PMA – Professional Management Academy

Project Sponsor là gì? Vai trò và trách nhiệm trong dự án

Project sponsor
Click to rate this post!
[Total: 1 Average: 5]

Cập nhật lần cuối vào 06/12/2022 bởi Phạm Mạnh Cường

Project Sponsor là một vai trò không thể thiếu trong một dự án. Từ góc độ hệ thống phân cấp, Project Sponsor là vai trò quyền lực nhất, ở phía sau của dự án mà vẫn giám sát, thúc đẩy và hỗ trợ dự án được.

Project Sponsor là gì?

Project Sponsor (Nhà tài trợ dự án) là một người hoặc một nhóm người sở hữu dự án và cung cấp các nguồn lực cũng như hỗ trợ cho dự án, chương trình hoặc danh mục đầu tư để giúp dự án thành công.

Mỗi dự án có ít nhất một nhà tài trợ, họ là lý do cho dự án. Project Sponsor không quản lý các hoạt động hàng ngày của dự án, nhưng lại nằm trên PM (Quản lý dự án) trong hệ thống phân cấp dự án.

Project sponsor có thể là người tham gia vào dự án ngay từ đầu, là người giúp hình thành dự án và ủng hộ nó.

Ví dụ: Dự án của chính phủ thì sẽ có một quan chức làm project sponsor, người này sẽ làm việc với PM của công ty xây dựng. Còn trong dự án CNTT thì project sponsor có thể là CIO .

Những lợi ích của việc có một Project Sponsor là gì?

Mặc dù Project Sponsor không tham gia vào các nhiệm vụ và cuộc họp hàng ngày, nhưng họ có thể tác động lớn đến sự thành công của dự án.

Cung cấp giám sát

Project Sponsor không tham gia trực tiếp vào dự án nhiều, điều này khiến họ hơi xa cách với những người trong dự án. Điều này cũng giúp họ có cái nhìn khách quan và tổng quát nhất về toàn bộ quá trình.

Project sponsor cung cấp giám sát về cả quá trình của dự án
Project Sponsor sẽ có cái nhìn khách quan và tổng quát nhất về toàn bộ quá trình

Giúp tổ chức cấu trúc nhóm

Các dự án cần có cấu trúc, nếu không sẽ sinh ra hỗn loạn. Với kinh nghiệm và sự công bằng của mình, Project Sponsor có thể giúp tổ chức các nhóm phù hợp nhất với yêu cầu của dự án, giúp các nhà quản lý đảm bảo các vai trò cần thiết được tính đến.

Giúp đỡ trong việc đánh giá rủi ro

Project Sponsor thường là những người có nhiều kinh nghiệm trong ngành, có rất nhiều kiến ​​thức để chia sẻ. Điều này có nghĩa là họ có thể giúp ích rất nhiều khi xác định và tránh rủi ro.

Giúp đánh giá tiến độ

Project Sponsor có thể đưa ra quan điểm khách quan khi các vấn đề phát sinh. Họ cũng có thể sẵn sàng hỗ trợ, hướng dẫn thêm và đưa ra ý kiến ​​về hiệu quả của dự án, bao gồm đánh giá chất lượng và phản hồi về thời hạn.

Trách nhiệm của Project Sponsor

Nhà tài trợ dự án chịu trách nhiệm về nhiều khía cạnh của dự án, từ việc bắt đầu và đảm bảo thành công cho đến phê duyệt và thành lập các bộ phận của dự án. Vai trò này có thể được chia thành ba phần: tầm nhìn, quản trị và hiện thực hóa giá trị hoặc lợi ích.

Trong xây dựng tầm nhìn

  • Đảm bảo business case hợp lệ và phù hợp với đề xuất kinh doanh
  • Căn chỉnh dự án với chiến lược, mục tiêu và mục tiêu kinh doanh
  • Cập nhật thông tin về các sự kiện của dự án để giữ cho dự án khả thi
  • Xác định các tiêu chí cho sự thành công của dự án và cách nó phù hợp với toàn bộ hoạt động kinh doanh

Trong công tác quản trị

  • Đảm bảo dự án được khởi chạy và bắt đầu đúng cách
  • Duy trì các ưu tiên của tổ chức trong suốt dự án
  • Cung cấp hỗ trợ cho tổ chức dự án
  • Xác định vai trò dự án và cấu trúc báo cáo
  • Hoạt động như một điểm leo thang cho các vấn đề khi có điều gì đó nằm ngoài tầm kiểm soát của người quản lý dự án
  • Nhận nguồn tài chính
  • Người ra quyết định về tiến độ và các giai đoạn của dự án

Trong việc hiện thực hóa giá trị và lợi ích

  • Đảm bảo rằng các rủi ro và thay đổi được quản lý
  • Giúp đảm bảo kiểm soát và xem xét các quy trình
  • Giám sát việc phân phối giá trị dự án
  • Đánh giá hiện trạng và tiến độ
  • Phê duyệt sản phẩm bàn giao
  • Giúp ra quyết định
  • Chịu trách nhiệm về chất lượng dự án trong suốt các giai đoạn của dự án

Project Sponsor làm gì trong mỗi giai đoạn của dự án?

Project Sponsor tốt nhất sẽ tham gia đầy đủ vào mọi giai đoạn của dự án.

Xem thêm: 5 giai đoạn quản lý dự án chuẩn quốc tế

Giai đoạn Khởi tạo

Các nhà tài trợ dự án đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn người quản lý dự án trong giai đoạn khởi tạo, sau đó họ trao cho người quản lý dự án đó một nhiệm vụ rõ ràng, bối cảnh cho dự án và thiết lập mức độ thẩm quyền của họ.

Ngoài ra, trong quá trình bắt đầu dự án, nhà tài trợ dự án đảm bảo dự án phù hợp với tổ chức, đưa ra ý kiến ​​đóng góp về Project Charter và tham gia kick-off meeting. Project Sponsor giúp đưa ra quyết định trong giai đoạn này.

Giai đoạn Lập kế hoạch

Đối với giai đoạn lập kế hoạch, Project Sponsor kiểm tra để đảm bảo kế hoạch dự án là thực tế và khả thi. Họ xem xét những hạn chế về thời gian và liệu nhóm có được giao nhiệm vụ với những kỳ vọng mà họ không thể đáp ứng hay không.

Project Sponsor cũng có thể giúp giải quyết các vấn đề nếu chúng nằm ngoài phạm vi của người quản lý dự án. Nếu có các dự án khác đang diễn ra, nhà tài trợ dự án sẽ đảm bảo rằng tất cả họ đang làm việc cùng nhau và không xung đột nhau.

Giai đoạn thực hiện và giám sát

Đối với các giai đoạn thực hiện và kiểm soát, Project Sponsor nên làm việc với người quản lý dự án, nhưng không vượt quá ranh giới. Project Sponsor đánh giá tiến độ thực tế của dự án so với những gì đã được lên kế hoạch và cung cấp thông tin phản hồi cho người quản lý dự án khi cần thiết.

Project Sponsor cũng giúp người quản lý dự án và làm việc theo nhóm một cách tự chủ hơn để giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh, đồng thời đảm bảo rằng các quy trình đang được tuân thủ. Họ xác định các yếu tố cơ bản có thể gây ra vấn đề và ăn mừng khi hoàn thành các mốc quan trọng.

Giai đoạn Đóng dự án

Trong giai đoạn kết thúc, Project Sponsor là một phần của quá trình đánh giá sơ bộ về hiệu suất và các khía cạnh khác của dự án. Họ đảm bảo rằng việc chuyển giao và phê duyệt được thực hiện đúng cách. Project Sponsor giúp tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc thảo luận quyết định liệu một dự án là thành công hay thất bại.

Nhìn chung, Project Sponsor giúp hợp lý hóa thông tin liên lạc. Họ tạo ra sự tin tưởng và hợp tác, đồng thời giữ cho các vấn đề không leo thang. Về các vấn đề, họ thiết lập công cụ để xác định các vấn đề về tiến độ, chi phí và chất lượng. Theo nghĩa đó, họ cũng chịu trách nhiệm đảm bảo quản lý rủi ro thành công. Cuối cùng, họ cũng khuyến khích lưu giữ hồ sơ để lưu trữ dữ liệu lịch sử.

Sự khác biệt giữa Project Sponsor với vai trò khác

Project Sponsor vs Project Owner

Project Sponsor  khác với Project Owner ở chỗ họ là một người, trong khi Project Owner là một tổ chức. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, Project Sponsor được thuê bởi Project Owner

Project Sponsor vs Project Stakeholders

Mặc dù hai thuật ngữ nghe có vẻ rất giống nhau, nhưng Project Sponsor và Stakeholders (Các bên liên quan) hai vai trò rất khác nhau.

Các bên liên quan của dự án có thể là bất kỳ ai bị ảnh hưởng bởi dự án—từ các thành viên của nhóm dự án đến những người không tích cực tham gia vào quy trình của dự án. Các bên liên quan có thể là nhà đầu tư, đồng nghiệp, khách hàng hoặc cấp trên.

Xem thêm: Hướng dẫn đầy đủ về quản lý các bên liên quan

Mặt khác, Project Sponsor nói chung không chỉ là một phần của tổ chức mà còn chịu trách nhiệm về dự án. Họ chịu trách nhiệm về thành công chung của dự án và họ thường xác định và đảm bảo thành công của dự án. Tùy thuộc vào dự án, Project Sponsor cũng sẽ thường xuyên đóng vai trò là người cố vấn cho người quản lý dự án.

Project Sponsor vs Project Manager

Cả Project Sponsor và Project Manager (người quản lý dự án) đều tham gia nhiều vào dự án và chịu trách nhiệm về kết quả và thành công. Project Sponsor là điểm kết nối giữa nhóm điều hành của tổ chức và người quản lý dự án; người quản lý dự án là điểm kết nối giữa Project Sponsor và nhóm dự án.

Vai trò của người quản lý dự án là tổ chức, theo dõi và cuối cùng là lãnh đạo nhóm của họ thực hiện công việc trong một dự án. Người quản lý dự án là người lãnh đạo nhóm hàng ngày—họ chịu trách nhiệm giám sát tài nguyên và khối lượng công việc, giám sát việc hoàn thành nhiệm vụ và cập nhật cho các bên liên quan về tiến độ dự án. Nếu cần thiết, người quản lý dự án có thể yêu cầu hỗ trợ thêm từ Project Sponsor. Vai trò của họ cũng là theo dõi các mục tiêu và kỳ vọng để thông báo cho Project Sponsor khi có sự sai lệch giữa lịch trình và ngày ước tính.