Cập nhật lần cuối vào 03/04/2023 bởi Phạm Mạnh Cường
Phát triển đội nhóm là một điều mà bất kỳ lãnh đạo nào cũng nên làm nếu mong muốn đạt được cá thành tựu tốt. Tuckman Ladder là một mô hình tốt để phát triển đội nhóm. Cùng PMA đi từ các khái niệm cơ bản nhất của phát triển đội nhóm tới những điều mà một nhà lãnh đạo nên làm trong từng giai đoạn phát triển đội nhóm với mô hình Tuckman Ladder.
- Team (đội nhóm) là gì?
- Team hoạt động như thế nào?
- Phát triển đội nhóm là gì?
- Phát triển đội nhóm với mô hình Tuckman Ladder
- Các giai đoạn của mô hình Tuckman Ladder
Team (đội nhóm) là gì?
Team là 1 từ tiếng Anh, ý nghĩa của nó là đội, nhóm, tổ… Nói chung, nó chỉ một nhóm người có chung mục tiêu, cùng làm việc với nhau, gắn kết với nhau để hoàn thành mục tiêu chung ấy.
Nhiều người còn có 1 cách lý giải khác dành cho định nghĩa team là gì, họ cho rằng “team” là tổ hợp của:
- T: Together
- E: Everyone
- A: Achieves
- M: More
Ghép chúng lại với nhau sẽ thành một câu có ý nghĩa đại ý là “Mọi người làm việc cùng nhau thì sẽ đạt được nhiều thành quả hơn”. Đây cũng là một cách giải nghĩa hay và mang ý nghĩa tích cực.
Team hoạt động như thế nào?
Kết cấu của 1 team thường sẽ có 1 team leader (trưởng nhóm) và các team members (thành viên của nhóm).
Họ sẽ cùng làm việc với nhau, leader sẽ là “đầu tàu” dẫn dắt các thành viên để họ đạt được mục tiêu chung.
Các thành viên có sự liên quan mật thiết đến nhau, mỗi người trong số họ đều là mắt xích quan trọng của cả dây chuyền. Vì vậy, họ phải tự ý thức được trách nhiệm chung và cố gắng nỗ lực để hoàn thành trách nhiệm ấy. Chỉ có như vậy, team mới hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra trước đó.
Phát triển đội nhóm là gì?
Phát triển đội nhóm là quá trình phát triển cả về qui mô và chất lượng của nhóm.
Mục tiêu chung của phát triển nhóm nhằm đảm bảo cho nhóm phát huy tối đa các nguồn lực hiện có của nhóm, đảm đương và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao đồng thời thông qua đó giúp mọi thành viên có cơ hội phát triển năng lực của bản thân.
Phát triển đội nhóm với mô hình Tuckman Ladder
Mô hình phát triển đội nhóm Tuckman Ladder là gì?
Tuckman ladder (thang Tuckman) là mô hình về các giai đoạn phát triển của một đội nhóm (team) được nghiên cứu thực tiễn bởi nhà tâm lý học người Mỹ, Bruce Tuckman.
Lợi ích của mô hình Tuckman Ladder là gì?
Qua nghiên cứu của Bruce, chúng ta có thể nhận diện được từng giai đoạn phát triển đội nhóm, xác định tình trạng và đưa ra quyết định chính xác nhằm đảm bảo nhóm luôn teamwork hiệu quả tốt nhất.
Các giai đoạn của mô hình Tuckman Ladder
Theo Tuckman, mô hình này sẽ được chia chặng đường thành 05 giai đoạn:
- Forming (Hình thành)
- Storming (Sóng gió)
- Norming (Ổn định)
- Performing (Hoạt động hiệu quả)
- Adjourning (Thoái trào).
Các giai đoạn này cũng không bắt buộc phải tuân theo một cách tuần tự.
Trong đó hai giai đoạn đầu của quá trình phát triển đội nhóm Tuckman đều xoay quanh những vấn đề liên quan đến năng lực cảm xúc và xã hội.
Còn giai đoạn ba và bốn của mô hình Tuckman tập trung nhiều hơn vào việc định hướng các công việc.
Giai đoạn Hình thành (Forming)
Đây là giai đoạn khi nhóm mới được thành lập.
Tâm lý của các thành viên
Tâm lý chung của một số thành viên ở giai đoạn này đó là hưng phấn với công việc mới trong khi đó một số thành viên khác lại khá dè dặt do mọi thứ chưa quen và chưa rõ ràng.
Mối quan hệ giữa các thành viên
Các thành viên trong nhóm còn lạ lẫm với nhau và bắt đầu tìm hiểu nhau để cộng tác vì công việc trước mắt.
Họ có thể dè dặt trong việc tiếp cận và chia sẻ với các thành viên khác thậm chí dành nhiều thời gian quan sát và thăm dò mọi người xung quanh.
Mối quan hệ giữa thành viên và lãnh đạo
Các thành viên thể hiện sự phụ thuộc cao vào người lãnh đạo để được hướng dẫn và chỉ đạo.
Mục tiêu chung
Ở giai đoạn này, các thành viên có thể chưa hiểu rõ mục đích chung của cả nhóm. Họ ít khi đồng ý về các mục tiêu của nhóm ngoại trừ những mục tiêu được giao trực tiếp từ lãnh đạo.
Vai trò trách nhiệm
Vai trò và trách nhiệm cá nhân chưa rõ ràng, cũng như nhiệm vụ cụ thể của từng người trong nhóm. Họ tự định vị mình trong cấu trúc của nhóm.
Quy trình phối hợp làm việc
Các quy trình thường bị bỏ qua.
Ra quyết định và giải quyết xung đột
Nhóm có thể đưa ra những quyết định dựa trên sự đồng thuận, hiếm có các xung đột gay gắt do mọi người vẫn đang còn dè dặt với nhau.
Người lãnh đạo cần phải làm gì ở giai đoạn này?
- Trong giai đoạn này, người trưởng nhóm phải thể hiện vai trò dẫn dắt của mình, bởi vì các thành viên khác vẫn chưa định vị và xác định rõ nhiệm vụ của mình trong nhóm.
- Xây dựng và thống nhất Điều lệ nhóm (Team charter)
- Xây dựng mục tiêu, kỳ vọng rõ ràng
- Mọi người làm quen, tìm hiểu về nhau
- Giữ đội nhóm với số thành viên vừa phải (lý tưởng là 6 thành viên)
- Thiết lập các Nguyên tắc làm việc (Work agreement, Ground rules)
- Truyền đạt các tiêu chí hoàn thành (Definition of Done, Acceptance Criteria)
- Đảm bảo thời gian phản hồi nhanh chóng
Giai đoạn Bão tố (Storming)
Giai đoạn này xảy ra khi các thành viên bắt đầu bộc lộ mình và có thể phá vỡ những quy tắc của nhóm đã được thiết lập từ đầu.
Đây là giai đoạn rất khó khăn đối với nhóm và dễ dẫn đến kết quả xấu.
Tâm lý của các thành viên
Tinh thần của một số thành viên có thể đi xuống, dễ dẫn đến căng thẳng hay stress.
Mối quan hệ giữa các thành viên
Ở giai đoạn này, có thể xảy ra xung đột giữa các thành viên do những nguyên nhân khác nhau như: phong cách làm việc, cách cư xử, tranh cãi về các vấn đề hay giải pháp, văn hóa,…
Các thành viên cũng có thể không hài lòng về công việc của nhau, dễ có các so sánh giữa mình với người khác,…
Mối quan hệ giữa thành viên và lãnh đạo
Các thành viên kiểm tra khả năng chịu đựng của hệ thống và người lãnh đạo.
Sau đó hình thành các hội và phe phái. Điều này có thể dẫn đến tranh giành quyền lực.
Mục tiêu chung
Trong giai đoạn này, các thành viên không còn đủ tập trung vào công việc hướng đến mục tiêu chung.
Sự rõ ràng về mục đích của đội tăng lên nhưng nhiều điều không chắc chắn vẫn tồn tại.
Vai trò trách nhiệm
Các thành viên trong nhóm cố gắng thiết lập vị trí của bản thân và của họ trong mối quan hệ với các thành viên khác trong nhóm và trưởng nhóm.
Sự trao đổi, hỗ trợ trong nhóm không thực sự tốt. Tuy nhiên, họ cũng bắt đầu hiểu nhau hơn.
Quy trình phối hợp làm việc
Các thành viên cũng có thể bắt đầu chất vấn về các quy tắc đã được thiết lập, muốn chỉnh sửa, thử nghiệm và có thể phá vỡ các quy tắc đó.
Tệ hơn nữa, một số thành viên có thể tỏ ra không hợp tác, không cam kết trong công việc, và không hài lòng với cách làm việc hiện tại.
Ra quyết định và giải quyết xung đột
Thiếu sự thống nhất khi đưa ra các quyết định của nhóm. Nhóm khó đi đến các quyết định dựa trên sự đồng thuận.
Người lãnh đạo cần phải làm gì ở giai đoạn này?
- Điều quan trọng trong giai đoạn này là nhóm phải nhận diện và đối mặt với tình trạng của mình.
- Nhóm cần tập trung vào mục tiêu của mình để tránh bị phân tâm bởi các mối quan hệ và các vấn đề tình cảm.
- Xây dựng niềm tin bằng cách tôn trọng cam kết
- Cung cấp các kỹ năng về giao tiếp, giải quyết xung đột, giải quyết vấn đề
- Yêu cầu và khuyến khích phản hồi
- Xác định các vấn đề và hỗ trợ giải quyết chúng
- Bình thường hóa các vấn đề
- Cần phải có những thỏa hiệp để tạo ra sự tiến bộ.
Giai đoạn Bình thường hóa (Norming)
Giai đoạn này đến khi mọi người bắt đầu chấp nhận nhau, chấp nhận sự khác biệt, cố gắng giải quyết các mâu thuẫn, nhận biết thế mạnh của các thành viên khác và tôn trọng lẫn nhau.
Giai đoạn Norming có thể đan xen lẫn với giai đoạn Storming vì khi có vấn đề mới (công việc mới, quyết định mới, mâu thuẫn mới,…) thì các thành viên có thể rơi vào trạng thái xung đột như trước đó.
Tâm lý của các thành viên
Mọi người bắt đầu chấp nhận nhau, chấp nhận sự khác biệt, nhận biết thế mạnh của các thành viên khác và tôn trọng lẫn nhau, cố gắng giải quyết các mâu thuẫn.
Mối quan hệ giữa các thành viên
Các thành viên bắt đầu trao đổi với nhau suôn sẻ hơn, tham khảo ý kiến lẫn nhau và yêu cầu sự trợ giúp khi cần thiết. Có thể bắt đầu có các ý kiến mang tính xây dựng.
Mối quan hệ giữa thành viên và lãnh đạo
Có sự tôn trọng chung đối với người lãnh đạo và trách nhiệm lãnh đạo hiện được chia sẻ trong cả nhóm.
Mục tiêu chung
Mọi người bắt đầu nhìn vào mục tiêu chung và có cam kết mạnh mẽ hơn trong công việc.
Hiệu quả làm việc trong giai đoạn này sẽ được nâng lên, bởi vì bây giờ nhóm đã có thể tập trung hơn vào công việc hướng đến mục tiêu chung.
Quy trình phối hợp làm việc
Có thể có các quy tắc mới được hình thành và tuân thủ để giảm thiểu mâu thuẫn, tạo không gian thuận lợi để các thành viên làm việc và cộng tác
Ra quyết định và giải quyết xung đột
Các quyết định lớn được thực hiện theo thỏa thuận của nhóm.
Các quyết định nhỏ hơn có thể được giao cho các cá nhân hoặc nhóm nhỏ trong nhóm.
Người lãnh đạo cần làm gì ở giai đoạn này?
- Ghi nhận nỗ lực của cá nhân và đội nhóm
- Cung cấp cơ hội học tập và phản hồi
- Giám sát ‘năng lượng’, ‘tinh thần’ của nhóm
Giai đoạn Hoạt động hiệu quả (Performing)
Đây là giai đoạn nhóm đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc.
Đây là một giai đoạn mà không phải nhóm nào cũng đạt tới được.
Tâm lý của các thành viên
Các thành viên cảm thấy rất thoải mái khi làm việc trong nhóm.
Mối quan hệ giữa các thành viên
Tinh thần chủ đạo được thể hiện ở giai đoạn này là tinh thần đồng đội.
Các thành viên trong nhóm chăm sóc lẫn nhau.
Các thành viên mới gia nhập cũng sẽ nhanh chóng hòa nhập và làm việc hiệu quả.
Nếu có thành viên rời nhóm thì hiệu quả làm việc của nhóm cũng không bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Mối quan hệ giữa nhóm và người lãnh đạo
Nhóm yêu cầu các nhiệm vụ được ủy quyền từ người lãnh đạo.
Mục tiêu chung
Nhóm tập trung vào các mục tiêu chung
Sự nhiệt tình và cam kết của các thành viên với mục tiêu chung là không còn nghi ngờ gì nữa.
Vai trò trách nhiệm
Đội ngũ có tính tự chủ cao.
Bây giờ đã rõ lý do tại sao nhóm đang làm những gì họ đang làm.
Quy trình phối hợp
Ở giai đoạn này, các quy tắc được tuân thủ mà không gặp bất cứ khó khăn nào.
Sự cộng tác diễn ra dễ dàng mà không có bất cứ sự xung đột nào.
Các cơ chế hỗ trợ lẫn nhau trong nhóm phát huy hiệu quả tốt.
Ra quyết định và giải quyết xung đột
Nhóm đưa ra hầu hết các quyết định dựa trên các tiêu chí đã thống nhất với lãnh đạo.
Có bất đồng quan điểm, tuy nhiên chúng được giải quyết theo cách tích cực trong nhóm và những thay đổi cần thiết đối với quy trình và cấu trúc đã được nhóm thực hiện.
Người lãnh đạo cần làm gì ở giai đoạn này?
- Hướng dẫn từ bên lề (can thiệp tối thiểu)
- Tổ chức kỷ niệm những thành công, thắng lợi của team
- Khuyến khích team ra quyết định & giải quyết vấn đề
Giai đoạn Thoái trào (Adjourning)
Giai đoạn Thoái trào là gì?
Giai đoạn là giai đoạn nhóm tan rã.
Điều này xảy ra trong các tình huống khác nhau, ví dụ như khi dự án đã kết thúc, khi phần lớn thành viên rời bỏ nhóm để nắm các vị trí khác, khi tổ chức được tái cấu trúc,…
Đặc điểm của giai đoạn này là gì?
Đối với các thành viên tâm huyết của nhóm, đây là một giai đoạn “đau thương”, “lưu luyến”, “tiếc nuối”,… nhất là đối với các thành viên mà chưa nhìn thấy một tương lai tốt đẹp hơn.
Người lãnh đạo cần làm gì ở giai đoạn này?
- Ghi nhận sự thay đổi
- Ghi nhận, tổng hợp các bài học kinh nghiệm
- Ghi nhận đóng góp của các cá nhân
- Chúc mừng các thành công,thành tựu của đội nhóm
Xem thêm: On job Training: Đào tạo trong công việc hiệu quả với mô hình EDIC
