Deliverables Là Gì? Những Điều Mọi Nhà Quản Lý Dự Án Cần Biết

Deliverables

Cập nhật lần cuối vào 16/10/2024 bởi Nguyễn Quang Hoàng

Trong quá trình quản lý dự án, Deliverables được xem là các kết quả cụ thể và hữu hình mà dự án cần hoàn thành để đáp ứng mục tiêu đã đề ra. Chúng không chỉ là dấu mốc giúp đo lường tiến độ, mà còn là thước đo chính xác cho sự thành công của dự án. 

Từ các sản phẩm nội bộ cho đến những kết quả cuối cùng được bàn giao cho khách hàng, việc quản lý Deliverables đòi hỏi sự theo dõi cẩn thận và kiểm soát nghiêm ngặt. 

Bài viết này sẽ khám phá các loại Deliverables, tầm quan trọng của chúng, cũng như những cách tiếp cận tốt nhất để quản lý hiệu quả trong bối cảnh nhiều thách thức khác nhau.

Deliverables trong Quản lý dự án là gì?

Deliverables là các sản phẩm, kết quả hoặc đầu ra cụ thể mà dự án hướng đến để cung cấp cho các bên liên quan. Chúng có thể là hữu hình, như một tòa nhà hoặc một báo cáo, hoặc vô hình, như một ứng dụng phần mềm hay một chương trình đào tạo. Deliverables đóng vai trò cốt lõi trong phạm vi dự án, xác định mục tiêu cuối cùng mà dự án cần đạt được.

Trong quản lý dự án, việc theo dõi và quản lý Deliverables là yếu tố quan trọng để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ và đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng. Các công cụ như biểu đồ Gantt hoặc phần mềm quản lý dự án thường được sử dụng để theo dõi quá trình thực hiện Deliverables, từ đó giúp quản lý dự án kiểm soát được tiến độ và chất lượng đầu ra.

Phân loại Deliverables trong Quản lý Dự án

Các Deliverables trong dự án được phân loại dựa trên phạm vi, mục tiêu và yêu cầu của dự án. Dưới đây là những loại Deliverables phổ biến:

Deliverables nội bộ (Internal Deliverables)

Đây là các sản phẩm được tạo ra để sử dụng trong nội bộ công ty, chẳng hạn như kế hoạch dự án, báo cáo tiến độ, đánh giá rủi ro và các tài liệu quản lý dự án khác. Chúng giúp đội ngũ dự án theo dõi tiến độ và đảm bảo dự án đi đúng hướng.

Deliverables bên ngoài (External Deliverables)

Đây là những sản phẩm cuối cùng được giao cho khách hàng hoặc các bên liên quan bên ngoài. Đây chính là lý do chính để thực hiện dự án. Ví dụ: phần mềm mới, tòa nhà, chiến dịch marketing, hoặc chương trình đào tạo.

Deliverables quá trình (Process Deliverables)

Đây là các kết quả tạm thời được sản xuất trong quá trình thực hiện dự án, góp phần vào Deliverables cuối cùng. Chúng đánh dấu các giai đoạn quan trọng trong hành trình đạt được mục tiêu cuối cùng. Ví dụ: nguyên mẫu, báo cáo thử nghiệm, bản thiết kế, và các mốc dự án.

Deliverables sản phẩm (Product Deliverables)

Đây là các sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng mà dự án hướng tới. Chúng trực tiếp thỏa mãn các mục tiêu và yêu cầu của dự án. Ví dụ: một sản phẩm mới, trang web, tài liệu chính sách, hoặc quy trình kinh doanh.

Deliverables hữu hình (Tangible Deliverables)

Đây là các sản phẩm có thể đo lường, định lượng hoặc sờ nắm được. Ví dụ: phần cứng, thiết bị, cơ sở hạ tầng, sản phẩm và tài liệu.

Deliverables vô hình (Intangible Deliverables)

Đây là các kết quả không mang tính vật chất, chẳng hạn như phần mềm, dịch vụ, khả năng, hoặc kiến thức được phát triển trong quá trình dự án. Ví dụ: quy trình kinh doanh mới, chương trình đào tạo, hoặc chiến lược marketing.

Việc phân loại rõ ràng các Deliverables giúp quản lý dự án kiểm soát tiến độ, chất lượng và đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan một cách hiệu quả.

Tầm Quan Trọng của Deliverables trong Quản lý Dự án

Deliverables đóng vai trò then chốt trong quản lý dự án, mang lại các mục tiêu rõ ràng, giúp theo dõi tiến độ và đảm bảo sự hài lòng của các bên liên quan.

Cột mốc quan trọng của dự án 

Deliverables thường được coi là các cột mốc quan trọng, đánh dấu những giai đoạn lớn trong tiến trình dự án. Những cột mốc này giúp đội ngũ dự án nhận ra sự hoàn thành của từng giai đoạn then chốt và chuyển sang các bước tiếp theo một cách suôn sẻ. Bằng cách chia nhỏ dự án thành các phần dễ quản lý, Deliverables giúp việc theo dõi tiến độ dễ dàng hơn và duy trì đà thực hiện trong suốt vòng đời dự án.

Giúp theo dõi và đo lường tiến độ 

Deliverables cung cấp các kết quả hữu hình, cho phép theo dõi và đo lường so với kế hoạch dự án. Điều này giúp nhà quản lý dự án đánh giá xem dự án có đang đi đúng tiến độ và ngân sách hay không. Các công cụ như biểu đồ Gantt hay phần mềm quản lý dự án giúp hình dung và giám sát tình trạng của Deliverables, từ đó phát hiện và xử lý các sai lệch kịp thời.

Cải thiện giao tiếp với các bên liên quan 

Deliverables rõ ràng giúp cải thiện giao tiếp với các bên liên quan bằng cách đặt ra các kỳ vọng cụ thể. Điều này mang lại sự minh bạch, xây dựng lòng tin và đảm bảo rằng tất cả các bên đều hiểu rõ mục tiêu và tiến độ của dự án. Các bản cập nhật thường xuyên về Deliverables giúp các bên liên quan được thông báo đầy đủ và tham gia vào dự án, giảm thiểu rủi ro hiểu lầm hoặc thay đổi phạm vi dự án.

Đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng 

Deliverables giúp duy trì tiêu chuẩn chất lượng trong suốt quá trình thực hiện dự án. Bằng cách xác định các tiêu chí cụ thể cho từng Deliverable, nhà quản lý dự án có thể đảm bảo rằng các kết quả đầu ra đạt được các yêu cầu chất lượng. Điều này giúp ngăn chặn việc làm lại và đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan.

Cách Xác Định Deliverables trong Dự Án

Để xác định Deliverables trong một dự án, cần phải phân tích phạm vi và mục tiêu của dự án, sau đó chia nhỏ thành các nhiệm vụ cụ thể, dễ quản lý. Mỗi nhiệm vụ cần tạo ra một kết quả cụ thể, có thể đo lường, đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu của dự án.

Phân tích và phân nhỏ dự án

Bắt đầu bằng cách chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ hoặc công việc nhỏ hơn, đảm bảo rằng mỗi công việc đều tạo ra một kết quả cụ thể. Việc sử dụng lưu đồ có thể giúp hình dung mối liên hệ giữa các nhiệm vụ và Deliverables, giúp quản lý dễ dàng hơn trong việc theo dõi.

Thu thập yêu cầu từ các bên liên quan

Để xác định rõ các Deliverables, cần tìm hiểu kỹ các yêu cầu từ các bên liên quan. Điều này bao gồm việc gặp gỡ và phỏng vấn các bên liên quan để hiểu rõ nhu cầu, mong đợi và mục tiêu của họ. Các phương pháp như phỏng vấn, hội thảo, và khảo sát có thể được sử dụng để thu thập thông tin chi tiết. Sau khi thu thập, cần phải ghi nhận, xác minh và tinh chỉnh thông tin để đảm bảo Deliverables được xác định đúng và phù hợp với mục tiêu của dự án.

Sử dụng cấu trúc phân rã công việc (WBS – Work Breakdown Structure):

WBS là công cụ hữu ích để phân chia dự án thành các phần nhỏ hơn, từ đó dễ dàng xác định Deliverables. Các bước sử dụng WBS bao gồm:

  • Xác định phạm vi và mục tiêu dự án: Đặt ra mục tiêu rõ ràng để hướng dẫn quá trình phân chia công việc.
  • Xác định các Deliverables chính: Chia dự án thành các kết quả hoặc sản phẩm lớn, chẳng hạn như một ứng dụng phần mềm hoàn thiện hoặc kế hoạch marketing.
  • Phân rã Deliverables thành các gói công việc: Mỗi Deliverable lớn sẽ được chia thành các phần nhỏ hơn gọi là gói công việc (work packages).
  • Xác định nhiệm vụ và công việc con: Xác định các nhiệm vụ và công việc con cần thiết để hoàn thành mỗi gói công việc, nhằm đảm bảo kế hoạch dự án chi tiết.
  • Thiết lập mối quan hệ giữa các nhiệm vụ: Xác định sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ để sắp xếp thứ tự và hiểu được quy trình công việc.
  • Phân bổ nguồn lực và thời gian: Phân bổ nguồn lực và ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ hoặc gói công việc.
  • Xem xét và điều chỉnh WBS: Thường xuyên xem xét và điều chỉnh WBS để thích ứng với các yêu cầu thay đổi và giải quyết các thách thức.

Sử dụng công cụ trực quan hóa

Các công cụ như biểu đồ cây hoặc biểu đồ Gantt giúp biểu diễn cấu trúc phân rã công việc và theo dõi tiến độ thực hiện Deliverables một cách hiệu quả.

Quá trình xác định Deliverables không chỉ giúp đảm bảo dự án đi đúng hướng mà còn đảm bảo sự nhất quán với yêu cầu của các bên liên quan và đáp ứng được mục tiêu đề ra của dự án.

Cách Quản lý Deliverables Hiệu Quả

Quản lý Deliverables hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp dự án duy trì tiến độ và đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan. Dưới đây là các bước chính để quản lý Deliverables thành công:

Định rõ tiêu chí chấp nhận:

Bắt đầu bằng việc thiết lập các tiêu chí chấp nhận rõ ràng cho mỗi Deliverable. Các tiêu chí này cần cụ thể, có thể đo lường và được tất cả các bên liên quan thống nhất. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ tiêu chuẩn hoàn thành của một Deliverable, giảm thiểu rủi ro hiểu nhầm hoặc phát sinh thêm công việc ngoài phạm vi dự án (scope creep).

Đặt ra thời hạn thực tế:

Để đảm bảo tiến độ khả thi, cần xác định các mốc thời gian hợp lý cho từng Deliverable dựa trên phạm vi dự án, nguồn lực hiện có và các rủi ro tiềm ẩn. Quá trình này nên có sự tham gia của đội ngũ để đảm bảo các mốc thời gian thực tế và có thể đạt được. Sự hợp tác này giúp phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn và cải thiện việc lập kế hoạch cũng như phân bổ nguồn lực.

Phân công trách nhiệm:

Phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng Deliverable tới các thành viên trong nhóm. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ vai trò và kỳ vọng chính của mình. Điều này không chỉ tạo ra sự minh bạch và trách nhiệm trong công việc mà còn giúp theo dõi tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh kịp thời. Việc sử dụng ma trận phân công trách nhiệm (responsibility assignment matrix) có thể giúp xác định rõ ai chịu trách nhiệm cho những nhiệm vụ cụ thể.

Theo dõi tiến độ:

Thường xuyên theo dõi tiến độ của các Deliverable bằng các phần mềm quản lý dự án. Kiểm soát trạng thái, chất lượng, và những rủi ro liên quan tới từng Deliverable. Các bản cập nhật và xem xét định kỳ giúp phát hiện sớm các vấn đề và điều chỉnh kịp thời. Các công cụ như bảng điều khiển (dashboard) và báo cáo trạng thái cung cấp thông tin theo thời gian thực về tiến độ dự án.

Xem thêm: Các công cụ quản lý dự án hiệu quả

Những Thách Thức mà Deliverables đem lại 

Quản lý Deliverables trong dự án có thể gặp nhiều thách thức do các yếu tố sau:

Phạm vi dự án mở rộng (Scope creep):

Tình trạng phạm vi dự án mở rộng ngoài dự kiến ban đầu thường xảy ra khi nhu cầu của các bên liên quan thay đổi hoặc quy trình quản lý thay đổi không hiệu quả. Điều này làm tăng khối lượng công việc và có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án.

Xem thêm: Scope Creep: “Ác mộng” của mọi PM

Hạn chế về nguồn lực:

Sự thiếu hụt về nhân lực có kỹ năng, thiết bị, vật liệu, hoặc ngân sách có thể cản trở khả năng hoàn thành Deliverables đúng hạn và đảm bảo chất lượng.

Vấn đề về chất lượng:

Yêu cầu không rõ ràng, kiểm thử không đầy đủ và quy trình đảm bảo chất lượng chưa hoàn thiện có thể dẫn đến Deliverables kém chất lượng, không đạt tiêu chuẩn kỳ vọng.

Kỳ vọng của các bên liên quan:

Kỳ vọng không đồng nhất hoặc quá cao từ các bên liên quan có thể dẫn đến sự không hài lòng, ngay cả khi dự án đạt được các mục tiêu ban đầu.

Chiến Lược Giảm Thiểu Thách Thức

Xác định rõ phạm vi dự án và Deliverables từ đầu:

Đảm bảo có sự tham gia của tất cả các bên liên quan trong việc xác định phạm vi và yêu cầu của dự án ngay từ giai đoạn khởi đầu để tránh thay đổi không cần thiết sau này.

Áp dụng quy trình quản lý thay đổi mạnh mẽ:

Thiết lập một quy trình quản lý thay đổi chặt chẽ để kiểm soát tình trạng phạm vi dự án mở rộng và đảm bảo quản lý tốt kỳ vọng của các bên liên quan.

Lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực kỹ lưỡng:

Thực hiện lập kế hoạch tài nguyên cẩn thận, xem xét những hạn chế hiện tại và những rủi ro tiềm ẩn để đảm bảo các Deliverables có thể hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi nguồn lực cho phép.

Thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng:

Đưa ra quy trình kiểm soát chất lượng rõ ràng, bao gồm việc kiểm tra và xem xét các Deliverables để đảm bảo sản phẩm cuối cùng đạt yêu cầu về chất lượng.

Duy trì giao tiếp thường xuyên với các bên liên quan:

Thiết lập các kênh liên lạc mở và thường xuyên để đồng bộ hóa kỳ vọng, giải quyết các mối lo ngại và tránh những hiểu lầm không đáng có trong quá trình dự án.

Kết luận

Quản lý Deliverables là yếu tố sống còn trong việc đảm bảo dự án đạt được kết quả như mong đợi. Mặc dù quá trình này có thể gặp nhiều trở ngại, từ việc mở rộng phạm vi đến khó khăn về tài nguyên, nhưng với cách tiếp cận khoa học và kế hoạch rõ ràng, các nhà quản lý có thể xử lý những thách thức đó một cách hiệu quả.

Bằng cách đặt ra tiêu chí rõ ràng, phân bổ trách nhiệm hợp lý và theo dõi tiến độ chặt chẽ, dự án không chỉ có thể hoàn thành đúng hạn mà còn mang lại sự hài lòng cao cho các bên liên quan, củng cố lòng tin và danh tiếng của tổ chức.

PMA luôn trân trọng sự tin tưởng và ủng hộ từ cựu học viên. Chính vì vậy, chúng tôi triển khai chính sách referral hấp dẫn dành cho tất cả các khóa học tại PMA
– Tặng ngay 300k cho cựu học viên giới thiệu thành công 1 khách hàng mới.
– Giảm ngay 300k cho học viên đăng ký học mà được cựu học viên giới thiệu.
Chia sẻ cơ hội học tập tuyệt vời này với bạn bè và đồng nghiệp của bạn ngay hôm nay!