thứ cần và không cần thiết trong không gian làm việc của họ và loại bỏ những thứ không cần thiết.
  • Tổ Chức Nơi Làm Việc:
    • Hướng dẫn cách tổ chức mọi thứ sao cho thuận lợi, sử dụng nguyên tắc “một nơi cho mọi thứ và mọi thứ ở nơi của nó”.
  • Làm Sạch và Loại Bỏ Khó Khăn:
    • Thúc đẩy hoạt động làm sạch nơi làm việc và loại bỏ mọi thứ gây khó khăn cho sự duy trì sạch sẽ.
  • Kế Hoạch Hành Động:
    • Hướng dẫn nhân viên chuẩn bị kế hoạch hành động cho những mục họ không thể xử lý trong ngày, như bán, quyên góp, tái chế hoặc vứt bỏ những thứ không cần.

Kết thúc Ngày Bằng Đánh Giá và Tổng Kết:

  • Kết thúc ngày với việc nhân viên chụp lại một bức ảnh sau khi đã thực hiện các bước 5S.
  • Tổ chức một buổi tổng kết để đánh giá kết quả, lắng nghe phản hồi, và xác định các cải tiến tiếp theo.

Bằng cách này, quá trình triển khai 5S không chỉ là một dự án ngắn hạn mà là một hành trình liên tục, tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và sáng tạo.

Công cụ hữu ích cho việc triển khai 5s Office

Red Tags

Nhãn màu đỏ được sử dụng để đánh dấu những vật phẩm không còn cần thiết hoặc không sử dụng. Red Tags không chỉ giúp trong quá trình sắp xếp mà còn là biểu tượng quyết định loại bỏ, tạo sự nhất quán và hiệu quả trong không gian làm việc.

Shadow Boards

Bảng điểm bóng được sử dụng để tổ chức công cụ và thiết bị, với đường viền của từng công cụ. Điều này giúp tăng cường tính thẩm mỹ, giúp nhóm nhận diện thiếu sót một cách nhanh chóng và tiếp cận công cụ dễ dàng.

Visual Controls 

Sử dụng màu sắc, nhãn và biển báo để dễ dàng xác định vị trí chính xác cho công cụ và thiết bị. Công cụ này giúp tạo ra một môi trường làm việc trực quan, dễ sử dụng và hiệu quả.

Cleaning Checklists

Bảng kiểm tra vệ sinh đảm bảo không gian làm việc luôn sạch sẽ và gọn gàng. Checklists giúp duy trì khía cạnh “Shine” của 5S, thêm sự tự giác và trách nhiệm trong việc duy trì môi trường làm việc.

Standardized Work Procedures 

Đảm bảo mọi người tuân thủ cùng một quy trình khi thực hiện công việc. Công cụ này tăng tính đồng nhất và hiệu quả, hỗ trợ quy trình “Standardize” của 5S.

Floor Marking Tape

Băng dính đánh dấu sàn được sử dụng để đánh dấu biên giới, lối đi và vị trí lưu trữ. Công cụ này giúp thúc đẩy tính “Set in Order” của 5S, hỗ trợ quá trình dẫn đường trong không gian làm việc.

Kanban Systems

Quản lý mức tồn kho một cách hiệu quả. Hệ thống Kanban giúp duy trì mức tồn kho đúng, đảm bảo không có lãng phí tài nguyên và thúc đẩy tính “Sustain” của 5S.

Visual Management Boards

Hiển thị các chỉ số hiệu suất chính và tiến triển đạt được. Bảng quản lý trực quan giúp duy trì những cải tiến đã đạt được thông qua 5S, tạo ra một môi trường làm việc liên tục cải thiện.

5S Office và Lean Manufacturing

5S Office và Lean Manufacturing có mỗi liên kết chặt chẽ với nhau, trong đó phương pháp 5S đóng vai trò quan trọng trong khung tư duy Lean. Nằm trong nguyên tắc cơ bản của Sắp xếp, Sắp xếp nơi làm việc, Làm sáng, Tiêu chuẩn hóa và Dụng, hệ thống 5S biểu hiện bản chất của Lean Manufacturing bằng cách tạo ra một phương pháp hệ thống và có tổ chức trong quản lý nơi làm việc.

5s office

Đọc thêm: Kanban là gì? Phương pháp Kanban và ứng dụng của nó

Lean Manufacturing là phương pháp nhằm tìm cách tối ưu hóa việc cung cấp giá trị cho khách hàng trong khi tối thiểu hóa lãng phí trong quy trình. Phương pháp 5S hòa quyện hoàn hảo với mục tiêu này, cung cấp một phương pháp có cấu trúc để tăng cường sự tổ chức nơi làm việc, làm trơn tru các quy trình và cuối cùng loại bỏ các vấn đề không hiệu quả. Việc triển khai có hệ thống của 5S đóng góp đáng kể vào việc giảm lỗi, cải thiện hiệu suất và tăng cường năng suất tổng thể.

Bằng cách thực hiện 5S trong triết lý Lean Manufacturing, các tổ chức có thể đạt được một cách tiếp cận toàn diện đến việc cải tiến liên tục. Việc loại bỏ lãng phí một cách có hệ thống, bao gồm các công cụ không cần thiết, quy trình làm việc không hiệu quả hoặc các quy trình tốn thời gian, hỗ trợ mục tiêu toàn diện của Lean Manufacturing. Việc tích hợp các nguyên tắc 5S góp phần tạo ra một văn hóa làm việc tôn trọng hiệu suất, sạch sẽ và các thực tiễn tiêu chuẩn.

Hơn nữa, khía cạnh bền vững của 5S đảm bảo rằng các cải tiến không chỉ là sửa chữa tạm thời mà trở thành một phần của văn hóa tổ chức. Cam kết dài hạn này đối với việc duy trì một không gian làm việc có tổ chức và hiệu quả không chỉ phản ánh sự nhấn mạnh của Lean Manufacturing vào việc cải thiện liên tục mà còn đảm bảo sự thành công bền vững.

Kết luận

Trong bài viết này, chúng ta đã khám phá sâu hơn về phương pháp 5S Office và tầm quan trọng của nó trong việc tối ưu hóa không gian làm việc và tăng cường hiệu suất trong tổ chức. Phương pháp 5S không chỉ là một công cụ để sắp xếp và làm sạch nơi làm việc, mà còn là một phương tiện để thay đổi văn hóa tổ chức và thúc đẩy sự phát triển liên tục.

Từ việc loại bỏ lãng phí đến việc tạo ra môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ và có tổ chức, 5S đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự hiệu quả và nâng cao chất lượng công việc. Bằng cách tích hợp các nguyên tắc 5S vào văn hóa tổ chức, chúng ta không chỉ tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn mà còn tạo ra cơ hội cho sự thành công bền vững.

Với sự cam kết và sự hỗ trợ từ tất cả các cấp bậc và bộ phận trong tổ chức, triển khai 5S Office có thể trở thành một hành động mạnh mẽ trong việc xây dựng nền tảng cho sự phát triển và thịnh vượng dài hạn. Đồng thời, việc duy trì và phát triển các thực tiễn 5S sẽ không chỉ là một nhiệm vụ, mà còn là một cam kết mang tính bền vững đối với sự thành công của tổ chức trong tương lai.