Kanban là gì? Phương pháp Kanban và ứng dụng của nó

Kanban thumbnail

Cập nhật lần cuối vào 05/07/2023 bởi Phạm Mạnh Cường

Kanban là một phương pháp quản lý quy trình làm việc, xuất phát từ Sản xuất Tinh gọn (Lean Manufacturing). Phương pháp Kanban đơn giản mà hiệu quả, ứng dụng ở rất nhiều method khác nhau của quản lý dự án Agile.

Kanban là gì?

Kanban là một từ tiếng Nhật, có nghĩa là “bảng trực quan”, đã được sử dụng với nghĩa là một định nghĩa quy trình từ những năm 1950. 

Phương pháp Kanban là gì?

Phương pháp Kanban là một phương pháp quản lý quy trình làm việc được dùng để xác định, quản lý và cải tiến các dịch vụ cung cấp công việc kiến ​​thức. Nó giúp bạn hình dung công việc, tối đa hóa hiệu quả và cải tiến liên tục. Kanban cho phép bạn tối ưu hóa việc phân phối công việc trên nhiều nhóm và xử lý ngay cả những dự án phức tạp nhất trong một môi trường duy nhất.

Bạn có thể bắt đầu xây dựng hệ thống Kanban của mình bằng cách thiết lập bảng Kanban đơn giản nhất với ba cột cơ bản – “To do”, “Doing” và “Done”. Khi được xây dựng, quản lý và hoạt động chính xác, nó đóng vai trò như một kho lưu trữ thông tin thời gian thực, làm nổi bật các nút thắt cổ chai trong hệ thống và bất kỳ điều gì khác có thể làm gián đoạn các hoạt động trơn tru.

bảng kanban trong thực tế

Lợi ích của phương pháp Kanban

Tăng khả năng hiển thị của Luồng công việc 

Ý tưởng cơ bản của Kanban là trực quan mọi thành phần của công việc. Bằng cách này, bảng Kanban biến thành một trung tâm thông tin trung tâm và mọi người đều ở chung một chỗ. 

Tất cả các nhiệm vụ đều hiển thị và chúng không bao giờ bị mất, điều này mang lại sự minh bạch cho toàn bộ quá trình làm việc. Mọi thành viên trong nhóm đều có thể cập nhật nhanh tình trạng của mọi dự án hoặc nhiệm vụ.

Cải thiện tốc độ chuyển giao

Kanban cung cấp nhiều cách để người quản lý dự án giám sát chặt chẽ và đưa ra các phân tích thông tin về việc phân bổ công việc. 

Với một cái nhìn rõ ràng về các hạng mục công việc được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định, các giai đoạn mà nhiệm vụ dành thời gian dài nhất, tắc nghẽn sẽ dễ dàng xác định. 

Các nhóm được phép giải quyết những thách thức này để cải thiện quy trình làm việc và cuối cùng là tỷ lệ phân phối của họ.

Nâng cao tính linh hoạt của tổ chức

Đề cao tính minh bạch, khuyến khích phản hồi và các cuộc họp đánh giá thường xuyên, các phương pháp Kanban cho phép điều chỉnh các mục tiêu chiến lược của công ty với công việc hàng ngày của các nhóm.

Sự liên kết này giữa phương hướng kinh doanh và việc thực hiện giúp nâng cao tính linh hoạt của một tổ chức. Nó cho phép các nhóm thích ứng với việc thay đổi các ưu tiên và tổ chức lại do sự thay đổi của thị trường hoặc yêu cầu của khách hàng.

Cải thiện khả năng dự đoán

Khi bạn tạo một bảng Kanban và bắt đầu tích lũy các hạng mục công việc trên đó, bạn sẽ có thể hiểu sâu về quy trình của mình với các số liệu về quy trình.

Phân tích thời gian nhiệm vụ dành cho quy trình làm việc của bạn (thời gian chu kỳ) sẽ cho phép bạn cải thiện dự đoán về lượng công việc bạn có thể giao trong tương lai. 

Hiểu được tính nhất quán của tốc độ phân phối sẽ giúp dự báo của bạn chính xác hơn và các quyết định của bạn dựa trên dữ liệu lịch sử.

Tăng sự hài lòng của khách hàng

Nguồn gốc của phương pháp Kanban – hệ thống kéo (Pull system) nghĩa là công việc được thực hiện khi có nhu cầu. Nói cách khác, Kanban hướng tới giảm thiểu lãng phí bằng cách chỉ làm việc với những nhiệm vụ cần thiết hiện tại. Hơn nữa, bằng cách áp dụng các kỹ thuật trực quan hóa và đưa ra các giới hạn công việc (WIP Limit) đang tiến hành cho quy trình, bạn sẽ đảm bảo rằng kết quả cuối cùng được điều chỉnh phù hợp với mong đợi của khách hàng.

4 nguyên tắc của Kanban

Bắt đầu với những gì bạn làm ngay bây giờ

Tính linh hoạt của Kanban cho phép nó phủ lên các quy trình công việc hiện có, hệ thống và quy trình mà không cần phá vỡ những gì đã có được thực hiện thành công.

Kanban làm nổi bật những vấn đề cần được giải quyết và giúp đánh giá và kế hoạch thay đổi để họ việc thực hiện là không gây gián đoạn càng tốt.

Tôn trọng quy trình, vai trò và trách nhiệm hiện tại

Phương pháp Kanban không cấm thay đổi, nhưng nó cũng phải một đơn “thuốc chữa bách bệnh”. Nó là được thiết kế để thúc đẩy và khuyến khích gia tăng, thay đổi hợp lý mà không cần kích hoạt nỗi sợ thay đổi.. 

Kanban cho rằng hiện có quy trình, vai trò, trách nhiệm và tiêu đề có giá trị và nói chung là đáng bảo tồn.

Chấp nhận theo đuổi thay đổi gia tăng, tiến hoá

Phương pháp Kanban được thiết kế để đáp ứng “sức đề kháng tối thiểu”. Nó khuyến khích nhỏ liên tục gia tăng và tiến hóa những thay đổi đối với quy trình hiện tại. 

Nói chung, những thay đổi lớn dễ gây chán nản vì ta thường gặp phải sự kháng cự do sợ hãi hoặc tính không chắc chắn. Tính linh hoạt của Kanban cho phép bạn giới thiệu nó tăng dần cho tất cả các loại các tổ chức mà không sợ quá mức cam kết hoặc ‘sốc văn hóa’, như bạn không cần phải làm thay đổi sâu rộng ngay từ bắt đầu.

Khuyến khích hành vi lãnh đạo ở mọi cấp bậc

Đây là nguyên tắc Kanban mới nhất. Nó nhắc nhở bạn rằng sự lãnh đạo đến từ những hành động hàng ngày của con người trên tiền tuyến của các đội của họ.

Mọi người phải nuôi dưỡng tư duy cải tiến liên tục (Kaizen) để đạt được hiệu suất tối ưu trên một cấp đội/phòng ban/công ty. Đây không thể là một hoạt động riêng của cấp quản lý. 

6 Kanban Board Practice

Trực quan hoá quy trình làm việc

Để trực quan hóa quy trình của bạn với hệ thống Kanban, bạn sẽ cần một bảng với các thẻ và cột. Mỗi cột trên bảng đại diện cho một bước trong quy trình làm việc của bạn. Mỗi thẻ Kanban đại diện cho một hạng mục công việc. 

Bản thân bảng Kanban đại diện cho trạng thái thực tế của quy trình làm việc của bạn với tất cả các rủi ro và thông số kỹ thuật của nó.

Điều đầu tiên và quan trọng nhất đối với bạn là hiểu được những gì cần thiết để hoàn thành công việc. Nhận thức được cách công việc diễn ra trong hệ thống của bạn sẽ đưa bạn đến con đường cải tiến liên tục bằng cách thực hiện những thay đổi cần thiết và được quan sát kỹ lưỡng. 

Ví dụ về trực quan của Kanban board
Ví dụ về trực quan của Kanban board

Khi bạn bắt đầu làm việc với mục X, bạn kéo mục đó từ cột “To do” và khi hoàn thành, bạn chuyển mục đó sang “Done”. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và phát hiện các điểm nghẽn. 

ví dụ về bảng Kanban trong ứng dụng Airtable
Ví dụ về bảng Kanban trong ứng dụng Airtable

Đương nhiên, bảng Kanban của bạn có thể có cách nhìn khác vì nó phụ thuộc vào nhu cầu và quy trình cụ thể của bạn.

Giới hạn Work in Progress (WIP)

Một trong những chức năng chính của Kanban là đảm bảo số lượng công việc có thể quản lý và xử lý tại cùng một thời điểm.

Nếu không có giới hạn công việc đang thực hiện, bạn sẽ không triển khai được Kanban. Việc chuyển trọng tâm của nhóm giữa chừng thường sẽ gây hại cho quá trình và quá đa nhiệm là một con đường chắc chắn để tạo ra sự lãng phí và kém hiệu quả.

Giới hạn WIP có nghĩa là số lượng công việc có thể làm cùng một thời điểm để đạt năng suất tối đa. Việc đặt các mục tối đa cho mỗi giai đoạn đảm bảo rằng thẻ chỉ được “kéo” sang bước tiếp theo khi có dung lượng khả dụng. Những ràng buộc như vậy sẽ nhanh chóng làm sáng tỏ các khu vực có vấn đề trong quy trình của bạn để bạn có thể xác định và giải quyết chúng.

Xem thêm: Work in Progress Limit: Cách tính và cải thiện hiệu suất

Làm rõ các chính sách về quy trình

Bạn không thể cải thiện điều gì đó mà bạn không hiểu. Đây là lý do tại sao quy trình của bạn nên được xác định rõ ràng, viết thành văn bản và công khai cho mọi người. Mọi người sẽ khó liên kết và tham gia vào điều gì đó mà họ không tin là sẽ hữu ích.

Khi mọi người đều quen thuộc với mục tiêu chung, họ sẽ có thể làm việc và đưa ra quyết định có tác động tích cực. Các chính sách làm việc thưa thớt, dễ thấy, xác định rõ và có thể thay đổi (nếu / khi cần) có sức mạnh thúc đẩy khả năng tự tổ chức của mọi người.

Ví dụ về các điều nên làm rõ. Giới hạn WIP, quy trình làm việc cơ bản, quy trình từ chối/chấp nhận, định nghĩa về hoàn thành (Definition of Done – DoD), v.v.

Làm rõ các chính sách trong Kanban board
Làm rõ các chính sách trong Kanban board

Quản lý luồng công việc

Quản lý luồng công việc là quản lý các công việc chứ không phải quản lý con người. Theo luồng công việc, sự di chuyển của các hạng mục công việc diễn ra với một tốc độ bền vững có thể dự đoán được.

Một trong những mục tiêu chính khi triển khai hệ thống Kanban là tạo ra một luồng lành mạnh, thông suốt. Thay vì quản lý con người và cố gắng khiến họ bận rộn mọi lúc, bạn nên tập trung vào việc quản lý các quy trình làm việc và hiểu cách hoàn thành công việc đó nhanh hơn thông qua hệ thống. Điều này có nghĩa là hệ thống Kanban của bạn đang tạo ra giá trị nhanh hơn.

Triển khai Feedback Loop

Đối với các nhóm và công ty muốn triển khai Agile tốt hơn, việc thực hiện các vòng phản hồi là một bước bắt buộc. Họ đảm bảo rằng các tổ chức đang phản ứng đầy đủ với những thay đổi tiềm ẩn và cho phép chuyển giao kiến ​​thức giữa các bên liên quan. 

Một ví dụ về phản hồi là Daily Meeting để theo dõi trạng thái và quy trình làm việc. Nó giúp xác định năng lực hiện có và tiềm năng để tăng tốc độ chuyển giao. Nó diễn ra trước bảng Kanban, và mọi thành viên nói với những người khác những gì họ đã làm ngày hôm trước và những gì họ sẽ làm ngày hôm nay.

Cải thiện tính hợp tác

Con đường đạt được cải tiến liên tục và thay đổi bền vững trong một tổ chức thông qua tầm nhìn chung về một tương lai tốt đẹp hơn và sự hiểu biết tập thể về các vấn đề cần sửa chữa. 

Các nhóm có sự hiểu biết chung về mục tiêu, quy trình làm việc, quy trình và rủi ro có nhiều khả năng xây dựng một sự hiểu biết chung về một vấn đề và làm việc cùng nhau. Cách để đạt được sự cải tiến liên tục và thay đổi bền vững trong một tổ chức là thông qua việc hợp tác thực hiện các thay đổi dựa trên các phương pháp, phản hồi và số liệu đã được khoa học chứng minh.

Nuôi dưỡng một nền văn hóa tổ chức nơi mọi giả thuyết được chứng minh là có kết quả tích cực hoặc tiêu cực là rất quan trọng để phát triển tư duy tập trung vào việc cải tiến thông qua thay đổi tiến hóa.

Scrum với Kanban

Khi nhắc tới Agile, chắc hẳn cụm từ được nhắc tới nhiều nhất phải là Scrum. Vậy Kanban so với Scrum thì sao?

Sự khác biệt quan trọng nhất giữa Kanban và Scrum là cái trước là một phương pháp (method), trong khi cái sau là một khung công việc (framework). 

Kanban xây dựng một mô hình phân phối liên tục trong đó các nhóm giải phóng giá trị ngay khi họ sẵn sàng, trong khi Scrum tổ chức công việc trong Sprint. 

Việc áp dụng một trong hai tùy thuộc vào bản chất quy trình của bạn, tuy nhiên, có thể nói rằng Kanban cung cấp một cách tiếp cận phù hợp hơn trong khi Scrum dựa trên các quy tắc được xác định trước. Một đặc điểm phân biệt chính khác giữa hai hệ thống này là tư duy và hệ thống niềm tin sáng lập của Scrum và Kanban.

Xem thêm: So sánh Scrum và Kanban

Các thuật ngữ Kanban chính mà bạn nên biết là gì?

Về cốt lõi, Kanban là một phương pháp làm việc giúp bạn tối ưu hóa dòng giá trị thông qua các dòng giá trị của bạn từ ý tưởng đến bàn giao khách hàng. 

Mặc dù nó trông giống như một cách dễ dàng để cải thiện quy trình làm việc của bạn, Kanban không chỉ là trực quan hóa công việc của bạn. Bạn cần chú ý đến từng chi tiết và làm quen với các thuật ngữ của Kanban cơ bản nếu bạn muốn thu được lợi ích từ việc áp dụng phương pháp này. 

Đây là một bảng thuật ngữ Kanban thường gặp: 

  • Kanban board: Bảng Kanban là một trong những thành phần quan trọng của phương pháp Kanban và là nơi bạn hình dung tất cả các hạng mục công việc. 
  • Kanban card: Thẻ Kanban đại diện cho các hạng mục công việc khác nhau di chuyển qua một bảng Kanban. Chúng chứa các chi tiết quan trọng về các nhiệm vụ như mô tả, thời hạn, quy mô, người được giao, v.v. 
  • Columns: Chúng chia bảng Kanban theo chiều dọc và mỗi cột đại diện cho một giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc. Mỗi bảng Kanban có 3 cột mặc định: To do, Doing, Done. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của một quy trình làm việc, ba giai đoạn này có thể được chia thành nhiều cột con nhỏ hơn.
  • Swimlanes: Làn đường ngang chia bảng Kanban thành nhiều phần. Các nhóm sử dụng chúng để phân tách trực quan các loại công việc khác nhau trên cùng một bảng và tổ chức các nhiệm vụ đồng nhất với nhau.
  • Cycle Time: Thời gian chu kỳ bắt đầu vào thời điểm khi một nhiệm vụ mới bước vào giai đoạn “Doing” trong quy trình làm việc của bạn và ai đó đang thực sự làm việc đó.
  • Lead Time: Thời gian thực hiện bắt đầu tại thời điểm một nhiệm vụ mới đang được yêu cầu (không quan trọng nếu ai đó đang thực sự làm việc đó) và kết thúc bằng việc rời khỏi hệ thống cuối cùng.
  • Throughput: Số lượng các hạng mục công việc đã hoàn thành hoặc quy trình trong một khoảng thời gian nhất định. Throughput là một chỉ số quan trọng cho thấy nhóm của bạn làm việc hiệu quả như thế nào theo thời gian.
  • Work-in-Progress (WIP): Đây là khối lượng công việc bạn hiện đang thực hiện và nó vẫn chưa hoàn thành.
  • WIP Limt: Giới hạn công việc đang thực hiện có nghĩa là giới hạn số lượng nhiệm vụ mà nhóm của bạn có thể thực hiện đồng thời để tránh quá tải và chuyển đổi ngữ cảnh.
  • Class of Service: Tập hợp các chính sách giúp các nhóm Agile ưu tiên các hạng mục công việc và dự án. 
  • Kanban Cadences: Các cuộc họp theo chu kỳ thúc đẩy sự thay đổi mang tính tiến hóa và cung cấp dịch vụ “phù hợp với mục đích”. 
  • Kanban Software: Đề cập đến một hệ thống kỹ thuật số cho phép áp dụng thực tế các nguyên tắc và thực hành Kanban được sử dụng bởi các nhóm và tổ chức ở mọi quy mô. 

Tổng kết

Bảng Kanban giúp bạn trực quan hóa công việc của mình. Kanban rất dễ áp ​​dụng và – chỉ cần bắt đầu với những gì bạn có. Các nguyên tắc và thực hành Kanban cung cấp một con đường tiến hóa hướng tới sự nhanh nhẹn mà không làm gián đoạn các quy trình hiện tại.

Ngày nay có rất nhiều công cụ quản lý hỗ trợ tạo bảng Kanban, như là Airtable, Kanbanize, Trello, Jira … và cách sử dụng cũng rất đơn giản.

Kiến thức trên được trích từ khóa luyện thi chứng chỉ PMI-ACP của PMA. Hy vọng có thể giúp bạn trong việc quản lý dự án.

PMA luôn trân trọng sự tin tưởng và ủng hộ từ cựu học viên. Chính vì vậy, chúng tôi triển khai chính sách referral hấp dẫn dành cho tất cả các khóa học tại PMA
– Tặng ngay 300k cho cựu học viên giới thiệu thành công 1 khách hàng mới.
– Giảm ngay 300k cho học viên đăng ký học mà được cựu học viên giới thiệu.
Chia sẻ cơ hội học tập tuyệt vời này với bạn bè và đồng nghiệp của bạn ngay hôm nay!