Cập nhật lần cuối vào 15/10/2024 bởi Phạm Mạnh Cường
Trong quản lý dự án, việc xác định rõ vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm là yếu tố then chốt để đảm bảo tiến độ và hiệu quả của công việc. Tuy nhiên, không phải lúc nào các vai trò này cũng được phân định rõ ràng, dẫn đến những xung đột hoặc hiểu lầm không đáng có. Để giải quyết vấn đề này, ma trận RACI ra đời như một công cụ hữu ích trong việc phân chia trách nhiệm và vai trò cho từng thành viên. Với bốn khía cạnh chính là Responsible (Chịu trách nhiệm), Accountable (Đảm bảo), Consulted (Tham vấn), và Informed (Thông báo), ma trận RACI giúp các nhà quản lý và đội ngũ dự án định rõ ai làm gì, tránh sự chồng chéo và đảm bảo sự minh bạch trong công việc.
RACI là gì?
RACI là một dạng ma trận gắn trách nhiệm của RAM (Responsibility Assignment Matrix – RAM). RACI được dùng để làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên, cho thấy cột mốc và quyết định quan trọng diễn ra trong suốt quá trình thực hiện dự án.
RACI là viết tắt của 4 chữ:
- R – Responsible: trách nhiệm thực thi. Đây là người/nhóm đóng vai trò thực thi gói công việc hoặc hoạt động nhằm đảm bảo gói công việc/hoạt động đó được hoàn thành. Phải luôn có ít nhất 1 người/nhóm thực thi gói công việc/hoạt động thì gói công việc/hoạt động đó mới có kết hoàn thành (nếu không có ai chịu trách nhiệm thực hiện công việc thì công việc đó sẽ không thể hoàn thành!). Đối với các gói công việc/hoạt động lớn đòi hỏi cần nhiều người/nhóm thực thi thì có thể gán nhiều người/nhóm ở vai trò R – trách nhiệm thực thi cho gói công việc/hoạt động đó. Do đó một gói công việc/hoạt động bất kỳ sẽ luôn có ít nhất 1 người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi.
- A – Accountable: trách nhiệm giải trình. Đây là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với việc hoàn thành gói công việc/hoạt động. Thường đây là cấp trên của người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi và chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành công hay thất bại của gói công việc/hoạt động đó. Cho dù gói công việc/hoạt động đó được hoàn thành bởi người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi bất kỳ và đạt kết quả tốt hay xấu thì người chịu trách nhiệm giải trình sẽ chịu trách nhiệm cuối cùng. Nếu một gói công việc/hoạt động mà không có người chịu trách nhiệm giải trình thì có rủi ro rất lớn là gói công việc/hoạt động đó thất bại, không hoàn thành đúng mục tiêu. Nếu có từ 2 người trở lên chịu trách nhiệm giải trình cho một gói công việc/hoạt động thì cũng có rủi ro lớn là gói công việc/hoạt động đó sẽ thất bại do việc không phân định rõ trách nhiệm và do việc đùn đẩy cho nhau. Do đó luôn chỉ có duy nhất một người chịu trách nhiệm giải trình cho bất kỳ một gói công việc/hoạt động!
- C – Consult: tham vấn. Đây là các cá nhân, tổ chức được tham vấn, hỏi ý kiến để thực thi một gói công việc/hoạt động. Người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi cần tham vấn ý kiến, tham vấn chuyên gia đối với các cá nhân/tổ chức có vai trò C để có thể thực thi một gói công việc/hành động.
- I – Inform: thông báo. Đây là các cá nhân, tổ chức mà cần được thông báo thông tin về một gói công việc/hoạt động. Các thông tin về tiến độ, chi phí, chất lượng, nguồn lực, … sẽ được người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi thông báo đến các bên liên quan I để các bên liên quan này nắm thông tin về gói công việc/hoạt động đó.
Lợi ích của ma trận RACI
Ma trận RACI có thể là chìa khóa cho một dự án thành công. Khi được sử dụng đúng cách, Ma trận RACI là tài liệu hướng dẫn mà mọi thành viên trong nhóm cần tham khảo khi phát triển dự án. RACI giữ cho một dự án đi đúng hướng bằng cách xác định rõ ràng ai là người chịu trách nhiệm cho việc gì. Khi mọi thành viên trong nhóm biết chính xác trách nhiệm của họ sẽ tránh được thông tin sai lệch, lãng phí thời gian.
Về cơ bản, mô hình RACI mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích chính sau:
- Phân chia nhiệm vụ cụ thể, làm rõ vai trò của các thành viên trong dự án, tránh bỏ sót, chồng chéo công việc.
- Cải thiện hiệu suất dự án một cách toàn diện.
- Giúp các thành viên trong nhóm và các bên liên quan duy trì việc chia sẻ, giao tiếp hiệu quả và gắn bó hơn.
- Tiết kiệm thời gian cho những cuộc họp, khi biết chính xác vai trò của mỗi thành viên và ai cần phải tham gia.
- Giúp việc phân quyền trong tổ chức tốt hơn, và giám sát công việc dễ dàng hơn.
Khi nào nên áp dụng ma trận RACI vào dự án?
Nhìn chung, RACI sẽ phù hợp với các dự án có những đặc điểm như:
- Quy mô lớn, có sự phân phối công việc rõ ràng
- Các tổ chức có vai trò và trách nhiệm tĩnh
- Có sự tham gia của nhiều bên liên quan với vai trò khác nhau
- Nhiều phòng ban có sự liên quan
- Trong các ngành được quản lý chặt chẽ
Không nên sử dụng ma trận RACI cho:
- Các dự án nhỏ, đơn bộ phận
- Các nhóm làm việc theo khuôn khổ Agile như Scrum
Vì trong các tổ chức Agile, trách nhiệm xử lý công việc sẽ phụ thuộc vào sự chủ động của nhân viên hơn là một quyết định từ trên xuống.
Cách vẽ ma trận RACI
Biểu đồ mẫu RACI thường có dạng:
- Cột bên trái là danh sách các gói công việc/hoạt động
- Hàng ngang trên cùng là danh sách các nguồn lực bao gồm các cá nhân, nhóm, tổ chức liên quan
- Vai trò R, A, C, I sẽ được gán giữa các gói công việc/hoạt động với các nguồn lực tương ứng.
Giám đốc dự án có thể chọn các tùy chọn khác, chẳng hạn như vai trò “Lead” (Lãnh đạo) hoặc “Resource” (Nguồn lực) tùy vào sự phù hợp với một dự án cụ thể. Biểu đồ RACI là một công cụ hữu ích được sử dụng để đảm bảo phân công rõ ràng vai trò và trách nhiệm khi nhóm bao gồm các nguồn lực bên trong và bên ngoài.
Phương pháp sử dụng ma trận RACI trong quản lý dự án
Bước 1. Xác định danh sách các gói công việc/hoạt động
Danh sách các gói công việc/hoạt động này có được nhờ kỹ thuật Chia tách (decomposition) để phân rã giao phẩm dự án (deliverables) thành các gói công việc nhỏ nhất, và phân rã tiếp tục cho đến danh sách các hoạt động trong dự án. Liệt kê danh sách tất cả gói công việc/hoạt động này vào cột bên trái.
Bước 2. Xác định danh sách các nguồn lực bao gồm các cá nhân, nhóm, tổ chức liên quan
Các nguồn lực của dự án có thể bao gồm nhưng không giới hạn là giám đốc dự án, đội dự án, giám đốc chức năng, các nhân viên bên trong công ty/tổ chức và các bên liên quan. Liệt kê danh sách các nguồn lực này vào hàng trên cùng.
Bước 3. Phân công trách nhiệm
Giám đốc dự án cùng với nhóm dự án sẽ phân công vai trò trách nhiệm bằng cách gán R (trách nhiệm thực thi), A (trách nhiệm giải trình), C (tham vấn), I (thông báo) giữa các gói công việc/hoạt động với các nguồn lực tương ứng.
Bước 4. Rà soát
Để đảm bảo một gói công việc/hoạt động bất kỳ luôn có duy nhất 1 người chịu trách nhiệm giải trình, và luôn có ít nhất 1 người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi.
Một số quy tắc khi áp dụng ma trận RACI:
- Khi áp dụng ma trận RACI, mỗi nhiệm vụ nên có một bên chịu trách nhiệm – cụ thể là một người, để đảm bảo việc ra quyết định rõ ràng.
- Mỗi thành viên trong nhóm phải có một vai trò trong mỗi nhiệm vụ, ngay cả khi nhiệm vụ đó là nhận thông báo.
- Rà soát ma trận để kiểm tra xem có quá nhiều “R” được giao cho 1 người hay ko?
- Nếu nhân sự thiếu hoặc giảm đột ngột (do lý do cá nhân), cần cân nhắc xem 1 bên có thể tham gia vào nhiều hoạt động không? Đồng thời đảm bảo xem các bên có đồng ý với vai trò trách nhiệm như vậy hay không.
Bước 5. Thống nhất với các bên liên quan quan trọng
Thống nhất với giám đốc chức năng trong cấu trúc ma trận nếu cần sử dụng nguồn lực của phòng ban này. Việc này nhằm đảm bảo có được sự đồng thuận của các bên liên quan nhằm giúp gói công việc/hoạt động có thể được triển khai đúng tiến độ, chất lượng và đạt mục tiêu.
Một số lưu ý khi lập ma trận RACI
Khi phân tích cho từng bên liên quan:
- Với ma trận có quá nhiều R, hãy thử xem một bên liên quan có thể có quá nhiều dự án được giao cho họ không.
- Nếu không có ô trống, hãy xem các bên liên quan có cần tham gia vào quá nhiều hoạt động không.
- Mỗi bên có hoàn toàn đồng ý với vai trò mà họ được chỉ định không, cần đảm bảo có sự thỏa thuận rõ ràng. Khi đạt được thỏa thuận thì ghi nhận trong điều lệ, tài liệu dự án.
Khi phân tích cho từng bước trong nhiệm vụ của dự án:
- Nếu không có R, cần xác định nhân sự hay bên liên quan nào đang thực hiện/hoàn thành công việc trong bước này, ai đóng vai trò chính.
- Nếu quá nhiều R, đây là dấu hiệu của quá nhiều bộ phận cùng thực hiện một nhiệm vụ, cần xem xét lại vì đây không phải phương pháp phân công hiệu quả.
- Trong ma trận RACI, bắt buộc phải có 1 chữ A, đây chính là người chịu trách nhiệm cho các sự việc xảy ra.
- Nếu có nhiều hơn 1 chữ A thì có thể đang có những nhầm lẫn về quyền quyết định, dễ gặp phải xung đột không đáng có.
Một số lưu ý khác:
- Nếu thấy có nhiều C, hãy tự hỏi xem có phải tất cả các bên liên quan đều cần tư vấn không, việc có nhiều C dẫn đến dự án bị chậm.
- Xác định xem có phải tất cả các bên liên quan đều cần tham gia vào một nhiệm vụ.
- Có phải tất cả các bên liên quan đều đã được liệt kê trong ma trận? Cần có một nhân sự hoặc một đội ngũ quản lý nắm rõ thông tin của các bộ phận và phòng ban.
