Cập nhật lần cuối vào 27/08/2024 bởi Nguyễn Quang Hoàng
Trong quản lý dự án, việc đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của các nhà quản lý. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, không ít lần dự án gặp phải các vấn đề khiến tiến độ bị chậm trễ.
Để giải quyết vấn đề này, các nhà quản lý dự án thường sử dụng các kỹ thuật nén tiến độ, trong đó có fast-tracking. Fast-tracking là phương pháp rút ngắn thời gian hoàn thành dự án bằng cách thực hiện song song các hoạt động không phụ thuộc lẫn nhau.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm fast-tracking, cách thức thực hiện, lợi ích, và những rủi ro tiềm ẩn khi áp dụng kỹ thuật này trong quản lý dự án.
Fast-Tracking trong Quản lý Dự án là gì?
Fast-tracking là một kỹ thuật rút ngắn thời gian trong quản lý dự án bằng cách thực hiện đồng thời các nhiệm vụ thay vì thực hiện tuần tự như kế hoạch ban đầu. Kỹ thuật này giúp đội ngũ hoàn thành các nhiệm vụ nhanh hơn so với kế hoạch đã được đề ra, và thường được sử dụng như một phương án dự phòng khi dự án bị chậm tiến độ.
Tuy nhiên, có những nhiệm vụ trong dự án phụ thuộc vào nhiệm vụ khác và không thể bắt đầu cho đến khi các hoạt động trước đó được hoàn thành. Nhưng nếu các hoạt động trong dự án không bị chồng chéo nhau, thì fast-tracking là một lựa chọn khả thi vì nó thường không làm tăng chi phí, khác với kỹ thuật “crashing” – một phương pháp khác để rút ngắn thời gian dự án bằng cách tăng thêm nguồn lực như nhân lực, máy móc hoặc thiết bị.
Xem thêm: Project Crashing – Rút ngắn thời gian dự án sao cho hiệu quả?
Tuy nhiên, việc sắp xếp lại các hoạt động để thực hiện fast-tracking có thể làm tăng rủi ro. Bởi vì các hoạt động giờ đây được thực hiện cùng lúc, các nhà quản lý dự án có thể phải điều chỉnh hoặc làm lại một số công việc. Nếu không được lên kế hoạch kỹ lưỡng, việc fast-tracking có thể làm tăng khả năng xảy ra rủi ro, thậm chí đẩy lùi thời hạn hoàn thành cuối cùng.
Khi nào nên Fast-Track một lịch trình dự án?
Trước khi quyết định áp dụng kỹ thuật fast-tracking cho lịch trình dự án, bạn nên tự đặt ra năm câu hỏi sau. Nếu câu trả lời cho tất cả các câu hỏi này đều là “có”, thì điều đó có nghĩa là dự án có thể được fast-track:
- Các nhiệm vụ trong phạm vi dự án đã được phản ánh đầy đủ trong lịch trình dự án chưa?
- Các mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ của dự án đã được xác định chưa?
- Bạn có thể xác định rõ các yêu cầu về nguồn lực, mục tiêu và ưu tiên của dự án không?
- Bạn có đang hợp tác tốt với các bên liên quan không?
- Dự án có cơ chế quản trị, giám sát và quản lý vấn đề không?
Nếu bạn trả lời “có” cho tất cả các câu hỏi trên, thì dự án của bạn có thể được áp dụng kỹ thuật fast-tracking để rút ngắn thời gian hoàn thành.
7 Bước Để Fast-Track Lịch trình Dự án
Sau khi xác định rằng dự án có thể hưởng lợi từ việc fast-tracking, bạn nên thực hiện theo các bước sau:
- Xác định mục tiêu và khả năng: Bước đầu tiên là xác định rõ các mục tiêu và khả năng của dự án khi áp dụng fast-tracking. Bạn cần có cái nhìn rõ ràng về năng lực hiện có và hiểu rõ mục tiêu dự án trước khi tiến hành.
- Xác định các mối quan hệ phụ thuộc của nhiệm vụ: Tiếp theo, xác định bất kỳ mối quan hệ phụ thuộc nào giữa các nhiệm vụ trong dự án. Bạn không thể thực hiện các nhiệm vụ song song nếu chúng phải hoàn thành hoặc bắt đầu theo thứ tự nhất định.
- Xem xét lịch trình dự án: Kiểm tra lịch trình dự án để tìm ra những cơ hội có thể áp dụng fast-tracking, chẳng hạn như các hoạt động có thể được thực hiện đồng thời mà không ảnh hưởng xấu đến dự án.
- Ghi chú tất cả các phương án khả thi: Liệt kê tất cả các phương án khả thi đối với lịch trình. Điều gì có thể điều chỉnh được và điều gì không thể thay đổi?
- Quyết định về lịch trình dự án: Với những phương án đã xác định, bắt đầu quyết định những phần nào trong lịch trình có thể fast-track và những phần nào không thể.
- Thảo luận với đội ngũ và các bên liên quan: Những quyết định này không nên được thực hiện một mình. Hãy tìm sự đồng thuận từ đội ngũ và các bên liên quan trước khi tiến hành. Đảm bảo mọi người đều đồng ý và hiểu rõ kế hoạch trước khi bắt đầu.
- Giám sát và theo dõi tiến độ: Cuối cùng, như trong bất kỳ dự án nào, hãy giám sát và theo dõi tiến độ và hiệu suất. Khi có vấn đề phát sinh, hãy nhanh chóng xác định và giải quyết chúng để đảm bảo tiến độ dự án.
Ví dụ về Fast-Tracking
Hãy tưởng tượng một nhà thầu xây dựng dân dụng được thuê để xây dựng một ngôi nhà. Một hợp đồng xây dựng giữa nhà thầu và chủ dự án đã được ký kết, trong đó quy định phạm vi công việc và ngày hoàn thành dự án, với thời gian tối đa là 10 tháng.
Tuy nhiên, ngay sau khi bắt đầu thực hiện dự án, các nhà cung cấp gỗ bắt đầu gặp vấn đề thiếu hụt, ảnh hưởng đến khả năng thu mua nguyên liệu của nhà thầu.
Điều này ngăn cản nhà thầu khởi công dự án đúng thời gian, khiến thời gian của dự án bị ảnh hưởng khi ngày trôi qua. Khi nhà thầu có thể thu mua gỗ, dự án có thể bắt đầu, nhưng lúc này cần áp dụng phương pháp fast-tracking để đưa dự án đã bị trì hoãn trở lại đúng tiến độ.
(source: ProjectManager)
Đây là lịch trình dự án ban đầu được lập bằng biểu đồ Gantt. Mỗi nhiệm vụ được đại diện bằng một thanh, và độ dài của chúng phụ thuộc vào thời gian thực hiện. Như trong hình minh họa, mỗi nhiệm vụ được hoàn thành theo thứ tự, có nghĩa là một nhiệm vụ phải hoàn thành trước khi nhiệm vụ tiếp theo có thể bắt đầu.
Lịch trình xây dựng này hiện cần được fast-track bằng cách thực hiện các nhiệm vụ song song. Điều này có thể thực hiện đối với các nhiệm vụ không có sự phụ thuộc. Ví dụ, việc dựng khung gỗ, lắp đặt tấm ván và đi dây có thể được thực hiện song song, với một số nhiệm vụ vẫn bắt đầu trước một chút so với những nhiệm vụ khác. Điều tương tự cũng đúng với việc lắp đặt cách nhiệt, xây tường thạch cao và công việc nội thất.
Tuy nhiên, một số nhiệm vụ không thể áp dụng fast-tracking, chẳng hạn như công việc lợp mái, không thể bắt đầu nếu tường chưa được xây dựng xong. Đây là lịch trình nén lại của dự án. Các nhiệm vụ giờ đây gần nhau hơn trong biểu đồ Gantt, có nghĩa là tổng thời gian hoàn thành dự án đã được rút ngắn.
Lợi ích của Fast-Tracking
Fast-tracking không phải là không có rủi ro, thậm chí kỹ thuật này còn làm tăng khả năng xảy ra rủi ro. Tuy nhiên, có những lợi ích đáng kể của fast-tracking, và đó là lý do tại sao các nhà quản lý dự án thường lựa chọn phương pháp này khi cần phải siết chặt lịch trình của mình.
Một trong những lý do mà các nhà quản lý dự án áp dụng fast-tracking là nó giúp tăng năng suất trong việc sử dụng tài nguyên theo lịch trình của dự án. Dĩ nhiên, việc fast-tracking sẽ giúp bù đắp cho thời gian bị mất hoặc hoàn thành dự án sớm hơn nếu cần thiết.
Bạn có thể cần kết thúc dự án sớm hơn kế hoạch vì các tình huống thay đổi khiến bạn không thể tuân theo lịch trình ban đầu. Fast-tracking cũng giúp bạn đáp ứng các ưu tiên cụ thể mà có thể không thể thực hiện được với lịch trình ban đầu.
Rủi ro của Fast-Tracking trong Quản lý Dự án
Theo PMBOK Guide, “fast-tracking may result in rework and increased risk.” (fast-tracking có thể dẫn đến việc thực hiện lại dự án và gia tăng rủi ro.) Ví dụ, dự án có thể trở nên khó kiểm soát hơn do độ phức tạp gia tăng. Chất lượng và hiệu quả tổng thể của công việc cũng có thể bị ảnh hưởng do các nhiệm vụ bắt đầu chồng chéo lên nhau.
Khi kết hợp cả hai kỹ thuật fast-tracking và crashing, khả năng vượt ngân sách cũng có thể xảy ra. Điều này là do kỹ thuật crashing yêu cầu bổ sung thêm nguồn lực (như làm thêm giờ, tăng nhân lực, v.v.) để hoàn thành dự án nhanh hơn.
So sánh Fast-Tracking và Crashing trong Quản lý Dự án
Nén tiến độ dự án là phương pháp được sử dụng để rút ngắn thời gian hoàn thành dự án. Điều này có thể đạt được thông qua hai kỹ thuật: fast-tracking và crashing. Mỗi kỹ thuật đều có ưu và nhược điểm riêng, vì vậy hãy cùng xem xét và so sánh hai phương pháp này.
Fast-tracking là thực hiện các hoạt động của dự án song song cùng lúc. Crashing là thêm nguồn lực vào dự án. Do đó, cả hai kỹ thuật đều có thể giúp bù đắp thời gian đã mất, nhưng fast-tracking thường không ảnh hưởng đến ngân sách, trong khi crashing sẽ yêu cầu thêm chi phí.
Như đã đề cập, fast-tracking đi kèm với nhiều rủi ro hơn, trong khi crashing đi kèm với chi phí cao hơn. Những khác biệt này không làm cho phương pháp nào tốt hơn hay kém hơn phương pháp nào. Chúng khác nhau và nên được sử dụng với những mục đích khác nhau. Tóm lại, điều này phụ thuộc vào tính chất của dự án.
Nếu bạn chọn fast-tracking cho dự án, hãy chắc chắn giữ các hoạt động song song với các hoạt động trên đường gantt (critical path). Nếu đường gantt không thể được rút ngắn, thì không có cách nào để rút ngắn thời gian hoàn thành dự án.
Kết luận
Fast-tracking là một kỹ thuật hữu hiệu trong việc rút ngắn thời gian hoàn thành dự án, giúp các nhà quản lý dự án duy trì tiến độ và đáp ứng được các yêu cầu khắt khe về thời gian. Tuy nhiên, như bất kỳ phương pháp nào khác, fast-tracking đi kèm với những rủi ro nhất định, đặc biệt là khi các hoạt động được thực hiện song song làm tăng độ phức tạp của dự án.
Vì vậy, trước khi áp dụng kỹ thuật này, các nhà quản lý cần đánh giá kỹ lưỡng tình hình dự án, xác định rõ các nhiệm vụ có thể thực hiện đồng thời mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Khi được sử dụng một cách thận trọng và có kế hoạch, fast-tracking sẽ trở thành một công cụ đắc lực giúp tối ưu hóa tiến độ và đảm bảo thành công cho dự án.
