Cập nhật lần cuối vào 10/07/2024 bởi Nguyễn Quang Hoàng
Trong lĩnh vực quản lý dự án, có nhiều phương pháp luận giúp các nhóm làm việc hiệu quả và đạt được mục tiêu. Hai trong số những phương pháp phổ biến nhất là Scrum và Kanban. Tuy nhiên, có một phương pháp kết hợp các ưu điểm của cả hai, giúp đội nhóm tận dụng tối đa tính linh hoạt và hiệu quả của từng phương pháp – đó chính là Scrumban.
Bài viết này sẽ giới thiệu về phương pháp Scrumban, cách thức hoạt động, khi nào nên sử dụng, cũng như những ưu và nhược điểm của nó. Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp quản lý dự án linh hoạt và hiệu quả, hãy cùng khám phá Scrumban để xem liệu nó có phù hợp với nhóm của bạn hay không.
Scrumban là gì?
Scrumban là một phương pháp quản lý dự án kết hợp hai chiến lược Agile phổ biến: Scrum và Kanban. Ban đầu, phương pháp này được phát triển để giúp các nhóm chuyển đổi từ Scrum sang Kanban, hoặc ngược lại. Nếu các nhóm có kinh nghiệm với một chiến lược hơn so với chiến lược khác, phương pháp này có thể giúp họ dần dần chuyển sang phương pháp còn lại.
Mặc dù Scrumban ban đầu được thiết kế để hỗ trợ việc chuyển đổi, một số nhóm có thể nhận thấy rằng sự kết hợp giữa hai chiến lược này là phù hợp nhất cho đội của họ. Scrumban phù hợp nhất với các nhóm đã có kinh nghiệm với một số khía cạnh của Scrum hoặc Kanban. Kinh nghiệm này sẽ giúp họ dễ dàng làm quen khi bắt đầu sử dụng phương pháp Scrumban.
Scrumban hoạt động như thế nào?
Như tên gọi, khung Agile Scrumban kết hợp một số đặc điểm từ cả khung Scrum và phương pháp Kanban.
Đặc điểm của Scrum trong Scrumban
- Quá trình lặp lại diễn ra ở các khoảng thời gian cố định, thường là vào cuối các sprint khi đội nhóm tổ chức các buổi họp đánh giá sprint và họp xem xét sprint.
- Công việc được ưu tiên dựa trên độ phức tạp của nhiệm vụ và nhu cầu sản phẩm.
- Toàn bộ đội nhóm đồng ý và thống nhất về định nghĩa “hoàn thành” (definition of done), để mọi người đều biết nghĩa vụ hoàn thành một nhiệm vụ là gì. Điều này có nghĩa là kết quả cuối cùng được xác định rõ ràng.
Đặc điểm của Kanban trong Scrumban
- Sử dụng một danh sách backlog rõ ràng về các mục cần hoàn thành. Khi một thành viên trong nhóm bắt đầu làm việc trên một nhiệm vụ, họ sẽ “kéo” các nhiệm vụ đó từ danh sách tồn đọng vào công việc hiện tại của mình.
- Có các giới hạn cứng cho số lượng nhiệm vụ đang tiến hành để ngăn đội nhóm bị quá tải.
- Các nhiệm vụ được biểu diễn dưới dạng các thẻ di chuyển qua các giai đoạn khác nhau của quy trình trên bảng Kanban.
Đặc điểm độc đáo của Scrumban
- Không có hệ thống phân cấp đội nhóm trong Scrumban. Điều này có nghĩa là mọi người trong nhóm phát triển đều có cơ hội như nhau để đưa ra quyết định và lựa chọn. Điều này cũng có nghĩa là không có người lãnh đạo rõ ràng cho nhóm – thay vào đó, nhóm tự quản lý hoàn toàn.
- Các dự án Scrumban không nhất thiết phải có thời hạn hoàn thành. Các sprint thường được thực hiện trong khoảng thời gian hai tuần, vì vậy các thành viên trong nhóm có thể tập trung vào các nhiệm vụ sprint cụ thể cho đến khi đến thời điểm xem xét và lặp lại. Điều này làm cho Scrumban trở thành lựa chọn tốt cho các dự án dài hạn hoặc các dự án có mục tiêu không rõ ràng.
Quy trình Scrumban như thế nào?
Có bốn bước đơn giản trong quy trình thực hiện Scrumban. Vì không có Scrum master trong Scrumban, điều quan trọng là mọi thành viên trong nhóm đều nắm rõ bốn bước cơ bản này. Dưới đây là cách bắt đầu:
Tạo bảng Scrumban
Bảng Scrumban là một bảng Kanban có thể bao gồm danh sách tồn đọng sản phẩm (product backlog), danh sách tồn đọng sprint, các giai đoạn công việc của nhóm (như chưa bắt đầu, đang tiến hành và đang xem xét) và một cột rõ ràng dành cho các nhiệm vụ đã hoàn thành. Các giai đoạn xuất hiện trên bảng Kanban đều do nhóm quyết định. Ví dụ, một số nhóm chọn không đặt danh sách tồn đọng sản phẩm trên bảng Scrumban của mình mà chỉ giữ danh sách tồn đọng sprint trên bảng.
Scrumban theo chu kỳ của các sprint. Nếu không còn thẻ nào trên bảng, các thành viên trong nhóm sẽ kéo thẻ từ danh sách tồn đọng sản phẩm. Lý tưởng nhất là nhóm xem xét các thẻ trên bảng hàng tuần và thêm thẻ từ danh sách tồn đọng sản phẩm dựa trên mục tiêu của sprint đó.
Thiết lập giới hạn công việc đang tiến hành (WIP)
Trong Scrumban, không có hình thức “story points”—một chiến lược gán điểm cho các nhiệm vụ dựa trên thời gian hoặc nỗ lực ước tính mà mỗi nhiệm vụ sẽ tốn. Thay vào đó, bảng Kanban chỉ nên có một số lượng thẻ cố định trên bảng để tránh làm việc quá tải. Điều này thường được gọi là giới hạn công việc đang tiến hành (WIP). Nhóm Scrumban quyết định cùng nhau về số lượng thẻ có thể có trong mỗi giai đoạn tại một thời điểm, để nhóm không bị quá tải với các nhiệm vụ.
Một lợi ích chính của Scrumban là khả năng lập kế hoạch và thay đổi quy trình làm việc bất kỳ lúc nào trong quá trình. Ví dụ, nếu nhóm cảm thấy có quá nhiều thẻ trên bảng cùng một lúc, họ có thể dễ dàng chọn tạm dừng việc kéo các nhiệm vụ vào cho đến khi có nhiều thẻ chuyển vào danh mục “Đã hoàn thành”.
Làm việc với nhóm để ưu tiên nhiệm vụ
Scrumban là một trong những phương pháp Agile linh hoạt nhất. Không có hệ thống phân cấp trong Scrumban, điều này cho phép mọi người đều có khả năng chọn nhiệm vụ mà nhóm sẽ làm. Cách dễ nhất để ưu tiên nhiệm vụ trong Scrumban là xem xét những gì sản phẩm cần nhất.
Vì quá trình ưu tiên là liên tục, các thành viên trong nhóm có thể chọn những gì họ cảm thấy là quan trọng nhất cho sản phẩm. Vì không có Scrum master hay quản lý sản phẩm, điều này cho phép các thành viên trong nhóm tự quyết định những gì họ nghĩ là tốt nhất.
Tổ chức các cuộc họp hàng ngày
Các cuộc họp hàng ngày giúp mọi thành viên trong nhóm hiểu rõ những gì đang được thực hiện. Các thành viên trong nhóm có thể quyết định nhiệm vụ nào họ muốn làm dựa trên các thẻ trên bảng.
Khi mọi người tham gia vào các cuộc họp hàng ngày, nhóm phát triển của bạn có thể ưu tiên tốt hơn mỗi nhiệm vụ vì họ biết khối lượng công việc của các thành viên trong nhóm. Vì không có người lãnh đạo cụ thể trong phương pháp Scrumban, các thành viên trong nhóm có thể luân phiên dẫn dắt cuộc họp.
Khi nào sử dụng phương pháp Scrumban
Một trong những lợi ích lớn nhất của việc sử dụng phương pháp Scrumban là tính linh hoạt cao trong quản lý dự án. Dưới đây là một số tình huống bạn có thể sử dụng phương pháp Scrumban để tạo ra các quy trình hiệu quả hơn cho nhóm của mình:
Khi cần duy trì các dự án dài hạn
Nếu nhóm của bạn có một dự án dài hạn hoặc đang tiến hành mà không có thời hạn cụ thể, Scrumban có thể là một phương pháp tốt để đảm bảo rằng công việc luôn được duy trì. Scrumban giúp thiết lập các điểm kiểm tra định kỳ.
Vì Scrumban hoạt động theo các sprint, nhóm có thể theo dõi xem công việc có đang được tiếp tục thực hiện trong các giai đoạn xem xét hoặc lập kế hoạch hay không. Vì vậy, ngay cả khi không có thời hạn cho một dự án đang tiến hành, việc sử dụng phương pháp Scrumban có thể giữ cho các thẻ luôn được di chuyển trên bảng nhiệm vụ.
Khi Scrum không thực sự hiệu quả
Đối với một số nhóm phát triển, cấu trúc cứng nhắc của nền tảng Scrum có thể cản trở quy trình làm việc của nhóm. Nếu nhóm của bạn gặp khó khăn với cấu trúc của Scrum, Scrumban là một phương pháp Agile có thể giúp họ dễ dàng tiếp cận khung công việc này. Vì Scrumban là sự kết hợp giữa Scrum và Kanban, nhóm có thể học các yếu tố quan trọng của khung công việc Scrum trong khi vẫn duy trì tính linh hoạt của phương pháp Kanban.
Ưu nhược điểm của phương pháp Scrumban
Mỗi phương pháp quản lý dự án đều có những ưu và nhược điểm riêng. Dưới đây là một số khía cạnh của Scrumban để giúp bạn quyết định xem phương pháp này có phù hợp với nhóm của mình hay không.
Ưu điểm của việc sử dụng Scrumban
- Tiết kiệm thời gian: Nếu nhóm của bạn chưa sử dụng bất kỳ hình thức quản lý dự án nào, việc sử dụng phương pháp Scrumban là một cách tốt để bắt đầu theo dõi công việc đang được thực hiện. Bằng cách sử dụng phương pháp Scrumban, bạn có thể ngăn nhóm của mình thực hiện các công việc trùng lặp hoặc dành thời gian cho các nhiệm vụ không đáp ứng mục tiêu của sprint cụ thể.
- Phù hợp cho các dự án dài hạn hoặc quy mô lớn: Vì Scrumban là một phương pháp Agile lặp lại, nó cho phép thực hiện các thay đổi nhỏ theo thời gian dài. Điều này làm cho nó trở thành một khung làm việc tuyệt vời để sử dụng cho các dự án dài hạn, vì nhu cầu của dự án sẽ thay đổi theo thời gian. Khi nhu cầu thay đổi, Scrumban giúp bạn lặp lại và cải thiện các quy trình của mình để bắt kịp với những thay đổi đó.
- Thành viên trong nhóm có nhiều sự độc lập hơn: Nếu nhóm của bạn muốn có nhiều quyền tự chủ hơn, phương pháp Scrumban có thể là một nơi tốt để bắt đầu. Phương pháp Scrumban mang lại cho các thành viên trong nhóm cơ hội đưa ra quyết định và ưu tiên công việc theo cách họ thấy phù hợp, thay vì chỉ hoàn thành công việc được giao bởi Scrum master hoặc chủ sản phẩm.
Nhược điểm của việc sử dụng Scrumban
- Thiếu quản lý có thể gây nhầm lẫn: Trong khi sự độc lập và quyền tự chủ có thể là động lực cho một nhóm, thì việc thiếu sự giám sát có thể gây nhầm lẫn và mất tổ chức ở một nhóm khác. Hãy nhớ rằng, những gì hiệu quả với một nhóm có thể không hiệu quả với nhóm khác. Việc tìm kiếm phương pháp quản lý dự án phù hợp là tất cả về việc khám phá những gì hiệu quả với nhóm cụ thể của bạn.
- Scrumban là một phương pháp tương đối mới: Vì Scrumban là một phương pháp mới, nên không có nhiều quy trình được thiết lập. Quy trình của một nhóm Scrumban có thể khác biệt đáng kể so với quy trình của một nhóm khác, và một phần lý do là vì không có khung tiêu chuẩn hóa như với Scrum hoặc quản lý dự án lean.
- Quản lý dự án có ít quyền kiểm soát hơn: Nếu bạn có một Product Owner (nhà quản lý sản phẩm hoặc Project Manager (nhà quản lý dự án) rất nhiệt tình, phương pháp này có thể không hiệu quả. Trong Scrumban, không có vai trò cụ thể nào trong nhóm phát triển. Điều này có nghĩa là mọi người đều có quyền tự quyết định những gì họ cảm thấy là quyết định đúng cho sprint.
Tổng quan về Scrum, Kanban và Scrumban
Scrum | Kanban | Scumban | |
Phương pháp luận | Sprint có độ dài cố định Các vai trò cố định Cung cấp liên tục | Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP) Theo dõi công việc trực quan Dòng công việc liên tục | Sprint có độ dài cố định Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP) Theo dõi công việc trực quan Dòng công việc liên tục |
Vai trò | Product Owner Scrum Master Nhóm phát triển | Không có vai trò cố định | Không có vai trò cố định |
Tài liệu | Product backlog Sprint backlog Sản phẩm hoàn thiện | Bảng Kanban Thẻ Kanban | Bảng Scrumban Thẻ Scrumban |
Sự kiện | Lập kế hoạch Sprint Họp đứng hàng ngày Đánh giá Sprint Họp đánh giá Sprint | Cuộc họp Kanban | Lập kế hoạch Sprint Họp đứng hàng ngày Họp đánh giá Sprint |
Quy trình công việc | Product backlog Sprint backlog Đang tiến hành Đánh giá Hoàn thành | Việc cần làm Đang tiến hành Hoàn thành | Việc cần làm Đang tiến hành Hoàn thành |
Xem thêm: Scrum vs Kanban, phương pháp nào sẽ phù hợp với team của bạn?
Kết luận
Scrumban là một phương pháp quản lý dự án kết hợp các ưu điểm của Scrum và Kanban, tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả. Nhờ tính linh hoạt cao và khả năng thích ứng với các dự án dài hạn, Scrumban đã trở thành lựa chọn lý tưởng cho nhiều nhóm phát triển.
Tuy nhiên, như bất kỳ phương pháp nào, Scrumban cũng có những hạn chế riêng mà các nhóm cần xem xét kỹ lưỡng trước khi áp dụng. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về Scrumban và có thể quyết định xem phương pháp này có phù hợp với nhu cầu và đặc thù của nhóm mình hay không.