Trong quản lý dự án, vấn đề đau đầu nhất của một PM có thể là giải quyết các vấn đề xảy ra trong dự án. Do đó, các phương pháp gỡ rối vấn đề đó dần dần được ra đời, trong đó có một phương pháp tương đối đơn giản, dễ dàng áp dụng và tìm được gốc rễ vấn đề, đó chính là phương pháp 5 why hay còn gọi là 5 tại sao.
Phương pháp 5 why là gì?
Phương pháp 5 why là một công cụ đơn giản và hiệu quả để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề. Khi một vấn đề xảy ra, phương pháp này giúp tìm ra tất cả các nguyên nhân có thể dẫn đến vấn đề đó bằng cách hỏi “tại sao” liên tiếp đến khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Thông thường, cần hỏi ít nhất 5 lần “tại sao” để đạt được kết quả tối ưu. Phương pháp 5 why thường được sử dụng trong quản lý chất lượng và quản lý dự án để giúp đưa ra các giải pháp hiệu quả cho các vấn đề phát sinh trong dự án.
Cách thức áp dụng phương pháp 5 why trong quản lý dự án
Phương pháp 5 why là một trong những phương pháp phân tích nguyên nhân thường được sử dụng trong quản lý dự án để giải quyết các vấn đề. Phương pháp này có thể giúp tìm ra nguyên nhân sâu xa của vấn đề và đưa ra các giải pháp phù hợp. Việc áp dụng phương pháp 5 why trong quản lý dự án bao gồm các bước cụ thể như sau:
Xác định vấn đề cần giải quyết
Đầu tiên, chúng ta cần xác định vấn đề cần giải quyết. Vấn đề này có thể là một lỗi hệ thống, một sự cố kỹ thuật hoặc một vấn đề khác liên quan đến quá trình hoạt động của dự án.
Hỏi tại sao
Tiếp theo, hãy đặt câu hỏi tại sao vấn đề xảy ra. Hãy cố gắng tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra câu trả lời dựa trên kinh nghiệm và sự hiểu biết của mình.
Tiếp tục hỏi tại sao
Dựa trên câu trả lời cho câu hỏi trước, tiếp tục đặt câu hỏi tại sao. Hãy cố gắng đưa ra câu trả lời chính xác và tránh giả định hoặc suy đoán.
Lặp lại quá trình hỏi tại sao đến khi đạt được nguyên nhân sâu xa của vấn đề
Tiếp tục lặp lại quá trình hỏi tại sao đến khi đạt được nguyên nhân sâu xa nhất của vấn đề. Số lần lặp lại quá trình này thường là 5, nhưng có thể cao hơn hoặc thấp hơn tùy thuộc vào tình huống cụ thể.
Đưa ra các giải pháp phù hợp
Sau khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, chúng ta có thể đưa ra các giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề. Hãy cân nhắc các giải pháp và đánh giá tính khả thi và hiệu quả của chú
Ví dụ cách áp dụng phương pháp 5 why trong quản lý dự án
- Xác định vấn đề cần giải quyết: Một công ty phần mềm đang gặp vấn đề với việc sản xuất mã nguồn không ổn định. Mã nguồn thường xuyên bị lỗi và gây ra sự cố trong quá trình phát triển sản phẩm.
- Hỏi tại sao: Tại sao mã nguồn lại không ổn định? Công ty đã có quy trình kiểm tra mã nguồn trước khi triển khai sản phẩm.
- Tiếp tục hỏi tại sao: Tại sao quy trình kiểm tra mã nguồn không đảm bảo độ chính xác? Sau khi điều tra, nhóm quản lý dự án phát hiện ra rằng quy trình kiểm tra mã nguồn chưa được cập nhật để phù hợp với các thay đổi mới nhất của công nghệ.
- Lặp lại quá trình hỏi tại sao đến khi đạt được nguyên nhân sâu xa của vấn đề: Tiếp tục hỏi tại sao quy trình kiểm tra mã nguồn không được cập nhật? Nhóm quản lý dự án phát hiện ra rằng các nhân viên chịu trách nhiệm về quy trình kiểm tra mã nguồn chưa được đào tạo đầy đủ về các thay đổi mới nhất của công nghệ.
- Đưa ra các giải pháp phù hợp: Sau khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, công ty có thể giải quyết vấn đề bằng cách đào tạo nhân viên liên quan đến quy trình kiểm tra mã nguồn về các thay đổi mới nhất của công nghệ, cập nhật quy trình kiểm tra mã nguồn để đảm bảo tính chính xác, và đề xuất các cập nhật công nghệ mới để giúp quy trình kiểm tra mã nguồn trở nên hiệu quả hơn.
Xem thêm: Planning Poker – Kỹ thuật ước tính và lập kế hoạch hiệu quả
Lợi ích của việc sử dụng phương pháp 5 why trong quản lý dự án
Phương pháp 5 why không chỉ giúp quản lý dự án xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề mà còn mang lại nhiều lợi ích khác cho dự án. Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng phương pháp 5 why trong quản lý dự án:
Giúp phân tích nguyên nhân sâu xa của vấn đề
Phương pháp 5 why là một công cụ mạnh mẽ giúp phân tích nguyên nhân sâu xa của vấn đề. Thay vì chỉ tập trung vào việc giải quyết các triệu chứng của vấn đề, phương pháp này giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Bằng cách hỏi tại sao liên tục đến khi tìm ra nguyên nhân sâu xa, quản lý dự án có thể đưa ra các giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề. Điều này giúp đảm bảo rằng các giải pháp được đưa ra sẽ giải quyết nguyên nhân sâu xa của vấn đề và không chỉ là các triệu chứng của nó.
Hỗ trợ đưa ra giải pháp hiệu quả cho dự án
Việc sử dụng phương pháp 5 why trong quản lý dự án giúp đưa ra các giải pháp hiệu quả cho dự án. Khi đã xác định được nguyên nhân sâu xa của vấn đề, quản lý dự án có thể đưa ra các giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề. Những giải pháp này có thể là giải pháp tạm thời hoặc giải pháp cải tiến để tránh tái diễn vấn đề trong tương lai.
Ví dụ, nếu một dự án thường xuyên bị chậm tiến độ vì thiếu nguồn lực, giải pháp tạm thời có thể là thuê thêm nhân viên hoặc cung cấp thêm nguồn lực cho dự án. Tuy nhiên, giải pháp cải tiến có thể là tối ưu hóa quá trình quản lý nguồn lực, bao gồm lập kế hoạch nguồn lực tốt hơn, phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn và đào tạo nhân viên để tăng năng suất.
Cải thiện quá trình quản lý và tối ưu hóa dự án
Một lợi ích cuối cùng của việc sử dụng phương pháp 5 why trong quản lý dự án là cải thiện quá trình quản lý và tối ưu hóa dự án. Khi áp dụng phương pháp này, người quản lý dự án cần phải thực hiện các bước phân tích và đưa ra giải pháp một cách có hệ thống và chặt chẽ. Điều này giúp cải thiện quá trình quản lý và tối ưu hóa dự án, giúp dự án đạt được mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Ví dụ, nếu một dự án thường xuyên gặp phải các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm, việc áp dụng phương pháp 5 why giúp xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Bằng cách này, người quản lý dự án có thể đưa ra các giải pháp tối ưu để cải thiện chất lượng sản phẩm, bao gồm việc kiểm soát chất lượng tốt hơn, cải tiến quy trình sản xuất và đào tạo nhân viên để tăng khả năng chất lượng. Tất cả các giải pháp này đều có thể cải thiện quá trình quản lý và tối ưu hóa dự án.
Những lưu ý khi sử dụng phương pháp 5 why trong quản lý dự án
Khi sử dụng phương pháp 5 why trong quản lý dự án, cần lưu ý một số điểm sau để đạt hiệu quả tốt nhất:
Cần tập trung vào tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
Trong quá trình sử dụng phương pháp 5 why, cần tập trung vào tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, thay vì chỉ giải quyết các triệu chứng hay hậu quả của nó. Nếu chỉ giải quyết các triệu chứng mà không xác định được nguyên nhân gốc rễ, vấn đề có thể tái diễn lại và gây ra hậu quả nghiêm trọng cho dự án.
Đưa ra câu trả lời cụ thể và phản ánh chính xác vấn đề
Trong quá trình trả lời 5 câu hỏi “Why”, cần đưa ra câu trả lời cụ thể và phản ánh chính xác vấn đề đang diễn ra. Nếu câu trả lời không chính xác hoặc mơ hồ, quá trình tìm kiếm nguyên nhân sâu xa sẽ bị gián đoạn và giải pháp đưa ra cũng sẽ không hiệu quả.
Cần phải có sự cộng tác và thảo luận trong nhóm dự án
Phương pháp 5 why đòi hỏi sự cộng tác và thảo luận trong nhóm dự án để tìm ra được nguyên nhân sâu xa của vấn đề. Mỗi thành viên trong nhóm có thể có quan điểm khác nhau về nguyên nhân của vấn đề, và việc thảo luận và trao đổi sẽ giúp đưa ra quyết định chính xác hơn và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Kết luận
Phương pháp 5 why là một công cụ quan trọng để giúp quản lý dự án và giải quyết các vấn đề phức tạp một cách đơn giản và hiệu quả hơn. Nó giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và tìm ra giải pháp thích hợp, đồng thời cải thiện quy trình sản xuất và giảm thiểu thời gian, chi phí.
