Cập nhật lần cuối vào 17/12/2021 bởi Phạm Mạnh Cường
Đây là chia sẻ của mình về việc ứng dụng kiến thức PMP vào vận hành và quản lý doanh nghiệp.
Phần 1: Các bên có liên quan và Thông tin nội bộ tổ chức
Nếu bạn đã và đang gặp rắc rối trong chia sẻ thông tin và công việc không hiệu quả. Có lẽ bạn cần xem lại việc xác định đúng các bên có liên quan. Và việc tạo quan hệ cũng như truyền tải thông tin tới các cá nhân có liên quan đó. Bạn tự hỏi tại sao sếp không ủng hộ cách thức làm việc, không được đồng nghiệp chia sẻ hay nhân viên không ủng hộ. Bạn muốn ứng dụng kiến thức quản lý dự án PMP và thực tế. Đến đây, bạn cần xem lại các bước sau xem mình đã thực hiện đúng chưa.
1. Xác định các bên có liên quan dựa vào kiến thức quản lý dự án PMP
– Là những cá nhân, hội nhóm hay tổ chức có thể gây ảnh hưởng, bị ảnh hưởng. Hoặc tự coi là bị ảnh hưởng bởi các quyết định, hành động và kết quả của dự án cũng như chương trình, danh mục quản lý công việc.
– Bạn thấy đấy, thường thì ta chỉ nhìn tới các tác nhân có thể gây ảnh hưởng đến kết quả công việc (như sếp của mình) hay người bị ảnh hưởng (người sử dụng sản phẩm). Nhưng những người như kế toán trưởng, hay người điều phối, kỹ thuật viên… có lẽ ít người để ý tới yêu cầu và nhu cầu của họ.
Tại sao cần xác định các bên có liên quan?
Vì họ có thể gây ảnh hưởng tới việc thành công của dự án! Bạn có chắc chắn là một lời phản đối của chị kế toán trưởng sẽ không làm sếp lung lay và thay đổi ý định đầu tư. Hay lời phản đối của người thợ vận hành sẽ làm hỏng luôn những tính năng hay ho bạn giới thiệu.
Vậy nên xác định các bên có liên quan như thế nào?
+ Sử dụng Stakeholder wheel để xác định ra các bên có liên quan và tránh bỏ sót. Thậm chí có thể thêm vào các đối tượng khác mà bạn thấy có thể gây ảnh hưởng, bị ảnh hưởng hoặc tự coi mình bị ảnh hưởng. Như nhà cung ứng, đối tác, khách hàng, đối thủ cạnh tranh (nghiên cứu họ làm gì nhé, đừng báo cáo kết quả của mình), chủ doanh nghiệp, nhân viên và người quản lý.
+ Ngoài ra cũng cần phân loại các đối tượng trên dựa trên. Như quyền hạn, tầm ảnh hưởng, mức độ quan tâm hay thái độ như thế nào với công việc của bạn. Vì sao ah? Hồi sau sẽ rõ!
2. Phân loại và đưa ra hành động cần thiết
Hãy tưởng tượng công ty bạn có một Giám đốc và 3 Phó giám đốc (Kinh doanh, Tài chính, Sản xuất). Bạn được giao quản lý một dự án nâng cấp thiết bị nhà xưởng. Vậy bạn chỉ cần làm việc với bộ phận tại chính và sản xuất.
Ấy thế nhưng Giám đốc Kinh doanh thấy mình có liên quan vì nếu bạn nâng cấp thiết bị nhà xưởng, vậy chất lượng sản xuất hoặc năng suất sẽ tăng lên. Nên anh ta rất hay hỏi thăm và đưa ra những lời tư vấn, tuy không trực tiếp tham gia vào dự án. Chưa kể anh Giám đốc Kinh doanh còn là người nhà của Tổng giám đốc. Vậy nên làm gì nhỉ? Có lẽ bạn nên cập nhật thông tin triển khai công việc với anh ta đi.
Tương tự như vậy, việc phân loại các bên có liên quan theo quyền hạn, tầm ảnh hưởng, mức độ quan tâm hay thái độ sẽ giúp bạn rất nhiều. Ví dụ Power/ Interest Grid.
3. Truyền đạt thông tin
- Một việc rất cần thiết khi truyền đạt thông tin tới các bên có liên quan đó là AI cần báo cáo? Loại báo cáo gì? Khi nào báo cáo? Và báo cáo như thế nào? 80% sai sót trong công việc là do việc truyền đạt thông tin nội bộ.
- Học PMP rồi mới thấy việc Thông tin nội bộ trong tổ chức là rất quan trọng. Việc sử dụng cách quản lý Thông tin của PMP sẽ rất hiệu quả. Nó nhằm đảm bảo thông tin trong tổ chức được thông suốt, rõ ràng.
- Ví dụ: một người bận rộn, suốt ngày đứng vận hành máy sẽ không nghe điện thoại, không check mail, chỉ có thể nhắn tin hoặc gặp ngoài giờ. Sếp rất bận gọi hoài sếp ghét thì sao nhưng không báo cáo, bạn sẽ không được đánh giá cao. Vậy điều bạn cần là phân tích các đối tượng có liên quan tới công việc hay dự án của mình. Và cách họ muốn hay cần nhận báo cáo, hàng tuần hay hàng tháng với Communications Management Plan và RACI chart. Responsible – Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện, duyệt cuối cùng – Accountable, Tư vấn – Consult và Thông tin – Informed.
Phần 2: Các giới hạn ràng buộc về Phạm vi Công việc, Tiến độ và Chi phí
Tác giả: Nguyễn Thị Hồng Nhung (PMP Tháng 10)
Xem thêm: Bật mí bí quyết luyện thi PMP trong thời gian ngắn của chị Nhung Nguyễn
