Cập nhật lần cuối vào 08/08/2023 bởi Nguyễn Quang Hoàng
Hãy tưởng tượng rằng nếu bạn đang ở trong cửa hàng tạp hóa và tìm thấy mọi thứ trong danh sách mua sắm của mình. Tuy nhiên đến khi thanh toán, nhân viên thu ngân bất ngờ đặt thêm một mặt hàng nữa vào giỏ hàng của bạn, hoàn toàn miễn phí. Bạn có thể cảm thấy biết ơn và vui mừng nếu đó là một món đồ bạn thích, nhưng nếu đó là món đồ bạn không thích thì không những điều này khiến bạn không vui mà còn có thể thấy khó chịu và bực bội.
Câu chuyện trên tương tự trong lĩnh vực quản lý dự án, nó gọi là gold plating. Để hiểu hơn về lỗi sai thường gặp này cũng như các xử lý nó, bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây.
Gold Plating là gì?
Định nghĩa Gold Plating trong quản lý dự án
Gold Plating là một thuật ngữ được sử dụng trong quản lý dự án để chỉ hành động thêm vào một dự án những tính năng, chức năng hoặc công việc không được yêu cầu hoặc không được định rõ trong phạm vi dự án ban đầu. Mặc dù điều này không gây thêm chi phí cho khách hàng nhưng nó có thể gây tổn hại cho họ.
Sự khác biệt giữa scope creep và gold plating
Mặc dù scope creep và gold plating đều liên quan đến việc bổ sung các tính năng cho một dự án nhưng 2 thuật ngữ này có ý nghĩa tương đối khác nhau.
Trong quản lý dự án, scope creep xảy ra khi các tính năng bổ sung được thêm vào dự án theo yêu cầu của khách hàng. Sở dĩ có điều này là vì khi xác định phạm vi dự án, các thỏa thuận được đưa ra một cách mơ hồ, không chính thức. Scope creep có thể kéo theo chi phí tăng lên và việc quản lý trở nên không hiệu quả.
Xem thêm: Scope Creep: “Ác mộng” của mọi PM
Còn gold plating là việc nhóm dự án thêm các tính năng mà khách hàng không yêu cầu. Đôi khi điều này xảy ra để đạt được sự chấp thuận của khách hàng, hoặc đôi khi cũng được thực hiện để thu hút sự chú ý khỏi các khiếm khuyết của dự án
Nguyên nhân dẫn đến việc gold plating
Gold Plating có thể là kết quả của nhiều tác động khách nhau từ phía người quản lý dự án hoặc các thành viên nhóm:
- Cố gắng giành được sự ưu ái của khách hàng bằng cách bổ sung hoặc nâng cấp tính năng miễn phí
- Tìm kiếm sự công nhận cho một kỹ năng cụ thể
- Hiểu sai hoặc giải thích sai phạm vi dự án
- Làm khách hàng chú ý đến một tính năng khác để lấp liếm những thiếu sót của dự án
Ví dụ về gold plating trong quản lý dự án
Sartorn là một công ty kỹ thuật số ở Yorkton, Saskatchewan, chuyên phát triển ứng dụng và phần mềm. Công ty gần đây đã làm việc cho một khách hàng cung cấp dịch vụ khách sạn. Khách hàng này đã yêu cầu họ phát triển một ứng dụng hỗ trợ du khách nhận phòng và đưa ra các yêu cầu trong thời gian lưu trú của họ.
Nhóm đã hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn và một thành viên trong nhóm đã đề xuất đưa hệ thống xếp hạng và đánh giá vào ứng dụng, vốn không nằm trong phạm vi ban đầu. Thay vì tham khảo ý kiến của chủ dự án, người quản lý dự án đã phê duyệt hệ thống đánh giá vì họ coi đó là một ý tưởng hay. Nhóm đã phát sinh chi phí cho tính năng này nhưng khách hàng không thanh toán cho họ, nói rằng họ không yêu cầu.
Tại sao gold plating có thể gây hại cho dự án?
Một số tác động tiêu cực có thể xảy ra do gold plating, bao gồm:
- Kéo dài thời gian cần thiết để hoàn thành một dự án
- Làm phiền khách hàng
- Lãng phí tiền bạc và thời gian khi nhóm bổ sung các tính năng không cần thiết
- Làm mất niềm tin giữa các bên liến quan, họ không còn cảm thấy tin tưởng rằng các hướng dẫn của họ sẽ được tuân theo.
Ngay cả khi khách hàng hài lòng với kết quả cuối cùng của dự án thì gold plating thường dẫn đến lợi nhuận giảm dần. Hay nói cách khác, nỗ lực cần thiết để thêm các tính năng hoặc dịch vụ bổ sung không được đền đáp xứng đáng, nó tiêu tốn thời gian và tiền bạc mà đáng lẽ được chi tiêu hợp lý hơn ở một nơi khác.
Làm thế nào để tránh gặp gold plating trong quản lý dự án
Xác định phạm vi dự án rõ ràng
Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo bạn xác định rõ ràng phạm vi của dự án. Điều đó cho phép bạn đo lường chính xác và phát hiện khi nào bạn hoặc một thành viên khách trong nhóm đang làm điều gì đó ngoài phạm vi này.
Phạm vi ở đây là toàn bộ các khía cạnh của một dự án, bao gồm tất cả sản phẩm bàn giao, thời hạn, ranh giới và tài nguyên. Nếu một thành viên trong nhóm muốn vượt quá phạm vi này, bạn có thể nhanh chóng thông báo và ngăn họ tiếp tục.
Thiết lập các kênh liên lạc với các bên liên quan
Sau khi xác định phạm vi, bạn có thể tập hợp tất cả các bên liên quan của dự án và thông báo cho họ, giúp họ hiểu dự án một cách đồng bộ. Nếu có thành viên nào đó muốn thêm một tính năng vào sản phẩm, trước tiên họ có thể thông báo cho người quản lý dự án, người này sau đó sẽ thông báo cho khách hàng hoặc ban quản lý cấp cao cẩu công ty.
Bằng cách truyền đạt như vậy, nhóm sẽ nhận được sự chấp thuận để tiếp tục hoặc sự từ chối từ khách hàng, điều này có thể tiết kiệm thời gian, chi phí và các tài nguyên khác.
Theo dõi thời gian và ngân sách của dự án
Gold plating có thể trì hoãn thời gian hoàn thành dự án và tăng chi phí. Người quản lý dự án có thể giảm khả năng xảy ra rủi ro này bằng cách giám sát các tài nguyên.
Ví dụ: người quản lý có thể đính kèm thời hạn cho các nhiệm vụ và đảm bảo rằng thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ trước hoặc đúng thời hạn này.
Khi có sự chậm trễ, họ yêu cầu một báo cáo chi tiết để giữ phạm vi trong các điều khoản đã thỏa thuận.
Định hướng các thành viên trong team
Khi bất kỳ thành viên nào trong nhóm đề xuất các tính năng bổ sung neus họ hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của mình trước thời hạn được giao, bạn có thể chuyển hướng sự tập trung của họ sang các lĩnh vực dự án quan trọng khác.
Ví dụ: bạn có thể yêu cầu họ hỗ trợ một thành viên khác trong nhóm đang chậm tiến độ trong dự án hoặc có thể chỉ định người đó tham gia một dự án khác.
Nếu toàn bộ nhóm đã hoàn thành xong dự án và còn nhiều thời gian thì họ có thể cải thiện những tính năng mà họ vừa xây dựng thay vì thêm các tính năng mới. Ưu tiên hàng đầu là cung cấp cho khách hàng yêu cầu của họ hoặc hoàn thành dự án càng sớm càng tốt.
Kết luận
Từ đó, có thể thấy gold plating trong dự án hầu hết đều dẫn đến các rủi ro về phạm vi và vượt quá ngân sách. Với vai trò nhà quản lý dự án, việc xử lý gold plating đòi hỏi sự linh hoạt, giao tiếp tốt và khả năng quản lý hiệu quả để đảm bảo rằng dự án được duy trì trong phạm vi ban đầu và không bị ảnh hưởng bởi các yêu cầu không cần thiết.
