Cập nhật lần cuối vào 25/11/2024 bởi Nguyễn Quang Hoàng
Ngày nay, khi các doanh nghiệp đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt và môi trường kinh doanh không ngừng thay đổi, việc tối ưu hóa quy trình và tài nguyên trở thành yếu tố sống còn.
Bạn có bao giờ gặp phải tình trạng thông tin bị rối loạn giữa các phòng ban, nhân viên phải làm việc với nhiều phần mềm khác nhau mà không thể liên kết dữ liệu? Hoặc khi báo cáo tài chính, nhân sự hay sản xuất phải thực hiện thủ công, tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót?
Nếu vậy, đây chính là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn đang cần một giải pháp quản trị toàn diện – và hệ thống ERP chính là chìa khóa giúp bạn giải quyết những vấn đề này.
ERP không chỉ giúp tích hợp các quy trình trong doanh nghiệp mà còn tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu chi phí, từ đó tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp phát triển bền vững. Hãy cùng tìm hiểu lý do vì sao ERP lại trở thành công cụ không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp hiện đại.
ERP là gì?
ERP, viết tắt của Enterprise Resource Planning, nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là một phần mềm tích hợp giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện và hiệu quả mọi hoạt động, từ tài chính, quản lý nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng đến quản lý khách hàng.
Phần mềm ERP hoạt động như một giải pháp công nghệ đa năng, kết hợp nhiều chức năng khác nhau vào các module trong một hệ thống thống nhất. Điều này giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình vận hành, tối ưu hiệu suất và tăng cường sự liên kết giữa các phòng ban.
So với việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ như quản lý công việc, thu chi, hay nhân sự, ERP mang lại một giải pháp đồng bộ, hạn chế tình trạng dữ liệu phân tán và khó theo dõi. Với một hệ thống duy nhất, ERP giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng giám sát hoạt động và đưa ra quyết định nhanh chóng, nâng cao năng lực cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt.
Lịch sử phát triển của phần mềm ERP
Giải pháp ERP không chỉ là thành quả của công nghệ hiện đại mà còn là sự phát triển lâu dài qua nhiều thập kỷ, bắt đầu từ nhu cầu quản lý sản xuất hiệu quả:
Giai đoạn 1 (1960): Khởi đầu với MRP
Trong những năm 1960, các doanh nghiệp sản xuất áp dụng phương pháp Reorder Point (ROP) để dự báo đơn hàng, tối ưu hóa chi phí. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao, hệ thống Material Requirements Planning (MRP) ra đời, đặt nền móng cho các giải pháp quản lý nguồn lực sau này như MRP II và ERP.
Giai đoạn 2 (Cuối 1970): Sự phổ biến của MRP
Trong giai đoạn này, các doanh nghiệp chú trọng nhiều hơn đến Marketing và dự báo hàng hóa. Hệ thống MRP được phát triển thêm với các tính năng kiểm soát và quản lý hàng hóa. Các giải pháp COPICS và MMAS được phát triển, đánh dấu bước tiến đầu tiên hướng tới ERP.
Giai đoạn 3 (1980): Tiến bộ với MRP II
Thập niên 1980 chứng kiến sự phát triển của MRP II, với khả năng tích hợp thêm các quy trình quản lý khác như tài chính và sản xuất. Đây cũng là thời điểm J.D. Edwards phát triển phần mềm cho hệ thống IBM 38, cho phép doanh nghiệp lưu trữ và xử lý lượng dữ liệu lớn. Hệ thống Computer-Integrated Manufacturing (CIM) bắt đầu hình thành, mở đường cho sự phát triển toàn diện của ERP.
Giai đoạn 4 (1990): ERP được định nghĩa và mở rộng
Vào năm 1990, Gartner chính thức định nghĩa thuật ngữ Enterprise Resource Planning (ERP), nhấn mạnh sự tích hợp chức năng quản trị vào một hệ thống duy nhất. Kể từ đó, ERP tiếp tục được mở rộng và áp dụng không chỉ trong lĩnh vực sản xuất mà còn ở các ngành nghề khác như tài chính, nhân sự và chuỗi cung ứng, trở thành giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp hiện đại.
Lịch sử phát triển của ERP phản ánh nhu cầu không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý và tích hợp quy trình, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh.
Đặc điểm của phần mềm ERP
Hệ thống ERP sở hữu nhiều đặc điểm nổi bật, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động quản lý và vận hành:
Tính phân hệ
ERP được chia thành các phân hệ (module) chuyên môn riêng biệt, như tài chính, nhân sự, sản xuất, kho vận, bán hàng, chăm sóc khách hàng,… Mỗi phân hệ được thiết kế riêng theo nhu cầu và tính chất của bộ phận tương ứng, nhưng vẫn hoạt động trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Điều này giúp các phòng ban chia sẻ thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả.
Tính tích hợp
Hệ thống ERP tích hợp toàn bộ quy trình và nguồn lực của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất. Các phân hệ không chỉ hoạt động riêng lẻ mà còn được liên kết chặt chẽ, đảm bảo mọi dữ liệu liên quan được đồng bộ hóa. Ví dụ, thông tin hàng tồn kho từ phân hệ Quản lý Kho sẽ được cập nhật trực tiếp đến phân hệ Bán hàng để phục vụ các nghiệp vụ kinh doanh.
Tự động hóa và quản lý thông minh
ERP tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh, bao gồm lập kế hoạch, quản lý tài chính, theo dõi hàng tồn kho, và sản xuất. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong vận hành.
Quản lý có quy tắc rõ ràng
ERP hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và áp dụng các quy tắc, kế hoạch rõ ràng trong quản lý, đảm bảo mọi hoạt động được vận hành theo quy trình chặt chẽ và minh bạch.
Tính linh hoạt và tùy chỉnh
ERP cho phép tùy chỉnh các quy trình kinh doanh theo nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, giúp hệ thống phù hợp với nhiều loại hình và quy mô tổ chức khác nhau.
Liên kết các phòng ban
Với nền tảng quản trị hợp nhất, ERP kết nối các phòng ban trong doanh nghiệp, giúp thông tin lưu chuyển trơn tru giữa các bộ phận và tăng cường sự phối hợp trong công việc.
Tính bảo mật cao
ERP tích hợp các tính năng bảo mật mạnh mẽ, bảo vệ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp khỏi rủi ro mất mát hoặc truy cập trái phép.
Giao diện thân thiện
Hệ thống ERP được thiết kế với giao diện người dùng dễ sử dụng, giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và khai thác hiệu quả hệ thống trong công việc.
Nhờ những đặc điểm này, ERP trở thành công cụ quản trị toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất và cải thiện hiệu quả kinh doanh.
Các tính năng chính của phần mềm ERP
Hệ thống ERP cung cấp nhiều tính năng đa dạng, hỗ trợ toàn diện cho hoạt động quản lý và vận hành doanh nghiệp. Dưới đây là các phân hệ chính thường thấy trong một hệ thống ERP:
Quản lý Tài chính giúp tự động hóa các tác vụ tài chính như quản lý sổ cái, theo dõi tài khoản phải thu (AR), phải trả (AP), lập báo cáo tài chính, và đóng sổ cuối kỳ. Phân hệ này đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán, giảm thiểu rủi ro tài chính, và hỗ trợ lập kế hoạch ngân sách.
Quản lý Nhân sự quản lý toàn bộ vòng đời nhân viên, từ tuyển dụng, chấm công, tính lương, khấu trừ thuế, đến quản lý phúc lợi và bảo hiểm xã hội. Phân hệ này tự động hóa quy trình quản lý nhân sự, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Quản lý Chuỗi Cung Ứng (SCM) hỗ trợ quản lý mua hàng, từ yêu cầu báo giá, tạo hợp đồng, đến phê duyệt đơn hàng. Hệ thống này giúp tối ưu hóa lượng tồn kho, cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp, và giảm thiểu tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng hóa.
Quản lý Bán hàng (CRM) theo dõi toàn bộ quy trình bán hàng, từ quản lý khách hàng, đơn hàng, hợp đồng, đến hỗ trợ bán hàng và dự báo doanh thu. Phân hệ này còn phân tích hiệu suất bán hàng và tỷ lệ chuyển đổi để cải thiện chiến lược tiếp thị và chăm sóc khách hàng.
Quản lý Sản xuất hỗ trợ lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP), quản lý quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng, và theo dõi tiến độ sản xuất. Tính năng này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa sản xuất, giảm chi phí, và đáp ứng nhu cầu thị trường nhanh chóng.
Quản lý Hàng tồn kho (WMS) giúp quản lý kho bãi và luồng hàng hóa, từ nhập kho, xuất kho, đến kiểm soát hàng tồn. Hệ thống đảm bảo dữ liệu tồn kho chính xác và hỗ trợ ra quyết định liên quan đến sản xuất và bán hàng.
Quản lý Dịch vụ xử lý yêu cầu bảo trì, quản lý hợp đồng dịch vụ, theo dõi bảo dưỡng thiết bị và quản lý dịch vụ tại hiện trường. Phân hệ này giúp tăng hiệu quả dịch vụ và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Quản lý Tài sản Doanh nghiệp lập kế hoạch bảo trì dự đoán, quản lý vận hành máy móc, và giám sát các yếu tố liên quan đến môi trường, sức khỏe và an toàn (EHS). Hệ thống này đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động.
Quản lý Nghiên cứu và Phát triển (R&D) cung cấp công cụ quản lý vòng đời sản phẩm (PLM) và phát triển sản phẩm mới. Tính năng này giúp doanh nghiệp đổi mới sản phẩm nhanh hơn với chi phí thấp hơn.
Báo cáo và Hỗ trợ Ra Quyết Định cung cấp các báo cáo phân tích, thống kê theo thời gian thực, giúp nhà quản trị đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
Ngoài ra, ERP hiện đại còn tích hợp với các thiết bị như điện thoại di động, máy quét mã vạch, và thiết bị IoT, hỗ trợ doanh nghiệp vận hành linh hoạt và hiệu quả hơn. Nhờ sự đa dạng và mạnh mẽ của các phân hệ này, ERP trở thành công cụ quản trị toàn diện, đáp ứng nhu cầu của nhiều loại hình và quy mô doanh nghiệp.
Lợi ích của phần mềm ERP
Phần mềm ERP mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc. Dưới đây là một số lợi ích chính của phần mềm ERP:
Kiểm soát thông tin tài chính
ERP giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát tài chính một cách chính xác và hiệu quả. Với khả năng tự động hóa các tác vụ như lập báo cáo tài chính, theo dõi các tài khoản phải thu và phải trả, phần mềm ERP giúp giảm thiểu sai sót trong việc ghi nhận và phân tích dữ liệu tài chính. Điều này không chỉ giúp quản lý ngân sách hiệu quả mà còn hỗ trợ việc ra quyết định tài chính kịp thời.
Tăng năng suất công việc
Một trong những lợi ích lớn nhất của phần mềm ERP là khả năng tối ưu hóa quy trình công việc. Tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp đều sử dụng một hệ thống thống nhất, giúp giảm bớt các công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các công đoạn trùng lặp. Nhờ vậy, nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn, từ đó nâng cao năng suất làm việc của toàn bộ tổ chức.
Hạn chế sai sót trong dữ liệu
Với hệ thống ERP, dữ liệu được tự động hóa và đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, giúp loại bỏ các sai sót do việc nhập liệu thủ công. Điều này không chỉ đảm bảo tính chính xác của dữ liệu mà còn giúp giảm thiểu rủi ro từ các lỗi phổ biến như nhập sai thông tin hoặc tính toán sai.
Quản lý tốt quá trình làm việc của nhân viên
Phần mềm ERP giúp theo dõi tiến độ công việc của nhân viên và quy trình làm việc trong toàn bộ tổ chức. Các nhà quản lý có thể dễ dàng giám sát, đánh giá hiệu quả công việc, từ đó đưa ra các quyết định hỗ trợ và cải tiến quy trình làm việc. Điều này không chỉ giúp tăng cường hiệu quả công việc mà còn thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên.
Tạo nền tảng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp
ERP tạo ra một nền tảng giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Thông qua việc chia sẻ thông tin và dữ liệu trực tiếp trong hệ thống, các bộ phận có thể phối hợp dễ dàng hơn, giảm bớt thời gian chờ đợi và tránh tình trạng thông tin bị mất mát. Điều này giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn và nâng cao khả năng phản ứng nhanh với các thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Hình thức triển khai phần mềm ERP
Việc triển khai hệ thống ERP có thể được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng của từng doanh nghiệp. Dưới đây là ba hình thức phổ biến mà FPT IS giới thiệu để bạn cân nhắc lựa chọn:
Cloud ERP
Cloud ERP là hệ thống ERP được triển khai và quản lý trên nền tảng điện toán đám mây. Doanh nghiệp sử dụng hệ thống thông qua internet mà không cần phải cài đặt phần mềm hay đầu tư vào cơ sở hạ tầng phần cứng. Đây là hình thức triển khai phổ biến nhất hiện nay nhờ vào chi phí thấp và sự linh hoạt trong việc truy cập từ mọi nơi. Cloud ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bảo trì và nâng cấp hệ thống, đồng thời dễ dàng mở rộng khi cần thiết.
On-Premise ERP
On-Premise ERP là hình thức truyền thống, trong đó phần mềm ERP được cài đặt và vận hành trực tiếp trên máy chủ của doanh nghiệp. Hệ thống này phù hợp cho các doanh nghiệp lớn với nhu cầu sử dụng hệ thống ERP phức tạp và yêu cầu kiểm soát chặt chẽ về dữ liệu. Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu và chi phí duy trì cao hơn so với Cloud ERP, nhưng On-Premise ERP mang lại sự kiểm soát tối đa đối với dữ liệu và bảo mật.
Hybrid ERP
Hybrid ERP kết hợp giữa mô hình On-Premise và Cloud ERP. Trong hình thức này, doanh nghiệp có thể sử dụng một số module ERP trên nền tảng đám mây, trong khi các module khác được cài đặt và vận hành tại chỗ. Hybrid ERP mang lại sự linh hoạt tối đa cho doanh nghiệp, cho phép họ chọn lựa và kết hợp các tính năng phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình. Đây là giải pháp lý tưởng cho những doanh nghiệp cần sự linh hoạt trong triển khai hệ thống quản lý, kết hợp ưu điểm của cả hai hình thức.
Tùy vào quy mô, yêu cầu và chiến lược của doanh nghiệp, việc chọn lựa hình thức triển khai ERP phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí.
Chi phí triển khai phần mềm ERP
Chi phí triển khai phần mềm ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm nhà cung cấp phần mềm, đơn vị triển khai tại Việt Nam (nếu sử dụng ERP từ nước ngoài), các phân hệ lựa chọn và hình thức triển khai (on-premise hoặc cloud).
Thông thường, ERP triển khai theo hình thức cloud sẽ có chi phí thấp hơn so với ERP triển khai on-premise. Điều này là do doanh nghiệp không cần phải đầu tư vào phần cứng hoặc thuê chuyên gia CNTT để vận hành hệ thống nội bộ. Thay vào đó, đơn vị triển khai sẽ đảm nhiệm việc bảo trì hệ thống và tính phí hàng tháng hoặc hàng năm, thường tính theo số lượng người dùng.
Khi tính toán tổng chi phí sở hữu (TCO) và lợi tức đầu tư (ROI) của việc triển khai ERP, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố khác ngoài chi phí phần mềm, như chi phí nhân lực ban đầu và chi phí duy trì. Các yếu tố này bao gồm chi phí bảo trì, cơ sở vật chất, thời gian ngừng hoạt động (downtime), phục hồi dữ liệu, bảo mật, quyền riêng tư và chi phí cho chuyên gia CNTT. Những yếu tố này đều ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí vận hành và hiệu quả lâu dài của hệ thống ERP.
Với hình thức triển khai cloud, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư ban đầu và chi phí vận hành, từ đó giúp cải thiện ROI và TCO. Việc lựa chọn hình thức triển khai ERP phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và đạt được hiệu quả quản trị tối đa.
Khi nào doanh nghiệp nên đầu tư cho ERP?
Doanh nghiệp nên cân nhắc đầu tư vào hệ thống quản lý doanh nghiệp tích hợp (ERP) khi gặp phải một trong những dấu hiệu sau:
- Khó khăn trong quá trình nhập liệu thủ công và dữ liệu trùng lặp: Khi thông tin cần phải nhập thủ công và xuất hiện tình trạng dữ liệu bị trùng lặp, điều này không chỉ làm chậm tiến độ công việc mà còn gây sai sót trong quản lý.
- Sử dụng nhiều ứng dụng phần mềm không liên kết: Việc sử dụng đồng thời nhiều ứng dụng phần mềm khác nhau nhưng không liên kết với nhau sẽ gây khó khăn trong việc quản lý và phân tích thông tin, dẫn đến sự thiếu thống nhất trong các quy trình công việc.
- Khó khăn trong việc kiểm tra và so sánh dữ liệu giữa các bộ phận: Khi các bộ phận không thể kiểm tra, đối chiếu dữ liệu với nhau một cách nhanh chóng, doanh nghiệp sẽ phải tốn nhiều thời gian và công sức để xử lý và thống nhất thông tin.
- Thiếu tính năng tự động hóa báo cáo: Nếu không có hệ thống tự động hóa báo cáo, doanh nghiệp sẽ phải làm mọi công việc thủ công, dẫn đến nguy cơ sai sót và làm chậm quá trình ra quyết định.
- Hệ thống bảo mật thông tin không đảm bảo: Khi hệ thống bảo mật không đáp ứng đủ yêu cầu, dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp có thể bị rủi ro, ảnh hưởng đến sự an toàn và uy tín của công ty.
- Phát sinh nhiều chi phí không cần thiết: Khi chi phí vận hành không được kiểm soát hiệu quả, doanh nghiệp sẽ đối diện với những khoản chi phí không cần thiết, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
- Hệ thống hiện tại đã lỗi thời: Nếu hệ thống quản lý hiện tại không còn đáp ứng được các nhu cầu của doanh nghiệp, việc nâng cấp hoặc chuyển sang ERP là điều cần thiết để duy trì sự cạnh tranh và cải thiện quy trình quản lý.
- Doanh nghiệp cần tăng cường hiệu quả và năng suất làm việc: Khi doanh nghiệp mong muốn cải thiện hiệu quả và năng suất làm việc, ERP sẽ giúp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình, giảm bớt khối lượng công việc thủ công.
- Doanh nghiệp đang có kế hoạch mở rộng quy mô: Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, việc có một hệ thống ERP mạnh mẽ và linh hoạt sẽ hỗ trợ tối đa trong việc quản lý nhiều bộ phận và quy trình, đồng thời duy trì sự liên kết và đồng bộ thông tin giữa các bộ phận.
Kết luận
Như vậy, việc đầu tư vào một hệ thống ERP không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về dữ liệu, tiết kiệm chi phí và thời gian, mà còn tạo ra nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
Khi đối mặt với các dấu hiệu như quản lý thông tin thủ công kém hiệu quả, thiếu sự liên kết giữa các ứng dụng phần mềm hay hệ thống bảo mật không đảm bảo, doanh nghiệp cần ngay lập tức xem xét áp dụng ERP để hiện đại hóa quy trình vận hành.
Chắc chắn rằng, một hệ thống ERP phù hợp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua thử thách và nâng cao hiệu suất làm việc trong kỷ nguyên số.
