Cập nhật lần cuối vào 17/12/2021 bởi Phạm Mạnh Cường
Phần 1: ỨNG DỤNG KIẾN THỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN PMP VÀO VẬN HÀNH VÀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Thường thì bạn sẽ là bên bán, hoặc là bên mua, còn đối với các đơn vị thương mại thì sẽ mua vào rồi bán ra. Khách hàng lúc nào cũng là thượng đế, và thượng đế cần ta giải quyết vướng mắc (sản xuất, dịch vụ, thương mại…) Trong thời gian nhanh nhất và chi phí hợp lý nhất. Dĩ nhiên ai cũng muốn vậy, và nếu đời như mơ thì mọi sự sẽ như ý, cả bên mua và bên bán. Tuy nhiên thực tế khi thương lượng, thêm một tính năng là sẽ thêm chi phí hoặc chậm tiến độ công việc, và ngược lại. PMP có một số kiến thức khá hay để quản lý về Phạm vi Công việc, Tiến độ, Chi phí cũng như các thay đổi nếu có. Dưới đây là các phần cá nhân mình thấy dễ áp dụng nhất.
1. Phạm vi công việc (Scope)
- Thực sự khi đi làm mệt mỏi nhất là yêu cầu công việc thay đổi nhiều. Vừa gần hoàn thành xong việc thì sếp gọi vào bảo “Em ơi thay đổi cho anh/chị cái này” là nhiều người kêu trời bấm bụng làm lại 80% công việc. Hay như khi bàn giao, nghiệm thu với khách hàng, sales bảo một đằng mà khách hàng yêu cầu một nẻo. Vậy ta cần là một bảng xác nhận nội dung công việc gồm có:
+ Những công việc sẽ bàn giao
+ Những phần công việc không bàn giao
+ Điều kiện nghiệm thu, giới hạn phạm vi công việc. - Lưu ý nho nhỏ: Nội dung công việc này cần có xác nhận của cả hai bên là bên cung cấp và bên khách hàng nhé. Đừng tự xác nhận với người của mình.
- Ngoài ra còn một công cụ nữa liên kết các Yêu cầu công việc này với Các bên có liên quan ở phần 1. Đó là Requirement tracebility matrix. Bảng này sẽ liên kết “Ai” muốn làm “Cái gì” bởi vì “Nguyên nhân nào?”. Và một số quan hệ với Mục tiêu của tổ chức, Bảng công việc (WBS – sẽ chia sẻ sau), các tiêu chuẩn phê duyệt.
2. Tiến độ công việc (Time)
- Nếu bạn đã từng vào bếp nấu cơm, hẳn sẽ biết là cần đặt nồi cơm trước, trong lúc chờ cơm chín ta sẽ rửa rau, thái thịt, ướp thịt. Kho với xào thì hẳn kho trước gần đến giờ ăn mới làm tới món xào. Đơn giản vậy nhưng cái nào làm trước, cái nào làm sau? Bạn hình dung sẵn trong đầu rồi thì việc nấu cơm hẳn sẽ nhàn tênh. (Em nói ví dụ thế thôi nhé còn nấu nướng mệt thực sự các chị em ơi hihi).
- Vậy áp dụng cái việc nấu nướng này trong công việc cũng tương tự như thế. Bên tây họ có một bộ môn gọi là Management Science Method để dậy cách lập quan hệ giữa các Hoạt động khác nhau nhằm đưa ra kết quả cuối cùng. Trong PMP, việc lập quan hệ sẽ giúp ta xác định được quy trình công việc nào dài nhất (Critical Path Method) là thời gian thực hiện tiến độ dự án, và bất kỳ Hoạt động nào nằm trong quy trình này không được trễ nếu không sẽ làm chậm tiến độ, dĩ nhiên còn một số cách để đẩy nhanh tiến độ (Schedule compression), thêm nguồn lực (resource optimization), độ trễ cho phép của Hoạt động (Float) khá hay, cái này có khi cũng cần một bài viết riêng chia sẻ sau vậy nhé.
3. Chi phí (Cost)
- Chi phí là một trong những yếu tố gần như quan trọng nhất khi đấu thầu. Ngoài việc tiêu chuẩn chất lượng, tính năng sản phẩm thì giá thành cũng cần phải đáp ứng nhu cầu. Để nói về giá có khi lại cũng cần hẳn một bài riêng nhưng như thế thì câu kéo người đọc quá. Em sẽ chia sẻ phần em thấy hay nhất là phần lên Dự toán chi phí (Budgeting) và phần dự báo Chi phí hoàn thành Dự án (Estimate at Completion). Tuy nhiên phần dự báo Chi phí hoàn thành Dự án có khá nhiều công thức, và thực sự là học/ đọc kỹ mới được.
- Phần Dự toán chi phí chỉ đơn giản là dự toán ngoài Chi phí cơ bản của dự án. Còn cần Dự toán về Chi phí rủi ro (Contingent reserve) và Dự toán về Chi phí quản lý (Management reserve). Cái này chắc anh chị em hay làm Dự toán nhiều sẽ khá quen thuộc. Với em tuy làm Dự toán nhưng phần lớn hay bỏ qua các Chi phí quản lý, và phần Chi phí rủi ro thì cũng hơi sơ sài.
4. Tổng hợp 3 yếu tố Phạm vi – Tiến độ – Chi phí
Vì sao nói rằng ba yếu tố trên là các giới hạn ràng buộc của công việc. Bởi vì sẽ ảnh hưởng tới chất lượng công việc rất rất nhiều. Những người đã xem series đình đám “Game of Thrones” hẳn vẫn chưa quên được Season 8 năm vừa qua. Thực sự là một cái kết không như mong muốn. Vậy làm sao để điều hòa Phạm Vi – Tiến độ và Chi phí nhằm đưa ra Kết quả công việc như ý muốn. Nhà mình đợi tiếp phần sau – Chất lượng sản phẩm và Nguồn lực nhé. PMP có một số framework để quản lý chất lượng và quản trị nguồn nhân lực khá hay!!!
Tác giả: Nguyễn Thị Hồng Nhung (PMP Tháng 10/2020)
Xem thêm: Bật mí bí quyết luyện thi PMP trong thời gian ngắn của chị Nhung Nguyễn
