Cập nhật lần cuối vào 01/08/2022 bởi Phạm Mạnh Cường
Bạn có thể là một nhà quản lý dự án giỏi nhưng chưa chắc đã là một quản lý chương trình giỏi. Đây là 9 kỹ năng mà bạn nên có để tăng cường khả năng quản lý chương trình của mình.
Tư duy hình ảnh lớn và “bán” tầm nhìn
Một vấn đề mà nhà quản lý chương trình hay gặp phải đó là không phải ai cũng đồng ý rằng chương trình là quan trọng, hoặc quan trọng như người quản lý chương trình tin rằng nó là như vậy.
Đây là lúc mà bạn phải “bán” tầm nhìn, tạo ra 1 hình ảnh lớn với lợi ích chương trình cho các bên liên quan khác nhau.
Bán hàng mà cụ thể ở đây là bán tầm nhìn, là 1 kỹ năng rất quan trọng của một nhà quản lý chương trình.
Xem thêm: Tổng quan về quản lý lợi ích
Kỹ năng phân tích vượt trội
Bởi vì hầu hết các chương trình tạo ra khối lượng lớn dữ liệu tài chính, thống kê, số liệu và các dạng dữ liệu khác, nhà quản lý chương trình phải có khả năng thu thập và tích hợp thông tin một cách nhanh chóng và triệt để; chắt lọc và tổng hợp các yêu cầu; và tóm tắt kết luận của chương trình.
Kỹ năng này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên thực tế thay vì cảm tính một cách chủ quan. Bất kỳ nhà quản lý chương trình nào chịu trách nhiệm về một sáng kiến lớn đều cần phải cực kỳ có năng lực trong lĩnh vực này.
Lãnh đạo và Teambuilding
Đây hẳn là một kỹ năng mà bạn đã nghe mòn cả tai đến phát chán, nhưng nếu không có kỹ năng này trong bài viết thì đấy là một thiếu sót cực kỳ lớn.
Các chương trình ngày càng phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý chương trình phải sở hữu kinh nghiệm ở nhiều lĩnh vực, nhiều nền văn hóa. Do đó, các kỹ năng như khả năng xây dựng mối quan hệ, ủy quyền và trao quyền cho các thành viên trong nhóm cũng như khả năng cộng tác với các chức năng khác nhau trong tổ chức ngày càng quan trọng đối với thành công chung.
Giao tiếp
Giống như lãnh đạo và xây dựng nhóm, giao tiếp là một hằng số trong các danh sách như thế này; giao tiếp ở đây không chỉ là việc có thể trình bày một cách chặt chẽ, mạch lạc.
Nếu bạn sở hữu chứng chỉ PMP thì bạn hẳn sẽ biết 90% thời gian của một nhà quản lý dự án là dùng cho giao tiếp. Nhà quản lý chương trình cũng tương tự như vậy.
Các nhà quản lý chương trình phải biết cách kết nối với mọi người. Các kỹ năng như có thể giao tiếp với các bên liên quan, giao tiếp các ưu tiên và ràng buộc cũng như giao tiếp hiệu quả bằng tất cả các phương pháp.
Tạo ảnh hưởng và thương lượng
Tạo ảnh hưởng và thương lượng là cách để đạt được những gì bạn muốn và cần cho chương trình. Tất cả là về việc khiến mọi người thể hiện chấp thuận.
Ảnh hưởng đến hành vi của mọi người đòi hỏi phải có thương lượng và đánh đổi. Nó là một nghệ thuật được phát triển qua nhiều năm thực hành.
Các chương trình hoạt động trong môi trường chính trị, và do đó, người quản lý chương trình, người hiểu biết về chính trị và biết cách thực hiện chính trị nội bộ, cuối cùng sẽ thành công hơn một người chối bỏ khái niệm chính trị.
Giải quyết xung đột
Xung đột sẽ và luôn diễn ra. Trong quản lý chương trình, bạn phải đối phó với xung đột. Sẽ có những xung đột liên quan đến nhân sự, ưu tiên của chương trình, ưu tiên của các dự án thành phần, các yêu cầu và vấn đề của các bên liên quan.
Người quản lý chương trình đối mặt với xung đột, giải quyết nó trực tiếp, không trốn tránh nó. Phần thưởng của việc này là xung đột sẽ thúc đẩy quá trình ra quyết định, do đó khiến chương trình tiến lên phía trước.
Nếu không giải quyết xung đột thì sẽ có sự bất mãn liên tục xảy ra, điều này cuối cùng có thể dẫn đến sự xa lánh giữa các thành viên trong nhóm.
Quản lý các bên liên quan
Các nhà quản lý chương trình có kỹ năng ngoại giao tinh vi sẽ làm việc để quản lý các kỳ vọng; hiểu mong muốn, nhu cầu và yêu cầu của các bên liên quan; và tìm cách cộng tác với họ để hoàn thành công việc.
Rốt cuộc, các chương trình tồn tại bởi vì có các bên liên quan. Không có các bên liên quan, người quản lý chương trình và nhóm của họ không có vai trò gì trong tổ chức. Miễn là người ta phải giao dịch với các bên liên quan, người ta nên có các kỹ năng cần thiết để làm điều đó theo cách chuyên nghiệp nhất.
Lập kế hoạch và Quản lý Nguồn lực
Một trong những vai trò quan trọng nhất mà người quản lý chương trình đóng là quản lý tài nguyên; và, nếu không có một kế hoạch toàn diện xác định những gì cần phải thực hiện và khi nào (và với chi phí nào), thì hầu như không thể thực hiện tốt công việc xác định, chỉ định và phân bổ nguồn lực.
Người quản lý chương trình phải có khả năng phát triển nhiều kế hoạch khác nhau (rủi ro, chi phí, dự phòng) và sau đó đánh giá, đối sánh và quản lý các nguồn lực để thực hiện các kế hoạch đó.
Ngoài ra, người quản lý chương trình phải đảm bảo rằng các hiện vật của chương trình được thu thập, lập thành tài liệu và lưu trữ trong một kho lưu trữ cho các mục đích kiểm tra và rút ra bài học.
Thành thạo các Công cụ và Kỹ thuật của Chương trình / Dự án
Cuối cùng, mỗi người quản lý chương trình cần phải có một “túi đồ nghề” các công cụ và kỹ thuật mà họ đã thành thạo mà họ sẽ sử dụng trong suốt vòng đời của chương trình cho bất kỳ số lượng ứng dụng nào.
Các công cụ và kỹ thuật được đề cập trong Chuyên gia Quản lý Chương trình (PgMP) bao gồm những điều sau:
- Milestone planning
- Process mapping
- Planning and facilitating meetings
- Change management
- Statistical quality control
- Root cause analysis
- Scenario analysis
- Brainstorming
- Scheduling tools
- Lessons learned
Nếu bạn nhận thấy mình đang quản lý một chương trình nhưng chưa có kinh nghiệm quản lý dự án trước đó, thì nên tìm các thành viên trong nhóm có kiến thức và kinh nghiệm sử dụng các loại công cụ này.
Kinh nghiệm sử dụng các công cụ này là vô giá, và khá cần thiết để giải quyết vấn đề, thu thập và phân tích thông tin, và nói chung là tăng năng suất của cả chương trình.
Nâng cao sự thành thạo 9 kỹ năng
Có đủ 9 kỹ năng là chưa đủ nếu bạn chẳng thành thạo được chúng. Bạn phải thành thạo được 9 kỹ năng đấy thì mới nâng cao được chất lượng quản lý chương trình của mình.
Bước đầu tiên để đạt được sự thành thạo trong bất kỳ lĩnh vực nào là đánh giá kiến thức và kỹ năng hiện tại.
Sau khi đánh giá được thực hiện, bạn sẽ có hiểu biết cơ bản về những lĩnh vực bạn cần làm; tuy nhiên, đừng quên củng cố điểm mạnh của bạn. Thường thì chúng ta dành thời gian để khắc phục những điểm yếu của mình, trong khi thực tế thì tốt hơn chúng ta nên tập trung vào việc cải thiện điểm mạnh của mình.
Khi bạn đã hiểu rõ vị trí của mình, bạn có thể lập một kế hoạch cải thiện cá nhân. Một kế hoạch như vậy không chỉ là một “kế hoạch đào tạo”, mặc dù việc đào tạo chính thức chắc chắn sẽ là một phần của nó.
Bạn có thể làm phó giám đốc chương trình dưới sự hướng dẫn của một người có kinh nghiệm hơn, người có thể huấn luyện và cố vấn cho bạn.
Không gì bằng kinh nghiệm để củng cố các kỹ năng của bạn, đặc biệt nếu bạn đang làm việc cùng với các chuyên gia có kinh nghiệm hơn chính bạn.
Ngoài ra, bạn có thể đọc các tạp chí trong lĩnh vực của bạn để bổ sung nền tảng kiến thức của bạn và kiến thức chung về ngành và thực hành quản lý chương trình. Bạn có thể tham gia nhiều các cộng đồng và diễn đàn.
