PMA – Professional Management Academy

Work in Progress Limit: Cách tính và cải thiện hiệu suất

work in progress limit
Click to rate this post!
[Total: 0 Average: 0]

Cập nhật lần cuối vào 28/09/2022 bởi Phạm Mạnh Cường

Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) luôn đặt mục tiêu là tối đa lợi ích mang lại cho khách hàng trong khi loại bỏ sự lãng phí. Với tư duy này, việc lãng phí bất kỳ thứ gì sẽ không đem lại lợi ích cho khách hàng. Để tránh việc lãng phí, là lúc bạn nên áp dụng Work in Progress Limit.

Định nghĩa Work in Progress Limit

Work in progress (WIP) là lượng công việc đang được thực hiện (Đã bắt đầu nhưng chưa kết thúc).

Work in progress (WIP) Limit là những ràng buộc về số lượng hạng mục công việc đang được thực hiện tại một thời điểm nhất định. Chúng có thể được thực hiện ở cấp độ cá nhân, nhóm và thậm chí là tổ chức. Tuy nhiên thì WIP Limit thường phổ biến nhất trong Kanban ở cấp độ nhóm.

Ý tưởng của WIP Limit hoàn thành công việc đã được xử lý trước khi đưa thêm công việc vào hệ thống. Các nhóm làm việc càng cố gắng tung hứng cùng lúc, thì họ càng khó có thể hoàn thành công việc về đích.

Cách tính giá trị Work in Progress Limit

Ban đầu, thì nhóm nên tự đặt ra 1 giá trị WIP Limit cho nhóm của mình. Giá trị này có thể chưa phù hợp và cần sự cải tiến sau đó.

Để tìm ra nguyên nhân chưa phù hợp và đưa ra sự cải tiến, thì một phương án hay nhất đó là sơ đồ luồng tích lũy (Cumulative flow diagrams – sơ đồ CFD) và áp dụng công thức Little’s Law. 

Xem thêm: Sơ đồ luồng tích lũy CFD: Cách tạo, đọc và đánh giá

Công thức Little’s Law

Công thức Little’s Law là một định lý của John Little – một Giáo sư Viện tại Viện Công nghệ Massachusetts. 

Average Cycle Time = Average Work In Progress / Average Throughput

Ví dụ: với Sprint 2 tuần

WIP trung bình của team bạn là 15, Cycle Time trung bình là 5, và Thoughtput cho 2 tuần sẽ là trung bình sẽ là = 3

Với ví dụ này đơn giản bạn sẽ hiểu được, khả năng trung bình team bạn mỗi Sprint hoàn thành được 3 items -> Team của bạn có khả năng phải cần 5 Sprints để hoàn thành 15 items. Qua đó đơn giản muốn giảm Cycle Time, dễ nhất bạn sẽ cần phải giảm Work In Progress.

Giả sử nếu tăng WIP lên 60 thì điều gì xảy ra ?

Nếu bạn đơn thuần muốn tăng WIP lên 60 nhưng vẫn giữ Cycle Time ở mức 5 thì bạn phải tăng Throughput lên 12.

Vậy làm thế nào để tăng Throughput?

Phải tác động đến các yếu tố có thể ảnh hưởng tới Throughput, như là:

  • Chất lượng: Mức độ chất lượng có thể chấp nhận của sản phẩm là gì? Team cần bao nhiêu nỗ lực để hoàn thành công việc ở mức độ chất lượng đó?
  • Multi-tasking: Thành viên trong nhóm đang làm bao nhiêu việc cùng lúc? Bạn có biết Multi-tasking sẽ làm giảm năng suất?
  • Teamwork: Mức độ hiểu nhau hay mức độ hợp tác của team bạn đang thế nào? Là team mới hay đã làm cùng nhau lâu năm? Hiện đang có mâu thuẫn giữa các thành viên không?
  • Kiến thức hay kỹ năng: Team bạn đang có đủ kiến thức và kỹ năng để hoàn thành công việc hiện tại? Tất cả các thành viên đều có thể đảm đương công việc như nhau, hay có những kỹ năng mà chỉ một vài thành viên có?
  • Và nhiều yếu tố ngoại cảnh khác nữa…

Tổng kết

Việc áp dụng Work in Progress Limit cho phép bạn tạo ra một quy trình làm việc trôi chảy và sử dụng năng lực làm việc của nhóm ở mức tối ưu bằng cách:

  • Ngăn quá trình làm việc của bạn bị quá tải
  • Giúp xác định vị trí chặn và giảm bớt tắc nghẽn trong quy trình làm việc của bạn
  • Mang đến cho bạn cơ hội cung cấp giá trị cho khách hàng cuối nhanh nhất có thể
  • Ngăn chặn việc chuyển đổi ngữ cảnh liên tục giữa các hạng mục công việc

Xem thêm: Tìm hiểu Kanban từ những điều cơ bản nhất.